Quy trình kinh doanh là gì và 7 bước lập sơ đồ cho công ty thương mại

Quy trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng và cần thiết trong quá trình tiếp thị của doanh nghiệp, đặt biệt là khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng. Mỗi một doanh nghiệp sẽ sở hữu một văn bản quy trình khác nhau, có thể nguyên tắc cũng có thể linh hoạt bởi hoàn toàn dựa trên mức độ ưu tiên và kết quả kinh doanh thu được từ quy trình đó.

Cùng các chuyên gia Bizfly tìm hiểu thuật ngữ Quy trình kinh doanh là gì? Và hướng dẫn 7 bước lập sơ đồ quy trình kinh doanh dành cho công ty thương mại trong bài viết dưới đây.

Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước kết nối với nhau và được phân công cho từng bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể. Mỗi bộ phận được giao sẽ tiến hành thực hiện chuyên môn hóa nhiệm vụ để đạt được mục tiêu cũng như hiệu quả cao nhất.

Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh được ra đời với mục đích đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức. Và là yếu tố cốt lõi dẫn đến các cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp vượt xa mọi đối thủ và mang về lợi nhuận cao nhất.

Các yếu tố thiết yếu của quy trình kinh doanh

Có 4 yếu tố thiết yếu tạo nên một quy trình kinh doanh lý tưởng:

• Hữu hạn: Một quy trình kinh doanh hiệu quả phải có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Ngoài ra, nó cũng bao gồm một vài bước hữu hạn.
• Lặp lại: Một quy trình kinh doanh hiệu quả có thể được thực hiện với số lần lặp lại không xác định.
• Tạo ra giá trị: Mục tiêu cuối cùng chính là chuyển giao việc tạo ra giá trị thành các nhiệm vụ nhỏ có thể thực thi và không có bất cứ bước nào trong quy trình chỉ vì mục tiêu đó. Dễ hiểu hơn chính là nếu có bước nào đó trong quy trình không làm tăng thêm giá trị thì nó sẽ không tồn tại.
• Tính linh hoạt: Bản chất của yếu tố này là linh hoạt để thay đổi và không cứng nhắc. Trong trường hợp có bất cứ phạm vi cải tiến nào được xác định, quá trình sẽ chấp nhận thay đổi đó mà không gây ảnh hướng tới các bên liên quan

Tầm quan trọng của việc lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là việc phân tích, ghi lại để mô tả và hình dung ra các bước trong quy trình kinh doanh được thực hiện trong tổ chức. Nhà lãnh đạo có thể sử dụng sơ đồ quy trình vào để phân tích, giúp mọi người hiểu rõ công việc và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh khác.

Vì thế, công việc lập sơ đồ quy trình kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể:

Giúp nhà quản trị và nhân viên hiểu rõ về quy trình kinh doanh: Bằng cách trình bày rút ngọn những ý chính, nó tạo ra điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội tối ưu hóa hoạt động của mình. 

• Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Từ những thông tin từ sơ đồ kinh doanh, nhà quản lý sẽ dễ dàng thấy được những yếu điểm còn tồn đọng. Giải quyết triệt để những khó khăn này sẽ giúp tăng năng suất và đẩy mạnh tính cạnh tranh trên thị trường.
• Giảm rủi ro và tăng chất lượng: Sơ đồ quy trình kinh doanh giúp đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo cách chính xác và đáng tin cậy, giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quy trình kinh doanh. Nó cũng giúp tăng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
• Truyền tải thông tin rõ ràng: Được xây dựng dưới dạng mô hình, đây được xem là công cụ truyền tải thông tin nhanh chóng và hiệu quả giữa các phòng ban và toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. 
• Dễ dàng quản lý: Khi thông tin được thể hiện rõ ràng, người đứng đầu có thể nắm bắt được những chức năng, nhiệm vụ từng giai đoạn trên từng phòng ban có trên sơ đồ kinh doanh và kiểm soát chặt chẽ hơn. 

Sơ đồ quy trình kinh doanh dành cho công ty thương mại

Để có được một quy trình kinh doanh hiệu quả, bạn cần dựa trên sơ đồ quy trình kinh doanh sau đây.

Sơ đồ quy trình kinh doanh dành cho công ty thương mại

Bước 1: Chuẩn bị

Cần chuẩn bị những yếu tố sau để việc kinh doanh đạt hiệu quả:

• Dịch vụ, sản phẩm đầu vào đảm bảo.
• Các thông tin về dịch vụ, sản phẩm cung cấp cho người tiêu dùng và những lợi ích mà họ nhận được.
• Lên kế hoạch bán hàng chi tiết, cụ thể để xác định được đối tượng khách hàng, khách hàng ở đâu và tiếp cận vào thời điểm nào là hợp lý.
• Chuẩn bị giới giới thiệu, các bảng báo giá hoặc card visit…

Bước 2: Tìm kiếm đối tượng khách hàng tiềm năng

Chìa khóa quan trọng ở bước này chính là bạn cần xác định rõ thị trường và đối tượng mà bạn tiếp cận. Việc phân biệt được đâu là khách hàng tiềm năng, khách hàng đầu mối và khách hàng tiềm năng đủ điều kiện là điều vô cùng quan trọng.

Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các phương tiện truyền thông như website, báo chí, sự kiện xã hội… Bạn có thể thể tìm kiếm mọi nơi mọi lúc với thái độ quan tâm chân thành nhất tới khách hàng. Công việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng phải được tiến hành bất cứ khi nào và trong mọi tình huống.

Mọi người có thể tìm hiểu thêm các cách để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả trong bài viết Bí quyết nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả cho doanh nghiệp mà Bizfly chia sẻ 

Bước 3: Tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng

Đây là bước bắt đầu trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tiếp tục thu thập thêm thông tin. Muốn tiếp cận khách hàng thành công, bạn cần tìm hiểu trước thông tin về khách hàng thông qua nhiều kênh như: báo chí, Internet, thực tế hay người quen, người thân.

Tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng

Sau đó, bạn có thể gửi email giới thiệu, liên hệ chào hàng bằng điện thoại hay thăm dò một vài thông tin và cung cấp cho khách hàng những thông tin bổ ích. Cuối cùng là thiết lập một cuộc hẹn trực tiếp để trình bày và trao đổi về sản phẩm/dịch vụ.

Bước 4: Giới thiệu thông tin chi tiết về dịch vụ, sản phẩm

Sau khi tiếp cận thành công với khách hàng, bước tiếp theo là cung cấp thông tin chi tiết của sản phẩm, dịch vụ đến với họ. Bạn nên tập trung vào “lợi ích” thay vì tính năng, đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ và bán sản phẩm, dịch vụ dựa trên “nhu cầu” chứ không phải bán những thứ bạn đang có. Thành công sẽ lên tới 70% nếu trong lần gặp đầu tiên bạn giới thiệu cho khách hàng về sản phẩm dịch vụ của bạn mà họ cùng tham gia vào, nêu những thắc mắc, ý kiến của họ.

Bước 5: Thông báo giá và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ

Nếu bạn nhận được lời đề nghị báo giá chính thức về giải pháp, sản phẩm, dịch vụ đã thảo luận với khách hàng ở trên thì hãy chắc chắn rằng họ nhận được báo giá vào thời điểm phù hợp. Bạn cần tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, nhân mạnh vào nhu cầu sử dụng của họ và hãy viết về những điều khách hàng hứng thú và phản ứng tích cực với sự chào hàng của bạn.

Bước 6: Tiến hành chốt đơn hàng

Chốt đơn hàng là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình kinh doanh. Bởi đây là quy trình giúp khách hàng đưa ra quyết định, nên bạn cần nhớ rằng tát cả những điều bạn nói trong khi tiếp cận, giới thiệu và trình bày hay báo giá đều phải hướng tới việc chốt đơn.

Tiến hành chốt đơn hàng

Điều này đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có cái nhìn chính xác như cử chỉ, lời nói, những lời nhận xét về sản phẩm của khách hàng trong bước tiếp cận. Trong giai đoạn này, hầu như khách hàng đã nắm rõ về dịch vụ, sản phẩm, vì thế điều cần làm lúc này chính là nhấn mạnh vào lợi ích mà họ nhận được để thúc đẩy quyết định mua hàng của họ.

Xem thêm: Chốt sales là gì? Các cách chốt sales hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng thành công

Đây là bước cuối cùng cũng là bước đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình kinh doanh mà bắt buộc nhân viên kinh doanh nào cũng phải nhớ đó là chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng. Bởi lẽ, điều này ảnh hưởng khá lớn tới việc khách hàng có hài lòng với dịch vụ, sản phẩm mà bạn cung cấp không và có thể tiếp tục hợp tác lâu dài với bạn hay không.

Một số mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh

Một vài mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh:

Sơ đồ quy trình quản lý nhân lực

• Truyền đạt quy trình và chính sách của công ty.
• Nhân viên tham gia hiệu quả và nhanh chóng
• Đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra thống nhất và công bằng.
• Nâng cao việc học tập để đào tạo và phát triển nhân viên.

Mẫu sơ đồ quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Sơ đồ quy trình quản lý công ty

Sơ đồ này giúp các nhà quản lý đạt được những mục tiêu dài hạn và giúp nhân viên đi đúng hướng trong công việc. Nhà quản lý có thể so sánh các bước trong kế hoạch ban đầu và các bước đã thực hiện để đưa ra giải pháp kịp thời.

Sơ đồ duy trì làm việc

Sơ đồ này hỗ trợ đội ngũ nhân viên biết cách để hỗ trợ khách hàng tốt nhất và giải quyết vấn đề hiệu quả. Ngoài ra các nhà quản lý cũng có thể theo dõi được các cột mốc quan trọng giúp dự án được giao đúng hạn.

Mẫu sơ đồ quy trình duy trì công việc 

 Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh

Mẫu sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh

Một doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động được nếu không tiến hành theo đúng các bước của quy trình kinh doanh. Chính vì thế đừng quên xây dựng cho doanh nghiệp của mình một quy trình kinh doanh phù hợp để đạt được hiệu quả một cách tối ưu nhất.