Sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho và cách khắc phục

Sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho xuất hiện nếu quy trình kiểm kê rời rạc, kém hiệu quả. Hậu quả có thể khiến doanh nghiệp thất thoát hàng hóa, doanh số bán hàng giảm, thâm hụt vốn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận chung của doanh nghiệp. Vậy để giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro không đáng có, Bizfly sẽ nêu lên những sai lầm phổ biến khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho mà các doanh nghiệp thường mắc phải cùng với phương án khắc phục qua bài viết sau.

Những sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho

Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho là công việc đòi hỏi tính chuyên môn và độ chính xác cao. Chính vì vậy, việc các doanh nghiệp không tìm hiểu kĩ, không có cho mình quy trình kiểm kê phù hợp sẽ dễ gây nên những sai lầm trong quá trình thực hiện kiểm kê. Sau đây là tổng hợp những sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho mà nhiều nhân viên quản lý kho thường mắc phải:

Chưa xác minh kiểm kê hàng hóa ban đầu

Việc xác minh kiểm kê hàng hóa ban đầu là bước quan trọng giúp kiểm tra chính xác số lượng, khối lượng sản phẩm và xác định được tình trạng hiện tại của hàng hóa còn tồn đọng. Trường hợp không thực hiện kiểm kê hàng hóa ban đầu có thể xảy ra tình trạng số lượng hàng hóa bị thiếu hoặc thừa, dẫn đến sai sót trong quá trình kiểm kê sau, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra chưa xác minh kiểm kê hàng hóa ban đầu dẫn đến việc hàng hóa không được lưu trữ đúng cách, thiếu chỗ lưu trữ làm hư hỏng hoặc thất lạc hàng hóa không rõ lý do, gây thất thoát chi phí cho công ty. Vậy để hạn chế sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho liên quan đến việc xác minh kiểm kê hàng hóa ban đầu, các công ty phải lập ra quy trình rõ ràng, phù hợp để thực hiện kiểm tra hàng hóa ban đầu một cách chính xác nhất.

Thực hiện kiểm kê hàng hóa ban đầu

Không gian kho hàng chưa được sắp xếp khoa học

Việc không gian kho hàng chưa được chuẩn bị kỹ lưỡng, sắp xếp khoa học làm ảnh hưởng nhiều đến chất lượng của việc thực hiện kiểm kê và quản lý kho. Nếu hệ thống kho không sắp xếp khoa học, thì các mặt hàng sẽ bị đặt ngẫu nhiên, thiếu sự liên kết. Điều này khiến kho hàng lộn xộn, việc tìm kiếm, kiểm kê kho từ đó trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, không sắp xếp kho hàng khoa học có thể khiến bạn đếm nhầm số lượng, bỏ sót sản phẩm trong quá trình kiểm kê. Từ đó gây ảnh hưởng tới độ chính xác của kết quả kiểm kê, khiến doanh nghiệp đưa ra quyết định sai trong việc quản lý kho. 

Bạn có thể thực hiện sắp xếp các mặt hàng cùng loại về cùng vị trí, giúp việc đếm số lượng hay tìm kiếm hàng hóa được nhanh chóng và chính xác hơn. Việc sắp xếp kho hàng theo trật tự sẽ đem đến hiệu suất làm việc cao hơn mà vẫn đảm bảo tính chính xác trong quá trình kiểm kê. Các doanh nghiệp nên chú trọng đầu tư thời gian, nguồn lực để đảm bảo hệ thống kho hàng được sắp xếp một cách khoa học, giúp việc quản lý kho đơn giản và hiệu quả hơn.

Phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài, thiếu tính chủ động

Khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nhiều doanh nghiệp lựa chọn phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài, từ đó thiếu đi tính chủ động trong quy trình quản lý hàng hóa. Khi các bên dịch vụ thuê ngoài không thể đảm bảo chính xác, đầy đủ các thông tin về số lượng và tình trạng của hàng hóa sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình kiểm kê. Mặt khác, nếu các bên thuê ngoài không thể đảm bảo đủ điều kiện về công cụ hỗ trợ cho kho hàng, thì việc thiếu chủ động trong quy trình quản lý của doanh nghiệp có thể dẫn đến việc mất hàng hóa, gây thiệt hại lớn về mặt kinh tế cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động quản lý và kiểm soát hàng hóa để tránh sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho. Hãy học cách sử dụng  công cụ quản lý kho hiệu quả để đảm bảo an toàn cho kho hàng, thực hiện kiểm tra và cập nhật thường xuyên số lượng, tình trạng hàng hóa.

