Bảo trợ truyền thông là gì? 6 cách bảo trợ truyền thông hiệu quả

Bảo trợ truyền thông giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng, phát triển sản phẩm và thương hiệu một cách hiệu quả. Vậy bảo trợ truyền thông là gì và làm thế nào để xây dựng chiến lược tối ưu? Hãy cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Bảo trợ truyền thông là gì?

Bảo trợ truyền thông là hình thức các trang web điện tử hoặc báo chí đảm nhiệm việc bảo trợ thông tin, nội dung liên quan đến sự kiện hoặc chiến dịch tiếp thị của một nhãn hàng. Sau khi hai bên thống nhất về nội dung hoặc hình ảnh, cơ quan bảo trợ truyền thông sẽ cử đội ngũ tham gia tác nghiệp, cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác theo sự cho phép của thương hiệu.

Bảo trợ truyền thông không chỉ là việc tài trợ kinh phí đơn thuần mà còn đóng vai trò cầu nối trung gian truyền tải thông tin giữa doanh nghiệp và công chúng. Nhà bảo trợ bảo đảm nội dung truyền tải chính xác, uy tín và phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu, đồng thời giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu thông qua các kênh truyền thông chuyên nghiệp. Khác với tài trợ truyền thống tập trung vào hỗ trợ tài chính, bảo trợ truyền thông mang tính hợp tác và tương tác sâu sắc hơn trong quá trình xây dựng và quảng bá nội dung.

Các cách để bảo trợ truyền thông hiệu quả?

Lập kế hoạch cho bài viết và xuất bản

Lập kế hoạch nội dung và lịch xuất bản là bước then chốt để đảm bảo thông tin bảo trợ truyền thông được phân bổ hợp lý và đồng bộ. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị báo chí, truyền thông để lên lịch phù hợp với từng nhóm khách hàng mục tiêu và khung giờ có lượng tiếp cận cao. Việc phân công rõ ràng giúp tiến độ thực hiện thuận lợi và tránh xung đột nội dung.

Cần theo dõi sát tiến độ đăng bài và linh hoạt điều chỉnh khi có thay đổi về lịch phát sóng hoặc nhu cầu truyền thông từ doanh nghiệp. Điều này duy trì sự ổn định chuỗi nội dung và tối đa hóa hiệu quả truyền thông.

Với các doanh nghiệp triển khai nhiều chiến dịch đồng thời, việc ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng và chiến dịch như BizCRM giúp theo dõi tiến độ, phân loại bài viết theo thẻ tag và tối ưu lịch đăng bài theo thời gian thực, từ đó đảm bảo tính hiệu quả và đồng bộ.

Cung cấp nội dung bài viết chất lượng và hiệu quả

Nội dung là yếu tố quyết định thành công của bảo trợ truyền thông. Bài viết cần chuẩn bị cẩn thận, đảm bảo đủ thông tin và hữu ích cho độc giả. Nội dung phải được tạo ra với chất lượng cao, có chiều sâu, tập trung vào các vấn đề trọng yếu để thu hút người đọc.

Ngoài việc cung cấp thông tin chính, doanh nghiệp nên đa dạng hóa dạng bài viết để mở rộng phạm vi phủ sóng và sức lan tỏa thương hiệu. Dưới đây là các loại nội dung cần có trong bảo trợ truyền thông cùng lợi ích và cách áp dụng:

Lựa chọn hợp lý nhà bảo trợ truyền thông

Lựa chọn nhà bảo trợ truyền thông thích hợp là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả mong muốn. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ các phương tiện truyền thông có liên quan, phù hợp với nội dung và đối tượng mục tiêu của sự kiện hoặc chương trình.

Một số tiêu chí cần cân nhắc khi chọn nhà bảo trợ gồm uy tín, chuyên môn, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng tiếp cận và kinh nghiệm trong lĩnh vực tương đồng với doanh nghiệp.

Sắp xếp công việc cho nhân sự chuyên trách

Nhân sự chuyên trách đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và độ chính xác của nội dung trước khi phát hành. Họ cần có kinh nghiệm đánh giá thông tin, kiểm soát nội dung phù hợp mục tiêu truyền thông và tiêu chuẩn thương hiệu.

Ngoài ra, cần bộ phận chuyên trách hình ảnh và video kiểm định tính phù hợp để hình ảnh minh họa góp phần nâng cao hiệu quả truyền thông. Phân công rõ ràng nhiệm vụ giữa các nhân sự giúp tối ưu tiến độ, nâng cao hiệu suất và hạn chế sai sót.

Gửi bài viết trước hạn

Bài viết nên được gửi cho nhà bảo trợ truyền thông ít nhất một tuần trước hạn để đảm bảo quá trình kiểm duyệt kỹ lưỡng và kịp thời cập nhật trước sự kiện hoặc chương trình phát sóng. Thời gian này được xem là “giờ vàng” khi lượng khán giả tập trung cao, giúp tăng mức độ tiếp nhận thông tin.

