Inventory là gì và các lợi ích của Inventory mang lại

Inventory- Hàng tồn kho là một trong những thuật ngữ thường gặp trong doanh nghiệp. Vậy Inventory là gì? Lợi ích của việc quản trị Inventory ra sao? Đâu là cách tính chi phí giá trị hàng tồn kho hiệu quả?

Hãy cùng Bizfly tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này trong bài viết dưới đây!

Inventory là gì?

Inventory dịch ra tiếng Việt có nghĩa là hàng tồn kho. Thuật ngữ này dùng để chỉ những tài sản dự trữ của doanh nghiệp được lưu lại trong kho nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất hay buôn bán về sau. Tùy theo vai trò cụ thể mà Inventory - hàng tồn kho được chia thành 3 loại khác nhau như sau:

• Nguyên vật liệu: Là những vật đầu tư tồn kho nhằm mục đích phục vụ cho sản xuất sau này.
• Bán thành phẩm: Là những vật phẩm lưu kho đang trong quá trình sản xuất nhằm chuẩn bị bán ra thị trường.
• Sản phẩm: Là những mặt hàng đã được hoàn thiện, sẵn sàng phục vụ cho mục đích kinh doanh tuy nhiên vẫn đang được lưu kho chưa bán ra thị trường.

Inventory là gì?

Vì sao doanh nghiệp cần dự trữ hàng tồn kho?

Khái niệm hàng tồn kho thường mang lại cảm xúc không mấy tích cực với người làm kinh doanh. Tuy nhiên trên thực tế, dự trữ hàng tồn kho luôn là một trong những hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh sản xuất. 

Cụ thể, các doanh nghiệp thường phải lưu trữ Inventory- hàng tồn kho vì những lí do sau:

Tránh rủi ro do thiếu hụt hàng hóa và nguyên liệu

Đảm bảo an toàn, trơn tru trong quá trình vận hành sản xuất luôn là điều các doanh nghiệp hướng tới. Điều này có nghĩa là trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp luôn tính đến các tính huống xấu có thể xảy ra như: khan hiếm nguồn nguyên vật liệu, thị trường biến động về giá cả vật tư, người tiêu dùng có nhu cầu đột biến về sản phẩm, nguồn cung nguyên vật liệu sẵn có bị thiếu hụt do ảnh hưởng của thiên tai, dịch bệnh…

Và để hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh này, doanh nghiệp buộc phải cần đến một lượng hàng tồn kho nhất định để dự trữ. 

Vì sao doanh nghiệp cần dự trữ hàng tồn kho?

Đảm bảo giao dịch được thuận lợi

Những tắc nghẽn, gián đoạn trong quá trình sản xuất và bán hàng không chỉ gây thiệt hại nặng nề về mặt doanh số mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do khiến các doanh nghiệp luôn phải dự trữ một lượng hàng hóa và vật liệu nhất định nhằm đảm bảo việc sản xuất và bán hàng vẫn được diễn ra đều đặn, liên tục ngay cả khi có những tác động xấu từ thị trường.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình giao dịch hàng hóa, không bị ép giá, tăng giá hay kéo giá từ phía đối tác và người mua hàng.

Đầu cơ sản phẩm

Lý do cuối cùng khiến doanh nghiệp dự trữ Inventory - Hàng tồn kho chính là đầu cơ hàng hóa. Việc làm này nhằm mục đích giúp doanh nghiệp:

• Hạn chế những thua lỗ trong kinh doanh khi không có sẵn nguồn hàng mới hoặc không cung ứng đủ nhu cầu của khách hàng ở thời điểm nhất định.
• Giảm thiểu những chi phí phát sinh về hệ thống, đặt hàng hay phê duyệt với các đơn hàng bán lẻ số lượng nhỏ.
• Hạn chế nguy cơ thiếu hụt nguyên vật liệu ở thời điểm phát sinh nhu cầu dẫn đến việc gián đoạn sản xuất.

