Nhiều trường học loay hoay không biết bắt đầu ứng dụng AI từ đâu? Tưởng phức tạp mà hóa ra đơn giản hơn đăng bài facebook

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, Conversational AI đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong lĩnh vực giáo dục toàn cầu. Có thể nói đây chính là chìa khóa để tạo ra lợi thế cho các đơn vị giáo dục trong cuộc đua ngày càng khốc liệt. Dường như AI đã giúp xóa nhòa khoảng cách giữa các trường tư và các đơn vị giáo dục lâu đời. Vậy làm sao để ứng dụng Conversational AI hiệu quả nhất?

Toàn cảnh bức tranh Conversational AI trong lĩnh vực giáo dục

Conversational AI là một dạng AI cho phép người dùng tạo ra những cuộc hội thoại như người thật, thường được dùng phổ biến trong các hoạt động tư vấn, chăm sóc khách hàng, bán hàng…Ngoài Voice AI thì Chatbot AI là dạng phổ biến nhất của Conversational AI, hiện đang được ứng dụng phổ biến trong lĩnh vực giáo dục.

Tại Việt Nam, xu hướng này cũng đang dần trở nên phổ biến. Theo báo cáo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đến năm 2022, có khoảng 70% các trường đại học ở Việt Nam đã triển khai ít nhất một hình thức ứng dụng AI trong quản lý và giảng dạy. Trong đó, việc sử dụng chatbot AI để hỗ trợ tuyển sinh và quản lý sinh viên đang ngày càng được chú trọng.

Conversational AI mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho ngành giáo dục. Công nghệ này giúp tự động hóa quy trình tuyển sinh và quản lý học sinh, đồng thời cung cấp hỗ trợ 24/7 cho học sinh và phụ huynh. Ngoài ra, nó còn tăng cường tương tác và cá nhân hóa trải nghiệm học tập, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục. Đặc biệt, việc ứng dụng Conversational AI giúp giảm tải đáng kể công việc hành chính cho đội ngũ giáo viên và nhân viên, cho phép họ tập trung hơn vào các nhiệm vụ giảng dạy và phát triển chuyên môn.

Một ví dụ điển hình về ứng dụng thành công Conversational AI tại Việt Nam là trường Đại học FPT. Trước khi triển khai chatbot AI, mỗi mùa tuyển sinh, đội ngũ tư vấn của trường phải xử lý hàng nghìn câu hỏi từ thí sinh và phụ huynh, dẫn đến tình trạng quá tải và chậm trễ trong việc phản hồi. Sau khi triển khai chatbot "FPT Edu Bot" vào năm 2020, trường đã giải quyết được 80% câu hội tự động, giảm thời gian chờ đợi của thí sinh từ 30 phút xuống còn 2 phút. Điều này không chỉ cải thiện trải nghiệm của thí sinh mà còn giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi từ người quan tâm thành sinh viên nhập học.

Với những lợi ích to lớn, việc ứng dụng chatbot AI trong quản lý tuyển sinh và quản lý sinh viên không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các cơ sở giáo dục tại Việt Nam. Đây chính là chìa khóa giúp các trường nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện trải nghiệm của học sinh và tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời đáp ứng xu hướng chuyển đổi số trong giáo dục mà Chính phủ đang thúc đẩy.

Ứng dụng AI trong tại trường học, cơ sở giáo dục như thế nào để mang lại hiệu quả?

1. Ứng dụng Chatbot AI trong quản lý tuyển sinh

Mỗi năm vào mùa tuyển sinh, đội ngũ nhân viên sẽ phải đối mặt với hàng loạt vấn đề như quá tải thông tin, thời gian phản hồi chậm, và sai sót trong quy trình xử lý hồ sơ. Trên thực tế, sử dụng chatbot thông thường vẫn có thể hỗ trợ các đơn vị giáo dục trong công tác tư vấn tuyển sinh nhưng hiệu quả mang lại thường không cao như kỳ vọng. Dễ thấy nhất là các kịch bản được trả ra thường theo một format chung, có phần cứng nhắc.

Trong khi đó quy trình tuyển sinh thường bao gồm khá nhiều bước, ở mỗi trường, mỗi hệ đào tạo, mỗi cấp học lại khác nhau. Điều này dẫn đến hiệu suất giải quyết thắc mắc của phụ huynh, sinh viên thường không cao.

