Nỗi đau khi chuyển đổi số: Đầu tiên là tiền đâu?

Chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng tất yếu trong môi trường kinh doanh hiện đại. Không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới, đây còn là quá trình tái cấu trúc toàn diện, thay đổi cách thức vận hành và tương tác với khách hàng để đáp ứng những yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường.

Tuy nhiên, đối với nhiều chủ doanh nghiệp và các lãnh đạo cấp cao (C-level), chuyển đổi số không phải là câu chuyện dễ dàng. Một trong những câu hỏi được đặt ra đầu tiên là: "Làm sao để xoay xở chi phí? Đầu tư vào chuyển đổi số có thực sự xứng đáng không, hay đây là một canh bạc đầy rủi ro?"

Anh Phạm Văn Quân - Phó Giám đốc tại UB Group có chia sẻ tại sự kiện của Bizfly, VCCorp và SCE rằng: Nhiều doanh nghiệp cảm thấy áp lực bởi các khoản đầu tư ban đầu thường rất lớn, trong khi kết quả lại không thể đo lường ngay lập tức. Điều này dẫn đến sự do dự, trì hoãn hoặc thậm chí từ bỏ cơ hội chuyển đổi. Nhưng nếu không đầu tư vào chuyển đổi số, doanh nghiệp có nguy cơ bị tụt hậu, mất đi lợi thế cạnh tranh, và đặc biệt là mất khách hàng vào tay những đối thủ đã nhanh chóng chuyển mình.

Câu hỏi quan trọng mà bài viết này sẽ giải đáp là: "Đầu tiên là tiền đâu?" Và làm thế nào để các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, đảm bảo rằng khoản đầu tư này không chỉ là gánh nặng mà còn mang lại giá trị thực sự?

Thực trạng về chi phí khi chuyển đổi số tại các doanh nghiệp hiện nay như thế nào?

1. Các chi phí điển hình trong chuyển đổi số

Khi bước vào hành trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại chi phí, từ chi phí công nghệ đến chi phí con người:

• Đầu tư công nghệ: Các chi phí mua phần mềm chuyên dụng như CRM, ERP, hoặc hệ thống quản lý dữ liệu, cập nhật hoặc thay thế phần cứng: máy chủ, thiết bị mạng, và các công cụ làm việc trực tuyến……
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên cần thời gian và tài nguyên để học cách sử dụng công nghệ mới cùng chi phí tổ chức các buổi tập huấn hoặc thuê chuyên gia tư vấn.
• Tích hợp quy trình và xử lý sự gián đoạn: Việc thay đổi công cụ và quy trình có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh ban đầu, chi phí phát sinh từ việc chỉnh sửa hoặc tái thiết kế các quy trình cũ để phù hợp với công nghệ mới.

2. Áp lực tài chính cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với các áp lực về tài chính như:

• ROI (Return on Investment) – Lợi tức đầu tư: Nhiều doanh nghiệp lo ngại rằng việc đầu tư lớn có thể không mang lại lợi nhuận nhanh chóng. Họ tự hỏi liệu lợi ích từ chuyển đổi số có đủ để bù đắp chi phí ban đầu.
• Rủi ro dự án thất bại: Các dự án chuyển đổi số thường đòi hỏi sự đồng bộ giữa con người, quy trình và công nghệ. Thiếu kế hoạch rõ ràng hoặc thiếu nguồn lực có thể khiến dự án thất bại, làm lãng phí thời gian và tiền bạc.
• Khả năng chi trả: Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc dành một khoản lớn cho công nghệ là thách thức không nhỏ, đặc biệt khi dòng tiền bị hạn chế.

Góc nhìn dài hạn về chi phí chuyển đổi số - Vì sao đây là khoản tiền đáng đầu tư?

Khi đối mặt với áp lực tài chính, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào các chi phí ban đầu mà chưa đánh giá đúng lợi ích dài hạn mà chuyển đổi số mang lại. Để đưa ra quyết định chính xác, các lãnh đạo cần nhìn nhận chi phí dưới góc độ đầu tư chiến lược thay vì gánh nặng tài chính trước mắt.

