Tầm quan trọng và cách xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh hiệu quả

Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng và tác động trực tiếp tới doanh số của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tiếp cận khách hàng, bán sản phẩm, dịch vụ và tạo doanh thu. Đây là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và thị trường, đóng góp trực tiếp vào sự phát triển và bền vững của công ty. Hiểu rõ vai trò cùng nhiệm vụ của phòng kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược phù hợp, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Việc xây dựng quy trình làm việc cho phòng kinh doanh là nhiệm vụ hàng đầu mà doanh nghiệp phải thực hiện khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Bộ phận kinh doanh chính là nhân tố quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và phát triển bền lâu của công ty.

Đội ngũ chuyên gia Bizfly sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh một cách hiệu quả. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Chức năng của phòng kinh doanh

Khi nghĩ đến phòng kinh doanh, nhiều người thường liên tưởng ngay đến bộ phận “hái ra tiền” cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chức năng của phòng kinh doanh không chỉ dừng lại ở đó mà còn được thể hiện qua nhiều hoạt động cụ thể sau:

• Tham mưu cho ban Giám đốc trong việc phân phối sản phẩm dịch vụ ra thị trường.
• Tham gia nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
• Xây dựng mạng lưới khách hàng tiềm năng.
• Báo cáo tình hình kinh doanh định kỳ.
• Phát triển thị trường cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Chiến lược kinh doanh: Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng và đề xuất các chiến lược phù hợp với thị trường mục tiêu và xu hướng ngành nghề. Việc này giúp định hướng rõ ràng cho các hoạt động bán hàng và phát triển sản phẩm. ví dụ: một doanh nghiệp sản xuất điện tử có thể tập trung phát triển các sản phẩm thông minh theo xu hướng thị trường tăng trưởng.

Quản lý bán hàng: Quản lý toàn bộ quá trình bán hàng, từ phân bổ khách hàng, giám sát tiến độ chốt đơn đến đánh giá hiệu suất từng nhân viên kinh doanh. ví dụ: thông qua hệ thống quản lý bán hàng, trưởng phòng có thể phân phối lead và theo dõi kết quả làm việc của từng nhân viên theo từng tuần hoặc tháng.

Phát triển khách hàng: Phòng kinh doanh tập trung xây dựng mối quan hệ lâu bền với khách hàng hiện hữu đồng thời mở rộng khách hàng tiềm năng. Họ tổ chức các chương trình chăm sóc và theo dõi nhu cầu biến đổi để đề xuất sản phẩm phù hợp. ví dụ: đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì thường xuyên tương tác tư vấn khách hàng nhằm giữ chân khách hàng cũ và khuyến khích mua gói dịch vụ mới.

Nghiên cứu thị trường: Thu thập và phân tích dữ liệu thị trường, đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng hỗ trợ đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. ví dụ: đội ngũ kinh doanh phân tích nhu cầu khách hàng và phản hồi để đề xuất điều chỉnh hoặc phát triển sản phẩm mới phù hợp hơn.

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng: Giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại, đảm bảo dịch vụ hậu mãi hiệu quả giúp nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng. ví dụ: nhân viên chăm sóc khách hàng nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm, tạo dựng niềm tin với khách hàng. Những chức năng này kết hợp giúp phòng kinh doanh hoạt động hiệu quả, góp phần nâng cao doanh số và củng cố thương hiệu doanh nghiệp trên thị trường.

Nhiệm vụ của phòng kinh doanh

Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh được phân chia thành các bộ phận chuyên biệt nhằm tối ưu hiệu quả và phân công công việc rõ ràng như sau:

Đội ngũ Sales Team

• Tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với khách hàng mới, duy trì liên hệ với khách hàng cũ nhằm tăng trưởng hiệu quả bán hàng. Đây là đội ngũ trực tiếp thực hiện các hoạt động gọi điện, gặp gỡ tư vấn và chốt đơn. ví dụ: đội Sales sẽ lên kế hoạch tiếp cận khách hàng mục tiêu theo từng khu vực và sản phẩm phù hợp.
• Lập kế hoạch kinh doanh theo các giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm) để đảm bảo doanh số và mục tiêu được thực thi hiệu quả.

Bộ phận Business Development

• Hiểu rõ kiến thức về sản phẩm gồm tính năng, ưu nhược điểm để tư vấn khách hàng, đồng thời xây dựng và phát triển quan hệ đối tác, mở rộng kênh phân phối. ví dụ: nhóm phát triển kinh doanh thường tìm kiếm kênh phân phối mới hoặc hợp tác với đối tác để mở rộng thị trường.
• Khảo sát và nghiên cứu thị trường để đề xuất các chiến lược hỗ trợ tăng trưởng.

