Hướng dẫn quản lý đơn hàng trên Shopee đơn giản, hiệu quả

Kinh doanh trên sàn Shopee sẽ nhàn tênh nếu bạn biết cách quản lý đơn hàng chặt chẽ, hiệu quả. Cùng Bizfly tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây. 

Quy trình quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là điều rất quan trọng để kinh doanh đạt hiệu quả cao. Các đơn vị bán hàng cần nắm rõ quy trình, cách thức quản lý đơn hàng trên Shopee để hạn chế tình trạng nhầm lẫn, sai sót về đơn hàng gây cảm giác khó chịu cho khách mua hàng. Các bước quản lý đơn hàng trên Shopee diễn ra như sau:

Hướng dẫn quản lý đơn hàng trên Shopee đơn giản, hiệu quả

Bước 1: Xác nhận đơn hàng 

Trước khi xác nhận đơn hàng các chủ shop phải kiểm tra tình trạng hàng trong kho, số lượng có đủ không và kiểm tra phương thức thanh toán của người đặt hàng xem đã hợp lệ chưa. Công việc này các chủ shop có thể thực hiện bằng cách tự xác nhận hoặc sử dụng phần mềm quản lý. 

Thao tác xác nhận đơn hàng hợp lệ

Bước 2: Chuẩn bị đơn hàng

Ở bước này bạn có thể lựa chọn 2 hình thức sau để chuẩn bị đơn hàng. 

Cách 1: Chuẩn bị từng đơn hàng

Bạn hãy nhấn vào mục “Chuẩn bị hàng” và bấm chọn “Chuẩn bị hàng cho đơn hàng’ mà khách đã đặt cần đợi xử lý.

Chuẩn bị cho từng đơn hàng một

Cách 2: Chuẩn bị đơn hàng loạt cho nhiều khách cùng lúc

Bạn hãy click vào mục “chuẩn bị đơn hàng loạt” cho những đơn hàng mà khách đã xác nhận đặt hàng thành công.

Ở bước này, bạn hãy lựa chọn đơn vị vận chuyển cho phù hợp cho đơn hàng. Cập nhật các trạng thái như đang “ Chuẩn bị hàng” rồi đến “Đang đóng gói”. 

Chuẩn bị hàng loạt các đơn hàng

Việc cập nhật những trạng thái sẽ giúp shop phân biệt được tình trạng hàng hóa đang được thực hiện đến đâu, giúp các shop quản lý tình trạng các đơn hàng hiệu quả. 

Bước 3: Đóng gói đơn hàng

Khi đã tiếp nhận đơn đặt hàng thành công của khách và xác nhận tình trạng trên hệ thống. Shop sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm. In phiếu gửi hàng, mã vận đơn dán lên kiện hàng. 

Bên cạnh đó, trên kênh bán hàng, các chủ shop cần cập nhật trạng thái đơn hàng theo 2 cách bên dưới: 

Cách 1: Xử lý đóng gói từng đơn

Ở phần “Đang đóng gói” trong mục “Chờ xử lý”. Shop nhấn vào nút “Hoàn tất đóng gói”. Sau đó điền số lượng hàng đóng gói thực tế và click vào nút “Xác nhận” để xác nhận các đơn hàng đã đóng gói xong.

Cách 2: Xử lý đóng gói hàng loạt

Cũng tại phần “Đang đóng gói” ở mục “Chờ xử lý”. Người bán tích chọn những đơn đã đóng gói xong và chọn “Đóng gói hàng loạt”. Sau đó điền số lượng hàng đóng trên thực tế và bấm “Xác nhận” cho các đơn đã đóng gói xong.

Bước 4: Chờ đơn vị vận chuyển đến lấy hàng

Sau khi đã đóng gói xong kiện hàng, lúc này người bán sẽ chờ đơn vị vận chuyển đến lấy đơn hàng hoặc các chủ shop cũng có thể tự mang hàng ra bưu cục cho các đơn vị vận chuyển sẽ đẩy nhanh tiến độ giao hàng. Lúc này, trạng thái đơn hàng trên hệ thống quản lý của Shopee sẽ là “Đang giao” sau khi bưu cục xác nhận là đã nhận đơn hàng. 

