9 bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả, tối ưu cho doanh nghiệp

Lập kế hoạch truyền thông là công việc quan trọng giúp nâng tầm và gia tăng khả năng phủ sóng thương hiệu của một tổ chức. Để giúp mọi người dễ dàng triển khai các chiến lược truyền thông dễ dàng, các chuyên gia của Bizfly sẽ chia sẻ 8 bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả theo nội dung bài viết dưới đây.

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông hiểu đơn giản là việc tạo ra một bản kế hoạch bao gồm các thông tin như mục tiêu triển khai, đối tượng hướng đến, phương thức truyền thông hay các phương án triển khai...trong từng giai đoạn cụ thể của chiến dịch truyền thông. Mục tiêu lớn nhất của kế hoạch là hướng dẫn thực hiện các mục tiêu mà chiến dịch đã vạch ra kế hoạch với truyền thông.

Chính vì vậy, khi lập kế hoạch truyền thông, bạn cần phải đảm bảo các yếu tố khả thi và các kế hoạch dự phòng khác để đảm bảo doanh nghiệp có khả năng ứng phó với biến đổi của thị trường.

Kế hoạch truyền thông bản kế hoạch công việc trong từng giai đoạn của chiến dịch truyền thông

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông

Việc lập kế hoạch truyền thông sẽ mang đến một số các giá trị đối với doanh nghiệp như sau:

• Hình thành và duy trì được tư duy tổ chức trong các chiến lược truyền thông của mình.
• Trong một bản kế hoạch truyền thông sẽ liên quan đến rất nhiều bộ phận vì vậy mọi người sẽ biết được công việc mà đồng nghiệp đang triển khai là như thế nào.
• Dễ dàng thiết lập và theo dõi ngân sách cho các chiến dịch truyền thông, quảng cáo.
• Từ những nghiên cứu và phân tích, doanh nghiệp có thể nắm rõ được tất cả các thông tin về khách hàng mà mình hướng đến từ đó việc nhắm khách hàng mục tiêu cũng như phân khúc đối tượng khách hàng trở nên hiệu quả hơn.
• Thông qua kế hoạch truyền thông, mọi người sẽ có cơ sở để đánh giá mức độ hiệu quả của các chiến dịch trong tương lai.

Các yếu tố quan trọng của một kế hoạch truyền thông

Một kế hoạch truyền thông cơ bản sẽ cần 4 yếu tố quan trọng như sau:

• Phân tích và nghiên cứu: Thông qua hoạt động nghiên cứu và phân tích, chúng ta sẽ biết được đối tượng mà mình hướng đến là ai, phân khúc thị trường, bài học từ những chiến lược đã triển khai trước đó cũng như các đối thủ cạnh tranh trực tiếp của mình là gì.
• Mục tiêu và chỉ số đo lường công việc: Bất kể một hoạt động nào khi lập kế hoạch sẽ cần phải có mục tiêu và các chỉ số để đo lường, đánh giá mức độ hiệu quả, thành công của chiến dịch đó.
• Chiến lược truyền thông: Không thể thiếu một bản chiến lược truyền thông khi xây dựng kế hoạch truyền thông rồi. Mọi người sẽ cần phải lên chi tiết các phương tiện truyền thông phù hợp, ngân sách, thông điệp, CTA cũng như thời gian triển khai để hoàn thành chiến lược đó.
• Đánh giá và đo lường: Đây sẽ là hoạt động khi mà hoạt động truyền thông diễn ra và sau đó mọi người sẽ đo lường và đánh giá về mức độ hoàn thành cũng như hiệu quả mà chiến dịch truyền thông mang lại.

9 bước thiết lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Để có thể hiểu được một cách hoàn chỉnh về kế hoạch truyền thông, bạn cần nắm rõ được 9 bước thiết lập kế hoạch truyền thông hiệu quả dưới đây:

Bước 1: Phân tích tổng quan theo mô hình SWOT

Phân tích tổng quan là một bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hướng đi truyền thông của doanh nghiệp. Hướng đi này được thông qua những phân tích cụ thể về các yếu tố có thể tác động đến hiệu quả mà doanh nghiệp truyền thông. Bạn có thể sử dụng các công cụ hữu ích như mô hình SWOT. Mô hình này sẽ cho bạn thấy những điểm mạnh, điểm yếu trong nội tại doanh nghiệp còn OT sẽ là bức tranh toàn cảnh bên ngoài cho thấy diễn biến của sự kiện.

Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông

Lựa chọn mục tiêu truyền thống là cách mà bạn giải quyết vấn đề nhu cầu, mong muốn của chính bạn. Vì vậy, trước khi xây dựng kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp cần đưa ra chi tiết nhất một mục tiêu cụ thể để đảm bảo rằng các công đoạn ngay sau đó sẽ luôn được vận hành để hướng tới việc hoàn thành mục tiêu. 

Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Công chúng mục tiêu chính là một danh mục không thể thiếu trong các bước xây dựng kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp. Thông qua điều này, bạn có thể đưa ra các thông điệp và giải pháp để có thể tăng hiệu quả lan toả truyền thông cũng như tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất.

Bạn cần tìm hiểu chi tiết công chúng mục tiêu mà mình hướng tới, lý giải tại sao bạn lại lựa chọn đối tượng đó để marketer có thể vẽ phác hoạ chân dung và hành vi của khách hàng một cách dễ dàng, rõ nét và chân thực.

