Quy trình kinh doanh là gì và 7 bước lập sơ đồ cho công ty thương mại

Quy trình kinh doanh đóng vai trò then chốt trong vận hành và phát triển doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành thương mại. Một quy trình kinh doanh bài bản giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và tối đa lợi nhuận. Theo Hiệp hội Quản trị Doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp có quy trình kinh doanh chuẩn hóa tăng trưởng doanh thu đến 30% so với các doanh nghiệp chưa áp dụng.

Cùng các chuyên gia Bizfly khám phá định nghĩa quy trình kinh doanh là gì và hướng dẫn chi tiết 7 bước lập sơ đồ quy trình kinh doanh dành cho công ty thương mại trong bài viết dưới đây.

Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là chuỗi các bước liên kết chặt chẽ, được phân công cụ thể cho từng bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Mỗi bộ phận tập trung hoàn thành nhiệm vụ nhằm đạt mục tiêu và hiệu quả cao nhất.

Quy trình kinh doanh ra đời nhằm góp phần đạt các mục tiêu doanh nghiệp và là nền tảng quan trọng tạo ra cơ hội kinh doanh vượt trội, gia tăng lợi nhuận tối đa.

Các yếu tố thiết yếu của quy trình kinh doanh

Bốn yếu tố chính tạo nên quy trình kinh doanh hiệu quả, không chỉ bảo đảm hiệu quả mà còn giúp tối ưu hoạt động doanh nghiệp.

• Hữu hạn:

  Quy trình phải có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng, với số bước hữu hạn. ví dụ: quy trình xử lý đơn hàng tại cửa hàng thương mại bắt đầu từ tiếp nhận yêu cầu và kết thúc khi giao hàng. Điều này tránh sự lộn xộn và duy trì kiểm soát tốt.

• Lặp lại:

  Quy trình có thể thực hiện nhiều lần không giới hạn trong tương lai, như tư vấn khách hàng hay xử lý khiếu nại. Tính lặp lại giúp doanh nghiệp duy trì ổn định và cải tiến liên tục dựa trên phản hồi.

• Tạo ra giá trị:

  Mục đích là biến các nhiệm vụ thành giá trị thiết thực cho khách hàng hoặc doanh nghiệp. Bước không tạo ra giá trị nên được loại bỏ. ví dụ: nếu kiểm tra hàng hóa chỉ là thủ tục và không nâng cao chất lượng, cần xem xét loại bỏ hoặc đơn giản hóa.

• Tính linh hoạt:

  Quy trình cần dễ dàng thay đổi, điều chỉnh khi có cải tiến hay yêu cầu mới mà không ảnh hưởng tiêu cực tới các phòng ban. ví dụ: khi thị trường biến động, công ty thương mại có thể nhanh chóng cập nhật kịch bản bán hàng mà không gián đoạn hoạt động.

Tầm quan trọng của việc lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Lập sơ đồ quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng, trực quan các bước vận hành, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển.

• Hiểu rõ và đồng bộ công việc:

  Sơ đồ giúp nhà quản trị và nhân viên nắm vững các bước thực hiện, vai trò các phòng ban rõ ràng. ví dụ: nhân viên mới dễ dàng tiếp cận công việc khi có bản đồ quy trình cụ thể.

• Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh:

  Dựa vào sơ đồ, nhà quản lý phát hiện điểm nghẽn, lãng phí để triển khai giải pháp hiệu quả. ví dụ: cải tiến quy trình đặt hàng giúp giảm thời gian chờ khách.

• Giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng:

  Sơ đồ xác định bước dễ gây lỗi để kiểm soát tốt, đồng thời minh bạch các điểm kiểm tra chất lượng, giúp nâng cao độ tin cậy sản phẩm và dịch vụ.

• Truyền đạt thông tin hiệu quả:

  Là công cụ truyền tải nhanh, rõ ràng giữa các phòng ban, giảm thiểu hiểu nhầm và tăng cường phối hợp.

• Dễ dàng quản lý và giám sát:

  Nhà quản lý theo dõi chi tiết chức năng, thời điểm và người chịu trách nhiệm từng công đoạn trên sơ đồ.

Theo khảo sát tại các doanh nghiệp thương mại hàng đầu, áp dụng sơ đồ quy trình giúp tăng 25% hiệu suất làm việc và giảm sai sót đến 40%.

Sơ đồ quy trình kinh doanh dành cho công ty thương mại

Dưới đây là sơ đồ tổng quan quy trình kinh doanh của công ty thương mại, thể hiện các bước chính và phòng ban tham gia.

Bước 1: Chuẩn bị

Mục tiêu: Đảm bảo đầy đủ nguồn lực, sản phẩm và thông tin để bắt đầu bán hàng hiệu quả.

Phương pháp thực hiện:

• Kiểm tra và cập nhật chất lượng dịch vụ, sản phẩm đầu vào.
• Chuẩn bị tài liệu bán hàng, bảng báo giá, card visit.
• Lập kế hoạch bán hàng chi tiết, xác định đối tượng khách hàng cụ thể.

Lời khuyên & công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm quản lý kho và CRM như BizCRM để quản lý dữ liệu sản phẩm và khách hàng hiệu quả.

Bước 2: Tìm kiếm đối tượng khách hàng tiềm năng

Mục tiêu: Xác định chính xác thị trường và khách hàng có nhu cầu phù hợp.

Phương pháp thực hiện:

• Đăng tải trên website, mạng xã hội, tổ chức sự kiện để thu hút khách hàng.
• Xây dựng hồ sơ khách hàng tiềm năng dựa trên hành vi và thị hiếu thị trường.