Trong kinh doanh, chi phí cơ hội là thứ khó đo lường nhưng lại cực kỳ quan trọng. Không đầu tư vào chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có nguy cơ:

• Mất khách hàng vào tay đối thủ: Doanh nghiệp không số hóa khó đáp ứng kỳ vọng về trải nghiệm hiện đại, nhanh chóng, khách hàng sẽ chuyển sang các đối thủ đã đầu tư vào công nghệ, cung cấp trải nghiệm tốt hơn.
• Vận hành kém hiệu quả hơn: Các quy trình thủ công không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn tăng nguy cơ sai sót, ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung.
• Đối mặt với sự tụt hậu công nghệ: Thế giới đang thay đổi nhanh chóng, và doanh nghiệp không chuyển đổi số có thể trở nên lạc hậu, khó thích nghi với những biến động thị trường hoặc thay đổi trong hành vi tiêu dùng.

Chuyển đổi số, mặc dù đòi hỏi chi phí ban đầu đáng kể, mang lại lợi ích lâu dài vượt xa những khoản đầu tư này. Các doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số đều ghi nhận các cải thiện đáng kể như sau:

• Tăng trưởng doanh thu nhờ cải thiện trải nghiệm khách hàng: Việc áp dụng công nghệ như AI, phân tích dữ liệu, hoặc CRM giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đúng lúc và đúng nhu cầu, tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Tự động hóa các quy trình như quản lý kho, chăm sóc khách hàng, và kế toán giúp giảm thời gian và nhân lực, từ đó tối ưu chi phí. Theo nghiên cứu, doanh nghiệp áp dụng tự động hóa có thể giảm đến 20-30% chi phí vận hành hàng năm.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Chuyển đổi số không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn là thay đổi trong cách tư duy và làm việc. Một đội ngũ làm việc trên nền tảng số sẽ có khả năng hợp tác và sáng tạo tốt hơn.

Bây giờ, bạn hãy thử so sánh giữa đầu tư chuyển đổi số và trì hoãn chuyển đổi số nhé!

Khi thực hiện chuyển đổi số, lãnh đạo cần hiểu rằng:

Chuyển đổi số không phải là chi phí, mà là khoản đầu tư cho tương lai. Việc không đầu tư vào chuyển đổi số không phải là "tiết kiệm" mà là "mất mát" trong dài hạn.

Một số giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí khi chuyển đổi số

Bắt đầu nhỏ nhưng hiệu quả

Chuyển đổi số không nhất thiết phải triển khai trên toàn bộ hệ thống ngay từ đầu. Việc bắt đầu với những lĩnh vực mang lại giá trị ngay lập tức không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn tăng sự tự tin cho đội ngũ quản lý và nhân viên.

• Tập trung vào CRM: Hệ thống CRM cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả, từ đó nâng cao trải nghiệm và tăng khả năng chốt đơn hàng.
• Phân tích dữ liệu khách hàng: Các công cụ phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ hành vi khách hàng, dự đoán nhu cầu và cá nhân hóa chiến lược tiếp thị.

Qua đó doanh nghiệp có thể giảm chi phí ban đầu, thấy được hiệu quả nhanh và có nguồn lực để mở rộng chuyển đổi số sang các mảng khác.

Lựa chọn đối tác đáng tin cậy

Thành công của chuyển đổi số phụ thuộc rất nhiều vào việc chọn đúng đối tác cung cấp giải pháp. Một nhà cung cấp đáng tin cậy không chỉ mang lại các công cụ chất lượng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong dài hạn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác theo các tiêu chí sau:

• Kinh nghiệm và uy tín: Chọn nhà cung cấp có danh tiếng và nhiều kinh nghiệm triển khai thành công cho các doanh nghiệp tương tự.
• Tính năng linh hoạt: Giải pháp nên có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tận tâm, nhanh chóng xử lý các sự cố phát sinh.

Có kế hoạch tài chính rõ ràng

Một kế hoạch tài chính được xây dựng bài bản là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí khi chuyển đổi số.

