7 mẫu kế hoạch truyền thông chuẩn chỉnh từ A - Z cho mọi lĩnh vực

Trong lĩnh vực Marketing, những mẫu kế hoạch truyền thông về sự kiện, sản phẩm, thương hiệu... sẽ mang lại hiệu tối ưu trong việc tiếp cận khách hàng. Điều này góp phần rất lớn giúp nâng cao giá trị của thương hiệu, tăng doanh thu. Để hiểu chi tiết hơn về các kế hoạch truyền thông và tham khảo các mẫu kế hoạch cho doanh nghiệp mời bạn cùng Bizfly tham khảo bài viết sau.

Chi tiết các bước tiến hành lập kế hoạch truyền thông 

Để đạt hiệu quả cao nhất, chiến dịch truyền thông cần xây dựng một kế hoạch cụ thể, rõ ràng và khả thi. Về cơ bản, các mẫu kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp cần tuân theo các bước sau:

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu truyền thông là bước quan trọng trong mọi kế hoạch truyền thông. Mục tiêu giúp hướng dẫn mọi hoạt động theo một hệ thống nhất. Mục tiêu cần phải cụ thể, có thể đo lường, đạt được, thực tế và có thời gian hoàn thành cụ thể, theo nguyên tắc SMART.: 

• S (Specific): Cụ thể, dễ hiểu. 
• M (Measurable) Đo lường được 
• A (Attainable): Có thể đạt được 
• R (Relevant): Thực tế 
• T (Time-Bound): Thời gian hoàn thành

Xác định đối tượng

Đối tượng truyền thông là nhóm người mà doanh nghiệp muốn gửi thông điệp đến, bao gồm khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, đối tác và công chúng nói chung. Để triển khai các hoạt động truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần phải định rõ đặc điểm của đối tượng này. Có một số phương pháp phổ biến để xác định đối tượng truyền thông, bao gồm:

• Phân tích theo nhân khẩu học (tuổi, giới tính, địa lý, thu nhập, nghề nghiệp, trình độ học vấn và tình trạng hôn nhân).
• Phân tích theo tâm lý hành vi (sở thích, hoạt động, thói quen, thái độ và ý kiến).
• Phân tích theo đơn vị ra quyết định (người sử dụng, người khởi xướng, người ảnh hưởng, người mua, người quản lý chi tiêu và người ra quyết định).

Chiến lược truyền thông 

Chiến lược truyền thông là một bản mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả. Trong chiến lược này, mỗi hoạt động được phân chia và thể hiện đầy đủ theo từng hạng mục như: 

• Phương tiện truyền thông.
• Nội dung truyền thông.
• Đối tượng tham gia.
• Quá trình tiếp cận.
• Thời gian triển khai. 

Việc chi tiết hóa các hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng mẫu kế hoạch truyền thông một cách dễ dàng hơn.

Thông điệp truyền thông 

Thông điệp truyền thông là cụm từ doanh nghiệp mong muốn gửi đến đối tượng truyền thông, nhằm gây chú ý và khắc sâu trong tâm trí. Thông điệp này được đặt theo nhiều hình thức truyền tải, mục đích, đối tượng, phương tiện, thời gian và hình thức sáng tạo. 

Trong lựa chọn thông điệp, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố: ngắn gọn, đơn giản, chính xác, gắn kết với mục tiêu truyền thông, phù hợp và hấp dẫn với đối tượng truyền thông.

Chiến thuật thực thi 

Chiến thuật thực thi là cách cụ thể để doanh nghiệp thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu. Bao gồm các bước như: phân tích tình hình, xác định mục tiêu, lựa chọn phương pháp, lập lịch và phân công, thực hiện và giám sát, điều chỉnh và cải tiến. 

Tuy nhiên, việc chỉ chú trọng vào chiến thuật thực thi trong giai đoạn trước và trong mẫu kế hoạch truyền thông có thể gây cản trở cho hoạt động truyền thông sau này. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng chiến thuật thực thi một cách tổng thể và đồng bộ để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho hoạt động truyền thông.

Dự phòng rủi ro 

Ngoài kế hoạch truyền thông chính, doanh nghiệp cũng cần có 1-2 phương án dự phòng rủi ro. Vì không ai có thể chắc chắn rằng mọi hoạt động truyền thông sẽ thành công ngay từ đầu. 

Dự phòng rủi ro giúp doanh nghiệp kiểm soát và ứng phó kịp thời, đảm bảo thực hiện mục tiêu. Có thể áp dụng các bước như nhận biết rủi ro, xác định ưu tiên, phân tích nguyên nhân, thiết lập biện pháp phòng ngừa, kiểm tra và đánh giá, cũng như chuẩn bị kế hoạch phản ứng khẩn cấp.

Dự trù chi phí 

Dự trù chi phí là việc ước lượng các khoản chi tiêu cần thiết cho mẫu kế hoạch truyền thông, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và đầu tư hợp lý. Các loại dự trù chi phí phổ biến bao gồm: chi phí quảng cáo, sự kiện, công cụ và phần mềm, sản xuất nội dung, quan hệ công chúng, tiếp thị trực tuyến và phát sinh dự phòng. 

Để lập dự trù chi phí, cần thực hiện các bước như: xác định công cụ truyền thông, nghiên cứu giá cả, xây dựng ngân sách tổng thể, đánh giá và điều chỉnh ngân sách và lập kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động truyền thông. 

Bảng dự trù kinh phí cần phải được thống kê rõ ràng và chi tiết, bao gồm các thông tin như tên hạng mục, số lượng, đơn giá và các thông tin khác liên quan. 

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch 

Đánh giá hiệu quả là bước cuối cùng trong xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông, đòi hỏi doanh nghiệp đề ra các tiêu chí để đánh giá và đo lường kết quả cũng như khả thi của kế hoạch. Các tiêu chí bao gồm:

• Mục tiêu và kết quả.
• Nhận thức và hiểu biết.
• Phản hồi từ khách hàng.
• Phạm vi và tiếp cận.
• Phân phối thông điệp.
• Sự đột phá và sáng tạo. 

Đánh giá không chỉ diễn ra khi kết thúc chương trình mà còn xuyên suốt từ quá trình trước, trong và sau triển khai. Điều này giúp quản lý và điều chỉnh các hoạt động một cách linh hoạt và mang lại kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai.

Các mẫu kế hoạch truyền thông 

Nói đến kế hoạch truyền thông, có rất nhiều mẫu theo từng lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là 7 mẫu kế hoạch truyền thông phổ biến nhất bạn có thể tham khảo:

Lưu ý để điều phối và quản lý kế hoạch truyền thông hiệu quả

Trong triển khai kế hoạch, nhiều doanh nghiệp thường mất kiểm soát và không nắm bắt được tiến độ công việc, ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông. Do đó, trong quản lý kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp cần: 

• Hiểu rõ mục tiêu và đảm bảo sự thống nhất của các thành viên. 
• Theo dõi và báo cáo tiến độ công việc đến người quản lý. 
• Phân bổ nguồn lực hợp lý và tránh chồng chéo công việc. 
• Xây dựng hệ thống deadline và đánh giá công bằng cho mỗi công việc.

Việc tạo ra kế hoạch truyền thông là điều không hề đơn giản đúng không nào? Bizfly hy vọng với gợi ý 7 mẫu kế hoạch truyền thông ở bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vấn đề và áp dụng một cách nhanh chóng giúp mang lại hiệu quả cao trong việc điều phối, quản lý các kế hoạch.