>> Xem thêm: Bí quyết nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 3: Tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng

Mục tiêu: Xây dựng mối quan hệ, thu thập thông tin để hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng.

Phương pháp thực hiện: Tìm kiếm thông tin khách hàng qua báo chí, Internet, quan hệ cá nhân, gửi email giới thiệu, gọi điện thoại, mời trao đổi trực tiếp.

Lời khuyên & công cụ hỗ trợ: Quản lý và theo dõi lịch tiếp cận khách hàng qua BizCRM giúp nâng cao tỷ lệ thành công.

Bước 4: Giới thiệu thông tin chi tiết về dịch vụ, sản phẩm

Mục tiêu: Truyền tải lợi ích phù hợp, tạo sự quan tâm dựa trên nhu cầu khách hàng.

Phương pháp thực hiện: Tập trung giới thiệu giải pháp đáp ứng nhu cầu thay vì chỉ liệt kê tính năng. Tạo điều kiện để khách hàng đặt câu hỏi và trao đổi.

Lời khuyên & công cụ hỗ trợ: Chuẩn bị tài liệu số, video demo minh họa; dùng CRM để ghi nhận phản hồi khách hàng.

Bước 5: Thông báo giá và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ

Mục tiêu: Cung cấp báo giá chính xác và thúc đẩy khách hàng quyết định giao dịch.

Phương pháp thực hiện: Gửi báo giá đúng lúc, nhấn mạnh nhu cầu và lợi ích khách nhận. Trả lời thắc mắc, xử lý phản đối kịp thời.

Lời khuyên & công cụ hỗ trợ: Dùng CRM để tự động tạo báo giá, theo dõi trạng thái; kết hợp phần mềm call center như Callio để liên lạc hiệu quả.

Bước 6: Tiến hành chốt đơn hàng

Mục tiêu: Thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định mua cuối cùng.

Phương pháp thực hiện: Nhận biết tín hiệu khách, nhấn mạnh lợi ích, hỗ trợ giải đáp thắc mắc và xử lý phản hồi.

Lời khuyên & công cụ hỗ trợ: Áp dụng kỹ thuật chốt sale chuyên nghiệp, theo dõi lịch sử khách qua CRM để cá nhân hóa phương pháp tiếp cận.

>> Xem thêm: Chốt sales là gì? Các cách chốt sales hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng thành công

Mục tiêu: Duy trì mối quan hệ, nâng cao trải nghiệm và mở rộng hợp tác lâu dài.

Phương pháp thực hiện: Theo dõi sự hài lòng qua khảo sát, hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc định kỳ và ưu đãi khách hàng thân thiết.

Một số mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh

Dưới đây là các mẫu sơ đồ tiêu biểu kèm mô tả ứng dụng và lợi ích trong thực tế doanh nghiệp.

Sơ đồ quy trình quản lý nhân lực

Mô tả quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân viên nhằm đảm bảo sự công bằng và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

• Truyền tải rõ ràng quy trình và chính sách công ty.
• Giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả.
• Bảo đảm quá trình tuyển dụng minh bạch, công bằng.
• Hỗ trợ đào tạo và phát triển kỹ năng liên tục cho nhân viên.

Sơ đồ quy trình quản lý công ty

Sơ đồ giúp lãnh đạo theo dõi tiến trình, đạt được mục tiêu dài hạn cũng như bảo đảm phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban, tránh xung đột và bỏ sót nhiệm vụ.

ví dụ: khi có sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế, nhà lãnh đạo kịp thời điều chỉnh, nâng cao hiệu suất làm việc.

Sơ đồ duy trì làm việc

Mẫu sơ đồ hỗ trợ nhân viên và quản lý theo dõi tiến độ, giải quyết vấn đề hiệu quả và ưu tiên các mốc quan trọng nhằm hoàn thành dự án đúng hạn.

 Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh

Sơ đồ thể hiện rõ nhóm công việc và mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận bán hàng, giúp nâng cao hiệu quả và đạt mục tiêu doanh số.

Cách nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh

Để duy trì và cải tiến liên tục hiệu quả quy trình kinh doanh, doanh nghiệp nên áp dụng các bước sau:

• Phân tích hoạt động hiện tại: Đánh giá kỹ từng bước, xác định điểm nghẽn và cơ hội cải thiện.
• Phân tích giá trị khách hàng: Hiểu sâu nhu cầu, hành vi và kỳ vọng để điều chỉnh quy trình phù hợp.
• Xây dựng chiến lược cải tiến liên tục: Ứng dụng công nghệ mới, đào tạo nhân viên và nâng cao tiêu chuẩn làm việc định kỳ.

Nhiều công ty áp dụng phương pháp Lean Management cùng công cụ BizCRM để tự động hóa, số hóa quy trình, giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ phục vụ khách hàng.

>> Xem thêm bài viết: Chiến lược cải tiến quy trình kinh doanh hiệu quả

Kết luận

Doanh nghiệp khó có thể vận hành trơn tru nếu thiếu quy trình kinh doanh chuẩn mực, rõ ràng và phù hợp. Lập sơ đồ giúp hình dung, quản lý và tối ưu hoạt động, hướng tới hiệu quả cao nhất.

Hãy xây dựng và không ngừng cải tiến quy trình kinh doanh, đồng thời trang bị các công cụ quản lý hiện đại như BizCRM để nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh trên thị trường.

Để được tư vấn chi tiết về quy trình kinh doanh và giải pháp công nghệ hỗ trợ, bạn có thểđăng ký tư vấn trực tiếp hoặc tham khảo thêm các bài viết chuyên sâu trên trang Bizfly.