Tổng đài ảo là gì? Top 11 tổng đài ảo miễn phí tích hợp trong CRM

Tổng đài ảo là một giải pháp chăm sóc khách hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đầu tư bởi nhiều lợi ích vượt trội như tiể kiệm chi phí, không mất nhiều công sức đầu tư và bảo trì. Vậy tổng đài ảo là gì? Doanh nghiệp có thể tận dụng tổng đài ảo như thế nào để tăng trưởng doanh số? Cùng Bizfly tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một hệ thống trao đổi hội thoại được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây. Thay vì kết nối có dây vật lý như các hình thức tổng đài truyền thống, tổng đài ảo cho phép người dùng dễ dàng sử dụng thông qua các thiết bị smartphone hoặc laptop kết nối internet, tức là "nghe và gọi thông qua internet". 

Tổng đài ảo là gì?

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo

Dễ dàng khi sử dụng

Tổng đài ảo dễ dàng sử dụng ngay cả khi nhân viên thao tác không có nhiều kinh nghiệm về kỹ thuật. Do đó, tổng đài ảo không cần người quản trị hệ thống như các hình thức tổng đài truyền thống. Tổng đài khách hàng sử dụng sẽ được đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp vận hành và chăm sóc.

Dễ dàng lưu trữ

Dễ dàng quản lý, lưu lịch sử, kiểm soát và thống kê các cuộc gọi đến và gọi đi nhờ việc lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây. Ngoài ra, người quản lý cũng có thể kiểm soát và theo dõi chất lượng các cuộc gọi nhờ tính năng tự động ghi âm, từ đó có thêm các dữ liệu quan trọng để cải thiện hệ thống và chất lượng chăm sóc khách hàng.

Chi phí đầu tư ít

Tổng đài truyền thống thường gây tốn kém chi phí từ việc mua hệ thống phần cứng đến chi phí lắp đặt và thiết lập, nhất là ở những doanh nghiệp có số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại (telesale) lớn. Thêm vào đó, khi thiết bị xảy ra trục trặc, chi phí sửa chữa, nâng cấp cũng là một trong những vấn đề khiến cho doanh nghiệp đau đầu.

Sự ra đời của dịch vụ tổng đài ảo có thể khắc phục được hầu hết hạn chế này. Tổng đài ảo cho doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng và các thiết bị vật lý, tiết kiệm chi phí thuê nhân sự vận hành và duy trì tổng đài, giải phóng không gian văn phòng làm việc.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo

Thay vì đầu tư mắc đường dây điện thoại, lắp điện thoại để bàn,... doanh nghiệp chỉ cần Smartphone, Laptop được kết nối internet có cài đặt phần mềm tổng đài ảo là có thể sử dụng như một tổng đài truyền thống với đầy đủ các tính năng nghe, gọi, chuyển hướng và ghi âm cuộc gọi… như tổng đài thông thường. Ngoài ra, cước phí liên lạc cũng sẽ giảm đáng kể.

Tích hợp với nhiều phần mềm

Tổng đài ảo có thể được tích hợp với các chức năng điện thoại (dựa vào các số chủ gọi CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call…), tích hợp với phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) và các phần mềm quản lý sales và marketing khác.

Dễ dàng tùy biến

Việc lắp đặt tổng đài tương đối dễ dàng. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần trang bị thiết bị có IP, hay cài đặt phần mềm Softphone trên thiết bị di động, thậm chí có thể tận dụng điện thoại analog kết nối với thiết bị VoIP Gateway là có ngay hệ thống tổng đài điện thoại ảo chuyên nghiệp.

Tổng đài ảo có tính chất linh hoạt hơn, có nhiều tính năng hơn, và có thể dễ dàng điều chỉnh. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thêm thiết bị đầu cuối nếu có nhu cầu cần thêm một số điện thoại nữa để liên lạc.

Thân thiện với các thiết bị di động

Tổng đài ảo có thể dễ dàng sử dụng trên PC, Laptop hoặc điện thoại kết nối internet là mà không phải sử dụng điện thoại cố định như tổng đài bình thường, tuy vậy chất lượng nghe và gọi vẫn cực kỳ ổn định.

Có khả năng mở rộng linh hoạt

Tổng đài ảo có thể dễ dàng mở rộng, di chuyển hệ thống khi doanh nghiệp có nhu cầu mà không mất nhiều thời gian và chi phí lắp đặt, giảm thiểu các vấn đề gây gián đoạn hệ thống tổng đài khi có cuộc gọi đến như mất điện, đứt dây điện thoại...