Quy trình chuẩn bao gồm xây dựng nội dung, kiểm duyệt nghiêm ngặt và bàn giao cho bên bảo trợ. Lập kế hoạch cho từng giai đoạn giúp doanh nghiệp phối hợp hiệu quả với nhà bảo trợ, đồng thời sẵn sàng tiếp nhận và phản hồi chỉnh sửa kịp thời.

Chia sẻ bài viết lên các phương tiện truyền thông

Ngoài việc tin tưởng vào sức lan tỏa từ nhà bảo trợ truyền thông, doanh nghiệp cần chủ động chia sẻ bài viết trên đa dạng kênh truyền thông khác nhau để tối ưu phạm vi phủ sóng trong bối cảnh truyền thông số phát triển nhanh chóng.

Doanh nghiệp có thể tận dụng mạng lưới cá nhân và đối tác như nhân viên, ban tổ chức, gia đình và bạn bè để mở rộng tầm ảnh hưởng. Đồng thời, chia sẻ trên các mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok giúp nội dung tiếp cận nhanh và sâu rộng tới khách hàng tiềm năng.

Các yếu tố quan trọngkhi xin bảo trợ truyền thông

Để xin bảo trợ truyền thông hiệu quả, bạn cần làm rõ các yếu tố quan trọng sau:

Xác định chương trình phù hợp với bảo trợ truyền thông

Không phải doanh nghiệp hay nhãn hàng nào cũng cần bảo trợ truyền thông, đặc biệt với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ. Bảo trợ truyền thông nếu không chuẩn bị kỹ có thể gây tốn thời gian và chi phí. Các đối tượng phù hợp gồm:

• Sự kiện quốc gia quy mô lớn
• Sự kiện đặc biệt dành cho khách hàng cao cấp hoặc khách hàng quan trọng của doanh nghiệp
• Hội thảo quy mô lớn
• Hội nghị chuyên ngành
• Sự kiện quan trọng tại địa phương hoặc khu vực

Hồ sơ bảo trợ truyền thông

Ngày nay, doanh nghiệp có thể xin bảo trợ truyền thông qua email hoặc trực tiếp. Tuy nhiên, chuẩn bị hồ sơ chi tiết vẫn là cách phổ biến và hiệu quả nhất. Dưới đây là các loại hồ sơ cần chuẩn bị cùng vai trò và lưu ý:

• Đơn xin bảo trợ: Văn bản chính thức trình bày mục đích và lý do xin bảo trợ, rõ ràng, mạch lạc, có dấu xác nhận hợp pháp của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
• Sơ yếu lý lịch: Thông tin về quá trình học tập, kinh nghiệm và thành tích, trình bày khoa học, có giấy tờ xác nhận để tăng tính thuyết phục.
• Bản sao giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ hoạt động: Chứng minh tổ chức hợp pháp, cần bản sao có công chứng để đảm bảo uy tín.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoặc phê duyệt phát thanh, truyền hình, truyền thông trực tuyến: Minh chứng hoạt động hợp pháp và được Nhà nước cho phép.
• Kế hoạch chi tiết dự án hoặc sự kiện: Tài liệu nêu rõ mục tiêu, hoạt động, kế hoạch tài chính và phạm vi triển khai, giúp nhà bảo trợ đánh giá tổng thể.
• Báo cáo tài chính: Thể hiện tính khả thi và minh bạch tài chính của dự án, tăng uy tín với nhà bảo trợ.
• Bản đề xuất quảng cáo, bản tin hoặc phóng sự: Trình bày chi tiết cách thức quảng bá, giúp nhà bảo trợ hình dung mức độ triển khai dự kiến.
• Thông tin liên lạc: Bao gồm số điện thoại, email, fax, địa chỉ văn phòng để thuận tiện trao đổi và phản hồi.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên tham khảo mẫu hồ sơ và hướng dẫn chuẩn bị từ các trang chính thức của cơ quan truyền thông hoặc các website tư vấn uy tín để hoàn thiện hồ sơ chuyên nghiệp nhất.

Lựa chọn đơn vị bảo trợ truyền thông

Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả truyền thông, doanh nghiệp nên hợp tác trực tiếp với các đơn vị bảo trợ có đội ngũ chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo. Các phòng ban và cá nhân tham gia thường gồm:

• Ban cố vấn cộng đồng: Tư vấn chiến lược, đảm bảo nội dung phù hợp thị trường và mục tiêu.
• Phòng truyền thông: Xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông, sản xuất nội dung, phối hợp các bên liên quan.
• Ban quản lý sự kiện: Hỗ trợ tổ chức sự kiện truyền thông, đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ.
• Phòng quảng cáo: Lập kế hoạch và triển khai chương trình quảng bá, tăng phạm vi phủ sóng thương hiệu.
• Ban quan hệ cộng đồng: Xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng và cộng đồng.
• Đối tác cộng đồng: Cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài hỗ trợ mở rộng mạng lưới và uy tín.

Khi lựa chọn đơn vị bảo trợ, doanh nghiệp cần xem xét uy tín, kinh nghiệm thực tế, khả năng tương tác và hỗ trợ cũng như năng lực cung cấp báo cáo minh bạch về kết quả.

