Quản lý sự thay đổi là gì và phương pháp quản lý tối ưu

Trong hoạt động doanh nghiệp, quản trị sự thay đổi được xem là một trong những hoạt động quan trọng giúp tạo ra được khả năng cạnh tranh lớn giữa doanh nghiệp so với các đối thủ. Tuy nhiên, quản trị sự thay đổi chưa bao giờ là một việc đơn giản.

Các chuyên gia Bizfly sẽ giúp bạn hiểu một cách rõ ràng về vai trò cũng như phương pháp quản lý sự thay đổi tối ưu trong bài viết sau.

Định nghĩa về quản lý sự thay đổi 

Quản lý sự thay đổi (Change management) được hiểu đơn giản là toàn bộ quy trình hướng dẫn doanh nghiệp lên kế hoạch cải tổ và đổi mới một cách chủ động các hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình này được thực hiện với mục đích gia tăng mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ kinh doanh khác.

Định nghĩa về quản lý sự thay đổi 

Cách này áp dụng các ứng dụng công nghệ đồng thời thực hiện sự chuyển dịch một cách có chiến lược, có kế hoạch và được tổ chức theo một dây chuyền đã được xác định để thúc đẩy và cải thiện sự thành công trong hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, quản trị sự thay đổi còn được thể hiện ở việc liên kết hoặc hợp nhất các đối tác doanh nghiệp, tái cơ cấu bộ phận sản xuất và thay đổi văn hóa, phong cách của doanh nghiệp.

Bizfly cung cấp bộ giải pháp chuyển đổi số (chatbot, CRM, Email Marketing và thiết kế website​...) giúp doanh nghiệp tăng trưởng 100% doanh thu, tiết kiệm 50% chi phí

KHÁM PHÁ NGAY

Vai trò của việc quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp 

Với sự biến động của thế giới hiện nay, thực hiện quản trị sự thay đổi luôn là một hoạt động cần thiết và không thể nào thiếu trong việc duy trì và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, quản trị sự thay đổi cũng mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích khác cụ thể như: 

• Thay đổi tổ chức xảy ra tại từng cá nhân: Khi có sự thay đổi về góc độ tổ chức, các doanh nghiệp thường dễ rơi vào các cạm bẫy tư duy. Chính vì vậy, sự thay đổi của từng thành viên mới sẽ tạo ra cơ sở thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp. 
• Giảm bớt các hao phí không đáng có: Với quản lý sự thay đổi, doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các phương pháp có khả năng giải quyết các vấn đề có thể dẫn đến hậu quả. Ví như năng suất giảm trên quy mô lớn, nhà quản lý không hỗ trợ nguồn lực và thời gian thay đổi, các bên liên quan không có mặt tại cuộc họp, nội bộ chia rẽ, gia tăng tình trạng căng thẳng,.. hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
• Gia tăng cơ hội thành công: Khả năng thành công của doanh nghiệp phụ thuộc khá nhiều vào việc quản trị sự thay đổi. Khi các cấp lãnh đạo của một doanh nghiệp quản lý thay đổi một cách xuất sắc và đạt mục tiêu mở ra cơ hội thành công vô cùng lớn cho chính doanh nghiệp đó.

Xem thêm bài viết: Quản lý doanh nghiệp: Quy trình và phương pháp quản lý tối ưu

Các phương pháp quản lý sự thay đổi 

Để thực hiện quản trị sự thay đổi nhanh chóng, hiệu quả và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp thì bạn cần thực hiện các phương pháp được Bizfly chia sẻ dưới đây.

Giao tiếp hiệu quả 

Những thông tin đầy đủ mà doanh nghiệp thu thập được trong quá trình thay đổi từ việc giao tiếp sẽ giúp họ nắm bắt và truyền tải cho nhân viên nhanh chóng và hiệu quả. Để dễ dàng tiếp nhận được lượng lớn thông tin có mức độ tin cậy cao, điều mà doanh nghiệp nên thực hiện chính là tìm kiếm nhiều kênh thông tin đa dạng, khác nhau. 

Thiết lập mục tiêu cụ thể 

Để có thể đạt được những hiệu quả lớn nhất trong việc quản trị thay đổi trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp bạn phải bắt đầu quy trình thay đổi đó bằng cách thiết lập những mục tiêu cụ thể, rõ ràng và chi tiết. Tuy nhiên, những mục tiêu được đề ra cần thiết phải bám sát được với bối cảnh thực tế đồng thời có sự liên quan mật thiết đến với mục đích mà doanh nghiệp đã đặt ra từ ban đầu.

Thiết lập mục tiêu cụ thể ​

Ngoài ra, yêu cầu của quy trình này là những hoạt động thông tin. Vì vậy, quá trình giao tiếp trong nội bộ cần phải được đảm bảo thông suốt để đội ngũ nhân viên có thể xác định được mục tiêu, đi đúng hướng và không xảy ra mâu thuẫn với nhu cầu nhân viên.

Lên kế hoạch chi tiết 

Quá trình quản lý sự thay đổi khi được diễn ra một cách thuận lợi sẽ giúp ban quản lý của doanh nghiệp sở hữu được một nguồn lực lớn và chất lượng để xây dựng và phát triển các kế hoạch, lịch trình cũng như các chiến lược kinh doanh hiệu quả mà vẫn giữ được tầm nhìn cũng như các hoạt động kinh doanh thường ngày của doanh nghiệp đó.

Trong trường hợp tái thiết kế cấu trúc, việc doanh nghiệp sắp xếp được cấu trúc cho một tổ chức thông thường tuy chỉ diễn ra trong một giai đoạn quá độ cụ thể nhưng trong quá trình thay đổi của doanh nghiệp, nó lại đóng một vai trò vô cùng quan trọng.

Có thể bạn quan tâm: Tự động hóa quy trình làm việc và các bước xây dựng hiệu quả

Phát triển nhân viên 

Vấn đề con người luôn luôn phải được đặt lên hàng đầu của hầu hết tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều cần thiết mà doanh nghiệp bạn cần phải thực hiện đó là phát triển đội ngũ nhân viên của mình trong quá trình thay đổi hay chuyển tiếp các vị trí bởi nhân viên chính là yếu tố có tác động mạnh mẽ và trực tiếp đến sự nghiệp của doanh nghiệp bạn.

Phát triển nhân viên 

Tuy nhiên, các nhà quản lý thực hiện thay đổi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải là người có đủ năng lực và khẳng định được quyền lực để có thể tạo cho nhân viên một môi trường làm việc năng động và khuyến khích họ cống hiến hết mình cho quá trình phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Để đạt được những điều này, doanh nghiệp cần sắp xếp từng nhân viên vào từng vị trí thích hợp phù hợp với trình độ, kỹ năng và khả năng của từng nhân viên đó.

Đánh giá và phân tích 

Không chỉ giữ trách nhiệm theo dõi và đánh giá các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong quy trình thay đổi, các nhà quản lý cũng cần thiết phải tiến hành kiểm tra từng cá nhân, đánh giá mức độ hiểu rõ được sự thay đổi trong công việc đồng thời đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhất để nhân viên có thể thực thi được các công việc theo đúng yêu cầu doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên cũng cần được đầu tư và tạo điều kiện để điều chỉnh mục tiêu và cải thiện các hoạt động tiếp xúc trong một môi trường làm việc hoàn toàn mới.

Với những nội dung thông tin hữu ích được chia sẻ bởi Bizfly đã giúp bạn có thể hiểu một cách rõ ràng về định nghĩa, vai trò cũng như các phương pháp quản lý sự thay đổi hiệu quả trong việc phát triển doanh nghiệp. Từ những nội dung này, bạn có thể vận dụng và đưa ra những thay đổi hợp lý nhất để đạt được hiệu quả trong công tác sản xuất, kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.