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Không phải ngẫu nhiên mà tổng đài ảo đang là hình thức tổng đài được nhiều doanh nghiệp ưu ái lựa chọn thay cho tổng đài truyền thống. Một số tính năng nổi bật của tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể kể đến:

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Tính năng trả lời tự động

Khi bạn gọi điện đến tổng đài của một doanh nghiệp chẳng hạn như ngân hàng hay nhà mạng, bạn thường nghe được những câu trả lời mang tính chất điều hướng: “Cám ơn quý khách đã gọi điện đển tổng đài của công ty X (tên công ty). Đây là cuộc gói tính phí (giá cước). Để tra cứu thông tin tài khoản vui lòng ấn phím 1. Để tư vấn và giải đáp các thông tin liên quan đến thẻ tín dụng vui lòng ấn phím 2…”. 

Sau đó, tùy vào thao tác của bạn, hệ thống sẽ điều hướng cuộc gọi đến các bộ phận chuyên môn để giải quyết yêu cầu của khách hàng. Với tính năng trả lời tự động, doanh nghiệp có thể tự tạo sẵn kịch bản lời chào và hướng dẫn chi tiết khi khách hàng gọi đến. Nhờ đó quá trình chăm sóc khách hàng trở nên chủ động và hiệu quả hơn.

Tính năng tự động gọi

Với tính năng gọi tự động, doanh nghiệp có thể tải danh sách khách hàng lên hệ thống, sau đó cài đặt lịch gọi theo kịch bản tạo sẵn. Tổng đài sẽ tự động lấy các kịch bản được thiết lập để gọi cho danh sách khách hàng đã tải lên trước đó. 
 
Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, chăm sóc, thu thập ý kiến khách hàng, quảng cáo chủ động, nhắc lịch hẹn tự động...

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tất cả các cuộc gọi được thực hiện trên tổng đài ảo đều được ghi âm tự động, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, giúp quản lý có thể theo dõi chất lượng chăm sóc của nhân viên. Đồng thời, các cuộc gọi được ghi âm này cũng sẽ được sử dụng khi phát sinh khiếu nại giữa khách hàng và công ty sau khi cuộc trao đổi được thực hiện.

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tính năng quản lý khách hàng

Nhờ tích hợp API, tổng đài ảo có thể cho phép ứng dụng thứ ba dễ dàng tương tác và nhận chi tiết cuộc gọi để lập điều khiển cuộc gọi và báo các yêu cầu riêng. Tích hợp sâu và đa ứng dụng CRM, tổng đài ảo cho phép hiển thị các thông tin về khách hàng như tên, lịch sử cuộc gọi, truy xuất thông tin hiển thị pop-up thông tin, các ghi chú cho từng khách hàng cụ thể để nhân viên phụ trách cuộc gọi có thể dễ dàng tương tác và chủ động hơn trong quá trình trò chuyện và tư vấn. Qua đó gia tăng hiệu suất giao tiếp với khách hàng và tăng tỷ lệ chốt sale lên mức tối đa.

Tính năng báo cáo theo thời gian thực

Vì tổng đài ảo có thể dễ dàng kết nối với các phần mềm hỗ trợ sales và marketing như CRM, do đó các thông tin về các cuộc gọi đến/đi cũng sẽ được ghi lại trên hệ thống để phục vụ việc báo cáo tiến độ làm việc và năng suất của nhân viên chăm sóc khách hàng.

Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo

Dưới đây là những lưu ý khi cài đặt và sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu suất cao nhất và tiết kiệm tối đa các chi phí.

Suy xét tính cần thiết của hệ thống

Tùy theo tình hình của doanh nghiệp hiện tại mà có thể cân nhắc giữa các dịch vụ tổng đài ảo do chi phí lắp đặt của các hệ thống sẽ có sự chênh lệch. Bạn cũng cần cân nhắc giữa các tính năng của từng hệ thống để lựa chọn hệ thống phù hợp nhất, cung cấp đầy đủ các tính năng mà đội ngũ của bạn cần.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống và muốn tận dụng lại có thể yêu cầu bên cung cấp dịch vụ sử dụng VoIP Gateway giúp chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP.

