Quản trị khủng hoảng truyền thông - Giải pháp xây dựng thương hiệu tối ưu

Trao đổi thông tin, quảng bá sản phẩm, tiếp cận khách hàng,.. là các chương trình quan trọng trong chiến lược truyền thông của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi một trong các chương trình này xảy ra sơ suất hoặc có vấn đề thì doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng "khủng hoảng truyền thông" và gặp nhiều khó khăn khi kinh doanh.

Vậy làm thế nào để quản trị khủng hoảng truyền thông tối ưu? Bài viết sau Bizfly sẽ giúp bạn làm rõ kiến thức này.

Khái niệm về khủng hoảng truyền thông 

Khủng hoảng truyền thông là hiện tượng xảy ra một vấn đề nào đó vượt quá tầm kiểm soát của cá nhân hay doanh nghiệp. Sự việc này sẽ tạo nên “cơn bão” bàn tán, xôn xao từ dư luận và nó sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu cũng như sự uy tín của chính chủ thể đó.

Khái niệm về khủng hoảng truyền thông 

Nguyên nhân gây ra khủng hoảng truyền thông cũng đa dạng, nhưng điểm chung của những nguyên nhân này là tạo ra sự bất lợi về nhiều phương diện cho đối tượng đó. Quản trị tốt khủng hoảng truyền thông là cả một quá trình. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị chu đáo, kỹ càng và đồng thời thực hiện đúng thứ tự các nguyên tắc trong chiến lược quản trị truyền thông. Qua đó bạn có thể giải quyết vấn đề này phù hợp và ổn thỏa.

Đọc thêm: 4 chỉ số đo lường hiệu quả truyền thông và các lưu ý khi triển khai

Lợi ích của việc quản trị khủng hoảng truyền thông 

Hai lợi ích thiết thực khi quản trị khủng hoảng truyền thông tốt:

Giúp ngăn chặn tác động do khủng hoảng mang lại 

Internet phát triển và lan tỏa với tốc độ cực kì nhanh chóng. Vì vậy, khủng hoảng truyền thông được ví như một đám cháy dữ dội được tạo bởi những ý kiến tiêu cực từ dư luận. Bởi vậy, kiểm soát, xử lý và quản trị khủng hoảng truyền thông giúp các doanh nghiệp cần tìm ra được cách ứng biến khéo léo nhất, tránh mất đi danh tiếng, sự uy tín cũng như ngăn chặn được nhiều tác động xấu mang lại từ bên ngoài.

Bảo vệ hình ảnh và uy tín của thương hiệu 

Hình ảnh và sự uy tín thương hiệu là hai yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, khi khủng hoảng truyền thông xảy ra, bạn cần nhanh chóng tìm cách ngăn ngừa và bảo vệ hình ảnh của mình trước công chúng. Một khi hình ảnh thương hiệu mất đi, bạn sẽ phải chịu tổn thất rất lớn từ việc khủng hoảng này.

Các hoạt động trong quản trị khủng hoảng truyền thông 

Để giúp các doanh nghiệp kinh doanh tối ưu, dưới đây là các hoạt động quản trị khủng hoảng truyền thông mà bạn có thể tham khảo.

Các hoạt động trong quản trị khủng hoảng truyền thông 

Hoạch định ngăn ngừa khủng hoảng 

Khi bắt tay vào một kế hoạch nào đó, bạn cần hoạch định cho mình một chiến lược ngăn chặn khi trường hợp xấu nhất xảy ra. Để có kế hoạch phòng ngừa, kiểm soát khủng hoảng truyền thông hiệu quả, bạn cần:

• Xây dựng hệ thống đội ngũ quản lý liên quan đến truyền thông trên các diễn đàn một cách chuyên nghiệp.
• Thường xuyên kiểm tra và rà soát chặt chẽ những thông tin đăng tải trên các trang mạng xã hội.
• Không nên quảng cáo, truyền thông những thông tin sai thực tế gây ảnh hưởng đến chất lượng cũng như uy tín của doanh nghiệp.

Tổ chức xử lý khủng hoảng truyền thông 

Hoạt động thứ hai trong chiến lược quản trị khủng hoảng truyền thông chính là tổ chức, xử lý những khủng hoảng trong thời gian ngắn nhất. Hãy xác minh nguồn gốc, quy mô khủng hoảng và đưa ra những tình huống giả định liên quan đến vấn đề để có thể nhìn nhận khủng hoảng một cách trực quan và chính xác nhất.

Khắc phục ảnh hưởng sau khủng hoảng 

Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, nguồn gốc xảy ra khủng hoảng, bước tiếp theo trong quản trị khủng hoảng truyền thông chính là khắc phục nó. Bạn có thể phản hồi những câu hỏi, thắc mắc đó. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể họp báo, hoặc liên lạc với truyền thông để giải thích về tình trạng khủng hoảng trên. Nên nhớ rằng, xử lí khủng hoảng truyền thông với thái độ chăn thành, trung thực là cách để công chúng ghi nhận.

Nguyên tắc trong quản trị khủng hoảng truyền thông 

3 nguyên tắc vàng trong quản trị khủng hoảng truyền thông mà bạn cần chú ý.

Nguyên tắc trong quản trị khủng hoảng truyền thông 

Đưa ra các tình huống giả định 

Đặt tình huống giả định là cách để doanh nghiệp biết được nguyên nhân xảy ra khủng hoảng cũng như tìm ra được giải pháp hiệu quả trong việc quản trị khủng hoảng truyền thông. Ngoài ra bạn cũng có thể kết hợp những câu hỏi và phân tích vấn đề kỹ càng để tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất.

Xử lý nhanh chóng 

Để tránh tốc độ phát tán và lây lan của internet, bạn cần phải xử lý và ngăn chặn khủng hoảng nhanh chóng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đi lượng khách hàng biết được khủng hoảng mà mình đang gặp phải, bên cạnh đó, không chế được những điều không tốt từ dư luận về hình ảnh và thương hiệu của mình.

Trung thực trong thông tin 

Để xử lý khủng hoảng triệt để và được dư luận tiếp nhận, bạn cần phải có thái độ tích cực, trung thực và không giấu diếm truyền thông khi có khủng hoảng xảy ra. Hãy đưa ra lời xin lỗi và trình bày rõ vấn đề đang gặp phải để được khách hàng cảm thông. Bên cạnh đó, chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và không phát ngôn gây sốc cho dư luận để tránh tình trạng khủng hoảng truyền thông bùng phát trở lại.

Khủng hoảng truyền thông gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp cả mặt vật chất lẫn tinh thần. Bởi vậy quản trị khủng hoảng truyền thông tốt, không những giúp bạn giữ được hình ảnh thương hiệu mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với những thông tin Bizfly mang đến sẽ giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích để nâng cao hiệu quả công việc.

Đọc thêm: Bảo trợ truyền thông: Khái niệm và 6 cách tối ưu hoạt động hiệu quả