Cần xác định công chúng mục tiêu khi lập kế hoạch truyền thông

Bước 4: Xác định thông điệp để truyền thông

Thông điệp chính là điều mà bạn cần nói đến trước khi làm truyền thông để trả lời cho thắc mắc của khách hàng là tại sao họ lại phải quan tâm hoặc mua sản phẩm được nhắc tới trong kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp? Chính bởi vậy, bạn chắc chắn phải hiểu được nhu cầu của khách hàng để đưa ra được thông điệp có tác động và khả năng thôi thúc hành động của khách hàng.

Xem thêm: Thông điệp truyền thông là gì? Cách viết thông điệp truyền thông ấn tượng

Bước 5: Thiết kế truyền thông

Để có thể thiết kế được một bộ truyền thông một cách hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần nắm rõ được 3 yếu tố then chốt bao gồm:

• Chiến lược về thông điệp truyền thông (Message strategy)
• chiến lược về hình thức sáng tạo (Creative strategy)
• Nguồn phát thông điệp (Message source).

Bước 6: Lựa chọn kênh truyền thông

Lựa chọn kênh truyền thông trong mỗi loại hình, mỗi loại kế hoạch là hoàn toàn khác nhau. Chính vì lý do đó mà bạn nên cân nhắc lựa chọn phương thức truyền thông một cách kỹ càng và phù hợp để làm truyền thông hiệu quả. Bạn có thể lựa chọn một số kênh như báo chí, truyền hình, mạng xã hội,..

Bước 7: Xác định Budget và chiến thuật truyền thông

Một trong những phần khá quan trọng và trọng tâm trong kế hoạch truyền thông chính là xác định Budget và chiến thuật truyền thông. Vì vậy mà doanh nghiệp nên thiết lập một cách chi tiết từ 2 đến 3 chiến lược đối với nhóm công chúng mục tiêu với từng nội dung chi tiết bên trong cũng như chi phí cụ thể cho từng công việc trong kế hoạch.

Xác định Budget và chiến thuật Marketing hiệu quả

Bước 8: Tạo thời gian biểu

Bất kỳ một kế hoạch nào khi xây dựng cũng sẽ cần phải có một biểu đồ thời gian cho từng hạng mục cụ thể để khi bắt đầu triển khai mọi người sẽ không gặp tình trạng loay hoay không biết mình phải làm cái gì. Điều này cũng là một phần việc quan trọng giúp mọi người tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bước 9: Đo lường hiệu suất và báo cáo

Là một bước quan trọng, doanh nghiệp cần thực hiện đo lường hiệu suất và báo cáo lại để có thể thấy được lượng công việc thực tế trong kế hoạch đã hoàn thành. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể đưa ra đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch và đưa ra biện pháp điều chỉnh và xử lý chiến lược sao cho phù hợp bởi không phải kế hoạch nào cũng có khả năng mang lại được hiệu quả theo như mong đợi của bạn.

Xem thêm: 4 chỉ số giúp đánh giá và đo lường hiệu quả truyền thông chính xác

SMCRFN - Yếu tố cần có khi lập kế hoạch truyền thông

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng nền tảng xây dựng kế hoạch truyền thông SMCRFN để công việc này thực hiện được hiệu quả. Kế hoạch dù phát triển theo các hướng bất kỳ thì cũng cần phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố dưới đây.

• Source/Sender (Nguồn): Nguồn có thể là một tổ chức hay một cá nhân bất kỳ có thể lan tỏa hay phát đi những thông điệp của doanh nghiệp đến công chúng.
• Message (Thông điệp): Thông điệp chính là phần nội dung chính chủ đạo mà doanh nghiệp cần tạo ra để có thể gửi đến các đối tượng khách hàng mục tiêu của mình.
• Channel (Kênh): Với sự góp sức của các kênh và các phương thức hỗ trợ truyền tải thông điệp mà doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận với lượng lớn người dùng.
• Receiver (Người nhận): Receiver chính là các đối tượng khách hàng và công chúng mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến.
• Feedback (Phản hồi): Những phản hồi, đánh giá của khách hàng có thể là lời nhận xét về ưu điểm hoặc khuyết điểm của sản phẩm. Thông qua feedback, doanh nghiệp sẽ rút ra được kinh nghiệm cho mình và đưa ra các giải pháp hợp lý để cải thiện và điều chỉnh kế hoạch theo hướng tốt hơn.
• Noise (Nhiễu): Độ nhiễu chính là những yếu tố phát sinh xảy ra trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này sẽ khiến thông điệp trở nên sai lệch và kế hoạch sẽ không được diễn ra theo đúng lộ trình đã xây dựng trước.

SMCRFN là Yếu tố cần có khi lập kế hoạch truyền thông

Thiết lập kế hoạch truyền thông thực sự là một công việc không hề đơn giản. Với bài viết mà Bizfly chia sẻ, bạn đã hiểu được tầm quan trọng của bản kế hoạch chiến lược này cũng như những lưu ý về các hạng mục bắt buộc phải có để thực hiện kế hoạch truyền thông theo chiều hướng đúng đắn.

Xem thêm: Cách xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp