Quản lý sự thay đổi: Khái niệm, vai trò và phương pháp quản lý

Trong thị trường biến động, kỹ năng quản lý sự thay đổi rất cần đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Hiểu rõ vai trò và áp dụng các phương pháp quản lý sự thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và duy trì ổn định trong hoạt động kinh doanh.

Vậy cụ thể quản lý sự thay đổi như nào? Phương pháp quản lý sự thay đổi hiệu quả nào? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau:

Định nghĩa về quản lý sự thay đổi 

Quản lý sự thay đổi (Change management) là toàn bộ quy trình giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và thực hiện đổi mới một cách chủ động trong các hoạt động. Mục tiêu của quy trình này là tăng cường khả năng cạnh tranh so với đối thủ cùng ngành.

Quản lý sự thay đổi diễn ra trên mọi cấp độ từ cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, mỗi cấp độ đều góp phần tạo nên sự thay đổi bền vững và thành công của doanh nghiệp:

• Cấp độ cá nhân, trọng tâm là hỗ trợ nhân viên thích nghi và phát triển kỹ năng.
• Cấp độ tổ chức, nó liên quan đến điều chỉnh cấu trúc, quy trình và văn hóa nhằm thúc đẩy sự chuyển đổi hiệu quả.
• Cấp độ doanh nghiệp, quản lý sự thay đổi tập trung vào những thay đổi chiến lược toàn diện, định hướng tương lai và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Phương pháp này áp dụng các công nghệ hiện đại cùng sự chuyển dịch có chiến lược, theo kế hoạch và quy trình rõ ràng, nhằm thúc đẩy và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, quản lý sự thay đổi còn thể hiện qua việc liên kết hoặc hợp nhất các đối tác doanh nghiệp, tái cấu trúc bộ phận sản xuất và thay đổi văn hóa, phong cách doanh nghiệp.

Các mô hình quản lý sự thay đổi phổ biến

Có nhiều mô hình lý thuyết nền tảng giúp doanh nghiệp hiểu và triển khai quản lý sự thay đổi hiệu quả.

Mô hình 3 bước của Kurt Lewin nhấn mạnh quá trình chuẩn bị, hành động và ổn định sự thay đổi, mô hình này gồm:

• Giai đoạn tan băng (Unfreeze)
• Thay đổi (Change)
• Đóng băng lại (Refreeze)

Mô hình Mô hình ADKAR tập trung vào 5 yếu tố cá nhân để hỗ trợ chuyển đổi thành công:

• Nhận thức (Awareness)
• Mong muốn (Desire)
• Kiến thức (Knowledge)
• Khả năng (Ability)
• Củng cố (Reinforcement

Mô hình 8 bước của Kotter cung cấp lộ trình chi tiết từ tạo cảm giác cấp thiết, xây dựng liên minh, phát triển tầm nhìn đến tạo ra thay đổi bền vững.

Những mô hình này giúp doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng phù hợp tùy theo đặc thù và mục tiêu của quá trình chuyển đổi.

Bizfly cung cấp bộ giải pháp chuyển đổi số (chatbot, CRM, Email Marketing và thiết kế website​...) giúp doanh nghiệp tăng trưởng 100% doanh thu, tiết kiệm 50% chi phí

KHÁM PHÁ NGAY

Vai trò của việc quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp 

Trong bối cảnh thị trường biến động không ngừng, quản lý sự thay đổi là hoạt động thiết yếu giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển kinh doanh. Bên cạnh đó, quản lý sự thay đổi còn mang lại nhiều lợi ích cụ thể như:

• Thay đổi tổ chức bắt đầu từ từng cá nhân: Khi tổ chức chuyển đổi, doanh nghiệp dễ mắc phải các cạm bẫy tư duy. Do đó, sự thích nghi và tiến bộ của mỗi nhân viên là nền tảng để thúc đẩy thành công chung.
• Giảm thiểu tổn thất không cần thiết: Quản lý sự thay đổi giúp doanh nghiệp sớm nhận diện và giải quyết các vấn đề có thể gây hậu quả như suy giảm năng suất, thiếu hỗ trợ từ nhà quản lý, sự vắng mặt của các bên liên quan trong cuộc họp, mâu thuẫn nội bộ hoặc căng thẳng kéo dài, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả.
• Tăng cơ hội thành công: Khả năng đạt thành công phụ thuộc nhiều vào chất lượng quản lý sự thay đổi. Khi lãnh đạo điều hành thay đổi một cách xuất sắc và đạt được mục tiêu, doanh nghiệp sẽ mở ra nhiều cơ hội phát triển hơn.

Theo nghiên cứu của Prosci, 93% nhà lãnh đạo quản lý sự thay đổi xuất sắc đạt hoặc vượt mục tiêu đề ra, trong khi các tổ chức không chú trọng quản lý sự thay đổi thường gặp nhiều rủi ro thất bại.