Báo cáo sau dự án bảo trợ truyền thông

Báo cáo sau dự án bảo trợ truyền thông là công cụ quan trọng để tổng kết, đánh giá hiệu quả chiến dịch và làm cơ sở cải tiến kế hoạch trong tương lai.

Một báo cáo đầy đủ thường gồm:

• Mục tiêu chiến dịch: Xác định định hướng và kỳ vọng ban đầu.
• Các hoạt động thực hiện: Liệt kê chi tiết các bước triển khai.
• Kết quả đạt được: Thống kê lượt tiếp cận, tương tác và đánh giá hiệu quả.
• Khó khăn và thách thức: Phân tích vấn đề và cách xử lý.
• Đánh giá và đề xuất cải tiến: Nhận định chung và khuyến nghị cho tương lai.
• Bảng tổng kết: Tóm tắt số liệu, chi phí và hiệu quả truyền thông.

Để báo cáo chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ tự động hóa như BizCRM hoặc Bizfly CDP. Các nền tảng này giúp thu thập, phân tích dữ liệu theo thẻ tag, kênh, phân khúc khách hàng, hỗ trợ báo cáo chi tiết và quản lý hiệu suất đa kênh, đặc biệt hữu ích với chiến dịch dài hạn và đa nền tảng.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Những câu hỏi liên quan đến bảo trợ truyền thông

Vai trò của bảo trợ truyền thông đối với nhà bảo trợ là gì?

• Bảo trợ truyền thông giúp nhà bảo trợ xây dựng mối quan hệ vững chắc với các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, radio và mạng xã hội, từ đó truyền tải hiệu quả thông tin đến khách hàng mục tiêu.
• Quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà bảo trợ một cách chuyên nghiệp và rộng rãi, nâng cao nhận diện trên thị trường.
• Tăng uy tín và độ tin cậy nhờ sự hợp tác với đơn vị truyền thông uy tín, xây dựng niềm tin với khách hàng và công chúng.
• Thu hút sự chú ý và quan tâm từ công chúng, giúp tạo điểm cộng trong mắt khách hàng và đối tác kinh doanh.

Vai trò của bảo trợ truyền thông đối với doanh nghiệp được bảo trợ là gì?

• Doanh nghiệp nhận được tư vấn và định hướng chiến lược truyền thông chuyên nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả và tính đồng bộ của chiến dịch.
• Xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông bài bản, tập trung vào nội dung và hình ảnh thu hút để tăng tiếp cận và tương tác khách hàng.
• Quản lý tương tác với khách hàng hiệu quả hơn nhờ hỗ trợ từ đơn vị truyền thông chuyên môn.
• Đo lường chính xác hiệu quả truyền thông qua báo cáo và phản hồi từ nhà bảo trợ, làm cơ sở điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Nên làm những gì trước khi bảo trợ truyền thông?

Dưới đây là những việc cần làm trước khi bắt đầu bảo trợ truyền thông để đảm bảo hợp tác hiệu quả và tránh sai sót:

• Hiểu rõ và nắm vững các điều khoản, cam kết từ nhà bảo trợ để có sự chuẩn bị chu đáo.
• Thống nhất, điều chỉnh các điều khoản nếu cần thiết để tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp sau này.
• Xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên tham gia bảo trợ.
• Bổ sung kế hoạch xử lý khi có sự hủy hợp đồng hoặc phát sinh vấn đề.

Không nên làm việc gì sau chiến dịch bảo trợ truyền thông?

• Không để thiếu cập nhật tình hình sự kiện, dự án với nhà bảo trợ để duy trì minh bạch và mối quan hệ tốt đẹp.
• Không kê khai thiếu trung thực hoặc bỏ sót nội dung, chi phí đã sử dụng trong chiến dịch, tránh làm giảm uy tín doanh nghiệp.
• Không gây áp lực hay thúc giục nhà bảo trợ quá nhiều lần không hợp lý, cần tôn trọng thời gian đã thống nhất.
• Không bỏ qua việc tìm hiểu nguyên nhân và phối hợp giải quyết khi phát sinh vấn đề nhằm duy trì lòng tin giữa các bên.
• Không đi trễ hoặc thiếu trách nhiệm trong các cuộc họp với đối tác hoặc nhà bảo trợ truyền thông, giữ thể hiện sự chuyên nghiệp.

Tóm lại, bài viết từ Bizfly đã giúp bạn nắm vững khái niệm bảo trợ truyền thông cũng như cách xây dựng hiệu quả nhằm lựa chọn phương án phù hợp với doanh nghiệp. Qua đó, bạn có thể tận dụng mối quan hệ với đơn vị báo chí và kênh truyền thông để mang lại lợi ích tối ưu cho hoạt động kinh doanh.

Bảo trợ truyền thông là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, mở rộng thị trường và xây dựng thương hiệu bền vững. Áp dụng chiến lược bảo trợ đúng đắn không chỉ tận dụng cơ hội truyền thông mà còn tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quảng bá.

Trên đây là toàn bộ thông tin về "Bảo trợ truyền thông là gì? 6 cách bảo trợ truyền thông hiệu quả". Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho vận hành và tối ưu doanh nghiệp của bạn.