Quy trình mua hàng là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu quả vận hành. Khi được xây dựng bài bản, quy trình này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế rủi ro trong quá trình mua sắm. Trong bài viết này, bạn hãy cùng Bizfly khám phá lợi ích và những lưu ý quan trọng khi thiết lập quy trình mua hàng hiệu quả nhé!

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là tập hợp các bước được doanh nghiệp lên kế hoạch sẵn nhằm đảm bảo việc mua sắm diễn ra hiệu quả và đúng nhu cầu. Nhờ có quy trình này, các hoạt động mua sắm được thực hiện có hệ thống, rõ ràng và giảm thiểu sai sót không đáng có. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng kiểm soát chi phí và đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ trong từng lần giao dịch.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả

Việc xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm và nâng cao năng lực quản lý mua hàng. Khi mọi bước được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ chi phí và chất lượng, đồng thời giảm thiểu các rủi ro phát sinh. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính hiệu quả trong mỗi giao dịch.

Hơn nữa, lợi ích quan trọng của lưu đồ quy trình mua hàng là giảm thiểu tình trạng lãng phí do gian lận hoặc chi tiêu không minh bạch. Đồng thời, hệ thống mua sắm cũng giúp quản lý việc mua nguyên vật liệu sản xuất và trang thiết bị văn phòng dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc này còn củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp, từ đó tạo ra cơ hội giao tiếp và hợp tác hiệu quả hơn.

Cuối cùng, quy trình này còn chuẩn hóa giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thực hiện và đơn giản hóa các thủ tục liên quan. Doanh nghiệp dễ dàng quản lý danh sách nhà cung cấp và chọn lựa đơn vị uy tín với mức chi phí tối ưu. Điều này tạo cơ sở để đánh giá nhà cung cấp và đảm bảo chất lượng hàng hóa đầu vào, từ đó duy trì tiêu chuẩn sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra của doanh nghiệp.

Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Để đảm bảo hoạt động mua sắm diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình mua hàng rõ ràng và có hệ thống. Mỗi bước trong quy trình đều đóng vai trò quan trọng, từ khâu xác định nhu cầu đến việc đánh giá và cải tiến sau giao dịch, cụ thể: 

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Trong các bước thực hiện quy trình mua hàng trong công ty, việc đầu tiên cần làm là xác định rõ nhu cầu cần mua sắm. Đây là giai đoạn giúp doanh nghiệp xác định loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất, vận hành hoặc cải thiện môi trường làm việc. Chẳng hạn, nếu công ty cần nâng cấp hệ thống máy tính cho nhân viên, thì danh sách cần mua sẽ bao gồm máy tính, màn hình, phần mềm và các thiết bị đi kèm.

Bước 2: Lập đề nghị mua hàng

Sau khi xác định rõ nhu cầu cần mua, bộ phận liên quan sẽ lập đề nghị mua hàng (Purchase Requisition) để trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đề nghị này cần nêu rõ thông tin như số lượng, chủng loại, ngân sách dự kiến và lý do quyết định. Chỉ khi đề nghị được phê duyệt, bộ phận mua hàng mới có thể tiến hành các bước tiếp theo như tìm nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng.

Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Trong quá trình tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập thông tin, báo giá và các điều kiện chuỗi cung ứng từ nhiều đơn vị khác nhau. Mục tiêu là lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất về chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng. Đây cũng là bước quan trọng giúp trả lời cho câu hỏi làm thế nào để xây dựng quy trình mua hàng tối ưu trong doanh nghiệp.

Bước 4: Yêu cầu và phân tích báo giá

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ gửi yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp liên quan đến danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua. Việc thu thập nhiều báo giá cùng lúc giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và lựa chọn phương án phù hợp nhất. Từ đó, việc phân tích báo giá sẽ dựa trên các tiêu chí cụ thể như giá thành, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán và chất lượng dịch vụ.

Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng

Sau khi đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đàm phán các điều khoản chi tiết như giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán để tối ưu hóa hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng. Quá trình này đòi hỏi sự khéo léo để đạt được thỏa thuận đôi bên cùng có lợi. Khi mọi điều khoản được thống nhất, hợp đồng mua chính thức sẽ được ký kết, tạo cơ sở pháp lý cho mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên.

Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra chất lượng

Đây là bước then chốt để đảm bảo hàng hóa nhập về đúng số lượng, chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng như cam kết. Bộ phận kho vận sẽ phối hợp với phòng QA/QC tiến hành kiểm tra trực quan, thử nghiệm mẫu (nếu cần) và đối chiếu với đơn đặt hàng. Chỉ khi hàng hóa đạt yêu cầu, doanh nghiệp mới tiến hành nhập kho và hoàn tất thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.

Bước 7: Thanh toán và hoàn tất giao dịch

Sau khi nhận và nghiệm thu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Việc này giúp hoàn tất giao dịch và đảm bảo mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp.

Bước 8: Đánh giá và cải tiến quy trình mua hàng

Sau mỗi đợt mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá toàn diện về hiệu quả quy trình từ khâu lập kế hoạch đến khi nhập kho. Các chỉ số như thời gian thực hiện, chi phí tiết kiệm được và mức độ hài lòng của bộ phận sử dụng sẽ là căn cứ quan trọng để đo lường.

Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp cần xác định những điểm còn hạn chế và đề ra giải pháp cải tiến cụ thể. Việc liên tục tối ưu hóa quy trình mua hàng doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giúp tiết kiệm chi phí và tăng tính cạnh tranh.

Những lưu ý khi xây dựng quy trình mua hàng

Khi xây dựng quy trình, doanh nghiệp cần tích hợp với hệ thống ERP (phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp) để đồng bộ dữ liệu và tối ưu hiệu quả quản lý. Dưới đây là những điểm cần lưu ý để quy trình vận hành trơn tru:

• Cập nhật thông tin về thời gian giao hàng từ nhà cung cấp: Do mỗi nhà cung cấp có các điều kiện và thời gian giao hàng khác nhau, việc theo dõi thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch mua sắm một cách linh hoạt và hợp lý.
• Xác định đúng điểm đặt lại hàng (ROP): Việc thiết lập điểm đặt lại hàng hợp lý giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa, đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến quá trình đặt hàng.
• Tính toán số lượng cần đặt và duy trì mức tồn kho an toàn: Dựa trên kế hoạch sản xuất và lượng tồn kho hiện tại, doanh nghiệp cần điều chỉnh số lượng đặt hàng sao cho vừa đủ, đảm bảo không gây lãng phí trong khi vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu sản xuất.

Phần mềm BizCRM quản lý quy trình mua hàng tốt

BizCRM cung cấp giải pháp quản lý mua hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa và tối ưu từ khâu lập yêu cầu đến khi thanh toán. Hệ thống cho phép thiết lập quy trình phê duyệt đa cấp linh hoạt, đồng thời tích hợp công cụ theo dõi ngân sách và cảnh báo tự động. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ chi phí và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.

Là sản phẩm thuộc hệ sinh thái Bizfly, BizCRM dễ dàng kết nối với các giải pháp khác như quản lý kho, bán hàng hay chăm sóc khách hàng. Nền tảng được phát triển dựa trên kinh nghiệm 20 năm của VCCorp, đảm bảo tính ổn định cao và khả năng tùy biến theo đặc thù từng doanh nghiệp. Với giao diện trực quan và hệ thống báo cáo đa chiều, phần mềm quản lý mua hàng này chính là công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả quản trị.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ quy trình mua hàng chuẩn nhất giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất và kiểm soát chi phí hiệu quả. Áp dụng đúng quy trình này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có trong khâu đặt hàng và quản lý nhà cung cấp.