Bảo trợ truyền thông là gì? 6 cách bảo trợ truyền thông hiệu quả

Bảo trợ truyền thông  hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng và phát triển sản phẩm hay thương hiệu một cách hiệu quả. Vậy khái niệm bảo trợ truyền thông là gì và cách xây dựng ra sao để tối ưu hóa hoạt động này? Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu nội dung này trong bài viết sau.

Bảo trợ truyền thông là gì?

Bảo trợ truyền thông là việc các trang web điện tử hoặc báo chí đứng ra bảo trợ thông tin, nội dung liên quan đến giới thiệu sự kiện, chiến dịch tiếp thị cho một nhãn hàng nào đó. Cùng với sự thỏa thuận giữa hai bên về mặt nội dung hoặc hình ảnh, mà cơ quan bảo trợ truyền thông sẽ cử đơn vị xuống để cùng tham gia tác nghiệp đưa những thông tin chính xác và nhanh nhất trong sự cho phép của thương hiệu.

Bảo trợ truyền thông thường được sử dụng để tạo sự nhận thức về thương hiệu hoặc sản phẩm mới hoặc để tăng độ tin cậy và uy tín của thương hiệu đã có.

Ví dụ: Một công ty có thể bảo trợ cho một chương trình truyền hình và được quảng cáo trong suốt chương trình đó. Điều này giúp công ty đưa thương hiệu của mình đến với khán giả mà không cần phải chi tiêu nhiều tiền cho quảng cáo truyền thống.

Các cách để bảo trợ truyền thông hiệu quả?

Bảo trợ truyền thông chỉ là bước khởi đầu mang tính thành công cho thương hiệu của một doanh nghiệp. Để lên kế hoạch và xây dựng bảo trợ truyền thông một cách hiệu quả, bạn cần phải chú trọng những yếu tố khác, nổi bật trong đó là chất lượng của nội dung cũng như tần suất bài đăng.

Lập kế hoạch cho bài viết và xuất bản

Đa phần bên báo chí hay trang tin họ sẽ không giới hạn nội dung bài. Cho nên mỗi doanh nghiệp muốn PR thêm bài viết thì nên chủ động phân chia bài viết và lên thời gian một cách hợp lý cho từng thành viên. Sau đó gửi bài cho những đơn vị báo chí để họ dễ dàng cập nhập thêm cũng như đăng tải. 

Cần phải thống nhất rõ ràng về nội dung sẽ đăng tải trên từng khung giờ cụ thể và theo dõi tiến độ trên từng mốc thời gian. 

Cung cấp nội dung bài viết chất lượng và hiệu quả 

Đối với những bài viết đã có kế hoạch chuẩn bị từ trước thì chất lượng cũng như tần suất chương trình thì khỏi bàn cãi. Nhưng nhiêu đó là chưa đủ với những khách hàng khó tính, điều đó nhằm đặt ra bài viết phải đầy đủ nhanh chóng và hữu ích tới người xem. 

Đó cũng là điều cốt lõi của một bài viết tốt khi áp dụng trong bảo trợ truyền thông, nhưng phải có chiều sâu và bóc tách những vấn đề cần quan tâm để thu hút được sự chú ý của người đọc một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra việc bảo trợ truyền thông không chỉ nên tập trung đưa những tin thông thường mà người viết nội dung có thể đa dạng hóa nội dung và tăng độ phủ cho thương hiệu như:

• Report: Cung cấp thông tin về các sự kiện ,hoạt động hay biến cố xuyên suất trong chương trình trước và sau khi kết thúc.
• Recap: Để nâng cao độ phủ sóng của thương hiệu, bảo trợ truyền thông nên đưa thêm về những hoạt động ngoài lề nằm trong chiến dịch như các hoạt động đồng hành, hội thảo..để gây thêm sự chú ý.
• Pictorials: Đây là những nội dung liên quan đến hình ảnh, đa phần là hình ảnh tĩnh động  .Khi công nghệ số lên ngôi thì những nội dung như dạng văn bản không còn được sử dụng nhiều mà thay vào đó là những nội dung gồm nhiều hình ảnh động và âm thanh.
• Anlysis: Nội dung này đưa ra những nhận định, đánh giá và nhận xét về một chiến dịch,sự kiện hoặc một cuộc thi. Để tăng tính thuyết phục, những người viết bài sẽ đặt mình như mình nhà báo, phóng viên để tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra thông tin chính xác nhất tới người xem .
• Interview: Để tăng tính hiệu quả cao cho bài viết thì bên bảo trợ truyền thông phải tự mình phỏng vấn bên hợp tác, doanh nghiệp hoặc trực tiếp phỏng vấn công chúng để tăng tính thực tế cho bài viết.

Lựa chọn hợp lý nhà Bảo trợ truyền thông 

Khi bắt đầu lựa chọn bên bảo trợ truyền thông, bạn cũng nên tìm hiểu xem phương tiện truyền thông nào phù hợp với chương trình cũng như sự kiện mà doanh nghiệp đang tổ chức.

