Quy trình mua hàng là gì? Lưu đồ quy trình mua hàng chi tiết

Quy trình mua hàng luôn được mọi doanh nghiệp đề cao xây dựng và cải tiến. Bởi nó là yếu tố đảm bảo chất lượng hàng hóa, tối ưu chi phí và nhân lực. 

Vậy thực chất quy trình mua hàng là gì? Cách xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp như thế nào? Cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là các bước mà doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện để hoàn tất việc mua sản phẩm từ đơn vị cung cấp. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường phức tạp hơn so với việc người tiêu dùng mua hàng hóa thông thường. Nó đòi hỏi tính chính xác cao ở khâu nghiên cứu thị trường, am hiểu đơn vị cung cấp và có kỹ năng đàm phán mua bán nhạy bén. 

Quy trình mua hàng là chuỗi hoạt động nhằm định vị các yếu tố liên quan đến quyết định mua của khách hàng

Lợi ích và hạn chế của quy trình mua hàng 

Trong bối cảnh thị trường biến động liên tục hiện nay, quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp có được định hướng đúng đắn về các lựa chọn của mình. Tuy nhiên, do tính cố định của nó, mà việc thực hiện mua hàng theo quy trình cũng gặp một số khó khăn lớn. 

Lợi ích của quy trình mua hàng 

Khi xây dựng quy trình mua hàng phù hợp, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích lớn, bắt nguồn từ việc tối ưu ngân sách, tiết kiệm thời gian thực hiện giao dịch, hạn chế các nguy cơ thất thoát hàng hóa. 

• Có khả năng tối ưu hóa thời gian mua hàng 
• Kiểm soát chất lượng đầu vào chặt chẽ với nhà cung cấp cụ thể. 
• Nâng cao tính chuyên môn hóa của từng bộ phận từ tính chất thực hiện công việc theo từng bước rõ ràng.
• Kiểm soát tiến độ, sự cố nghiêm ngặt. Nhanh chóng đưa ra khắc phục kịp thời 

Hạn chế của quy trình mua hàng

• Có khả năng tắc nghẽn toàn bộ quy trình nếu một trong các bước thực hiện gặp trục trặc. 
• Không có tính linh hoạt cao, gây khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn đón đầu xu hướng. 
• Doanh nghiệp phải đối mặt với vấn đề nhà cung cấp không có khả năng đảm bảo chất lượng sản phẩm lâu dài
• Nếu quy trình không được tối ưu, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian hơn khi thực hiện những công đoạn không cần thiết. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc thiết lập Lưu đồ quy trình mua hàng, hầu hết mọi người không còn sử dụng những phương pháp nghiên cứu thủ công. Thay vào đó, các tổ chức thường sử dụng công nghệ nhằm tối ưu quy trình, giải quyết tối đa những hạn chế lớn nêu trên. 

Ví dụ như Bizfly, đây là một đơn vị ứng dụng rất nhiều công nghệ vào hoạt động bán hàng và marketing đã nghiên cứu và phát triển ra một phần mềm quản lý bán hàng OneX để giúp các chủ cửa hàng kinh doanh online, doanh nghiệp SMEs có một công cụ để đảm bảo quá trình bán hàng được thuận tiện nhất.

Mọi người có thể tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý bán hàng đa kênh BizShop của Bizfly tại đây

Lưu đồ quy trình mua hàng chi tiết

Khi xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng người quản trị cần cập nhật những kiến thức mới về sản phẩm, thị trường và doanh nghiệp của mình. Nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa, số lượng cần thiết cho quy trình sản xuất. 

Lưu đồ quy trình mua hàng hoàn chỉnh cần thực hiện tốt với 8 bước cơ bản

Trên thực tế, lưu đồ quy trình mua hàng của mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm đặc trưng riêng biệt, do ảnh hưởng bởi tính chất sản phẩm/ngành hàng hoặc định hướng điều chỉnh từ người quản lý. Nhưng về cơ bản, các quy trình mua hàng sẽ được xây dựng theo 8 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng và gửi yêu cầu mua hàng

Ở bước đầu tiên trong quy trình mua hàng, doanh nghiệp cần định lượng hàng hóa cần thiết cho nhu cầu của mình. Liệt kê danh sách chi tiết nhất có thể về thể loại, màu sắc, số lượng,.. Sau đó, gửi yêu cầu cho phòng mua hàng và chờ duyệt đơn. 

Bước 2: Tạo “Đề nghị báo giá”

Sau khi đơn mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp (NCC) có khả năng đáp ứng nhu cầu tốt nhất và đề nghị báo giá. Một bản báo giá chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc sắp xếp thời gian và ngân sách hợp lý. 

Thông thường bảng báo giá sẽ bao gồm những yếu tố quan trọng như: Tính năng sản phẩm, thông số kỹ thuật, giá cả chi tiết về các khoản phụ thu (nếu có)… Đây là những đầu mục mà doanh nghiệp sẽ dựa vào để xác định được quyền lợi của mình khi mua hàng và có góc nhìn tổng quan về sản phẩm, đưa ra so sánh giữa các NCC.  

Bước 3: Xem xét báo giá của NCC

Khi báo giá của các NCC hoàn tất tổng hợp, nhân viên phòng mua hàng có nhiệm vụ đánh giá, xem xét kỹ lưỡng từng hạng mục về giá cả và sản phẩm có trong bản báo giá để lựa chọn ra đơn vị có khả năng mang lại sản phẩm tốt với chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp. 

Theo phương pháp đánh giá truyền thống, nhân viên mua hàng có thể dựa vào uy tín nhà cung cấp, xem xét giá cả và các điều kiện thanh toán để nhận định chất lượng NCC. Hiện nay, phương pháp này phù hợp với những đơn vị có quy mô kinh doanh nhỏ, số liệu nghiên cứu ít. Còn đối với những doanh nghiệp tìm kiếm đối tác cung cấp hàng hóa số lượng lớn, cần thống kê nhiều đơn vị cung cấp khác nhau thì thường sử dụng phần mềm để tổng hợp. Việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đo lường, so sánh chất lượng và chính sách hỗ trợ từ các nhà cung cấp tốt hơn. 

Bước 4: Phê duyệt báo giá 

Người thực hiện phê duyệt báo giá là ban quản trị doanh nghiệp, quá trình phê duyệt được nhà quản trị đánh giá xét duyệt dựa vào việc so sánh các nhà cung cấp khác nhau. Một số những yếu tố chính được cân nhắc như: 

• Giá cả của cùng một mặt hàng 
• Điều kiện mua hàng.
• Báo giá mới và báo giá cũ của cùng một mặt hàng.

Bước 5: Lên hợp đồng mua hàng

Lên hợp đồng mua hàng là bước quan trọng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, trên hợp đồng cần được đảm bảo thông tin về giá hàng hóa, số lượng, các điều khoản đảm bảo chất lượng hàng hóa, vận chuyển và thanh toán. 

Lưu ý: Từng thời điểm mua hàng khác nhau sẽ cần có một bản hợp đồng mua hàng riêng và được bộ phận kế toán, mua hàng, quản lý kho theo dõi và kiểm soát chặt chẽ. 

Bước 6: Tạo “Đề nghị kiểm hàng”

Hàng hóa sẽ được đưa vào dây chuyền sản xuất sản phẩm được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Do đó, nhân viên mua hàng cần lập bản đề nghị kiểm hàng tới các phòng ban liên quan để thuận tiện theo dõi và đánh giá chất lượng hàng hóa. 

Trong bản đề nghị kiểm hàng, doanh nghiệp nên thống nhất một số yêu cầu đánh giá như chất lượng hàng hóa, số lượng, hình thức đóng gói,.. và quy định về một số lỗi phát sinh (nếu có) nhằm đảm bảo tính nhất quán, tránh trường hợp mất thời gian không đáng có. 

Bước 7: Nhập kho

Bộ phận nhập kho sẽ phải đảm bảo những thông tin về hàng hóa được nhận một cách chính xác, đặc biệt là số lượng và chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào quy trình kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp. Thông thường, hàng hóa sẽ được kiểm duyệt bất kỳ một lần nữa trước khi tiến hành nhập kho nhằm đảm bảo 100% hàng hóa đạt mọi tiêu chuẩn được thống nhất trong hợp đồng giao hàng. Số sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ được thông báo tới NCC và thực hiện quy trình đổi hoặc trả sản phẩm.

Bước 8: Hoàn tất thủ tục thanh toán 

Quy trình mua hàng kết thúc khi bộ phận kế toán của doanh nghiệp thực hiện thanh toán thành công cho NCC. Nhân viên kế toán sẽ đánh giá xét duyệt dựa vào hồ sơ thanh toán được tạo bởi bộ phận mua hàng bao gồm những yếu tố: Đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển và thanh toán,...

Những lưu ý đặc biệt trong quy trình mua hàng

Quá trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau, cần có sự điều chỉnh nhịp nhàng giữa các bước chuyển giao trách nhiệm và quyền lợi. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp chúng ta đảm bảo tính hiệu quả của việc xây dựng quy trình mua hàng chặt chẽ, giảm thiểu thời gian và công sức hiệu quả nhất. 

Cập nhật chính xác những thông tin mới nhất liên quan đến NCC

Mỗi nhà cung cấp sẽ có thời gian và điều kiện đáp ứng hàng hóa trong một khuôn khổ thời gian nhất định. Do đó, doanh nghiệp cần phải biết chính xác những thông tin liên quan đến thời gian vận chuyển hàng hóa, số lượng hàng hóa có thể đáp ứng của NCC. Đảm bảo mọi đơn hàng đều được thực hiện đúng với tiến độ cam kết. 

Ví dụ: Do ảnh hưởng thời tiết, thời gian giao hàng kéo dài. Bắt buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh thời gian đặt hàng, mua hàng số lượng lớn hơn và với thời gian lâu hơn. 

Xác định điểm đặt hàng 

Đồ thị biểu hiện điểm đặt hàng lại (ROP)

Điểm đặt hàng mới thường phụ thuộc vào yếu tố thời gian vận chuyển của NCC, kế hoạch sản xuất, dự đoán cung - cầu thị trường,... Doanh nghiệp có thể xác định thời điểm đặt hàng của mình dựa vào mục tiêu phát triển: Đặt hàng theo nhu cầu, đặt hàng dự trù, đặt hàng để duy trình quy trình phát triển sản phẩm,...

Xác định số lượng hàng hóa cần thiết

Trước khi đặt mua hàng hóa mới, doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho của mình một cách nghiêm ngặt, xác định kế hoạch sản xuất sản phẩm, nhu cầu sử dụng sản phẩm thực tế. Những đầu mục công việc phải được số hóa cụ thể: Số lượng sản phẩm trong kho là bao nhiêu, số lượng sản phẩm mới được sản xuất,... Việc làm này sẽ giúp nhà quản trị có được góc nhìn tổng quan về nhu cầu của doanh nghiệp, tránh tình trạng mua thừa hoặc thiếu, ảnh hưởng đến ngân sách chung. 

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp đóng vai trò lớn trong quá trình cung ứng sản phẩm, mang lại hiệu quả tốt cho việc tối ưu ngân sách và thời gian. Hy vọng từ những chia sẻ từ Bizfly về cách xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng sẽ giúp mọi người nhanh chóng hiểu được cách thức hoạt động và áp dụng vào mô hình kinh doanh của mình.