Không thể linh hoạt việc kiểm kê hàng tồn kho

Bạn có thể bỏ qua những thay đổi nhỏ trong số lượng hàng tồn kho nếu quá chú trọng vào việc kiểm tra từng mặt hàng theo cách truyền thống. Điều đó sẽ dẫn đến sai sót trong việc tính toán số lượng hàng tồn kho được ghi nhận trong hệ thống và số lượng thực tế. Do đó, nhân viên quản lý cần linh hoạt trong việc thực hiện kiểm kê và nhanh chóng cập nhập các thông tin thay đổi tại kho hàng giúp tránh phạm sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho.

Để quy trình quản lý hàng tồn kho được hiệu quả và chính xác, doanh nghiệp nên sử dụng thêm các công cụ phần mềm hỗ trợ quản lý kho. Các công cụ hỗ trợ cho phép nhân viên thực hiện cập nhập nhanh chóng khi số liệu thay đổi, các bộ phận liên quan cũng có thể dễ dàng nắm bắt số liệu mới hơn.

Thiếu nhân sự kiểm kê hàng tồn kho

Việc thiếu nhân sự có thể dẫn đến nhiều sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho. Cụ thể, khi không đủ nhân sự, khối lượng công việc của mỗi cá nhân sẽ tăng lên, khiến nhân viên dễ mắc phải sai sót khi thực hiện thống kê số lượng, chất lượng sản phẩm. Điều này khiến các sản phẩm bị hỏng, hết hạn vô tình bị bỏ sót, làm ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng gây mất uy tín doanh nghiệp. Nếu đang gặp tình trạng này, doanh nghiệp có thể giảm sai sót bằng việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như máy quét mã vạch hay máy kiểm kho.

Song song với việc áp dụng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp vẫn cần tuyển dụng đủ số lượng nhân sự có chuyên môn để việc thực hiện kiểm kê được nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu sai lầm không đáng có.

Lỗi trong quá trình kiểm kê không được giải quyết

Trường hợp doanh nghiệp mắc phải sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho, việc giải quyết chúng nhanh chóng là rất quan trọng. Bởi với bất kỳ sai sót nào trong báo cáo kiểm kê đều có nguy cơ gây nên tổn thất lớn về tài chính cho doanh nghiệp. Để khắc phục các sai sót, doanh nghiệp có thể bắt đầu kiểm kê lại ngay khi phát hiện lỗi sai để khắc phục hậu quả tạm thời, sau đó cần đánh giá lại hiệu quả của quy trình kiểm kê và phương pháp kiểm kê để thực hiện cải tiến hệ thống giúp hạn chế phát sinh thêm rủi ro.

Việc mắc sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho là điều khó tránh khỏi, nhưng việc giải quyết những sai lầm đó một cách nhanh chóng, hiệu quả mới quan trọng. Điều đó giúp đảm bảo công ty có thể hoạt động bền vững, hiệu quả hơn.

Giải quyết sai phạm trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho

Không quản lý đồ dùng cá nhân của nhân viên chặt chẽ

Việc doanh nghiệp không có biện pháp quản lý đồ dùng cá nhân của nhân viên một cách chặt chẽ có thể dẫn đến nhiều sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho. Trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho, người phụ trách không quản lý tốt đồ dùng cá nhân của nhân viên có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa của đơn vị. Đây là lý do chính mà đơn vị nên đảm bảo khâu quản lý đồ dùng cá nhân của nhân viên để việc kiểm kê được chính xác, giảm thiểu mất mát hàng hóa. 

Chưa thống kê đủ các phiên bản chi tiết của sản phẩm

Bạn hoàn toàn có thể bỏ sót các sản phẩm đã bán hoặc hết hạn nếu chỉ ghi lại số lượng tổng thể của sản phẩm mà không thống kê đủ các phiên bản sản phẩm có. Việc thực hiện thống kê đủ các phiên bản của hàng hóa sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về số lượng, giá cả, ngày sản xuất, hạn sử dụng hiện tại của từng mặt hàng.

Giúp việc hạch toán dễ dàng hơn, từ đây doanh nghiệp có thể xác định được mức tồn kho của từng dòng cụ thể, để đưa ra quyết định nhập hàng khi thiếu hay đẩy đi khi thừa.  Thực hiện thống kê đủ các phiên bản của sản phẩm khiến việc quản lý kho hàng được hiệu quả hơn, tránh gây ra sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho gây lãng phí hàng hóa.

Bảo quản hàng hóa chưa tốt

Sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho mà doanh nghiệp thường phạm phải là việc bảo quản hàng hóa không tốt gây ra nhiều hậu quả. Việc bảo quản không đúng cách làm hàng hóa bị hư hỏng nặng, khiến hàng hóa không thể bán đi. Công ty vì vậy mà lãng phí tài nguyên, thất thoát tiền bạc. Trường hợp một số mặt hàng đặc biệt như thực phẩm bị lưu trữ trong điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc ánh sáng  không thích hợp sẽ ảnh hưởng đến màu sắc, hương vị, chất lượng sản phẩm. Điều này làm giảm đi sự hài lòng của khách hàng, gây mất uy tín của doanh nghiệp. 

