Quản lý khách hàng bằng excel vừa dễ sử dụng lại không tốn chi phí và có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ 6+ mẫu quản lý khách hàng bằng file excel chuyên nghiệp để các spa, khách sạn hay các doanh nghiệp ngành bán lẻ có thể tải về và sử dụng miễn phí.
Việc tạo file quản lý khách hàng bằng excel giúp ích rất nhiều cho các tổ chức trong việc quản lý cũng như tối ưu ngân sách. Cụ thể:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào phần mềm phức tạp, việc sử dụng excel mang lại giải pháp đơn giản, dễ sử dụng và miễn phí.
- Linh hoạt: Có thể tùy chỉnh các cột dữ liệu, bộ lọc theo nhu cầu riêng của từng đơn vị, dễ dàng thêm hoặc bớt các thông tin cần thiết.
- Sử dụng excel trong quản lý khách hàng giúp dễ dàng tra cứu: Chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin của khách hàng hoặc thống kê lịch sử dịch vụ.
Một số kỹ thuật quản lý khách hàng bằng excel hiệu quả như:
- Bộ lọc (Filter): Giúp dễ dàng lọc khách hàng theo các tiêu chí như loại dịch vụ, ngày hẹn, nhân viên phụ trách.
- Sắp xếp dữ liệu (Sort): Sắp xếp khách hàng theo tên, ngày thực hiện dịch vụ, hoặc thứ tự chi tiêu.
- Conditional Formatting: Định dạng màu sắc tự động giúp nhận diện các thông tin quan trọng, ví dụ như lịch hẹn sắp tới.
- Pivot Table: Thống kê dữ liệu, phân tích dữ liệu khách hàng bằng excel giúp spa nắm rõ về mức độ sử dụng dịch vụ hoặc doanh thu theo khách hàng.
Dưới đây là tổng hợp các mẫu báo cáo quản lý khách hàng bằng excel bạn có thể tải về miễn phí.
Mẫu file quản lý khách hàng bằng excel cho spa
Trong ngành spa, việc quản lý khách hàng chặt chẽ không chỉ giúp tối ưu hóa dịch vụ mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Sử dụng file excel quản lý khách hàng Spa là một giải pháp tiết kiệm, dễ thực hiện, giúp các spa theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử dịch vụ và chăm sóc khách hàng một cách hệ thống, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và tối đa hóa lợi nhuận.
Vậy một File excel quản lý khách hàng đơn giản cho spa cần có những nội dung gì?
- Thống kê khách hàng bằng excel
- Tên khách hàng
- Dữ liệu khách hàng trong excel bao gồm số điện thoại liên lạc để xác nhận lịch hẹn, gửi SMS nhắc nhở, cập nhật ưu đãi
- Email để phục vụ cho các chiến dịch tiếp thị qua email
- Thông tin dịch vụ
- Loại dịch vụ sử dụng: Chăm sóc da, gội đầu dưỡng sinh, trị mụn, trị nám…
- Ngày thực hiện dịch vụ: Theo dõi các buổi dịch vụ để sắp xếp lịch cho phù hợp
- Nhân viên phụ trách: Đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân sự
- Ghi chú về tình trạng khách hàng
- Tình trạng da hoặc vấn đề về sức khỏe
- Ghi chú về thói quen của khách hàng, sở thích cá nhân, các lưu ý khác
- Quản lý khuyến mãi, ưu đãi
- Mức độ chi tiêu: Giúp việc xây dựng chính sách ưu đãi hợp lý
- Thời hạn ưu đãi: Quản lý các ưu đãi để kịp thời thông báo cho khách hàng
>> TẢI VỀ Biểu mẫu quản lý khách hàng cho spa miễn phí
File quản lý khách sạn bằng excel đơn giản
Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí bằng excel giúp theo dõi thông tin khách hàng, đặt phòng, thanh toán, và lịch sử lưu trú, hỗ trợ nhân viên quản lý tối ưu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Để tối ưu hóa quản lý quan hệ khách hàng bằng excel bảng tính phải có các sheet với những thông tin sau:
- Thông tin khách hàng
- Tên khách hàng: Ghi rõ họ tên để tiện tra cứu.
