8 Bước xây dựng quy trình mua hàng cho doanh nghiệp

Quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Khi được thiết lập bài bản, quy trình này không chỉ tối ưu hoạt động mua sắm mà còn giảm thiểu rủi ro và tăng cường minh bạch trong từng giao dịch.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả, đồng thời phân tích những lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp có thể đạt được.

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là tập hợp các bước được doanh nghiệp lên kế hoạch trước nhằm đảm bảo quá trình mua sắm diễn ra hiệu quả và phù hợp với nhu cầu thực tế. Nhờ quy trình này, các hoạt động mua sắm trở nên có hệ thống, minh bạch và giảm thiểu sai sót không cần thiết. Đồng thời, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí chặt chẽ và đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ trong mỗi giao dịch.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả

Xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua sắm và nâng cao năng lực quản lý. Khi các bước được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn chi phí và chất lượng, đồng thời hạn chế các rủi ro phát sinh. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả trong mỗi giao dịch.

Thêm vào đó, quy trình mua hàng minh bạch giúp giảm thiểu lãng phí do gian lận hoặc chi tiêu không hợp lý. Đồng thời, hệ thống mua sắm cũng hỗ trợ quản lý việc mua nguyên vật liệu sản xuất và trang thiết bị văn phòng thuận tiện hơn. Việc này cũng củng cố quan hệ với nhà cung cấp, tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác thuận lợi.

Cuối cùng, quy trình chuẩn hóa giúp rút ngắn thời gian thực hiện và đơn giản hóa các thủ tục liên quan. Doanh nghiệp dễ dàng quản lý danh sách nhà cung cấp và lựa chọn đối tác uy tín với chi phí hợp lý. Điều này tạo cơ sở để đánh giá nhà cung cấp và đảm bảo chất lượng đầu vào, từ đó duy trì tiêu chuẩn sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra.

Tiết kiệm chi phí: Quy trình mua hàng chuẩn hóa giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả, tránh chi tiêu vượt mức và giảm thiểu mua sắm không cần thiết. 

Nâng cao hiệu suất: Với quy trình rõ ràng, các bộ phận giảm thiểu sai sót và trùng lặp công việc, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. 

Giảm thiểu rủi ro: Quy trình chặt chẽ hạn chế sai sót và rủi ro như mua hàng sai nhu cầu hoặc nhận hàng kém chất lượng.

Tăng tính minh bạch: Mọi bước được ghi chép và quản lý qua hệ thống giúp dễ dàng truy xuất thông tin và giám sát.

Củng cố mối quan hệ nhà cung cấp: Qua việc đánh giá, phản hồi và hợp tác chặt chẽ, doanh nghiệp xây dựng hệ thống nhà cung cấp tin cậy, nâng cao lợi thế cạnh tranh.

Tổng quan 8 bước quy trình mua hàng

Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Để đảm bảo hoạt động mua sắm hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình rõ ràng và có hệ thống. Mỗi bước giữ vai trò quan trọng, từ xác định nhu cầu đến đánh giá và cải tiến sau giao dịch, cụ thể:

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu mua sắm. Giai đoạn này giúp xác định loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất, vận hành hoặc nâng cao môi trường làm việc.

Bước 2: Lập đề nghị mua hàng

Sau khi xác định nhu cầu, bộ phận liên quan lập đề nghị mua hàng (Purchase Requisition) để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đề nghị cần nêu rõ số lượng, chủng loại, ngân sách dự kiến và lý do. Chỉ khi đề nghị được phê duyệt, bộ phận mua hàng mới tiến hành bước tiếp theo như tìm nhà cung cấp và thương thảo hợp đồng.

Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Doanh nghiệp thu thập thông tin, báo giá và điều kiện chuỗi cung ứng từ nhiều đơn vị để chọn nhà cung cấp phù hợp nhất về chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng. Đây là bước quan trọng để xây dựng quy trình mua hàng tối ưu.

Để đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng các tiêu chí:

• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Đánh giá dựa trên tiêu chuẩn kỹ thuật, độ bền, mẫu mã và phản hồi khách hàng trước.
• Uy tín và kinh nghiệm: Xem xét lịch sử hoạt động và khách hàng lớn đã phục vụ.
• Khả năng cung cấp: Đảm bảo đủ năng lực đáp ứng số lượng và tiến độ.
• Báo giá: So sánh mức giá và điều khoản thanh toán cạnh tranh.
• Thời gian giao hàng: Khả năng giữ cam kết về thời gian.

Bước 4: Yêu cầu và phân tích báo giá

Doanh nghiệp gửi yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp phù hợp để thu thập nhiều phương án cùng lúc. Việc phân tích dựa trên giá thành, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán và chất lượng dịch vụ giúp chọn lựa giải pháp tối ưu.

Dựa trên bảng này, doanh nghiệp cân nhắc chọn nhà cung cấp với mức giá hợp lý kết hợp chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng phù hợp.

Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng

Doanh nghiệp tiến hành đàm phán các điều khoản như giá cả, thời gian giao hàng và thanh toán để đạt thỏa thuận tối ưu cho cả hai bên. Khi thống nhất, hợp đồng sẽ được ký kết, tạo cơ sở pháp lý cho mối quan hệ hợp tác bền vững.

Lưu ý khi đàm phán:

• Chuẩn bị kỹ thông tin: Hiểu rõ nhu cầu, ngân sách và điều kiện mong muốn để đưa ra lập luận thuyết phục.
• Lắng nghe và đặt câu hỏi: Nắm rõ giới hạn và ưu tiên của nhà cung cấp để tìm giải pháp chung phù hợp.
• Thương lượng linh hoạt: Điều chỉnh các điều khoản để đạt lợi ích đôi bên, tránh ảnh hưởng doanh nghiệp.
• Rõ ràng, minh bạch: Các điều khoản hợp đồng cần cụ thể, tránh mơ hồ để bảo vệ quyền lợi.

Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra chất lượng

Bước này đảm bảo hàng hóa nhập kho đúng số lượng, chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận. Bộ phận kho vận phối hợp với phòng QA/QC kiểm tra trực quan, thử nghiệm mẫu (nếu cần) và đối chiếu với đơn đặt hàng. Hàng hóa đạt yêu cầu mới được nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp.

Các bước kiểm tra gồm:

• Kiểm đếm số lượng: Đối chiếu số lượng nhận được với đơn đặt hàng.
• Kiểm tra bao bì, tình trạng bên ngoài: Đảm bảo hàng không bị hư hỏng do vận chuyển.
• Thử nghiệm mẫu (nếu cần): Kiểm tra các đặc tính kỹ thuật hoặc chất lượng theo yêu cầu.
• Đối chiếu thông số kỹ thuật: So sánh với hợp đồng để đảm bảo đúng thông số.

Sự phối hợp giữa kho vận và QA/QC rất quan trọng để phát hiện và xử lý kịp thời lỗi.

Bước 7: Thanh toán và hoàn tất giao dịch

Sau khi nghiệm thu hàng hóa, doanh nghiệp tiến hành thanh toán theo đúng điều khoản hợp đồng, hoàn tất giao dịch và duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.

Quy trình thanh toán bao gồm:

• Kiểm tra hồ sơ thanh toán: Đơn hàng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ liên quan.
• Xác nhận nghiệm thu: Đảm bảo hàng hóa đã nhận và đạt yêu cầu chất lượng.
• Theo dõi hạn thanh toán: Thanh toán đúng hạn giúp duy trì uy tín và mối quan hệ.
• Lưu trữ chứng từ: Đảm bảo đầy đủ để phục vụ kiểm tra và đối soát.
• Xử lý sai sót kịp thời: Liên hệ nhà cung cấp nếu có chênh lệch về hàng hóa hoặc hóa đơn.

Bước 8: Đánh giá và cải tiến quy trình mua hàng

Sau mỗi đợt mua hàng, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện hiệu quả quy trình từ lập kế hoạch đến nhập kho. Các chỉ số như thời gian thực hiện, chi phí tiết kiệm và mức độ hài lòng của bộ phận sử dụng là căn cứ quan trọng để đánh giá.

Phương pháp đánh giá gồm:

• Theo dõi KPI: Thời gian từng bước, tổng thời gian mua hàng, chi phí tiết kiệm so với kế hoạch, tỷ lệ sai sót, mức độ hài lòng của người dùng.
• Thu thập phản hồi: Ý kiến từ nhân sự tham gia quy trình và các bộ phận sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
• Cải tiến định kỳ: Lập kế hoạch và thực hiện cải tiến dựa trên dữ liệu và phản hồi để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Những lưu ý khi xây dựng quy trình mua hàng

Khi xây dựng quy trình, doanh nghiệp nên tích hợp hệ thống ERP để đồng bộ dữ liệu, tăng hiệu quả quản lý. Dưới đây là một số điểm quan trọng để đảm bảo quy trình vận hành suôn sẻ:

