Quy trình 11 bước triển khai CRM thành công cho doanh nghiệp

Triển khai CRM thành công là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn khi thực hiện sử dụng phần mềm quản lý khách hàng này vào trong quy trình kinh doanh. Một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể triển khai thành công và tránh khỏi các sai lầm?

Cùng Bizfly tìm hiểu ngay 11 bước triển khai CRM dưới đây để hiểu rõ xem các doanh nghiệp thành công họ đã từng bước sử dụng phần mềm này như thế nào?

Bước 1: Xây dựng đội ngũ triển khai

Bước đầu trong việc triển khai CRM là việc xây dựng một đội ngũ có chuyên môn sâu. Bước đầu này thường rất quan trọng vì nó chính là nền tảng vững chắc giúp các việc về sau được thực hiện dễ dàng và trơn tru hơn. Một đội ngũ để thực hiện  bao gồm: Người quản lý dự án, Người điều hành chung, Người quản trị CRM và Người sử dụng chính.

Bước 1 trong triển khai CRM: Xây dựng đội ngũ triển khai

Bước 2: Định hình mục tiêu rõ ràng

Công việc này cần phải được đề xuất ngay từ ban đầu, từ những mục tiêu vĩ mô muốn đạt được cho đến việc lên kế hoạch triển khai mang tính khả thi cao.

Những mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng để tạo động lực, sức ép trong quá trình chinh phục nó. Đồng thời, cần phải có những giai đoạn cụ thể để áp dụng các mục tiêu sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ như một số mục tiêu về doanh thu, cải thiện chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, tăng tỉ lệ chuyển đổi,...

Bước 3: Xác định yếu tố cần ưu tiên

Lên kế hoạch triển khai CRM, doanh nghiệp cần phải tập trung vào các mục tiêu có thể đánh nhanh thắng nhanh để ưu tiên thực hiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải chú ý đến các mục tiêu dài hạn để phát triển thật bền vững.

Bước 3: Xác định yếu tố cần ưu tiên

Bước 4: Đánh giá quy trình

Doanh nghiệp cần liên tục xem xét quy trình làm việc của doanh nghiệp trong việc triển khai CRM để hiểu được nó hoạt động như thế nào. Từ đó, đánh giá và đưa những dữ liệu cần có để hệ thống CRM đo lường và theo dõi trong suốt quá trình phát triển kinh doanh.

Bước 5: Xem xét đầu ra của CRM

Đầu ra của CRM được hiểu là những báo cáo, các thống kê hay tình trạng của khách hàng hay kho hàng hóa, … của doanh nghiệp. Bởi vậy để quản lý doanh nghiệp hiệu quả cần rất nhiều dữ liệu chính xác. Điều quan trọng nhất là nhà quản lý dự án cần làm việc trực tiếp với bên cung cấp CRM. Từ đó, việc thực hiện tạo ra các báo cáo khả thi hơn với phần mềm CRM.  

Bước 5: Xem xét đầu ra của CRM

Một số câu hỏi gợi ý cho doanh nghiệp:

• Nhà quản trị cần xác định xem CRM sẽ đáp ứng được những loại báo cáo nào?
• Những loại báo cáo nào là quan trọng?
• Tần suất của nó và định dạng của nó là gì? 

Bước 6: Xác định dữ liệu cần quản lý

Để quy trình triển khai CRM hiệu quả, doanh nghiệp phải cụ thể hóa các dữ liệu cần CRM quản lý như thông tin khách hàng, các đầu mối liên hệ, cơ hội kinh doanh và các chiến dịch.

Bước 7: Chuẩn hóa dữ liệu 

Chuẩn hóa dữ liệu là việc cơ bản cần làm trước khi triển khai xây dựng dữ liệu nền cho doanh nghiệp với phần mềm CRM. Có 2 loại chính trong việc tích hợp thu thập dữ liệu trên phần mềm CRM:

• Tích hợp bên ngoài hệ thống: phần mềm CRM sẽ thu thập thông tin bên ngoài hệ thống như Facebook, Zalo, Website,…Khi khách hàng của bạn để lại thông tin trên phần tin nhắn hay comment -> phần mềm CRM được kết nối với Page đó thu thập dữ liệu -> Đổ về kho dữ liệu thô của phần mềm CRM. 
• Tích hợp bên trong hệ thống: Phần mềm CRM được tích hợp với phần mềm khác của doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, …. Các thông tin liên quan đến khách hàng sẽ được đổ về CRM hoặc ngược lại. Ví dụ như các thông tin liên quan đến hóa đơn bán hàng, các giao dịch của khách hàng, các đơn hàng của khách hàng. 

Tóm lại, phần mềm CRM cần được tích hợp với các hệ thống khác để có đầy đủ thông tin liên quan đến khách hàng, các nhà quản trị nhanh chóng quản lý mà không tốn nhiều thời gian. Để có thể làm được điều đó, người quản lý dự án CRM cần làm việc với hệ thống phần mềm và đơn vị triển khai CRM để có thể tích hợp dễ dàng. 

Bước 8: Tích hợp dữ liệu vào CRM

Doanh nghiệp cần tổng hợp lại các dữ liệu một cách đầy đủ và chính xác nhất để đưa vào hệ thống CRM. Điều này sẽ giúp hệ thống có được liên kết chặt chẽ, liên quan với nhau để các truy cập về sau trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Bước 8: Tích hợp dữ liệu vào CRM

Bước 9: Phân quyền dữ liệu

Việc phân quyền sử dụng dữ liệu là rất cần thiết, bởi đối với các thông tin khác nhau sẽ có từng bộ phận có trách nhiệm giám sát, truy cập và sử dụng dữ liệu khác nhau. Bước này sẽ giúp quy trình triển khai CRM đạt được hiệu quả rõ ràng và nhanh chóng hơn.

Bước 10: Xác định tính rủi ro

Bất kể thực hiện một kế hoạch nào, doanh nghiệp đều phải đối mặt với các khoản chi phí được và mất. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch để tận dụng triệt để những cơ hội, đồng thời đưa ra những giải pháp có thể khắc phục được các khó khăn dễ gặp phải. Xác định tính rủi ro luôn giúp cho doanh nghiệp chiếm được thế chủ động trong quá trình kinh doanh.

Cùng Bizfly tìm hiểu thêm 7 nguyên nhân triển khai CRM thất bại mà doanh nghiệp cần lưu ý tại đây: https://bizfly.vn/techblog/7-nguyen-nhan-trien-khai-crm-that-bai-doanh-nghiep-can-luu-y.html

Bước 11 : Triển khai kế hoạch với người dùng

Việc lên một loạt các kế hoạch triển khai CRM sẽ thất bại nếu như không thông qua người dùng. Mọi kế hoạch đưa ra, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến người dùng để có những chỉnh sửa phù hợp cho bản kế hoạch. Điều này nhằm giúp doanh nghiệp đảm bảo được hiệu quả của công việc và tạo đà cho quá trình phát triển bền vững.

Bước 11 : Triển khai kế hoạch với người dùng

Vừa rồi là 11 quy trình triển khai CRM đơn giản và tối ưu giúp cho bất kỳ kế hoạch kinh doanh nào cũng đạt được hiệu quả tốt nhất. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn đọc nhiều thông tin hữu ích nhất để triển khai CRM đạt hiệu quả cao.