- Số điện thoại: Hỗ trợ việc liên lạc nhanh chóng.
- Email: Gửi thông tin xác nhận hoặc ưu đãi đặc biệt qua email.
- Địa chỉ: Có thể lưu trữ để hỗ trợ trong các chương trình khách hàng thân thiết.
- Quản lý đặt phòng
- Mã đặt phòng: Mỗi lần đặt phòng đều có mã riêng, tránh nhầm lẫn.
- Loại phòng: Phòng đơn, phòng đôi, hoặc phòng gia đình.
- Ngày đến - Ngày đi: Quản lý ngày lưu trú của khách hàng.
- Trạng thái phòng: Bao gồm trạng thái như “Đã đặt”, “Đã trả phòng” hoặc “Đang lưu trú”.
- Quản lý thanh toán
- Tổng chi phí: Ghi lại tổng số tiền phải thanh toán.
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản.
- Tình trạng thanh toán: Ghi rõ đã thanh toán hoặc chưa thanh toán.
- Lịch sử lưu trú
- Lần lưu trú trước: Ghi lại các lần khách đã từng ở.
- Phản hồi của khách hàng: Nhận xét, đánh giá từ khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ.
- Ghi chú đặc biệt: Các sở thích hoặc yêu cầu riêng của khách hàng như loại phòng yêu thích hoặc các yêu cầu đặc biệt.
Hiện nay, có nhiều mẫu cách quản lý công nợ khách hàng bằng excel, quản lý khách hàng đơn thuần có sẵn trên mạng với đầy đủ các chức năng cơ bản, phù hợp cho các khách sạn nhỏ hoặc nhà nghỉ. Các mẫu này thường được thiết kế dễ dàng sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian khi triển khai.
>>> Chia sẻ mẫu excel quản lý khách hàng mới và đầy đủ nhất bạn có thể tải về TẠI ĐÂY.
Mẫu file quản lý khách hàng cho doanh nghiệp ngành bán lẻ
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, việc quản lý khách hàng là yếu tố quan trọng giúp duy trì mối quan hệ lâu dài và tăng trưởng doanh thu. Đặc biệt, với các doanh nghiệp nhỏ, họ luôn cần một công cụ quản lý khách hàng excel đơn giản và tiết kiệm mà vẫn quản lý thông tin khách hàng một cách có hệ thống.
Với những tính năng tiện lợi của excel, doanh nghiệp bán lẻ có thể tập trung vào các yếu tố quan trọng như lịch sử mua hàng, hành vi tiêu dùng, chương trình ưu đãi, chăm sóc khách hàng và nhiều hơn thế.
Mẫu bảng tính quản lý khách hàng cho doanh nghiệp bán lẻ nên bao gồm các sheet và thông tin cơ bản như sau:
- Thông tin khách hàng
- Tên khách hàng: Giúp dễ dàng phân loại và cá nhân hoá thông tin.
- Số điện thoại: Dùng cho các chương trình chăm sóc hoặc thông báo ưu đãi.
- Email: Hỗ trợ trong việc gửi các bản tin hoặc mã khuyến mãi.
- Địa chỉ: Phục vụ cho việc giao hàng, nhất là với các khách hàng thường xuyên.
- Lịch sử mua hàng
- Mã đơn hàng: Gắn mã cho từng giao dịch để dễ dàng theo dõi.
- Sản phẩm đã mua: Liệt kê các sản phẩm trong từng lần giao dịch.
- Ngày mua hàng: Theo dõi tần suất mua sắm và xác định nhóm khách hàng trung thành.
- Giá trị đơn hàng: Theo dõi giá trị trung bình của mỗi đơn hàng để nhận diện khách hàng tiềm năng.
- Chương trình khuyến mãi
- Chương trình khách hàng thân thiết: Ghi nhận điểm tích lũy, các lần nhận ưu đãi.
- Ưu đãi dành riêng: Theo dõi các ưu đãi đặc biệt dành riêng cho từng khách hàng.
- Tình trạng tham gia: Đánh dấu các khách hàng tham gia các chương trình khuyến mãi hoặc các đợt giảm giá đặc biệt.
- Phản hồi từ khách hàng
- Nhận xét: Đánh giá của khách hàng về sản phẩm hoặc trải nghiệm mua sắm.
- Điểm hài lòng: Có thể sử dụng thang điểm từ 1-5 để lượng hóa mức độ hài lòng.
- Đề xuất: Ghi nhận các đề xuất để cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thời gian phản hồi: Theo dõi thời gian xử lý để cải thiện chất lượng chăm sóc.
Tham khảo mẫu file quản lý khách hàng bằng excel phù hợp cho từng loại hình doanh nghiệp bán lẻ. Mẫu này đã tích hợp các tính năng như lọc dữ liệu, tính điểm, theo dõi lịch sử mua sắm, và hỗ trợ phân tích hành vi khách hàng.
>>> Tải mẫu quản lý khách hàng hiệu quả với excel cho doanh nghiệp bán lẻ miễn phí
Hướng dẫn quản lý khách hàng bằng excel ngành bất động sản
Trong ngành bất động sản, mẫu file excel quản lý khách hàng không chỉ dừng lại ở việc ghi nhớ thông tin cơ bản, mà còn cần theo dõi toàn bộ quá trình giao dịch, tiến độ liên hệ và đặc điểm của từng khách hàng để có chiến lược tiếp cận hiệu quả.
Cách tạo form quản lý khách hàng bằng excel cho ngành bất động sản cần có một số thông tin cơ bản như:
- Thông tin khách hàng
- Tên khách hàng: Tên đầy đủ của khách hàng.
- Số điện thoại và Email: Thông tin liên lạc chính, thuận tiện để giữ liên lạc và gửi tài liệu.
- Địa chỉ: Nếu khách hàng yêu cầu tư vấn tại nhà hoặc có yêu cầu đặc biệt về vị trí địa lý.
- Nhu cầu khách hàng
- Loại hình bất động sản quan tâm: Căn hộ, nhà phố, biệt thự, đất nền, v.v.
- Ngân sách dự kiến: Giúp bạn xác định loại bất động sản phù hợp với khả năng tài chính của khách hàng.
- Khu vực quan tâm: Ghi chú các khu vực mà khách hàng muốn tìm kiếm, giúp bạn dễ dàng lựa chọn các bất động sản phù hợp.
- Mục đích sử dụng: Để ở, đầu tư, cho thuê, nghỉ dưỡng,...
- Lịch sử liên hệ và giao dịch
- Ngày liên hệ: Ghi lại các lần liên hệ để dễ dàng kiểm soát tiến độ.
- Phương thức liên hệ: Ghi chú nếu khách hàng yêu cầu liên hệ qua điện thoại, email hoặc gặp mặt trực tiếp.
- Trạng thái giao dịch: Đang đàm phán, chốt giao dịch, hoàn thành, hoặc từ chối, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình trạng của mỗi khách hàng.
- Ghi chú chi tiết: Lưu trữ các ghi chú về sở thích đặc biệt, thắc mắc, hoặc phản hồi từ khách hàng.
- Chương trình ưu đãi
- Khuyến mãi đặc biệt: Theo dõi các chương trình ưu đãi dành riêng cho từng khách hàng.
- Quà tặng tư vấn: Các quà tặng khi khách hàng đăng ký hoặc tham quan dự án.
- Tình trạng tham gia: Ghi chú các khách hàng đã hoặc chưa tham gia vào chương trình ưu đãi.
>>> Tải về mẫu quản lý khách hàng bằng excel cho doanh nghiệp bất động sản tại đây.
Mẫu file quản lý khách hàng cho ngành y tế bằng excel
Một file quản lý khách hàng bằng excel được xây dựng khoa học có thể giúp các phòng khám, bệnh viện và các cơ sở y tế theo dõi chi tiết thông tin bệnh nhân, từ lịch sử khám bệnh, lộ trình điều trị, tới các dữ liệu nhạy cảm khác, đảm bảo việc chăm sóc bệnh nhân đạt hiệu quả cao và chính xác.
Các thông tin cần có trong file quản lý khách hàng cho bệnh viện, phòng khám:
- Thông tin bệnh nhân
- Mã bệnh nhân: Mỗi bệnh nhân nên có mã định danh duy nhất để thuận tiện trong quản lý và tìm kiếm.
- Họ tên: Tên đầy đủ của bệnh nhân.
- Ngày sinh và diới tính: Cung cấp các thông tin nhân khẩu học cơ bản, hỗ trợ trong chẩn đoán và điều trị.
- Số điện thoại và địa chỉ: Thông tin liên hệ giúp dễ dàng trao đổi, nhắc nhở lịch khám và liên lạc khẩn cấp.
- Lịch sử khám bệnh
- Ngày khám: Ghi chú từng lần khám và kiểm tra sức khỏe.
- Triệu chứng ban đầu: Ghi lại triệu chứng bệnh lý khi bệnh nhân đến khám, giúp bác sĩ có cái nhìn tổng quan về quá trình phát triển của bệnh.
- Kết quả chẩn đoán: Tóm tắt chẩn đoán của bác sĩ, làm cơ sở cho việc theo dõi và điều trị.
- Phác đồ điều trị: Các hướng dẫn điều trị và thuốc đã kê đơn.
- Tiến độ điều trị
- Ngày tái khám: Ghi rõ thời gian hẹn tái khám, hỗ trợ sắp xếp lịch điều trị.
- Kết quả điều trị: Cập nhật tình hình sức khỏe bệnh nhân sau mỗi lần tái khám để xem xét hiệu quả của phác đồ điều trị.
- Chỉ số sức khỏe: Ghi lại các chỉ số cần thiết như huyết áp, cân nặng, chỉ số đường huyết,… giúp bác sĩ đánh giá sự tiến triển.
- Ghi nhớ, nhắc lịch khám
- Nhắc nhở tái khám: Ngày hẹn và các ghi chú đặc biệt cho mỗi bệnh nhân, đặc biệt quan trọng đối với các bệnh lý cần kiểm tra định kỳ.
- Thông báo lịch tiêm chủng: Đối với các bệnh nhân trẻ em hoặc người cao tuổi, có thể cài đặt nhắc nhở các mốc thời gian tiêm chủng cần thiết.
Hiện nay có nhiều mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel ngành y tế được thiết kế sẵn, từ đơn giản đến phức tạp, với khả năng tích hợp các công cụ hỗ trợ nhập liệu tự động và phân tích tổng hợp. Những mẫu này giúp tiết kiệm thời gian, tạo thuận lợi trong công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ bệnh nhân và nâng cao chất lượng phục vụ trong ngành y tế.
>>> Tải miễn phí mẫu quản lý khách hàng bằng excel
Trên đây là tổng hợp 6 mẫu file quản lý khách hàng bằng excel phù hợp với mọi ngành nghề, lĩnh vực, cả hộ kinh doanh nhỏ đến công ty có quy mô lớn đều có thể sử dụng. Dựa vào thông tin được tổng hợp, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch chăm sóc khách hàng bằng excel hiệu quả. Đón đọc thêm các bài viết hữu ích về tích hợp excel vào quy trình quản lý khách hàng được Bizfly - Giải pháp chuyển đổi số Marketing và bán hàng vận hành bởi VCCorp tổng hợp mỗi ngày tại đây