• Cập nhật thời gian giao hàng từ nhà cung cấp: Do điều kiện mỗi nhà cung cấp khác nhau, theo dõi thường xuyên giúp điều chỉnh kế hoạch linh hoạt và hợp lý.
• Xác định điểm đặt lại hàng (ROP): Thiết lập điểm đặt hàng hợp lý giúp duy trì tồn kho ổn định, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa, đồng thời giảm chi phí đặt hàng.
• Tính toán số lượng đặt hàng và tồn kho an toàn: Dựa trên kế hoạch sản xuất và lượng tồn kho hiện có, điều chỉnh số lượng đặt hàng phù hợp để tránh lãng phí và đảm bảo đủ nguyên liệu.

Các lưu ý cụ thể khi xây dựng quy trình mua hàng

Tích hợp hệ thống ERP: Kết nối quy trình mua hàng với phần mềm ERP giúp đồng bộ dữ liệu, giảm lỗi nhập liệu thủ công và tối ưu theo dõi tiến độ. 

Cập nhật thời gian giao hàng: Nhà cung cấp đôi khi thay đổi lịch giao do nhiều yếu tố. Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên để điều chỉnh kế hoạch sản xuất hoặc mua sắm, tránh gián đoạn hay tồn kho cao.

Xác định đúng điểm đặt lại hàng (ROP): Đây là mức tồn kho tối thiểu cần đặt lại để tránh hết hàng. Việc xác định chính xác ROP giúp duy trì hoạt động liên tục và tiết kiệm chi phí lưu kho, tránh thiếu hoặc tồn kho dư thừa gây lãng phí.

Tính toán số lượng đặt hàng và tồn kho an toàn: Dựa trên nhu cầu sản xuất và mức tiêu thụ, doanh nghiệp cần cân nhắc số lượng đặt hợp lý, tránh tăng chi phí lưu kho hoặc hư hỏng do tồn kho quá cao.

Những rủi ro cần lưu ý trong quá trình mua hàng

• Sai sót trong đề nghị mua hàng: Dẫn đến mua không đúng nhu cầu, gây lãng phí hoặc thiếu hụt. Cần kiểm tra kỹ trước khi phê duyệt.
• Chọn nhà cung cấp không uy tín: Gây ra hàng kém chất lượng hoặc giao trễ, ảnh hưởng sản xuất. Doanh nghiệp nên đánh giá kỹ và chọn nhà cung cấp đáng tin cậy.
• Thanh toán sai quy trình: Gây rủi ro tài chính và mất kiểm soát chi tiêu. Cần thực hiện đúng quy trình và lưu trữ chứng từ đầy đủ.
• Quản lý kho yếu kém: Tồn kho không chính xác gây thiếu hoặc dư nguyên liệu. Áp dụng hệ thống kiểm kê và quản lý kho khoa học là cần thiết.

Phần mềm BizCRM quản lý quy trình mua hàng hiệu quả

BizCRM cung cấp giải pháp quản lý mua hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa và tối ưu từ khâu lập yêu cầu đến thanh toán. Hệ thống cho phép thiết lập quy trình phê duyệt đa cấp linh hoạt, tích hợp công cụ theo dõi ngân sách và cảnh báo tự động. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát chi phí chặt chẽ và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.

Thuộc hệ sinh thái Bizfly, BizCRM dễ dàng kết nối với các giải pháp quản lý kho, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Nền tảng dựa trên kinh nghiệm 20 năm của VCCorp, đảm bảo tính ổn định cao và khả năng tùy biến phù hợp đặc thù từng doanh nghiệp. Giao diện trực quan cùng hệ thống báo cáo đa chiều khiến phần mềm trở thành công cụ đắc lực nâng cao hiệu quả quản trị.

• Tự động hóa quy trình: Thiết lập phê duyệt đa cấp với luồng xử lý tự động, giảm thời gian chờ duyệt.
• Theo dõi ngân sách và chi phí: Giám sát ngân sách từng dự án, cảnh báo khi vượt hạn mức.
• Cảnh báo tự động: Thông báo kịp thời trạng thái đơn hàng, hạn thanh toán và tồn kho.
• Tích hợp linh hoạt: Liên kết với quản lý kho, bán hàng và chăm sóc khách hàng để đồng bộ dữ liệu toàn diện.

Kết luận

Quy trình mua hàng chuẩn là nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động mua sắm. Áp dụng các bước trình bày cùng giải pháp quản lý như BizCRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. 

Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho quá trình vận hành của doanh nghiệp bạn.