Vì vậy, công ty cần đảm bảo các quy trình bảo quản được thực hiện đúng cách để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Giải pháp là cần kiểm tra hàng hóa thường xuyên để phát hiện sớm các vấn đề về bảo quản. Thêm vào đó doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên một cách bài bản về các phương pháp, kỹ thuật bảo quản hàng hóa đúng cách. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các công nghệ hiện đại để theo dõi và quản lý quá trình bảo quản hàng hóa một cách đơn giản và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp cần thực hiện tốt việc bảo quản hàng hóa

Không có phần mềm hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho

Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều những phần mềm tiến tiến giúp hỗ trợ kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng và chính xác nhất. Vì vậy việc kiểm kê hàng hóa mà không sử dụng đến phần mềm hỗ trợ là một thiệt thòi lớn cho doanh nghiệp. Nếu không có phần mềm hỗ trợ, quá trình kiểm kê hàng hóa sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, việc xảy ra sai sót trong quá trình kiểm kê theo phương thức nhập liệu truyền thống là không thể tránh khỏi.

Từ đó có thể gây ra sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực và số lượng được ghi nhận. Hơn nữa, thực hiện kiểm kê bằng tay không thể đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch trong quá trình quản lý hàng tồn kho thì sử dụng phần mềm hỗ trợ là cần thiết.

Thực hiện kiểm kê hàng hóa 

Thiếu sự chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Thiếu sự chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho, khiến những hàng hóa đã hỏng hoặc hết hạn sử dụng có thể bị phân loại nhầm rồi bán cho khách hàng. Việc lượng hàng tồn kho tăng cao nhưng không được xử lý làm cho nhu cầu lưu trữ tăng, không gian lưu trữ sẽ bề bộn hơn, công việc vì vậy cũng kém hiệu quả. Mặt khác, sẽ khiến các chi phí đầu tư kho bãi, chi phí thuê nhân công của doanh nghiệp tăng cao. Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho định kỳ là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp không mắc phải sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho.

Phương pháp xử lý mặt hàng tồn kho chưa rõ ràng

Việc không xử lý mặt hàng tồn kho chưa rõ ràng có thể dẫn đến các sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho sau này. Không xác định rõ các mặt hàng có thể được bán hoặc không thể bán là sai lầm. Bởi nếu không có sự phân loại rõ, các mặt hàng không thể bán có thể sẽ bị tính vào lượng hàng tồn kho, dẫn đến sự sai lệch trong báo cáo số liệu.

Khi không có quy trình rõ ràng để xử lý các mặt hàng tồn kho các nhân viên có thể tự quyết định xử lý các mặt hàng theo ý mình, dẫn đến việc thiếu nhất quán trong số liệu. Vì vậy, để tránh sai lầm  khi kiểm kê hàng tồn kho, cần phải có phương pháp xử lý mặt hàng tồn rõ ràng và được thực hiện đồng nhất trong toàn bộ quy trình. 

Hạn chế sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho với BizShop

Phần mềm BizShop của Bizfly là giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp thực hiện quản lý bán hàng đa kênh.  Với BizShop bạn sẽ có cho mình một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Phần mềm BizShop được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng. Nó cung cấp cho người dùng hệ thống quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ, hiện đại với tính năng quản lý vị trí hàng hóa, nắm bắt số lượng hàng tồn, quản lý đơn hàng, theo dõi lịch sử nhập và xuất hàng.

Bạn cũng có thể sử dụng BizShop để cập nhật thông tin về các thay đổi trong kho, như việc di chuyển sản phẩm đến vị trí mới hoặc thêm mặt hàng mới vào kho. Ngoài ra, BizShop còn cung cấp các báo cáo thống kê chi tiết về hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả của quá trình quản lý kho để đưa ra quyết định kinh doanh thích hợp. Với BizShop, bạn có thể hạn chế được sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho, giúp việc quản lý đơn giản hơn, tăng độ chính xác của dữ liệu và nâng cao hiệu quả công việc hơn.

BizShop - Giải pháp quản lý hàng hóa và tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Trên đây là một số những sai lầm khi kiểm kê hàng tồn kho phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải. Mong rằng những chia sẻ trên của Bizfly có thể giúp ích đến bạn. Ngoài ra nếu bạn đang cần tìm hiểu thêm về các công cụ quản lý bán hàng kết hợp AI khác của chúng tôi thì hãy liên hệ ngay đến hotline: 1900 63 64 65 để được hỗ trợ.