Phần mềm chuyển đổi số là gì? TOP 5 phần mềm chuyển đổi số cho doanh nghiệp 2025
Trong thời đại số hóa, việc ứng dụng công nghệ không chỉ là một lựa chọn mà đã trở thành điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Chuyển đổi số đang tạo ra những thay đổi mạnh mẽ trong cách các tổ chức vận hành, tương tác với khách hàng, và quản lý dữ liệu. Nhưng để thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp không chỉ cần chiến lược đúng đắn mà còn cần những công cụ phù hợp – chính là các phần mềm chuyển đổi số.
Vậy phần mềm chuyển đổi số là gì và chúng có thể mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Phần mềm chuyển đổi số là gì?
Đây là yếu tố cốt lõi trong chiến lược chuyển đổi số của bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm chuyển đổi số
Loại bỏ các tác vụ thủ công, tiết kiệm thời gian
Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của phần mềm chuyển đổi số là khả năng tự động hóa các quy trình làm việc vốn tiêu tốn nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Các công việc như nhập liệu, tạo báo cáo, quản lý đơn hàng, hoặc gửi email hàng loạt giờ đây có thể được thực hiện tự động với độ chính xác cao.
Ví dụ như, phần mềm CRM có thể tự động ghi nhận thông tin khách hàng từ biểu mẫu trên website vào hệ thống. Các phần mềm Email tự động gửi email chăm sóc khách hàng sau khi họ mua hàng mà không cần nhân viên thực hiện từng thao tác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động chiến lược hơn, đồng thời tăng năng suất làm việc của nhân viên.
Dữ liệu được quản lý và phân tích giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác
Phần mềm chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn mà còn phân tích và trình bày chúng dưới dạng các báo cáo trực quan. Điều này cung cấp cho lãnh đạo một cái nhìn tổng thể và chi tiết hơn về hiệu suất kinh doanh, hành vi khách hàng, và các xu hướng thị trường. Qua đó doanh nghiệp có thể:
- Phát hiện sớm các vấn đề trong hoạt động kinh doanh để đưa ra giải pháp kịp thời.
- Xây dựng chiến lược tiếp thị, bán hàng dựa trên dữ liệu hành vi và nhu cầu của khách hàng.
- Dự đoán xu hướng thị trường và nhu cầu để chuẩn bị sản phẩm/dịch vụ phù hợp.
Cải thiện quy trình, giảm chi phí, và tăng trải nghiệm khách hàng
Chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh lớn nhờ việc tối ưu hóa mọi khía cạnh từ vận hành đến tương tác với khách hàng.
- Cải thiện quy trình: Giảm sự chồng chéo và thiếu hiệu quả trong các quy trình nội bộ, các bộ phận trong doanh nghiệp được kết nối liền mạch, chia sẻ thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Giảm chi phí doanh nghiệp: Tiết kiệm chi phí vận hành bằng cách thay thế các quy trình thủ công hoặc hệ thống lỗi thời, tối ưu hóa nguồn nhân lực, tập trung vào các nhiệm vụ giá trị cao.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Các phần mềm CRM, ChatbotAI giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp và cá nhân hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ 24/7, đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao của người tiêu dùng.
Tiêu chí khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm chuyển đổi số
Lựa chọn phần mềm chuyển đổi số phù hợp là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện thành công quá trình số hóa. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn:
1. Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại
Phần mềm chuyển đổi số cần hoạt động hiệu quả trong hệ sinh thái công nghệ hiện có của doanh nghiệp.
- Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như CRM, ERP, phần mềm kế toán hoặc các ứng dụng làm việc nhóm.
- Đảm bảo không có dữ liệu nào bị mất hoặc xung đột trong quá trình chuyển đổi.
- Phần mềm có khả năng tích hợp tốt sẽ rút ngắn thời gian cài đặt và đào tạo nhân viên.
2. Độ bảo mật cao
Bảo mật là yếu tố sống còn khi chuyển đổi số, bởi doanh nghiệp phải quản lý lượng lớn dữ liệu nhạy cảm, từ thông tin khách hàng đến báo cáo tài chính. Phần mềm cần:
- Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như GDPR, ISO 27001.
- Tích hợp tính năng bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, xác thực hai lớp (2FA), và quyền truy cập theo vai trò.
- Hỗ trợ sao lưu và phục hồi dữ liệu, đảm bảo doanh nghiệp không bị gián đoạn nếu gặp sự cố.
3. Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ tốt
Không phải tất cả nhân viên đều có nền tảng công nghệ mạnh, vì vậy phần mềm cần:
- Giao diện thân thiện, dễ hiểu và dễ thao tác ngay cả với người không chuyên về công nghệ.