Trong trường hợp đó, các trường học nên sử dụng chatbot AI để:

• Hỗ trợ tư vấn tuyển sinh 24/7: Để giải quyết tình trạng nhân viên tuyển sinh thường xuyên phải làm việc ngoài giờ để đáp ứng nhu cầu tư vấn của thí sinh, dẫn đến tình trạng quá tải và stress, Chatbot AI có thể cung cấp dịch vụ tư vấn liên tục 24/7. AI sẽ giải đáp thắc mắc, so sánh các quy định, cập nhật cơ chế tuyển sinh, và tư vấn chọn ngành cho thí sinh mọi lúc, mọi nơi. Điều này không chỉ giảm tải áp lực cho đội ngũ tuyển sinh mà còn đảm bảo thí sinh luôn nhận được thông tin kịp thời, chính xác, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của họ.
• Cá nhân hóa trải nghiệm thí sinh: Một trong những thách thức lớn nhất của đội ngũ tuyển sinh là cung cấp tư vấn phù hợp cho từng thí sinh trong bối cảnh số lượng lớn và thời gian hạn chế. Chatbot AI giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng dữ liệu và lịch sử tương tác của thí sinh để cung cấp thông tin và tư vấn phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng cá nhân. Điều này tạo nên trải nghiệm tuyển sinh trọn vẹn và hiệu quả, giúp thí sinh cảm thấy được quan tâm và hiểu rõ hơn về cơ hội học tập của mình. Giống như một người bạn thân hiểu rõ bạn vậy, Chatbot AI sẽ nhớ mọi thứ về bạn và đưa ra những lời khuyên phù hợp nhất.
• Tự động hóa quy trình đăng ký, nộp hồ sơ: Quá trình xử lý hồ sơ thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến cả nhà trường và thí sinh. Nếu sử dụng AI thì việc hướng dẫn thí sinh qua từng bước của quy trình đăng ký và nộp hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả và độ chính xác trong quá trình tuyển sinh.

Tuy nhiên, sử dụng AI để tư vấn tuyển sinh thường tiềm ẩn những rủi ro như sai thông tin, khó kiểm soát tính chính xác hoặc độ tin cậy của các câu trả lời. Để khắc phục điều này, phía nhà trường nên lựa chọn những đơn vị, nhà cung cấp hoặc ứng dụng AI có đủ độ uy tín. Ví dụ như BizChat AI của Bizfly cho phép người sử dụng tự chủ đào tạo. Bạn có thể training chatbotAI của riêng mình với những tư liệu ở mọi định dạng: hình ảnh, video, gắn API, loại bỏ các tài liệu cũ, cập nhật mới… Như vậy, câu trả lời sẽ chỉ nằm trong hệ thống dữ liệu do chính nhà trường tải lên, đảm bảo tính chính xác cao, giảm rủi ro sai sót.

Tư vấn BizChatAI

2.  Ứng dụng Chatbot AI trong quản lý giáo dục: Khi AI trở thành trợ lý đắc lực cho giáo viên

Không chỉ dừng lại ở tuyển sinh, Chatbot AI còn mang lại nhiều lợi ích trong quản lý giáo dục, giúp các nhân viên giảm tải hồ sơ giấy tờ, đẩy nhanh thời gian xử lý các tác vụ, tinh gọn quy trình làm việc hơn:

• Tự động hóa các tác vụ của giáo viên: Giáo viên thường phải dành nhiều thời gian cho công việc hành chính như chấm điểm, nhập điểm, tạo báo cáo, khiến họ có ít thời gian cho việc giảng dạy và phát triển chuyên môn. Chatbot AI giải quyết vấn đề này bằng cách tự động hóa nhiều tác vụ hành chính. Từ chấm điểm đến phân tích kết quả học tập, Chatbot AI có thể hỗ trợ giáo viên trong nhiều công việc, giúp họ tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào việc giảng dạy. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn cải thiện chất lượng giáo dục tổng thể.
• Tối ưu quản trị công việc hành chính: AI có thể xử lý tự động các yêu cầu hành chính như đăng ký lớp học, xin giấy xác nhận, hay tra cứu thông tin. Điều này không chỉ giúp giảm tải cho đội ngũ hành chính mà còn tăng tốc độ xử lý yêu cầu, nâng cao sự hài lòng của học sinh và phụ huynh.
• Thu thập phản hồi học sinh, sinh viên: Việc thu thập ý kiến phản hồi từ học sinh một cách thường xuyên và hiệu quả luôn là một thách thức đối với các cơ sở giáo dục. Các nhân viên tư vấn có thể khéo léo lồng ghép việc thu thập phản hồi của học sinh các cuộc hội thoại tự nhiên, hoặc tự động gửi hàng loạt để đảm bảo các feedback luôn có tính liên tục và cập nhật. Điều này giúp nhà trường nắm bắt nhanh chóng các vấn đề, từ đó có những điều chỉnh và cải thiện kịp thời, nâng cao chất lượng giáo dục.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Chi phí vận hành cao và thời gian xử lý công việc chậm do quy trình thủ công là những vấn đề phổ biến trong quản lý giáo dục. Nhưng với chatbot AI, các cơ sở giáo dục tiết kiệm đáng kể chi phí nhân sự và thời gian đào tạo nhân lực chuyên môn, xử lý công việc.