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Xác định nhu cầu doanh nghiệp là một bước quan trọng. Vì ở mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù ngành nghề và nhu cầu khác nhau. Do đó, việc thêm hoặc bớt các tính năng trong gói dịch vụ cũng ảnh hưởng đến chi phí và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể suy nghĩ thêm về tổng đài ảo tích hợp CRM, đây được xem như giải pháp hiện đại cho các đội ngũ telesales của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống tổng đài ảo cũng cần phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, số lượng nhân viên sử dụng để cân đối sao cho hợp lý

Xem thêm thông tin về việc tích hợp tổng đài ảo vào hệ thống CRM tại đây: https://bizfly.vn/techblog/tong-dai-ao-tich-hop-crm.html

Lựa chọn đầu số phù hợp

Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn đầu số tổng đài. Hiện nay, có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng đó là: Đầu số 1900, 1800, đầu số cố định và đầu số Mobi SIP.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối có chức năng tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp nâng cao năng suất và chất lượng cuộc gọi. Nếu người sử dụng tổng đài ảo phải thường xuyên di chuyển thì nên lựa chọn Softphone, tuy nhiên nếu chỉ nghe và gọi điện thoại cố định tại văn phòng thì nên chọn lựa IP Phone hoặc tai nghe tổng đài.

Trang bị đường truyền Internet ổn định

Đường truyền Internet ổn định là điều kiện cần để tổng đài ảo hoạt động hiệu quả. Mặc dù chiếm khá ít băng thông với cuộc gọi VoIP, nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh tình trạng Internet chập chờn, dẫn tới cuộc gọi không được ổn định. Ngoài ra, trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng là điều nên làm. Điều này giúp đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố gây gián đoạn cuộc gọi.

Trang bị đường truyền Internet ổn định

Qua bài viết, bạn đã nắm được tổng đài ảo là gì, những tính năng của nó và lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Với những ưu việt của hệ thống tổng đài ảo, việc triển khai ngay một kênh tổng đài ảo tiện ích, đầy đủ tính năng, tích hợp sẵn sàng với các kênh khách hàng khác như CRM, chatbot, email... sẽ giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất cứ một cơ hội chinh phục khách hàng nào, từ đó gia tăng khả năng chốt sale và gia tăng doanh số tối đa

Top 11 tổng đài ảo miễn phí tích hợp trong CRM

Trong số các tổng đài ảo miễn phí trên thị trường thì sau đây là top 11 tổng đài được tích hợp trong phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng mà mọi người có thể tham khảo:

Tổng đài ảo miễn phí Callio

Callio là tổng đài ảo được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây sử dụng đa nền tảng và có độ ổn định API là 100% có thể đáp ứng tất cả các loại ngôn ngữ lập trình. Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo miễn phí Callio có thể kể đến như:

Tổng đài ảo miễn phí Callio

• Quản lý cuộc gọi, quản lý, phân quyền cho user, file ghi âm cuộc gọi
• Tích hợp SMS, Email Marketing và tính năng gọi tự động
• Hỗ trợ video call trên khung livechat của website
• Phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp từ SMEs, Start-up hay các thương hiệu lớn

Tổng đài ảo miễn phí SIPFoundry

SIPFoundry là một nền tảng điện thoại mã nguồn mở được phát triển vào năm 2004 và là đối trọng mạnh mẽ nhất với tổng đài ảo Asterisk. Nền tảng này cho phép người dùng xây dựng các cuộc gọi thoại, video call, nhắn tin hợp nhất, trò chuyện với chỉ dẫn hay là các giải pháp ứng dụng mobile client.

Tổng đài ảo miễn phí Kamailio

Cũng giống như các tổng đài ảo miễn phí khác, Kamailio là một hệ thống được phát triển nhằm mục đích xây dựng và mở rộng máy chủ SIP. Kamailio cung cấp các tính năng mạnh mẽ như SCTP không đồng bộ, TCP, UDP hay TLS đảm bảo an toàn liên lạc cho VOIP. Tổng đài ảo miễn phí này hỗ trợ cân bằng tải, xác thực ủy quyền, định tuyến ít tốn kém hay chuyển đổi dự phòng, đặc biệt là tăng cường tính bảo mật.

Tổng đài ảo miễn phí FreeSWITCH

Cũng là một hệ thống được phát triển dựa trên nền tảng Asterisk, tổng đài ảo miễn phí FreeSWITCH tập trung vào việc hỗ trợ đa nền tảng với khả năng mở rộng và ổn định. Nền tảng này cung cấp các thư viện phần mềm để thao tác khi hệ thống cần hoạt động. Ngoài ra, bên cạnh tính năng gọi điện thông thường, FreeSWITCH còn mang đến tính năng bổ sung ưu việt như nhận dạng giọng nói, giao diện PSTN cho kỹ thuật số.