- Hỗ trợ ngôn ngữ địa phương, điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp có đội ngũ ở nhiều quốc gia khác nhau.
- Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, bao gồm tài liệu hướng dẫn, các khóa đào tạo, hoặc dịch vụ hỗ trợ 24/7 để giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
4. Tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu riêng, do đó phần mềm cần có khả năng:
- Tùy chỉnh tính năng để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
- Mở rộng tính năng khi doanh nghiệp phát triển hoặc thay đổi mô hình kinh doanh.
- Tích hợp công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa, hoặc phân tích dữ liệu nâng cao.
5. Chi phí hợp lý và khả năng mở rộng trong tương lai
Chi phí là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm, nhưng không nên chỉ nhìn vào giá ban đầu mà còn cần xem xét:
- Chi phí dài hạn, bao gồm chi phí bảo trì, cập nhật và hỗ trợ kỹ thuật.
- Phần mềm phải giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành hoặc tăng doanh thu.
- Phần mềm cần đáp ứng được nhu cầu tăng trưởng trong tương lai, như mở rộng số lượng người dùng hoặc tích hợp thêm các tính năng mới.
TOP 5 phần mềm chuyển đổi số cho doanh nghiệp năm 2025
1. Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế để tích hợp và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh như tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng, sản xuất, và dịch vụ khách hàng. Hệ thống này giúp tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc trên cùng một nền tảng dữ liệu duy nhất.
Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Tích hợp toàn diện, đảm bảo mọi phòng ban có thông tin đồng nhất và liền mạch.
- Cải thiện hiệu quả, giảm thiểu các tác vụ thủ công và lỗi dữ liệu.
- Tăng khả năng ra quyết định, cung cấp báo cáo thời gian thực về hoạt động kinh doanh.
Ứng dụng thực tế: Doanh nghiệp sản xuất sử dụng ERP để quản lý nguyên liệu, kiểm soát hàng tồn kho và tối ưu hóa lịch trình sản xuất, giúp giảm chi phí và đáp ứng nhu cầu thị trường kịp thời.
Một số phần mềm ERP nổi bật: SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365.
2. Phần mềm CRM (Customer Relationship Management
CRM là công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng, tập trung vào việc lưu trữ thông tin, theo dõi các điểm chạm giữa khách hàng và doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ tối ưu hóa các chiến dịch tiếp thị, bán hàng và dịch vụ sau bán.
Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, lưu trữ lịch sử tương tác và đề xuất sản phẩm/dịch vụ phù hợp.
- Tăng hiệu quả bán hàng, tự động hóa tác vụ lặp đi lặp lại và phân tích dữ liệu khách hàng.
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, giải quyết yêu cầu của khách hàng nhanh chóng.
Ứng dụng thực tế: Doanh nghiệp thương mại điện tử sử dụng CRM để tự động gửi email nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Một số phần mềm CRM nổi bật: Salesforce, HubSpot CRM, BizCRM.
3. Phần mềm BPM (Business Process Management)
BPM là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, cho phép doanh nghiệp thiết kế, mô phỏng, tự động hóa, và giám sát các quy trình nội bộ. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và đảm bảo quy trình vận hành trơn tru.
Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Tự động hóa quy trình thủ công, giảm thời gian và chi phí xử lý.
- Tăng tính minh bạch, dễ dàng theo dõi trạng thái của từng quy trình.
- Đảm bảo tuân thủ, giúp doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định trong ngành.
Ứng dụng thực tế: Công ty tài chính sử dụng BPM để tự động hóa quy trình phê duyệt khoản vay, từ khi khách hàng nộp hồ sơ đến khi giải ngân, giảm thời gian xử lý từ vài tuần xuống vài giờ.
Một số phần mềm BPM nổi bật: Appian, IBM Process Mining, Kissflow…
4. Phần mềm RPA (Robotic Process Automation)
RPA là giải pháp tự động hóa sử dụng robot phần mềm để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, như nhập liệu, kiểm tra báo cáo, hoặc chuyển dữ liệu giữa các hệ thống.
Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Giảm chi phí vận hành: Robot phần mềm thực hiện công việc nhanh chóng và chính xác hơn con người.
- Tăng độ chính xác, loại bỏ sai sót trong các tác vụ lặp đi lặp lại.
- Dễ dàng triển khai vì RPA không yêu cầu thay đổi lớn về cơ sở hạ tầng công nghệ.