 Bộ phận Customer Service

• Tiếp nhận khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng, xử lý các vấn đề liên quan sản phẩm và dịch vụ nhằm đảm bảo khách hàng hài lòng. ví dụ: khi phản ánh lỗi sản phẩm, bộ phận này phối hợp với kỹ thuật hỗ trợ sửa chữa hoặc đổi trả.
• Chăm sóc khách hàng định kỳ, tổ chức sự kiện tri ân và giữ chân khách hàng lâu dài.

 Bộ phận Sales Support/Operations

• Soạn thảo hợp đồng sau khi khách hàng đồng ý, đảm bảo các thủ tục pháp lý, hỗ trợ phòng kế toán khi kết thúc hợp đồng, hủy hợp đồng hoặc đốc thúc công nợ.
• Đào tạo kiến thức về sản phẩm và dịch vụ cho nhân viên mới cũng như các phòng ban liên quan để đồng bộ quy trình kinh doanh.

Dưới đây là một số chỉ số KPI quan trọng phòng kinh doanh cần theo dõi để đánh giá hiệu quả công việc:

• Doanh thu: Tổng giá trị bán hàng trong kỳ giúp đánh giá hiệu quả tài chính.
• Số lượng đơn hàng: Số đơn hàng chốt được để đo lường khối lượng công việc.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Tỷ lệ khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực sự, phản ánh khả năng tư vấn và thuyết phục.
• Thời gian chuyển đổi lead: Thời gian trung bình từ tiếp xúc khách hàng mới đến hoàn thành đơn hàng, giúp tối ưu quy trình bán hàng.
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng: Phần trăm khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm/dịch vụ, thể hiện mức độ hài lòng và thành công trong chăm sóc khách hàng.

Để giúp phòng kinh doanh hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tập trung, tối ưu quy trình bán hàng. BizCRM là giải pháp hiệu quả nâng cao hiệu suất kinh doanh. BizCRM cung cấp công cụ quản lý khách hàng toàn diện, hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng, phân tích dữ liệu khách hàng và theo dõi hiệu quả đội ngũ, từ đó giúp phòng kinh doanh phát triển bền vững và chuyên nghiệp hơn.

Vì sao phải xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh?

Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và bài bản cho phòng kinh doanh là yếu tố thiết yếu giúp nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phối hợp giữa các bộ phận. Quy trình cụ thể giúp định hướng các bước thực hiện, đồng thời giảm thiểu rủi ro do thiếu nhất quán hoặc sai sót trong giao tiếp.

Cụ thể, quy trình làm việc của phòng kinh doanh mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tăng hiệu quả bán hàng: Khi công việc được chuẩn hóa và mỗi thành viên hiểu rõ vai trò, năng suất và chất lượng bán hàng đều được cải thiện đáng kể.
• Giảm thiểu rủi ro sai lệch trong chuyển đổi: Khi khách hàng được tiếp cận và chăm sóc theo quy trình chuẩn, nguy cơ mất khách hoặc sai sót trong báo giá giảm tối đa.
• Nâng cao tính chuyên môn: Quy trình rõ ràng giúp nhân viên phát huy thế mạnh chuyên môn, từ đó cải thiện chất lượng công việc và kỹ năng cá nhân.
• Minh bạch và dễ kiểm soát: Nhà quản trị có thể theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc phòng kinh doanh

Ví dụ thực tế: Một công ty phần mềm triển khai quy trình làm việc chuẩn cho phòng kinh doanh, ghi nhận tăng trưởng doanh thu 30% sau 6 tháng nhờ tối ưu thời gian xử lý lead và nâng cao tỷ lệ chốt đơn qua phân công và phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng.

Các sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh nổi bật

Tùy theo ngành nghề và quy mô, sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh sẽ có sự khác biệt phù hợp. Dưới đây là ba mô hình phổ biến được mô tả chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng:

Sơ đồ hòn đảo

Đặc điểm: Đây là mô hình truyền thống, trong đó người quản lý giữ quyền kiểm soát tối đa, còn nhân viên kinh doanh hoạt động khá độc lập từ tìm kiếm khách hàng đến chốt đơn hàng. Mô hình này không yêu cầu nhiều sự phối hợp giữa các nhân viên.

Ưu điểm: Dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ, không cần nhiều giám sát, nhân viên linh động và tự chủ trong quá trình bán hàng.

Nhược điểm: Khó quản lý và tổng hợp dữ liệu khi thông tin phân tán, dễ phát sinh cạnh tranh không lành mạnh nội bộ và thất thoát thông tin.

Ví dụ áp dụng: Một cửa hàng điện tử nhỏ áp dụng mô hình hòn đảo để nhân viên tự do tìm kiếm khách hàng và bán sản phẩm mà không bị quản lý can thiệp nhiều, nhằm giữ tính linh hoạt.