Tổng đài ảo miễn phí Asterisk

Là nền tảng của giải pháp Voip và tổng đài mã nguồn mở ngày nay, Asterisk là một bộ công cụ được sử dụng một cách phổ biến với các tính năng bao gồm: phản hồi bằng giọng nói, tự động phân phối cuộc gọi, thư thoại thông thường và gọi hội nghị, biến máy tính thành máy chủ liên lạc… Đây là nền tảng tổng đài ảo mã nguồn mở hàng đầu hiện nay và là nền tảng tiếp theo của hệ thống Voip, PBX và UC.

Tổng đài ảo miễn phí Asterisk

Tổng đài ảo miễn phí PBXInAFlash

PBXInAFlash là một nền tảng để mục đích thiết lập máy chủ PBX với các tính năng vượt trội như tự động sao chép, tra cứu ID người gọi, tích hợp Google Voice, hỗ trợ fax, khóa SSL hay chuyển văn bản thành giọng nói. Người dùng có thể thao tác một cách dễ dàng và không mất nhiều thời gian, chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể sử dụng các tiện ích bổ sung của tổng đài ảo miễn phí này.

Tổng đài ảo miễn phí Elastix

Elastix là tổng đài ảo miễn phí được phát triển dựa trên nền tảng Asterisk cung cấp máy chủ liên lạc hợp nhất bao gồm Email, Fax, tổng đài IP và IM…Công cụ này có thể hỗ trợ một loạt các phần cứng như Snom, Yeastar, Dinstar, Yealink và Digium hiệu quả trên một giao diện cực kỳ dễ sử dụng.

Tổng đài ảo miễn phí OpenSIP

OpenSIP là nền tảng triển khai máy chủ SIP cho phép thiết lập các gói truyền thông tùy chỉnh, độc lập như một tổng đài. OpenSIP hỗ trợ người dùng thực hiện các dịch vụ thoại, IM, video giống như bất kỳ một nền tảng điện thoại mã nguồn mở nào khác.

Đây được xem là một trong những máy chủ SIP nhanh nhất và cung cấp cho doanh nghiệp các tính năng ưu việt. Cổng thông tin cấu hình trên web cho phép đơn giản hóa việc thu thập và thống kê số liệu về dịch vụ.

Tổng đài ảo miễn phí 3CX

Hệ thống điện thoại 3CX là một hệ thống tổng đài ảo mã nguồn mở dựa trên tiêu chuẩn SIP cho phép thực hiện các cuộc gọi trên PSTN hay các dịch vụ VOIP tiêu chuẩn. Nền tảng này được các chuyên gia loại bỏ các rắc rối và phát triển để có thể triển khai trên máy chủ PBX hoặc Windows, Mac hay hệ điều hành IOS, Android một cách hiệu quả. 

Tổng đài ảo miễn phí 3CX

Tổng đài ảo miễn phí FreePBX

Tổng đài ảo miễn phí FreePBX là sự kết hợp hoàn hảo giữa hai nền tảng Asterisk và PBX. Hệ thống này bao gồm một danh sách các tính năng thương mại và tiện ích để cải thiện hệ thống để đảm bảo chất lượng và tính ổn định cho người dùng cuối. Công cụ này có thể hỗ trợ giáo dục đội ngũ bán hàng 

Hệ thống tổng đài ảo OpenPBX

OpenPBX là một tổng đài ảo mã nguồn mở được phát triển bởi Voicetronix - Một trong những nhà cung cấp thiết bị và giải pháp cho điện thoại. Nền tảng này không những sở hữu các tính năng cơ bản của một máy tự động, phân phối cuộc gọi và thư thoại không giới hạn..mà còn mang đến các tính năng bổ sung như gọi nhóm không giới hạn, hiển thị bản ghi cuộc gọi, nhạc chờ hay cho phép thư thoại gửi email, chuyển cuộc gọi…

Chỉ vài thao tác để thiết lập, không tốn công sức vận hành, cài đặt đơn giản trên smartphone với đầu số riêng. Nhiều ưu đãi: miễn phí 5GB dung lượng lưu trữ, miễn phí gọi nội bộ, tiết kiệm tới 30% cước phí gọi ra so với tổng đài truyền thống và đặc biệt tặng thời gian sử dụng MIỄN PHÍ dịch vụ là những ưu điểm nổi bật dịch vụ mang lại.

>> Xem thêm: Call center là gì? Tổng quan về tổng đài CSKH qua điện thoại