3. Chăm sóc và gia tăng sự gắn kết giữa nhà trường - học sinh

Xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa nhà trường và học sinh luôn là một thách thức với các nhà trường hoặc thậm chí đang bị bỏ quên, chưa được thực hiện đúng quy trình, một cách bài bản. Những hành động tưởng chừng nhỏ nhặt như gửi tin nhắn động viên, nâng cao chất lượng trải nghiệm học tập, hay tư vấn kịp thời cho học sinh - vốn có thể được hỗ trợ bởi công nghệ AI - lại chính là những viên gạch vô hình, góp phần củng cố mối quan hệ bền chặt giữa nhà trường và học sinh. Qua đó, dần dần xây dựng hình ảnh trường học không chỉ là nơi truyền đạt kiến thức, mà còn là ngôi nhà thứ hai đầy ấm áp cho mỗi học sinh.

• Gửi thông báo và chúc mừng: Nhà trường có thể sử dụng chatbot AI để gửi thông báo cá nhân hóa cho từng học sinh về các sự kiện hoặc thành tích, cũng như lời chúc mừng nhân dịp đặc biệt như sinh nhật hay thành tích học tập xuất sắc. Điều này không chỉ tạo cảm giác được quan tâm cho học sinh mà còn tăng cường sự gắn kết giữa nhà trường và học sinh, góp phần xây dựng một cộng đồng giáo dục đoàn kết và tích cực.
• Tra cứu lịch hoặc điểm: Chatbot AI khi được tích hợp với các phần mềm quản lý tuyển sinh hoặc hệ thống LMS sẽ cho phép học sinh dễ dàng tra cứu các thông tin này thông qua cuộc hội thoại đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian,  tăng tính tiện lợi cho học sinh và giảm tải cho đội ngũ hành chính trong việc trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại, tạo ra một hệ thống thông tin hiệu quả và dễ tiếp cận.
• Dự đoán kết quả học tập: Ở một cấp độ cao và chuyên sâu hơn, AI có thể phân tích dữ liệu học tập và đưa ra dự đoán về kết quả học tập. Điều này giúp học sinh và giáo viên có những điều chỉnh kịp thời, tạo cơ hội cho việc can thiệp sớm đối với những học sinh có nguy cơ gặp khó khăn trong học tập. Kết quả là, chất lượng giáo dục được nâng cao, đồng thời tạo ra một môi trường học tập hỗ trợ và cá nhân hóa hơn cho mỗi học sinh.

Về BizChatAI - Giải pháp hỗ trợ quản lý tuyển sinh, quản lý sinh viên được 5600+ khách hàng lựa chọn

Trong thời đại số hóa giáo dục, ChatAI không chỉ là một công cụ, mà còn là người đồng hành đắc lực cho các nhà giáo dục. Với BizChatAI, bạn sẽ có một trợ lý ảo thông minh, luôn sẵn sàng hỗ trợ từ công tác tuyển sinh đến chăm sóc sinh viên 24/7. Chatbot thông thường giờ đây đã được nâng cấp hơn, tích hợp hội thoại từ đa kênh trên 1 màn hình duy nhất, nhẹ nhàng giải đáp thắc mắc của các bạn học sinh về chương trình học, hướng dẫn quy trình nhập học, hay thậm chí lắng nghe và ghi nhận phản hồi của sinh viên về trải nghiệm học tập. Đặc biệt, trong những thời điểm cao điểm như mùa tuyển sinh.

Tại sao bạn nên lựa chọn BizChatAI - VCCorp

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Tăng tỷ lệ thí sinh đăng ký nhập học nhờ việc cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác.
• Nâng cao sự hài lòng của sinh viên: Giúp sinh viên giải đáp các thắc mắc một cách nhanh chóng, tạo cảm giác được quan tâm.
• Quản lý hiệu quả hơn: Giúp nhà trường quản lý thông tin sinh viên một cách chuyên nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí vận hành nhờ việc tự động hóa các quy trình, chi phí nhân sự....

Thêm vào đó, công nghệ tự chủ đào tạo của BizChatAI còn giúp các đơn vị dễ dàng training, kiểm soát chất lượng các câu trả lời. Bằng cách áp dụng công nghệ này, chúng ta không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý, mà còn tạo nên một môi trường giáo dục hiện đại, thân thiện và luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của thế hệ học sinh, sinh viên.

5600+ khách hàng tại Việt Nam đã tin tưởng sử dụng BizChatAI để tự động hóa quy trình tư vấn, chăm sóc khách hàng. Bạn quan tâm có thể để lại thông tin tại đây nhé!