Chẳng hạn như bạn đang tài trợ cho những người có hoàn cảnh khó khăn mà lại đi tìm những nhà bảo trợ truyền thông về mặt kinh doanh thì thật là hài hước. Vì thế bạn nên tìm một số nhà bảo trợ truyền thông  chuyên về mảng này.

Hoặc ví dụ, nếu bạn đang tài trợ cho một sự kiện thu hút chủ yếu đám đông doanh nhân thì bạn cũng có thể lựa chọn những nhà bảo trợ chuyên về mảng kinh doanh để phủ sóng thương hiệu của bạn.

Lựa chọn hợp lý nhà Bảo trợ truyền thông 

Sắp xếp công việc cho nhân sự chuyên trách

Nhân sự chuyên trách về nội dung sẽ có đủ kinh nghiệm để đánh giá thông tin trước khi gửi bài để đăng tải tới người dùng. Tương tự, thông tin dưới dạng hình ảnh cũng cần có người có chuyên môn riêng để xác định nội dung hình ảnh đó có phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp hay không. Từ đó, hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện rõ rệt nhanh chóng. 

Sắp xếp công việc cho nhân sự chuyên trách

Gửi bài viết trước hạn 

Hạn gửi bài hợp lý nhất cho bên bảo trợ truyền thông là trong vòng một tuần là hạn thời gian có thể nói là giờ vàng của chương trình hay một sự kiện phát sóng cũng là thời điểm có lượng người xem nhiều nhất. Để có thể đạt hiệu quả tốt nhất trước khi gửi bài.

Đơn vị nên thực hiện từng công đoạn một như xây dựng bài viết kiểm duyệt bài viết và cuối cùng là gửi nội dung cho bên bảo trợ truyền thông. Đa phần bên báo chí họ cũng mất khá lâu cho việc nhận và kiểm duyệt lại bài viết. Vì thế thời gian hạn một tuần là khá hợp lý để gửi bài viết và kịp thời tương tác lại với bên kiểm duyệt.

Chia sẻ bài viết lên các phương tiện truyền thông 

Ngoài việc chỉ ngồi chờ độ phủ sóng thương hiệu của mình thông qua bảo vệ truyền thông thì các doanh nghiệp nên đẩy mạnh việc lan tỏa ấy bằng cách chia sẻ cho nhiều người biết tới hơn nữa trong thời đại truyền thông ngày càng phát triển hiện nay. Như việc tận dụng các mối làm ăn quen biết từ nhân viên,ban tổ chức ngay cả trong gia đình, họ hàng và bạn cũng có thể chia sẻ qua các phương tiện truyền thông, mạng xã hội như FaceBook, instagram, tiktok..  để có thể đạt được độ phủ sóng một cách hiệu quả nhất.

Các yếu tố quan trọng khi xin bảo trợ truyền thông

Để quyết định xin bảo trợ truyền thông bạn cần làm rõ những yếu tố quan trọng sau: 

Xác định chương trình phù hợp với bảo trợ truyền thông

Không phải doanh nghiệp hay nhãn hàng nào cũng cần thực hiện bảo trợ truyền thông, đặc biệt là những đơn vị có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ. Bởi việc làm này nếu không được chuẩn bị kĩ lưỡng sẽ làm mất thời gian và chi phí lớn. Những đối tượng phù hợp với việc bảo trợ truyền thông được kể dưới đây như: 

• Sự kiện quốc gia với quy mô lớn
• Sự kiện đặc biệt được tổ chức cho đối tượng khách hàng cao cấp hoặc khách hàng quan trọng của doanh nghiệp. 
• Hội thỏa với quy mô lớn. 
• Hội nghị chuyên ngành.
• Sự kiện quan trọng tại khu vực, địa phương. 

Hồ sơ bảo trợ truyền thông

 Hiện nay có nhiều cách để doanh nghiệp có thể thực hiện xin bảo trợ truyền thông nhanh chóng, có thể là viết email xin bảo trợ truyền thông. Nhưng các doanh nghiệp vẫn thường xin thông qua hồ sơ, theo bạn hồ sơ xin bảo trợ truyền thông gồm những gì?

Bản đề xuất bảo trợ truyền thông chuẩn sẽ bao gồm các thông tin sau: 

• Đơn xin bảo trợ: Đây là bản đơn chính thức của bạn, trong đó bạn đề cập đến mục đích của việc xin bảo trợ truyền thông và giải thích lý do tại sao bạn cần sự hỗ trợ này.
• Sơ yếu lý lịch: Đây là tài liệu cung cấp thông tin về quá trình học tập và làm việc của bạn, gồm tóm tắt về quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, thành tích, kỹ năng, v.v.
• Bản sao giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ hoạt động của tổ chức, cơ quan: Nếu bạn đang đại diện cho một tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp, bạn cần cung cấp bản sao giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ hoạt động để chứng minh tính hợp pháp của hoạt động.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoặc phê duyệt nội dung phát thanh, truyền hình hoặc truyền thông trực tuyến: Đây là giấy tờ chứng minh cho cơ quan tài trợ biết rõ hoạt động của bạn là truyền thông trực tuyến, phát thanh hoặc truyền hình và được đăng ký hoặc phê duyệt bởi cơ quan chức năng.
• Kế hoạch chi tiết về dự án hoặc sự kiện: Đây là bản kế hoạch chi tiết về hoạt động mà bạn đề xuất để thực hiện và được yêu cầu bảo trợ, bao gồm các hoạt động cụ thể, mục tiêu, kế hoạch tài chính, v.v.
• Báo cáo tài chính: Nếu dự án của bạn liên quan đến tài chính, bạn cần cung cấp báo cáo tài chính để chứng minh tính khả thi của dự án.
• Bản đề xuất quảng cáo, bản tin hoặc phóng sự: Nếu bạn đang xin bảo trợ cho một dự án cụ thể, bạn có thể cung cấp bản đề xuất quảng cáo, bản tin hoặc phóng sự để giúp cơ quan tài trợ hiểu rõ hơn về dự án của bạn.
• Thông tin liên lạc: Bao gồm hotline, email, fax, địa chỉ văn phòng. 

Lựa chọn đơn vị bảo trợ truyền thông 

Để đảm bảo nội dung chất lượng, doanh nghiệp sẽ cần phải làm việc trực tiếp với các đơn bị bảo trợ truyền thông thông qua một số phòng ban, cá nhân có chuyên môn trong lĩnh vực truyền thông và quảng cáo  như: 

• Ban cố vấn cộng đồng
•  Phòng ban truyền thông
• Ban quản lý sự kiện
• Phòng ban quảng cáo
• Ban quan hệ cộng đồng
• Đối tác cộng đồng

Báo cáo sau dự án bảo trợ truyền thông 

Bản báo cáo sau chiến dịch bảo trợ truyền thông cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về kết quả của chiến dịch bảo trợ truyền thông, giúp các bên liên quan có cái nhìn toàn diện về các hoạt động đã được thực hiện và đo lường được mức độ thành công của chiến dịch. 

Bảo báo cáo cần đánh giá và có những yếu tố sau:

• Mục tiêu của chiến dịch
• Các hoạt động thực hiện
• Kết quả đạt được
• Những khó khăn và thách thức
• Đánh giá và đề xuất cải tiến
• Bảng tổng kết

Những câu hỏi liên quan đến bảo trợ truyền thông

Vai trò của bảo trợ truyền thông đối với nhà bảo trợ là gì?

• Những vai trò lớn đối với nhà bảo trợ cụ thể như sau: 
• Xây dựng mối quan hệ với các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, radio, trang mạng và các tài khoản mạng xã hội khác, nhà bảo trợ có thể dễ dàng tiếp cận và truyền thông thông tin, thông điệp của mình đến khách hàng mục tiêu.
• Quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà bảo trợ
• Tăng độ tin cậy và uy tín của nhà bảo trợ
• Tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của công chúng

Vai trò của bảo trợ truyền thông đối với doanh nghiệp được bảo trợ là gì?

• Khi thực hiện bảo trợ truyền thông, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích như: 
• Định hướng chiến lược truyền thông
• Phát triển và triển khai kế hoạch truyền thông
• Quản lý tương tác với khách hàng
• Đo lường hiệu quả truyền thông

Nên làm những gì trước khi bảo trợ truyền thông?

Dưới đây là những việc nên làm trước khi bảo trợ truyền thông:

• Nắm vững và hiểu rõ thông tin về các điều khoản từ nhà bảo trợ truyền thông 
• Điều chỉnh, thống nhất các điều khoản với nhau nếu cần chỉnh sửa
• Xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi giữa các bên tham gia bảo trợ truyền thông 
• Bổ sung các giải pháp xử lý trong trường hợp các bên thực hiện hủy ngang hợp đồng. 

Không nên làm việc gì sau chiến dịch bảo trợ truyền thông? 

• Cập nhật tình hình sự kiện, dự án truyền thông định kì với bên bảo trợ truyền thông
• Kê khai chi tiết những nội dung, kinh phí đã sử dụng cho chiến dịch để cải thiện và duy trì uy tín
• Cần thống nhất thời gian liên hệ rõ ràng, tránh tình trạng thúc giục nhà bảo trợ nhiều lần
• Quá trình thực hiện gặp vấn đề, cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và liên hệ giải đáp, khắc phục đúng người
• Đúng giờ ở các cuộc hẹn với đối tác bảo trợ hoặc nhà bảo trợ truyền thông. 

Tóm lại, qua bài viết mà Bizfly chia sẻ trên đây, bạn đã nắm vững kiến thức về thuật ngữ Bảo trợ truyền thông là gì cũng như cách xây dựng hiệu quả để lựa chọn phương án phù hợp với doanh nghiệp. Qua đó có thể tận dụng các mối quan hệ với đơn vị báo chí và kênh truyền thông để mang đến những lợi ích tốt nhất cho hoạt động kinh doanh sau này.