Tầm quan trọng và cách xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh hiệu quả

Xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh được xem là nhiệm vụ hàng đầu mà doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Bởi bộ phận kinh doanh chính là bộ phận quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển lâu dài của công ty.

Các chuyên gia Bizfly sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh một cách hiệu quả. Bạn có thể tham khảo bài viết sau.

Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là bộ phận đóng vai trò chủ chốt trong doanh nghiệp. Trong đó với chuyên môn cá nhân mà mỗi nhân viên sẽ phụ trách mảng công việc đa dạng khác nhau. Bizfly chia sẻ tới bạn một vài chức năng và chuyên môn của phòng kinh doanh mà bạn nên biết dưới đây.

Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Chức năng của phòng kinh doanh

Nhắc đến bộ phận kinh doanh hẳn chúng ta sẽ nghĩ ngay đến bộ phận “hái ra tiền” cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chức năng chính của phòng kinh doanh không chỉ dừng lại có vậy mà còn được thể hiện qua nhiều hoạt động như sau:

• Tham mưu cho ban Giám đốc trong việc phân phối sản phẩm dịch vụ ra khỏi thị trường.
• Tham gia vào công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm
• Xây dựng mạng lưới khách hàng tiềm năng
• Báo cáo tình hình kinh doanh thường niên
• Phát triển thị trường cho sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh đó là:

• Tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với khách hàng mới, duy trì liên lạc với khách hàng cũ nhằm mục đích tăng trưởng hiệu quả bán hàng.
• Lập kế hoạch kinh doanh theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý và năm)
• Nắm rõ kiến thức về sản phẩm từ tính năng, ưu nhược điểm để tư vấn cho khách hàng
• Xây dựng hợp đồng bán hàng sau khi khách hàng đã đồng ý sử dụng, sản phẩm của công ty
• Tiếp nhận khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng, trực tiếp xử lý các vấn đề của khách hàng liên quan đến sản phẩm, dịch vụ
• Chăm sóc khách hàng định kỳ
• Đào tạo kiến thức về sản phẩm, dịch vụ cho nhân viên mới và các phòng ban có liên quan đến quy trình kinh doanh
• Hỗ trợ phòng kế toán khi kết thúc hợp đồng, hủy hợp đồng hay đốc thúc công nợ từ khách hàng 

Vì sao phải xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh?

Việc xây dựng một quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh là quan trọng giúp từng cá nhân trong phòng nắm bắt được từng công việc sẽ triển khai. Qua đó doanh nghiệp mới đảm bảo được hiệu suất làm việc một cách tối ưu. Ngoài ra, khi các yếu tố về năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng của nhân sự đã được đảm bảo và xuyên suốt sẽ giúp thúc đẩy khả năng chuyên môn hóa hoạt động của bộ phận kinh doanh  

Vì sao phải xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh?

Một số chuyên gia còn nhận định, bộ phận kinh doanh nào không có một sơ đồ quy trình làm việc được xây dựng rõ ràng sẽ không thể phát huy được tối đa năng suất làm việc của nhân viên. Chính vì vậy xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh là cực kỳ cần thiết mà các nhà quản trị cần quan tâm đặc biệt.

Các sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh nổi bật

Tùy thuộc vào lĩnh vực ngành nghề cũng như quy mô của bộ phận kinh doanh mà việc xây dựng sơ đồ quy trình làm việc cho phòng kinh doanh là khác nhau. Trong bài viết hôm nay, Bizfly sẽ giới thiệu đến bạn đọc 3 sơ đồ quy trình làm việc cho phòng kinh doanh nổi bật và cơ bản giúp mọi người dễ dàng thiết lập cho đội nhóm của mình.

Sơ đồ hòn đảo

Sơ đồ quy trình làm việc hòn đảo là một mô hình làm việc theo cách truyền thống mà ở đó người quản lý là người có  quyền hành cao nhất và mỗi thành viên trong bộ phận cơ bản sẽ làm việc độc lập. Mục tiêu của mô hình này đó là nhân viên trong nhóm sẽ bán được càng nhiều sản phẩm càng tốt, những nhân sự này cơ bản sẽ phải chịu trách nhiệm từ bước tìm kiếm khách hàng, chăm sóc cho đến chốt đơn hàng thành công.

Khi triển khai mô hình này, các nhân viên kinh doanh là những người sẽ phải chịu áp lực lớn từ việc cạnh tranh với đối thủ bên ngoài đến cả những đội nhóm kinh doanh khác trong công ty. Tuy nhiên ưu điểm của sơ đồ quy trình làm việc cho bộ phận kinh doanh này là dễ dàng áp dụng và không cần sự giám sát đến từ người quản lý. Còn nhược điểm đó là khó quản lý và thu thập thông tin do dữ liệu phân tán ra riêng lẻ.

Sơ đồ Dây chuyền

Sơ đồ Dây chuyền

Sơ đồ dây truyền là một sơ đồ quy trình làm việc dựa trên việc chuyên môn hóa năng lực của từng cá nhân và sắp xếp theo một quy trình sản xuất. Dựa theo mô hình sơ đồ dây chuyền, chúng ta có thể  xây dựng bộ phận phòng kinh doanh theo các nhóm chức năng như sau:

• Nhóm Lead generation: Chịu trách nhiệm thu thập thông tin về khách hàng từ tên, số điện thoại, email…
• Nhóm Sales Development Representatives: Thực hiện các cuộc khảo sát về nhu cầu của khách hàng bằng hệ thống bảng hỏi nhằm mục đích xác định khách hàng tiềm năng đủ điều kiện.
• Nhóm Account Executives: Thực hiện việc gọi điện cho khách hàng tiềm năng, tư vấn và xóa bỏ những mối lo ngại của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ từ đó nâng cao khả năng chốt đơn hàng.
• Nhóm Customer Success team: Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng sau khi đã được chốt, đem lại sự hài lòng cho khách hàng nhằm gia tăng giá trị vòng đời của khách hàng.

Điểm mạnh của mô hình quản lý theo dây chuyền đó là giúp các nhà quản trị dễ dàng xác định những vấn đề xuất hiện trong phễu bán hàng, minh bạch các chỉ tiêu KPI và chuyên môn hóa quy trình giúp gia tăng hiệu quả làm việc trong bộ phận. Còn điểm yếu của sơ đồ này nằm ở việc nếu như nguồn nhân lực không được đảm bảo sẽ không thể phân thành các nhóm chuyên biệt. Ngoài ra, việc phân loại khách hàng không rõ ràng cũng khiến cho việc tranh cãi trong nhóm xảy ra.

Sơ đồ nhóm

Đây là sơ đồ được xây dựng dựa theo vòng đời khách hàng tương tự như mô hình dây chuyền tuy nhiên điểm khác biệt nằm ở việc phân chia nhân lực theo các nhóm đa chức năng. Với mô hình, bộ phận kinh doanh sẽ làm việc trở nên linh hoạt và toàn diện, việc liên kết giữa các nhóm cũng trở nên hiệu quả và có ý nghĩa hơn là các cá nhân đơn lẻ.

Như vậy, với nội dung chia sẻ bên trên hy vọng mọi người đã phần nào hiểu rõ hơn về chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Đồng thời nắm bắt được lợi ích của như các mô hình sơ đồ quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh từ đó triển khai áp dụng cho doanh nghiệp của mình.