Thách thức thường gặp khi thực hiện quản lý sự thay đổi

• Kháng cự từ nhân viên: Một số nhân viên lo ngại hoặc chống đối do sợ mất lợi ích hoặc chưa hiểu rõ lợi ích của thay đổi.
• Thiếu giao tiếp hiệu quả: Thông tin không được truyền tải đầy đủ hoặc kịp thời gây hiểu lầm và mất đồng thuận.
• Thiếu nguồn lực: Không đủ ngân sách, nhân lực hoặc thời gian để triển khai thay đổi theo kế hoạch.
• Phân công không rõ ràng: Vai trò và trách nhiệm không được xác định rõ, dẫn đến trùng lắp hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
• Quản lý rủi ro kém hiệu quả: Thiếu dự báo hoặc xử lý kịp thời các rủi ro phát sinh trong quá trình thay đổi.
• Văn hóa doanh nghiệp không hỗ trợ: Môi trường làm việc thiếu động lực đổi mới, sáng tạo gây cản trở quá trình chuyển đổi.

Để quản trị sự thay đổi hiệu quả, doanh nghiệp có thể dùng BizTicket để phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và phối hợp nội bộ minh bạch, giảm thiểu gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.

Các phương pháp quản lý sự thay đổi 

Việc lựa chọn và áp dụng đúng phương pháp quản lý sự thay đổi là yếu tố quyết định để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Những phương pháp này thường thuộc hai nhóm chính: nhóm chiến lược gồm lãnh đạo và truyền thông và nhóm thực thi gồm đào tạo và đánh giá. Dưới đây là các phương pháp cụ thể bạn có thể áp dụng.

Giao tiếp hiệu quả 

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng để tiếp nhận đủ thông tin và truyền tải kịp thời đến toàn bộ nhân viên. Doanh nghiệp nên thiết lập các kênh thông tin đa dạng, tổ chức họp định kỳ cũng như sử dụng công cụ quản lý nội bộ như email, mạng nội bộ hay phần mềm phối hợp.

Xem thêm bài viết: Quản lý doanh nghiệp: Quy trình và phương pháp quản lý tối ưu

Thiết lập mục tiêu cụ thể 

Thiết lập mục tiêu rõ ràng, phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng trong quản lý sự thay đổi. Mục tiêu cần liên kết trực tiếp với chiến lược chung và có khả năng đo lường để đánh giá hiệu quả. Doanh nghiệp cũng cần truyền đạt rõ ràng mục tiêu đến từng nhân viên để tránh mâu thuẫn và tạo sự tập trung đồng bộ.

Lên kế hoạch chi tiết 

Lập kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp tổ chức và phân bổ nguồn lực hiệu quả để thực hiện thay đổi. Kế hoạch cần gồm các bước rõ ràng, lịch trình cụ thể, thời gian dự phòng cho rủi ro, cùng với cơ chế giám sát tiến độ. Việc sắp xếp lại cấu trúc tổ chức cũng phải được dự kiến kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình chuyển đổi không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thường nhật.

Trong trường hợp tái cấu trúc, dù diễn ra trong giai đoạn quá độ nhất định, việc sắp xếp lại cấu trúc tổ chức đóng vai trò quan trọng trong suốt quá trình thay đổi.

Phát triển nhân viên 

Phát triển nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thay đổi được triển khai thành công. Doanh nghiệp nên đầu tư vào các chương trình đào tạo, huấn luyện và tư vấn nhằm nâng cao kỹ năng, kiến thức phù hợp với vai trò và môi trường mới. Việc chọn lựa nhân viên dựa trên trình độ, kỹ năng và tiềm năng sẽ nâng cao hiệu suất công việc và sự hài lòng chung.

Có thể bạn quan tâm: Tự động hóa quy trình làm việc và các bước xây dựng hiệu quả

Đánh giá và phân tích 

Đánh giá và phân tích giúp theo dõi tiến trình thực hiện thay đổi và điều chỉnh kịp thời chiến lược để đạt hiệu quả tối ưu. Nhà quản lý cần kiểm tra mức độ hiểu biết và khả năng thích nghi của từng cá nhân, đồng thời hướng dẫn chi tiết để nhân viên thực hiện đúng yêu cầu. Việc thu thập phản hồi và cải tiến cách làm việc trong môi trường mới cũng góp phần nâng cao năng suất và sự hài lòng chung.

Quản lý rủi ro và kháng cự 

Quản lý rủi ro và kháng cự tập trung nhận diện các nguy cơ và sự phản đối trong quá trình thay đổi để có biện pháp ứng phó kịp thời. Các kỹ thuật bao gồm theo dõi thái độ của lãnh đạo và nhân viên, tổ chức đối thoại mở để giải quyết mối lo ngại, cũng như xây dựng kế hoạch xử lý bất đồng.

Kết luận

Như vậy, quản lý sự thay đổi là quá trình thiết yếu giúp doanh nghiệp thích ứng và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng phức tạp. Nắm rõ định nghĩa, vai trò và các cấp độ quản lý sự thay đổi, đồng thời áp dụng phương pháp phù hợp sẽ tạo nền tảng cho thành công bền vững.

Trên đây là toàn bộ bài viết về "Quản lý sự thay đổi: Khái niệm, vai trò và phương pháp quản lý". Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp.