PR là gì? 7 bước xây dựng kế hoạch PR cho doanh nghiệp

PR là một phần quan trọng trong hoạt động truyền thông của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người vẫn chưa hiểu PR là gì và vai trò của PR trong chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp. Do đó, bài viết dưới đây của Bizfly sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này. Đồng thời bật mí 7 bước để xây dựng kế hoạch PR sao cho hiệu quả nhất.

PR là gì?

PR được viết tắt của Public Relations, tạm dịch là quan hệ công chúng chỉ những hoạt động sử dụng các phương truyền thông đưa thông tin về doanh nghiệp với mục đích xây dựng thương hiệu với ý nghĩa tích cực trong suy nghĩ và nhận thức của công chúng.

Có nhiều hình thức PR khác nhau như: Tổ chức sự kiện, tài trợ, vận động hành lang, họp báo, thông cáo báo chí,... Nếu quảng cáo là để đánh bóng sản phẩm thì PR đánh bóng cho hình ảnh của doanh nghiệp.

Vai trò của PR trong doanh nghiệp

Vai trò của PR trong doanh nghiệp rất quan trọng, góp phần mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh:

• Xây dựng và bảo vệ thương hiệu: Các hoạt động PR giúp xây dựng và duy trì hình ảnh, danh tiếng và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Điều này góp phần tạo nên thương hiệu mạnh mẽ, nâng cao giá trị và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Quảng bá sản phẩm và dịch vụ với công chúng: PR là một công cụ hữu hiệu để quảng bá sản phẩm và dịch vụ mới, thu hút sự chú ý của khách hàng và công chúng. Các chiến dịch PR được thiết kế để tạo ra sự hiểu biết và quan tâm về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp: Các hoạt động PR giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tượng công chúng khác nhau như khách hàng, nhà đầu tư, cộng đồng địa phương và truyền thông. Điều này có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh và cơ hội kinh doanh mới cho doanh nghiệp.
• Quản lý khủng hoảng: Các chuyên gia PR có thể giúp doanh nghiệp đưa ra phản ứng phù hợp, giảm thiểu tác động tiêu cực và bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp.
• Truyền tải thông điệp và truyền thông: PR còn giúp truyền tải những thông điệp của doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng. Điều này góp phần làm tăng hiệu quả chiến dịch tiếp thị và truyền thông của doanh nghiệp.

Các loại hình PR

Hoạt động PR là gì? Thông thường hoạt động PR của doanh nghiệp có thể được chia thành nhiều loại hình khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng công chúng mục tiêu và mục đích cụ thể.

Quan hệ truyền thông

Quan hệ truyền thông là một phần quan trọng trong hoạt động PR, bao gồm việc tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, radio và truyền thông trực tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận hiệu quả với đối tượng công chúng mục tiêu thông qua các kênh truyền thông khác nhau.

Quan hệ khách hàng

Quan hệ khách hàng tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại và tiềm năng. Quan hệ khách hàng có thể được thực hiện thông qua các hoạt động như truyền thông sản phẩm, chương trình khách hàng thân thiết, sự kiện khách hàng, dịch vụ hỗ trợ khách hàng và giải quyết khiếu nại.

Quan hệ nội bộ

Mối quan hệ này tập trung vào việc xây dựng và duy trì sự gắn bó tốt đẹp giữa nội bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thực hiện được mục tiêu này thông qua các hoạt động như truyền thông nội bộ, đào tạo nhân lực, tổ chức sự kiện, teambuilding, xây dựng môi trường làm việc tích cực,...

Quan hệ cộng đồng

Xây dựng quan hệ cộng đồng là một trong những phần quan trọng trong chiến lược PR. Hoạt động này có thể được thực hiện bằng cách tổ chức các sự kiện cộng đồng, hoạt động từ thiện, các chương trình xã hội. Mục tiêu cuối cùng của các hoạt động này là cần tạo dựng một hình ảnh doanh nghiệp gần gũi, thân thiện trong cộng đồng khách hàng. 

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động giúp doanh nghiệp tiếp cận và tương tác trực tiếp với đối tượng công chúng mục tiêu. Cách thức thực hiện PR thông qua sự kiện có thể bao gồm: hội thảo, buổi triển lãm, gala dinner, lễ kỷ niệm, hay các chương trình khuyến mãi. 

Quản lý khủng hoảng

Quản lý khủng hoảng là một khía cạnh quan trọng của hoạt động PR, giúp doanh nghiệp đối phó với các tình huống khẩn cấp và xử lý khủng hoảng một cách hiệu quả. Các chuyên gia PR có vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch, thực hiện và đánh giá các biện pháp khắc phục khủng hoảng.

Các bước xây dựng kế hoạch PR hiệu quả

Để thực hiện các hoạt động PR một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, đối tượng mục tiêu và phương pháp thích hợp. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng một kế hoạch PR hiệu quả:

Xác định mục tiêu quan hệ

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu quan hệ mà họ muốn đạt được thông qua hoạt động PR. Mục tiêu có thể là xây dựng hình ảnh thương hiệu, quảng bá sản phẩm, tăng cường quan hệ khách hàng, hay quản lý khủng hoảng.