Và để giúp mọi người quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả từ đó tối ưu quá trình bán hàng, Bizfly đã cho ra đời Bizshop - Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh online toàn diện với khả năng quản lý quá trình nhập, xuất tập trung trên một nền tảng, đánh số mã vạch hay số lượng sản phẩm...Ngoài ra, Bizshop còn hỗ trợ hoạt động bán hàng của các chủ cửa hàng online với tính năng đa nền tảng, AI để lọc spam, xác định những khách hàng không tiềm năng từ đó khả năng chốt đơn đạt kết quả tốt nhất.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý bán hàng online Bizshop tại đây: https://bizfly.vn/giai-phap/giai-phap-quan-ly-ban-hang-bizshop.html

Lợi ích quản trị Inventory một cách khoa học

Việc lưu trữ Inventory - hàng tồn kho một cách khoa học có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau: 

• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, giảm thiểu nguy cơ mất lòng tin của khách hàng và đối tác do giao hàng chậm trễ vì hàng không có sẵn hoặc không sản xuất kịp.
• Đảm bảo việc vận hành sản xuất được liên tục, loại bỏ rủi ro bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu đầu vào.
• Hạn chế những tổn thất về biến động giá bán sản phẩm trên thị trường, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn vốn lưu động.
• Ngoài ra việc quản trị tốt các mặt hàng tồn kho cũng giúp doanh nghiệp loại bỏ các rắc rối, sai sót, trùng lặp trong quá trình đặt hàng, giao hàng...

Lợi ích quản trị Inventory một cách khoa học

Chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho

Chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho thường bao gồm các chi phí sau:

• Chi phí nguyên liệu: Đây là chi phí doanh nghiệp thường dùng để chi cho các hoạt động như: thu mua nguyên vật liệu, đầu tư thuê mặt bằng, mua văn phòng phẩm, thuê nhân viên quản lý kho… Thông thường, doanh nghiệp càng cần bán nhiều sản phẩm thì mức chi phí nguyên liệu sẽ càng gia tăng và ngược lại.
• Chi phí thực hiện: Đây là các khoản chi phí doanh nghiệp dùng để thực hiện việc lưu trữ, vận chuyển các mặt hàng tồn kho.. Ngoài ra chi phí này cũng bao gồm các chi phí đề phòng rủi ro trong quá trình lưu trữ hàng hóa như chi phí bảo hiểm, phí khấu hao tài sản và các chi phí phát sinh do tổn thất hàng hóa vì mất trộm, hỏa hoạn, thiên tai…

Thực tế, việc lưu trữ Inventory không phải lúc nào cũng mang lại giá trị tích cực cho doanh nghiệp. Trong trường hợp không có kế hoạch tính toán chi phí cụ thể, doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt cho những chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

Phương pháp tính chi phí giá trị hàng tồn kho

Để tính toán chi phí giá trị của  hàng tồn kho, các doanh nghiệp thường sử dụng 2 phương pháp sau:

Phương pháp kê khai thường xuyên

Đây được coi là phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu thông qua việc thường xuyên theo dõi liên tục sự biến động của quá trình xuất/ nhập/ tồn vật liệu trên sổ kế toán. Theo đó, phương pháp này giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán, tổng hợp được trị giá vật tư nhập, xuất, tồn kho ở bất kỳ thời gian nào.

Với cách kê khai này, tài nguyên vật liệu sẽ phản ánh đúng nội dung tài sản sẵn có của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng nguyên vật liệu giá trị lớn thường áp dụng phương pháp tính chi phí này. Cách tính như sau:

Trị giá  hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá  hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá  hàng tồn kho nhập trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

Phương pháp tính chi phí giá trị hàng tồn kho

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Là phương pháp kiểm kê hàng tồn thực tế nhằm phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán. Qua đó tính được trị giá vật tư và hàng hóa đã xuất mà không cần phải theo dõi, cập nhật thường xuyên, liên tục trong suốt cả kỳ dài. Theo đó, các số liệu chỉ phản ánh được giá trị hàng tồn của đầu kỳ và cuối kỳ.

Cách tính này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập hàng, có nhiều chủng loại vật tư và giá trị sản phẩm không quá cao. Cách tính như sau:

Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ – Trị giá vật tư tồn cuối kỳ

Hi vọng với những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Inventory là gì, những lợi ích và cách thức tính chi phí hàng tồn kho hiệu quả. Từ đó có những kế hoạch lưu trữ hàng tồn kho một cách khoa học, phục vụ quá trình kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp được thuận lợi và tối ưu nhất.

Xem thêm: Tìm hiểu về mức độ hiển thị hàng tồn kho và vì sao nó lại quan trọng?