• Xây dựng lộ trình ngân sách từng giai đoạn: Phân chia quá trình chuyển đổi số thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn có mục tiêu cụ thể và ngân sách riêng. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp không phải chi tiêu lớn ngay từ đầu mà vẫn duy trì được dòng tiền ổn định.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Định kỳ đánh giá chi phí và kết quả của từng giai đoạn để điều chỉnh chiến lược nếu cần.
• Tận dụng các chính sách hỗ trợ, ưu đãi công nghệ: Tìm kiếm các chương trình hỗ trợ từ chính phủ hoặc tổ chức công nghệ. Ví dụ: Chính sách ưu đãi thuế cho doanh nghiệp đổi mới sáng tạo hoặc các gói vay ưu đãi cho chuyển đổi số.

Lời khuyên từ chuyên gia: Chi phí không phải là rào cản nếu có chiến lược đúng

Theo anh Phạm Văn Quân - Phó tổng giám đốc UB Group, chuyển đổi số không chỉ là về việc đầu tư vào công nghệ mà còn là việc tư duy chiến lược và tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có, cụ thể:

• Xác định đúng mục tiêu và ưu tiên: Đừng cố gắng làm tất cả cùng một lúc. Hãy bắt đầu từ những lĩnh vực mang lại giá trị cao nhất.
• Chọn giải pháp phù hợp quy mô: Không phải công nghệ đắt tiền nhất mới tốt nhất. Giải pháp vừa vặn với nhu cầu mới là lựa chọn thông minh.
• Tận dụng nguồn lực: Từ các chính sách hỗ trợ, công nghệ SaaS đến đội ngũ nhân viên nội bộ, mọi nguồn lực đều có thể được khai thác để giảm chi phí.

Với chiến lược đúng, chi phí không còn là trở ngại lớn. Điều quan trọng là cách doanh nghiệp biến hạn chế tài chính thành động lực để sáng tạo, tối ưu hóa và tạo giá trị thực sự.

Chuyển đổi số Marketing và Bán hàng với bộ giải pháp Bizfly Martech

Bizfly Martech là bộ giải pháp chuyển đổi số Marketing - Bán hàng được vận hành bởi VCCorp. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này một cách hiệu quả, thông qua sự kết hợp thông minh giữa quản lý khách hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng tự động.

Quản lý khách hàng đa kênh hiệu quả với BizCRM

• Tích hợp dữ liệu từ nhiều kênh khác nhau như email, mạng xã hội, và trang web vào một nền tảng duy nhất.
• Tự động phân chia khách hàng theo nhu cầu, khu vực, và hành vi để tối ưu hóa chiến lược bán hàng.
• Giúp doanh nghiệp hiểu rõ các điểm tiếp xúc, từ giai đoạn tìm kiếm đến chốt đơn, để đưa ra chiến lược phù hợp.

Tăng tỷ lệ chuyển đổi với BizMail

• Tạo các chiến dịch email marketing tự động dựa trên hành vi khách hàng như đăng ký, mua sắm, hoặc bỏ giỏ hàng.
• Gửi email với nội dung và đề xuất phù hợp từng đối tượng, giúp tăng tương tác và tỷ lệ mở email.
• Phân tích dữ liệu chi tiết như tỷ lệ mở, nhấp chuột và chuyển đổi để cải thiện các chiến lược tiếp theo.

Chăm sóc khách hàng 24/7 với BizChatAI

• BizChatAI có khả năng trả lời các câu hỏi thông thường và hướng dẫn khách hàng mua sắm một cách nhanh chóng.
• Hỗ trợ đồng thời trên nhiều nền tảng như Zalo, Messenger, và website, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ tương tác nào từ khách hàng.
• Giảm gánh nặng chăm sóc khách hàng thủ công, cho phép đội ngũ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Bảo tín Mạnh Hải, Dược phẩm Sohaco, Đại học Đại Nam, Tập đoàn Doji cùng 5600+ khách hàng tại Việt Nam đã tin dùng Bizfly. Hãy liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn nhé!

Tư vấn ngay

Kết luận

Chuyển đổi số không nhất thiết phải là cuộc chơi dành riêng cho những “ông lớn.” Với cách tiếp cận hợp lý, ngay cả những doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng có thể tạo ra bước đột phá, biến khó khăn về chi phí thành động lực để đổi mới và phát triển bền vững.