5 Bước xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

Việc thiết lập kế hoạch chăm sóc khách hàng đóng vai trò then chốt trong mọi chiến lược kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp. Những kế hoạch CSKH chất lượng giúp gia tăng lượng khách hàng trung thành và thúc đẩy doanh thu vượt trội. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về các kế hoạch chăm sóc khách hàng qua bài viết được Bizfly chia sẻ dưới đây:

Kế hoạch chăm sóc khách hàng là gì?

Kế hoạch chăm sóc khách hàng (Customer Care Plan) là tập hợp các chiến lược và hành động được xây dựng có hệ thống nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Nó bao gồm việc thiết lập quy trình hỗ trợ, giải quyết vấn đề, cung cấp giá trị và tạo trải nghiệm tích cực cho khách hàng trong suốt quá trình tương tác với doanh nghiệp.

Vai trò của kế hoạch chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp rất quan trọng. Một kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả giúp nâng cao sự hài lòng, tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và thúc đẩy khách hàng giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới người khác. Qua đó, kế hoạch này gắn kết với mục tiêu kinh doanh, hỗ trợ tăng trưởng doanh thu, củng cố uy tín thương hiệu và nâng cao trải nghiệm khách hàng tổng thể.

Ví dụ thực tế trong ngành bán lẻ: Công ty XYZ đã triển khai kế hoạch chăm sóc khách hàng chi tiết với chương trình hỗ trợ sau mua hàng và phản hồi nhanh chóng qua các kênh đa nền tảng. Kết quả là tỷ lệ khách hàng trung thành tăng 30% trong vòng một năm, đồng thời doanh số trung bình mỗi đơn hàng tăng 15%.

Kế hoạch chăm sóc khách hàng quyết định kinh doanh thành công

Hiện nay, khi chất lượng sản phẩm ngày càng được hoàn thiện, khách hàng thường ưu tiên lựa chọn những doanh nghiệp có chính sách hỗ trợ và dịch vụ tốt hơn. Bởi những doanh nghiệp này tạo sự an tâm cho khách khi sử dụng sản phẩm, đồng hành cùng họ giải quyết nhanh chóng mọi khó khăn và thắc mắc trong quá trình sử dụng.

Do đó, nhiều chuyên gia kinh tế nhận định rằng việc xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng chính là yếu tố quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Một số vai trò nổi bật khác gồm:

• Nâng cao trải nghiệm tương tác của khách hàng.
• Tối ưu chi phí tiếp thị và kinh doanh khi giữ được khách hàng hiện tại.
• Tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các chiến lược marketing truyền miệng.
• Nâng cao trình độ nhân viên và kỹ năng giải quyết vấn đề cho khách hàng.

Đọc thêm: Những kỹ năng chăm sóc khách hàng bắt buộc phải có

Phân tích tác động của kế hoạch chăm sóc khách hàng đến doanh thu

Kế hoạch chăm sóc khách hàng không chỉ là dịch vụ hậu mãi mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Một kế hoạch bài bản giúp tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng – Theo nghiên cứu của Bain & Company, điều này có thể nâng lợi nhuận lên từ 25% đến 95%.

Cụ thể: 

• Tăng giá trị trung bình mỗi đơn hàng: Khách hàng trung thành có xu hướng chi tiêu nhiều hơn và mua thêm sản phẩm phụ trợ, từ đó nâng cao doanh thu trung bình trên mỗi khách.
• Giảm chi phí marketing: Giữ chân khách cũ hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí thu hút khách mới, khiến ngân sách marketing được sử dụng hiệu quả hơn.
• Cải thiện uy tín thương hiệu: Khách hàng hài lòng sẵn sàng giới thiệu, tạo hiệu ứng truyền miệng tích cực và góp phần quảng bá thương hiệu bền vững.

5 bước thiết lập kế hoạch chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhất

Các bước cần có khi xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng chi tiết

Tùy theo hướng phát triển, đối tượng khách hàng và đặc thù ngành hàng, nhà quản trị sẽ xây dựng kế hoạch dịch vụ khách hàng phù hợp. Dù thế nào, kế hoạch cũng phải đáp ứng mong muốn khách hàng, liên tục theo dõi và cập nhật để duy trì hiệu quả lâu dài.

Dưới đây là các bước phổ biến nhất khi xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng, kèm theo ví dụ minh họa và hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Xác định mục tiêu của kế hoạch chăm sóc khách hàng

Xác định mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực và đánh giá hiệu quả thực hiện. Ví dụ:

Bước 2: Đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng hiện tại

Đánh giá toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh, đồng thời phát hiện hạn chế cần cải thiện. Các phương pháp phổ biến gồm:

• Thu thập phản hồi khách hàng: Thực hiện khảo sát bằng bộ câu hỏi chuẩn về mức độ hài lòng như CSAT (Customer Satisfaction Score), CES (Customer Effort Score), NPS (Net Promoter Score). Ví dụ có thể khảo sát online hoặc phỏng vấn sâu.
• Phân tích chiến dịch chăm sóc khách hàng: Sử dụng phần mềm CRM như BizCRM để theo dõi tiến trình và đo lường hiệu quả từng chiến dịch, từ đó so sánh kết quả.
• Phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng: Thu thập ý kiến về khó khăn trong quy trình hiện tại nhằm đề xuất cải tiến.

