7 Cách chăm sóc khách hàng online tạo nên sự khác biệt

Trong thời đại công nghệ số phát triển vượt bậc như ngày nay, việc chăm sóc khách hàng online đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Trong bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ 7 cách chăm sóc khách hàng online để tạo nên sự khác biệt.

Nâng cao kiến thức về sản phẩm 

Nâng cao kiến thức về sản phẩm cho nhân viên tạo điều kiện nâng cao hiệu quả xây dựng mối quan hệ khách hàng tốt hơn. Nhân viên hiểu về sản phẩm có thể chủ động giải quyết triệt để và nhanh chóng bất kì khiếu nại của khách hàng, đây là một trong những cách chăm sóc khách hàng online được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay.

Các hoạt động trao đổi kiến thức, đào tạo, khuyến khích nhân viên tìm hiểu về sản phẩm là những cách cải thiện kiến thức sản phẩm hiệu quả. Khi thực hiện các buổi trao đổi này, mọi người nên đảm bảo môi trường trao đổi thoải mái, không gò bó để nhân viên của mình có đủ điều kiện tiếp nhận thông tin có giá trị nhất về sản phẩm.

Nâng cao kiến thức về sản phẩm là cách chăm sóc khách hàng trực tuyến chất lượng

Đọc thêm: Kỹ năng của một nhân viên chăm sóc khách hàng ưu tú

Trò chuyện với khách hàng qua các cuộc hội thảo online

Hội thảo trực tuyến là một cách hiệu quả để nâng cao kiến thức về sản phẩm và tạo sự khác biệt trong việc chăm sóc khách hàng online. Doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin hữu ích, cung cấp giải pháp cho vấn đề của khách hàng và thậm chí là giới thiệu sản phẩm một cách hoàn toàn tự nhiên.

Để tối đa hóa giá trị của hội thảo và tạo ra môi trường tương tác tích cực, hãy tạo cơ hội cho khách hàng tham gia trò chuyện và đặt câu hỏi. Sử dụng các công cụ truyền thông trực tuyến như phần mềm hội thảo hoặc nền tảng truyền thông xã hội để tạo một môi trường tương tác chất lượng cao. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin về cuộc hội thảo, bao gồm thời gian, địa điểm rõ ràng. Tạo điều kiện thuận lợi để khách hàng đăng ký tham gia hội thảo qua liên kết đăng ký hoặc gửi lời mời trực tiếp.

Một hội thảo trực tuyến cũng có thể mời các chuyên gia hoặc khách hàng hiện tại của doanh nghiệp tham gia để chia sẻ kinh nghiệm. Điều này không chỉ cung cấp thêm niềm tin đối với sản phẩm, mà còn mang lại góc nhìn đa dạng từ người dùng thực tế.

Sau hội thảo, cần đảm bảo rằng khách hàng nhận được tài liệu ghi chú hoặc bản ghi âm để tiếp tục tìm hiểu về nhãn hàng. Việc làm này giúp khách hàng ghi nhớ kiến thức sản phẩm, những người không tham gia cuộc hội thảo theo thời gian thực cũng có thể tiếp cận nội dung sau này.

Hỗ trợ khách hàng qua email

Hình thức hỗ trợ khách hàng qua email là một phương pháp chăm sóc khách hàng online cung cấp sự hỗ trợ mang tính cá nhân hóa và đáp ứng nhanh chóng đến các yêu cầu của khách hàng.

Trong quá trình chăm sóc khách hàng trực tuyến qua email, cần xây dựng những tiêu chí về thời gian đáp ứng, trả lời khách hàng. Doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc sắp xếp và quản lý email, đảm bảo được không có email nào bị bỏ qua hoặc trễ hẹn. Nếu có yêu cầu phức tạp mà không thể giải quyết ngay, nên gửi trước một thông báo cho khách hàng biết và cam kết giúp đỡ họ trong thời gian ngắn nhất có thể.

Về ngôn ngữ trong email, doanh nghiệp cần diễn đạt rõ ràng, mạch lạc những giải đáp cho câu hỏi của khách hàng. Gửi lời cảm ơn cho khách hàng đã liên hệ và đảm bảo rằng họ biết rằng họ là ưu tiên của doanh nghiệp. Đồng thời, hãy khuyến khích khách hàng liên hệ lại nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào khác.

Hỗ trợ khách hàng qua điện thoại

Khi khách hàng gọi điện đến doanh nghiệp, điều quan trọng là tạo ra môi trường thoải mái và thân thiện trong suốt cuộc trò chuyện. Hãy lắng nghe khách hàng một cách tận tâm và chú ý đến mọi yêu cầu mà họ chia sẻ. Điều này giúp bạn thể hiện sự quan tâm đến khách hàng đồng thời tạo sự kết nối cá nhân.

Xây dựng tổng đài hỗ trợ khách hàng chất lượng là một cách chăm sóc khách hàng online hiệu quả 

Trong quá trình trò chuyện, hãy truyền đạt thông tin bằng giọng điệu truyền cảm, từ tốn, thể hiện sự tôn trọng tới khách hàng của mình và tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật phức tạp. Chăm sóc khách hàng trực truyến qua phương pháp gọi điện trực tiếp đòi hỏi nhân viên phải có sự nhạy bén và khéo léo hơn. Chỉ cần mắc phải một sai sót nhỏ trong phát ngôn của mình cũng sẽ gây ra những phản ứng gay gắt của khách hàng, đặc biệt đối với những khiếu nại về sản phẩm. 

Do đó, việc học hỏi thêm những kỹ năng chăm sóc khách hàng như giao tiếp, kỹ năng đồng cảm với khách hàng là không thể thiếu. Những yếu tố này sẽ giúp chúng ta tự tin xử lý gọn gàng kể cả những tình huống khó khăn nhất. 

Xây dựng kịch bản câu hỏi và trả lời trên trang web

Xây dựng kịch bản câu hỏi và trả lời trên trang web sẽ cung cấp thông tin chi tiết, giải đáp các câu hỏi phổ biến khách hàng thường gặp phải, giúp họ tìm thấy câu trả lời một cách nhanh chóng mà không mất quá nhiều thời gian của nhân viên.

Đầu tiên, hãy nghiên cứu và hiểu rõ các câu hỏi thường gặp của khách hàng liên quan đến sản phẩm. Sau đó, doanh nghiệp tạo ra một danh sách các câu hỏi quan trọng, tạo kịch bản và trả lời cho mỗi câu hỏi đó.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng kịch bản câu hỏi và lời giải đáp được cập nhật thường xuyên. Theo dõi các câu hỏi mới xuất hiện từ phản hồi khách hàng và cập nhật câu trả lời cho phù hợp. Điều này đảm bảo rằng thông tin trên trang web của doanh nghiệp trở nên đáng tin cậy, phản ánh các câu hỏi thực tế từ khách hàng.

Kết nối truyền thông xã hội 

Chăm sóc khách hàng trực tuyến với hệ thống kênh truyền thông xã hội được vận hành bởi những công việc như tạo bài viết, thu thập bình luận, đánh giá chia sẻ, cung cấp thông tin với khách hàng trên các hội nhóm,... Tận dụng các nền tảng  xã hội như Facebook, Instagram, Twitter,  LinkedIn… doanh nghiệp có thể tạo dựng mối quan hệ gần gũi với khách hàng. 

Kết nối với khách hàng qua các kênh truyền thông

Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết

Chương trình khách hàng thân thiết đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cường lòng trung thành. Bằng cách cung cấp các ưu đãi, quà tặng và trải nghiệm độc đáo, chương trình này giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.

Đồng thời, thông qua việc thu thập dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa dịch vụ một cách hiệu quả, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong muốn của từng khách hàng. Việc chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp và tận tâm không chỉ giúp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới thông qua hình thức giới thiệu và truyền miệng.

Sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng

Việc sử dụng phần mềm chuyên dụng đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng online. Bằng cách tự động hóa nhiều quy trình và cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu, phần mềm giúp các doanh nghiệp tương tác với khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác và cá nhân hóa hơn.

Trong số nhiều giải pháp trên thị trường, BizCRM được biết đến là một trong những phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh, liền mạch hiệu quả nhất hiện nay. 

BizCRM được vận hành bởi VCCorp là giải pháp quản lý khách hàng toàn diện với nhiều tính năng, trong đó không thể không kể đến tính năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng toàn diện, đa kênh.

Quản lý thông tin khách hàng tập trung

• Lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng từ các kênh khác nhau (website, email, điện thoại,...)
• Dễ dàng theo dõi quá trình tương tác với từng khách hàng, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.
• Nhóm khách hàng theo các tiêu chí khác nhau (tiềm năng, trung thành,...) để có chiến lược chăm sóc phù hợp.

Tương tác đa kênh liền mạch

• Tương tác trực tiếp với khách hàng ngay trên website, giải đáp thắc mắc nhanh chóng.
• Gửi các chiến dịch email, tin nhắn sms cá nhân hóa, cập nhật thông tin sản phẩm, khuyến mãi.

Phân tích dữ liệu sâu sắc

• Cung cấp các báo cáo về hiệu quả của đội ngũ chăm sóc khách hàng, sự hài lòng của khách hàng,...
• Phân tích dữ liệu để tìm ra những xu hướng mới, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng

• Tùy chỉnh nội dung tương tác với từng khách hàng dựa trên thông tin cá nhân và lịch sử giao dịch.
• Cung cấp các ưu đãi, khuyến mãi phù hợp với từng nhóm khách hàng.

Để nhận tư vấn chi tiết về cách chăm sóc khách hàng tự động với BizCRM, bạn có thể liên hệ hotline 0964 691 299 hoặc để lại thông tin dưới đây.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Đọc thêm: Top 13 ý tưởng truyền thông xã hội nổi bật và hiệu quả hiện nay

Như vậy, qua bài viết này chúng ta đã tìm hiểu về 7 cách chăm sóc khách hàng online để tạo nên sự khác biệt đối với doanh nghiệp. Hãy bắt đầu áp dụng những kiến thức trên và chứng kiến sự khác biệt mà chúng mang lại cho doanh nghiệp của bạn.