Đồng thời, số lượng tồn kho sẽ được trừ cho những sản phẩm có trong đơn hàng. Doanh thu và giá vốn sẽ được cập nhật khi ở trạng thái này.

Thao tác in thông tin vận chuyển cho đơn hàng

Bước 5: Đã giao hàng thành công

Sau khi đơn vị vận chuyển đã hoàn tất việc giao hàng đến tay người mua, người mua sẽ xác nhận tình trạng là “Đã nhận được hàng”. Lúc này chủ shop sẽ nắm được các đơn hàng đã giao thành công. Ở trạng thái này, trên hệ thống sẽ tự động cập nhật những khoản phí sàn và doanh thu của shop sẽ được Shopee xác nhận và gửi báo cáo đến các nhà bán hàng. 

Bước 6: Xử lý các bước sau khi bán hàng

Sau khi đơn hàng đã được giao thành công, bước cuối cùng của các nhà bán hàng là liên hệ với khách mua hàng để nhận được sự đánh giá về sản phẩm cũng như sự hài lòng với shop. Hỗ trợ khách hàng ngay nếu cần đổi trả hay hoàn tiền khi khách không hài lòng hoặc sản phẩm gặp vấn đề trong quá trình giao hàng.

Xử lý đơn hủy

Việc xử lý các đơn hàng hủy sẽ được tiến hành khi:

• Người bán không xác nhận đơn đúng hạn
• Người bạn đã xác nhận đơn hàng nhưng lại không giao cho đơn vị vận chuyển
• Người mua trực tiếp hủy đơn hàng

Trong trường hợp người mua tự hủy đơn hàng, các nhà bán hàng có thể chọn xác nhận hoặc không xác nhận bằng cách:

• Vào mục Chờ phản hồi trong Đơn hủy. Chọn Xem thêm và nhấn “Đồng ý” hoặc “Từ chối yêu cầu hủy đơn”
• Nếu shop chấp nhận, đơn hàng sẽ chuyển sang bảng phụ “Đã hủy”
• Nếu shop từ chối, đơn hàng sẽ chuyển sang bảng phụ “Đã đóng gói” và bảng “Chờ lấy hàng"

Chờ phản hồi và giải quyết các đơn hủy trên Shopee

Cách quản lý đơn hàng bằng phần mềm 

Các phần mềm quản lý đơn hàng trên Shopee vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các kênh bán hàng có số  lượng  đơn hàng lơn. Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay đều thích ứng linh hoạt trên cả phiên bản web và mobile. Vậy nên các chủ shop có thể linh hoạt quản lý  cả trên web hay trên điện thoại di động. Dưới đây là một số ưu điểm khi các shop sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng: 

Quản lý đơn hàng trên Shopee bằng phần mềm

• Dễ dàng kiểm soát mọi đơn hàng trên cùng 1 hệ thống
• Đơn hàng mới sẽ được tự động được đồng bộ và gửi thông báo về hệ thống quản lý đơn hàng Shopee trên điện thoại.
• Tình trạng các đơn hàng lúc nào cũng được cập nhật liên tục và kịp thời.
• Các chủ cửa hàng sẽ theo dõi sát sao được tình trạng đơn ship của khách hàng.
• Nắm rõ và kiểm soát tốt được toàn bộ các đơn đặt hàng, số lượng hàng, kho hàng,...
• Phần mềm quản lý đơn hàng Shopee trên điện thoại sẽ theo dõi và ghi lại toàn bộ các đơn đặt hàng, tránh sai sót, nhầm lẫn.
• Bên cạnh đó, phần mềm quản lý đơn hàng Shopee còn có tính năng thống kê chi tiết doanh thu, loại sản phẩm nào bán chạy trên từng kênh giúp các nhà bán tối ưu phần lớn thời gian mà vẫn kinh doanh hiệu quả,…

Bài viết trên của Bizfly, chúng tôi đã chia sẻ với bạn cách quản lý đơn hàng trên Shopee sao cho tối ưu. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp cho các chủ shop vận hành quản lý đơn hàng dễ dàng và hiệu quả nhất.