Truyền thông là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Truyền thông trong thời đại 4.0 đóng vai trò quan trọng khi nhu cầu trao đổi thông tin không ngừng nâng cao, mang ý nghĩa lan truyền hay truyền đạt thông tin tới mọi người. 

Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu Truyền thông là gì, vai trò của nó đối với xu hướng phát triển hiện đại hóa trong tương lai trong bài viết dưới đây.

Truyền thông là gì?

Truyền thông là quá trình truyền đạt thông tin từ một nguồn đến một hay nhiều người thông qua các phương tiện truyền thông để tiếp nhận thêm kiến thức bổ ích hoặc thông tin quan trọng nào đó. Hay cũng có thể hiểu truyền thông là cách mà con người sử dụng và tạo ra những giá trị thông tin để xây dựng lợi ích xã hội. 

Truyền thông là một lĩnh vực quan trọng trong marketing và quảng cáo

Truyền thông thường được xây dừng nhằm đạt được mục đích thúc đẩy hình ảnh, thương hiệu và giá trị doanh nghiệp thông qua việc truyền tải thông tin, tin tức, ý kiến, thông điệp, quảng cáo tới nhiều người trong thời gian ngắn. 

Các yếu tố cơ bản của quá trình truyền thông

Quá trình truyền thông bao gồm các yếu tố cơ bản sau đây:

• Nguồn: Chứa dữ liệu, thông tin cho vấn đề cần được lan truyền. 
• Nội dung: Nội dung truyền thông bao gồm bài viết, câu chuyện, hình ảnh và video… mang bản sắc và ý nghĩa phát triển của sản phẩm hay doanh nghiệp. 
• Kênh truyền tải: Cách thức truyền tải nội dung tới người tiếp nhận.
• Người tiếp nhận: Là đối tượng tiêu thụ thông tin, họ là những người thực hiện tìm kiếm các thông tin đó trên các kênh khác nhau. 
• Phản hồi: Đánh giá, bình luận, ý kiến của người tiếp nhận nội  dung. 
• Nhiễu: Các yếu tố gây loãng thông tin, biến đổi thông tin sai lệch trong quá trình truyền thông

Vai trò của truyền thông trong tiếp thị

Trong chiến lược marketing nói chung và nhiệm vụ quảng bá thương hiệu nói riêng, truyền thông được ví như bệ phóng chất lượng giúp doanh nghiệp chạm tới khách hàng của mình nhanh chóng, hiệu quả. 

Với kế hoạch truyền thông bài bản, doanh nghiệp có thể tạo dựng lòng tin cho khách hàng, tăng cường nhận diện thương hiệu, quyết định sự sống còn và tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong tương lai. 

Một số vai trò nổi bật của truyền thông được kể đến như:

• Truyền thông đưa thương hiệu tới khách hàng thông qua các kênh Internet, truyền hình, truyền miệng thông qua kế hoạch nội dung hình ảnh, video, kiến thức chuyên sâu. 
• Nắm bắt xu hướng và tận dụng kênh truyền thông hiện đại cho kế hoạch tiếp thị như Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn. 
• Tạo động lực mua sắm cho khách hàng. 
• Tiếp nhận và điều chỉnh thông tin sai lệch nhanh chóng. 

Một số phương tiện truyền thông phổ biến hiện nay

Ngoài việc nắm rõ khái niệm về truyền thông  thì hiện nay phương tiện truyền thông ngày càng trở nên đa dạng để thực hiện công tác tiếp thị đến gần với khách hàng. Bao gồm:

• Website;
• Báo chí;
• Phát thanh;
• Truyền hình;…

Đứng đầu phương tiện truyền thông hiện nay thông qua internet chính là các phương tiện truyền thông xã hội cụ thể như:

• Facebook;
• Yahoo;
• Instagram;
• Twitter;…

Theo như số liệu thống kê cho thấy có hơn 40% lượng người tham gia sử dụng phương tiện này.

Xem thêm: Phương tiện truyền thông là gì? Lợi ích và các phương tiện truyền thông phổ biến 

Các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Để lập kế hoạch truyền thông hiệu quả, bạn cần thực hiện theo 9 bước cơ bản được các chuyên gia Bizfly chia sẻ sau.

Bước 1: Xác định cụ thể mục tiêu dự án

Đây là bước không thể thiếu trước khi lập kế hoạch truyền thông và bạn cần đặt ra ban đầu một mục tiêu cụ thể để sau một khoảng thời gian xác định có thể đo xem mục tiêu đó có thực hiện được hay không. Để đặt ra được mục tiêu truyền thông bắt buộc bạn phải xác định được mục tiêu dự án.

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông của các hoạt động xã hội, các dự án phải rõ ràng, cụ thể để đo lường được và mục tiêu ấy phải đặt trong một khoảng thời gian hữu hạn.

Xác định mục tiêu truyền thông

Bước 3: Xác định rõ ràng công chúng mục tiêu

Đây là bước vô cùng quan trọng trong quá trình truyền thông, nếu công chứng mục tiêu quá rộng thì cần phải chia ra thành nhiều nhóm khác nhau để lập riêng kế hoạch truyền thông cho từng nhóm. Việc để chung công chúng mục tiêu sẽ khiến kế hoạch truyền thông khó thực hiện, do mối quan tâm của từng nhóm công chứng là khác nhau. Vì thế, sau khi chia ra các nhóm công chúng mục tiêu, hãy thực hiện truyền thông đối với những nhóm dễ tác động trước.

Bước 4: Thiết kế thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông chính là những gì mà bạn muốn nói và phải nói khi thực hiện kế hoạch truyền thông. Mỗi thông điệp làm ra phải  đặt được mục đích là thúc đẩy hành động bằng việc giúp công chúng giải đáp các câu hỏi: Tại sao tôi phải tin/mua/quan tâm…

Câu thông điệp cần dễ hiểu, ngắn gọn, dễ nhớ và lưu ý thông điệp không phải là slogan. Cần phải xuất phát từ việc công chúng quan tâm tới cái gì, cần gì để nói về cái đó và đưa đến cái đó nhằm thỏa mãn nhu cầu của công chúng mục tiêu khi xác định thông điệp truyền thông.

Bước 5: Xây dựng chiến lược

Đây là cách để bạn truyền tải những thông điệp, câu chuyện đến với mọi người. Để có thể lôi cuốn người đọc bạn cần sử dụng phong cách kể chuyện hấp dẫn, thu hút. Một vài concept truyền thông bất biến như: Chuyện lạ, ma, gây tranh cãi, UFO, người nổi tiếng….

Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu thêm về Chiến lược truyền thông trong bài viết sau Chiến lược truyền thông là gì và quy trình xây dựng chiến lược hiệu quả

Bước 6: Chiến thuật hiệu quả

Chiến thuật ở đây chính là cách kéo dài, nói lại nhiều lần. Bạn cần tạo được ấn tượng bạn đầu tốt thì mới có thể thu hút được sự quan tâm chú ý của công chúng sau này.

Bước 7: Thiết kế vật phẩm và lựa chọn kênh

Bạn cần lựa chọn kênh truyền thông mà có công chúng mục tiêu ở đó. Có rất nhiều các kênh truyền thông cho bạn lựa chọn, tuy nhiên bạn chỉ cần chọn ra một kênh đại diện. Đối với việc thiết kế vật phẩm sẽ tùy thuộc vào kênh mà bạn chọn, ví dụ như các kênh ảnh có những bức ảnh, báo chí có những bài báo, mạng xã hội có thể có những clip, radio…

Thiết kế vật phẩm và lựa chọn kênh

Bước 8: Xây dựng kế hoạch truyền thông và ngân sách

Ở bước này bạn cần mô tả cụ thể vật phẩm nào sẽ được đưa ra vào thời điểm nào và mất chi phí bao nhiêu, nên áp dụng phương pháp gây tranh cãi, đá qua đá lại để tạo “nghị luận truyền thông”. Thêm vào đó bạn cần có kinh nghiệm và trải nghiệm khi dự phòng và kỹ năng để xử lý khủng hoảng.

Bước 9: Tiến hành đo lường và báo cáo

Bước cuối cùng trong kế hoạch truyền thông chính là đo lường mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt được mức độ thành công của kế hoạch, đồng thời dễ dàng nhận ra những thiếu sót. Thêm vào đó nó còn giúp doanh nghiệp thành công hơn trong thời gian tới.

Tương lai ngành truyền thông 

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngành truyền thông hứa hẹn với khả năng phát triển mới và bùng nổ trong tương lai. Đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông kỹ thuật số và truyền thông xã hội. Xu hướng truyền thông mới như podcast và TikTok cũng sẽ được tiếp tục phát triển về nội dung thông qua âm thanh và hình ảnh chất lượng cao. 

Có nhiều dự đoán cho rằng, việc truyền thông sẽ được tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, thực tế ảo, học máy, video 360 độ, livestream để cải thiện trải nghiệm người dùng, thu thập ý kiến từ khách hàng hiệu quả hơn. 

Tuy nhiên, người làm trong ngành truyền thông sẽ phải đối mặt với những khó khăn và thách thức lớn trong vấn đề cạnh tranh và các tiêu chuẩn cộng đồng khắt khe hơn. Áp lực xây dựng ý tưởng truyền thông cũng được gia tăng khi thói quen và nhu cầu của người dùng thay đổi, họ trở nên nhạy cảm hơn khi đứng trước các thông tin với cấu trúc tương tự nhau, hay yêu cầu cao hơn đối với trải nghiệm đa dạng và tốc độ. 

Để vượt qua những thách thức nêu trên, ngành truyền thông hay người làm truyền thông cần phải tập trung trau dồi kiến thức và phân tích người dùng vào việc sáng tạo nội dung thường xuyên. Bên cạnh đó, cần phải mở rộng kỹ năng và các công việc khác liên quan như: xây dựng mối quan hệ khách hàng, phân tích thị trường, phân tích xu hướng... và cập nhật những thay đổi công nghệ, các thuật toán của các nền tảng truyền thông chính. 

Một số hình thức truyền thông có tiềm năng phát triển nổi bật trong tương lai

• Truyền thông đa phương tiện (Multimedia Communication)
• Truyền thông Mạng xã hội
• Nghiên cứu truyền thông

Truyền thông chính là một bước đi quan trọng trong quá trình đưa hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến gần với thị trường người tiêu dùng. Vì thế, một kế hoạch truyền thông phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận và thúc đẩy doanh số cũng như loại bỏ những rào cản trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.