Nhờ BizCRM, doanh nghiệp dễ dàng xác định mục tiêu CSKH cụ thể, đo lường hiệu quả chiến dịch qua các chỉ số CSAT, NPS và phân tích phản hồi để tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Bước 3: Khảo sát mức độ quan tâm của khách hàng

Doanh nghiệp cần tổ chức các khảo sát chuyên sâu để nắm bắt chính xác mong muốn và ưu tiên của khách hàng. Các hình thức phổ biến gồm:

• Khảo sát trực tuyến
• Phỏng vấn trực tiếp hoặc nhóm tập trung (Focus group)
• Phân tích hành vi mua hàng và tương tác khách qua hệ thống CRM

Một số câu hỏi gợi ý:

• Điều gì khiến quý khách yêu thích sản phẩm này?
• Sản phẩm đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của bạn chưa?
• Bạn mong muốn phát triển sản phẩm theo hướng nào?
• Bạn ưu tiên sử dụng sản phẩm A, B hay C hơn?

Bước 4: Thống kê và đánh giá nhu cầu khách hàng

Thống kê và đánh giá nhu cầu khách hàng giúp tổng hợp yêu cầu và mong muốn cụ thể về sản phẩm và dịch vụ để xây dựng kế hoạch phù hợp. Ví dụ:

• Phân tích dữ liệu phân khúc: Sử dụng phần mềm CRM để phân loại khách hàng theo nhu cầu và hành vi mua sắm.
• Phân tích khảo sát định kỳ: Cập nhật liên tục các nhu cầu mới, tổ chức nhóm nghiên cứu nhỏ đánh giá kỹ hơn.
• Phỏng vấn và khảo nghiệm sản phẩm: Thu thập góp ý trực tiếp để cải tiến tính năng và dịch vụ.

Các chỉ số phân tích phổ biến gồm: tần suất mua hàng, giá trị trung bình đơn hàng và mức độ hài lòng với từng sản phẩm/dịch vụ.

Bước 5: Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên

Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng là trụ cột quan trọng trong hệ thống chăm sóc. Để phát triển đội ngũ, doanh nghiệp cần:

• Đào tạo chuyên sâu: Xây dựng chương trình đào tạo kiến thức sản phẩm, dịch vụ cùng kỹ năng mềm như giao tiếp, xử lý tình huống và giải quyết khiếu nại.
• Mô hình đào tạo: "Học – Thực hành – Đánh giá", trong đó nhân viên được thực hành thực tế và nhận phản hồi thường xuyên.
• Đối mặt thử thách: Xử lý các tình huống khó, giữ thái độ kiên nhẫn và đồng cảm với khách hàng.
• Đánh giá hiệu suất: Định rõ KPI như thời gian xử lý cuộc gọi, điểm CSAT cá nhân để theo dõi hiệu quả.

Mẫu kế hoạch chăm sóc khách hàng chi tiết

Một kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả cần đảm bảo tính đồng bộ trong các yếu tố như sứ mệnh thương hiệu, tầm nhìn dịch vụ khách hàng, mục tiêu, ngân sách, đội ngũ nhân viên và công cụ hỗ trợ. Bạn có thể tham khảo mẫu kế hoạch sau để hình dung rõ hơn cách thiết lập.

Hướng dẫn sử dụng mẫu: Doanh nghiệp điền cụ thể từng phần, sau đó rà soát và điều chỉnh định kỳ hàng quý hoặc theo dự án để đảm bảo kế hoạch luôn phù hợp thực tế và nhu cầu khách hàng.

[Logo công ty]

[Tên công ty]

Kế hoạch chiến lược dịch vụ khách hàng: [Khoảng thời gian]

Mục lục

1. Sứ mệnh của công ty..……………………………………………………………………
2. Tầm nhìn Chăm sóc Khách hàng………………………………………………………..
3. Nhóm tham gia …………………………………………………………………………….
4. Phương pháp hỗ trợ khách hàng…………………………………………………………
5. Công cụ, Phần mềm ………………………………………………………………………
6. Mục tiêu và chỉ số……………….….….…………….…………………………………….
7. Ngân sách…………………………………..……………………………….…...…………

Sứ mệnh công ty

Tuyên bố sứ mệnh phát triển, tóm tắt bối cảnh thành lập và lý do hoạt động của công ty.

Tầm nhìn kế hoạch chăm sóc khách hàng 

Tuyên bố tầm nhìn về kế hoạch chăm sóc khách hàng, vai trò của dịch vụ khách hàng trong phát triển doanh nghiệp. Nên làm rõ mục đích thực hiện kế hoạch đối với ban lãnh đạo và các phòng ban khác.

Thành phần tham gia 

Liệt kê các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm và vai trò cụ thể trong triển khai các hoạt động chăm sóc khách hàng.

Ở bước này, người lập cần làm rõ trách nhiệm từng phòng ban, đồng thời thống nhất lịch làm việc và cấu trúc liên kết giữa các bộ phận nhằm đảm bảo phối hợp nhịp nhàng.

Phương pháp hỗ trợ khách hàng 

• Xử lý yêu cầu hỗ trợ thường xuyên từ khách hàng.
• Lập danh sách câu hỏi thường gặp của khách hàng.
• Tương tác trực tiếp và qua các kênh hỗ trợ.
• Hoàn tiền nhanh chóng khi cần thiết.
• Tham khảo kịch bản cuộc gọi hỗ trợ khách hàng.

Công cụ, Phần mềm

Lựa chọn phần mềm và công cụ hỗ trợ quản lý phù hợp, đảm bảo lưu trữ và bảo mật thông tin doanh nghiệp. Nên sử dụng phần mềm có khả năng phân tích thông minh để tối ưu hiệu quả ứng dụng công nghệ. CRM là lựa chọn phổ biến và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Mục tiêu và chỉ số

Đặt ra các mục tiêu cụ thể kèm các chỉ số đánh giá để theo dõi hiệu quả thực hiện.

Ví dụ:

• Mục tiêu First Contact Resolution (giải quyết ngay trong lần liên hệ đầu tiên).
• Mục tiêu Average Ticket Handling Time (thời gian xử lý trung bình).
• Mục tiêu Customer Satisfaction (điểm hài lòng của khách hàng).

Ngân sách

Dự trù chi phí cần thiết cho kế hoạch, bao gồm lương nhân viên, hoa hồng, phí phần mềm, chi phí thực hiện chương trình ưu đãi và các hoạt động liên quan.

Một số lưu ý khi lập kế hoạch chăm sóc khách hàng

Cập nhật những lưu ý khi lên kế hoạch chăm sóc khách hàng sẽ tránh khỏi những rủi ro không đáng có

Lập kế hoạch chăm sóc khách hàng đòi hỏi sự tỉ mỉ và chú ý chi tiết để tránh sai sót. Dưới đây là các lưu ý quan trọng giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro:

• Duy trì giao tiếp liên tục với khách hàng: Giao tiếp định kỳ giúp nắm bắt nhu cầu thay đổi và giữ vững lòng tin. Doanh nghiệp nên xây dựng lịch tương tác qua email, điện thoại hoặc mạng xã hội.
• Thu thập phản hồi hiệu quả: Phát triển công cụ khảo sát dễ sử dụng và khuyến khích khách bằng ưu đãi nhỏ để nhận được phản hồi chân thực, hỗ trợ cải tiến liên tục.
• Chú trọng thái độ phục vụ khách hàng: Đào tạo nhân viên giữ thái độ lịch sự, tôn trọng và kiên nhẫn là kỹ năng phục vụ khách hàng quan trọng, giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tránh gây ấn tượng tiêu cực ảnh hưởng đến khách hàng.
• Lắng nghe khách hàng thường xuyên: Đảm bảo khách hàng cảm nhận được sự quan tâm và ghi nhận ý kiến, giúp tăng sự gắn bó với thương hiệu.
• Cung cấp các chương trình ưu đãi chất lượng: Lựa chọn ưu đãi phù hợp với nhóm khách hàng, đảm bảo giá trị thực và duy trì cạnh tranh lành mạnh trên thị trường.
• Tránh các sai lầm phổ biến: Không bỏ qua phản hồi tiêu cực, không coi nhẹ khách hàng trung thành, và duy trì nhịp độ cập nhật kế hoạch hợp lý tránh rối loạn.

Đọc thêm: 18 kỹ năng chăm sóc khách hàng qua điện thoại nhân viên cần trang bị 

Kế hoạch chăm sóc khách hàng là công cụ chiến lược giúp tăng khả năng đáp ứng của bộ phận chăm sóc và nâng cao linh hoạt trong phát triển. Với những thông tin chi tiết và thực tế trong bài viết, Bizfly tin rằng doanh nghiệp có thể tạo nền tảng vững chắc phù hợp với quy mô và ngân sách.

Ứng dụng phần mềm CRM trong chăm sóc khách hàng

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kế hoạch chăm sóc khách hàng. Ví dụ như BizCRM hay Viindoo CRM với các tính năng:

• Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng, bảo mật thông tin an toàn.
• Theo dõi lịch sử tương tác và chăm sóc chi tiết, cá nhân hóa trải nghiệm.
• Phân tích chỉ số CSAT, CES, NPS để đánh giá hiệu quả kịp thời.
• Tự động hóa quy trình chăm sóc, nhắc lịch hẹn và xử lý yêu cầu nhanh chóng.

Trên đây là một số thông tin về 5 bước xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng và cách xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho bạn.