Xác định đối tượng mục tiêu

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng mục tiêu mà họ muốn tiếp cận và tương tác. Đối tượng mục tiêu có thể bao gồm khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, cộng đồng địa phương và truyền thông.

Tạo chiến lược cho mỗi mục tiêu

Dựa trên mục tiêu và đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp cần phát triển chiến lược cụ thể cho từng mục tiêu quan hệ. Chiến lược này cần xác định rõ thông điệp, kênh truyền thông và hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu.

Tạo chiến thuật cho chiến lược mục tiêu

Sau khi có chiến lược, doanh nghiệp cần phát triển các chiến thuật cụ thể để thực hiện chiến lược mục tiêu. Chiến thuật có thể bao gồm việc tạo nội dung PR, tổ chức sự kiện, quản lý truyền thông và quản lý khủng hoảng.

Thiết lập tài chính

Xác định ngân sách và các nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch PR. Bạn cần đảm bảo rằng ngân sách được phân bổ hợp lý và hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn.

Kế hoạch triển khai

Sau khi đã thiết lập xong ngân sách dự kiến, doanh nghiệp cần thực hiện kế hoạch PR theo đúng chiến lược đã đề ra. Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các hoạt động trong chiến lược phải được thực hiện một cách nhất quán, liên tục và chuyên nghiệp. Cụ thể:

• Kế hoạch triển khai cần bám sát mục tiêu đã đề ra.
• Kế hoạch phải nhắm vào đúng đối tượng mục tiêu.
• Kế hoạch phải truyền tải được đúng thông điệp của doanh nghiệp.
• Kế hoạch cần đảm bảo đạt được kết quả cuối cùng.

Đánh giá

Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả của kế hoạch PR để đo lường hiệu quả và điều chỉnh chiến lược trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện và phát triển hoạt động PR theo hướng tích cực. Doanh nghiệp có thể thu được các đánh giá bằng:

• Khảo sát độ hài lòng của khách hàng sau khi kết thúc sự kiện.
• So sánh kết quả thực với mục tiêu đã đề ra.

Các công cụ PR bạn cần biết

Để thực hiện các hoạt động PR một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ và phương tiện truyền thông phù hợp. Dưới đây là một số công cụ PR quan trọng mà bạn cần biết:

• Tin tức: Công cụ này sử dụng tin tức, các bài báo, phóng sự, phỏng vấn để thông báo về các sự kiện, sản phẩm mới, hoạt động của doanh nghiệp.
• Bài phát biểu: Tạo ra những buổi hội thảo, tọa đàm, phát biểu trước công chúng để truyền đạt thông điệp chính thức của doanh nghiệp đến các đối tượng mục tiêu.
• Sự kiện đặc biệt: Tổ chức các sự kiện đặc biệt như hội thảo, triển lãm, gala dinner để tương tác với đối tượng mục tiêu.
• Tài liệu bằng văn bản: Tạo ra các tài liệu bằng văn bản như bản tin, bài viết, bài phỏng vấn để phổ biến thông điệp của doanh nghiệp.
• Tài liệu nghe nhìn: Sử dụng tài liệu nghe nhìn như video, podcast, hình ảnh để truyền tải thông điệp một cách sinh động và hấp dẫn.
• Tài liệu nhận dạng doanh nghiệp: Tạo ra tài liệu nhận dạng doanh nghiệp như logo, slogan, màu sắc để tạo dựng hình ảnh thương hiệu.
• Hoạt động dịch vụ công cộng: Tham gia vào các hoạt động dịch vụ công cộng như từ thiện, bảo vệ môi trường để tạo dựng uy tín và lòng tin từ công chúng.
• Website: Xây dựng và quản lý website để cập nhật thông tin, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp một cách linh hoạt và hiệu quả.

Q&A: PR

• Kỹ năng cần có của những người làm PR

Những người làm PR cần có những kỹ năng nhất định như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết lách, kỹ năng tổ chức sự kiện, kỹ năng quản lý khủng hoảng, kỹ năng xử lý tình huống và kỹ năng làm việc nhóm.

• PR có phải quảng cáo không?

PR là một hoạt động tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và tạo dựng hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp. Hoạt động PR có thể trả phí hoặc không mất phí tùy vào từng hình thức khác nhau. Trong đó, quảng cáo là một hình thức truyền thông mà doanh nghiệp bắt buộc phải trả phí cho các bên truyền thông.

Qua bài viết trên, Bizfly đã giúp bạn giải đáp thắc mắc PR là gì? và các bước để triển khai một chiến dịch PR hiệu quả. Hy vọng, bằng việc áp dụng các công cụ PR phù hợp. Bạn có thể xây dựng cho mình một chiến dịch PR hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được những kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh của mình