Để khắc phục hạn chế dữ liệu phân tán và nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp số hóa quy trình với BizCRM – nền tảng quản lý khách hàng toàn diện, giúp tập trung dữ liệu, tăng cường giám sát và tự động hóa quy trình bán hàng.

Sơ đồ Dây chuyền

Đặc điểm: Mô hình dây chuyền chuyên môn hóa từng nhóm chức năng theo chuỗi khép kín, từ thu thập thông tin đến chăm sóc khách hàng. Mỗi nhóm phụ trách một phần công việc giúp quy trình liền mạch.

Theo mô hình này, phòng kinh doanh được chia thành các nhóm chức năng như:

• Lead Generation: Thu thập thông tin khách hàng gồm tên, số điện thoại, email.
• Sales Development Representatives: Khảo sát nhu cầu khách hàng để tìm những khách tiềm năng đủ điều kiện.
• Account Executives: Gọi điện tư vấn và giải đáp thắc mắc nhằm tăng khả năng chốt đơn hàng.
• Customer Success Team: Chăm sóc khách hàng sau khi chốt đơn, gia tăng giá trị lâu dài.

Ưu điểm: Minh bạch KPI theo nhóm, chuyên môn hóa giúp nâng cao hiệu quả làm việc và dễ phát hiện vấn đề.

Nhược điểm: Cần đủ nguồn nhân lực để phân chia, nếu không sẽ gây mất cân đối. Việc phân loại khách hàng không rõ cũng dễ dẫn đến tranh cãi, xung đột nội bộ.

Tình huống áp dụng: Công ty phần mềm lớn với đội ngũ kinh doanh đông đảo thường sử dụng mô hình dây chuyền để tăng tính chuyên môn, từ đội marketing thu lead đến đội sales và bộ phận chăm sóc khách hàng làm việc tuần tự, hiệu quả.

Sơ đồ nhóm

Đặc điểm: Mô hình phân chia nhân lực thành các nhóm đa chức năng dựa trên vòng đời khách hàng, phối hợp linh hoạt hơn dây chuyền bằng cách mỗi nhóm đảm nhận đa nhiệm vụ từ tìm kiếm đến chăm sóc khách hàng.

Ví dụ phân chia nhóm đa chức năng: Một phòng kinh doanh lớn có thể gồm nhóm tìm kiếm khách hàng mới, nhóm chăm sóc khách hàng hiện tại, nhóm xử lý khiếu nại và nhóm phân tích thị trường, mỗi nhóm đều có thành viên đa nhiệm giúp phòng kinh doanh vận hành liên tục, phối hợp chặt chẽ.

Ưu điểm: Tăng cường phối hợp nhóm, tăng tính linh hoạt và phạm vi chuyên môn rộng. Chia sẻ nhiệm vụ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu quả công việc.

Nhược điểm: Có thể phát sinh mâu thuẫn do chồng chéo chức năng nếu phân công không rõ ràng, đồng thời đòi hỏi kỹ năng quản lý nhóm tốt hơn.

Tình huống áp dụng: Doanh nghiệp vừa và lớn với hoạt động đa ngành thường chọn mô hình nhóm để tối ưu nguồn lực và tăng khả năng thích ứng với thị trường biến động.

Công cụ hỗ trợ quản lý phòng kinh doanh hiệu quả

Để vận hành phòng kinh doanh chuyên nghiệp và hiệu quả, doanh nghiệp thường sử dụng một số công cụ phần mềm hỗ trợ như:

• CRM (Customer Relationship Management): Quản lý và phân tích thông tin khách hàng, tự động hóa quy trình bán hàng, theo dõi tương tác và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Ví dụ: BizCRM giúp tối ưu hóa hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Phần mềm quản lý KPI: Theo dõi, đánh giá hiệu suất cá nhân và nhóm dựa trên các chỉ số cụ thể, hỗ trợ cải thiện năng suất và hiệu quả công việc.
• Phần mềm quản lý công việc: Tổ chức, phân công và theo dõi tiến độ công việc linh hoạt, giúp quản lý và nhân viên đồng bộ thông tin và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Phần mềm bán hàng: Hỗ trợ theo dõi đơn hàng, quản lý kho và vận chuyển, đồng bộ thông tin từ bán đến giao nhận.
• Công cụ quản lý lịch cá nhân: Hỗ trợ lên lịch làm việc, cuộc hẹn với khách hàng, tối ưu thời gian và tăng hiệu quả giao tiếp.

Sự phối hợp giữa các công cụ này giúp phòng kinh doanh vận hành thông suốt, giảm thiểu sai sót và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.