Ứng dụng thực tế: Một công ty logistics sử dụng RPA để tự động hóa việc nhập dữ liệu từ hóa đơn vào hệ thống, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Một số phần mềm RPA: UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism.
5. Phần mềm AI/ML (Artificial Intelligence/Machine Learning)
AI/ML là các công nghệ trí tuệ nhân tạo và học máy, cho phép phần mềm phân tích dữ liệu lớn, dự đoán xu hướng, và tự động hóa các quyết định phức tạp. Chúng hỗ trợ tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng.
Lợi ích đối với doanh nghiệp
- Phân tích dữ liệu nâng cao: Xử lý khối lượng lớn dữ liệu để tìm ra xu hướng và cơ hội kinh doanh.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng bằng cách tự động gợi ý sản phẩm, hỗ trợ qua chatbot AI.
- Dự đoán chính xác, giúp doanh nghiệp chuẩn bị kế hoạch kinh doanh phù hợp với xu hướng thị trường.
Ứng dụng thực tế: Một nhà bán lẻ sử dụng AI để phân tích hành vi khách hàng, sau đó tự động đề xuất các sản phẩm phù hợp, giúp tăng doanh số và cải thiện lòng trung thành của khách hàng.
Một số phần mềm AI/ML hiện nay: TensorFlow, IBM Watson, Amazon SageMaker.
Bộ giải pháp Bizfly Martech - Hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện Marketing & Bán hàng
Bizfly Martech là bộ giải pháp chuyển đổi số Marketing - Bán hàng được phát triển và vận hành bởi VCCorp. Với công nghệ tiên tiến, Bizfly Martech giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh chóng, cá nhân hóa trải nghiệm, và đo lường hiệu quả chiến dịch một cách chính xác.
Các phần mềm nằm trong bộ giải pháp Bizfly Martech bao gồm:
Phần mềm quản lý và khai thác dữ liệu khách hàng BizCRM
- Giải pháp quản lý mối quan hệ khách hàng, giúp lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác và tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, qua đó giúp:
- Phân khúc khách hàng tự động dựa trên dữ liệu.
- Tối ưu hóa pipeline bán hàng, tăng tỷ lệ chốt đơn.
- Hỗ trợ phân tích hành vi khách hàng để cá nhân hóa dịch vụ.
Phần mềm gửi email marketing tự động, hàng loạt BizMail
- Phần mềm giúp doanh nghiệp gửi các chiến dịch email cá nhân hóa dựa trên hành vi và nhu cầu khách hàng.
- Ứng dụng AI trong soạn thảo nội dung email, sử dụng tone theo đúng đối tượng.
- Phần mềm ứng dụng Email AMP giúp gửi email tương tác, tăng chuyển đổi.
- Thiết lập các điều kiện về mở/click email để set luồng automation phù hợp.
Phần mềm BizChatAI
- Phần mềm Chatbot được ứng dụng AI, hỗ trợ tự động trả lời các câu hỏi của khách hàng và thu thập dữ liệu quan trọng.
- Hỗ trợ khách hàng 24/7 mà không cần nhân sự trực tiếp.
- Gợi ý sản phẩm/dịch vụ dựa trên nhu cầu khách hàng.
- Tích hợp đa kênh (Zalo, Facebook, website) để tăng khả năng tiếp cận.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng bộ giải pháp Bizfly Martech
- Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu công việc thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Cá nhân hóa ở mọi điểm chạm, từ quảng cáo, email đến tương tác trực tiếp qua chatbot.
- Đo lường hiệu quả toàn diện: Theo dõi hiệu suất của từng kênh và chiến dịch, từ đó tối ưu chi phí và tăng ROI.
- Tích hợp và đồng bộ dữ liệu: Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu giữa các giải pháp, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hành trình khách hàng.
Bảo Tín Mạnh Hải, Golden Gate, Nhà sách Tiến Thọ, Dược phẩm Sohaco… cùng 5600+ doanh nghiệp đã tin tưởng và chọn Bizfly Martech để chuyển đổi số. Còn bạn thì sao? Liên hệ ngay để được chúng tôi tư vấn chi tiết hơn.
Kết luận
Chuyển đổi số là một hành trình dài hơi, đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực không ngừng. Việc lựa chọn phần mềm chỉ là bước khởi đầu. Để thành công, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược chuyển đổi số toàn diện, bao gồm cả việc thay đổi văn hóa tổ chức và nâng cao năng lực số cho nhân viên.
Bài viết nổi bật
Identity Data là gì? Vai trò, ứng dụng và xu hướng tìm kiếm dữ liệu định danh
Bài viết cùng tác giả
Xem tất cả