Văn phòng điện tử là gì? 5 bước xây dựng văn phòng điện tử

Sự phát triển vượt bậc của công nghệ - khoa học - kỹ thuật trong thời đại 4.0 đã thúc đẩy văn phòng điện tử ra đời. Mô hình này không chỉ là cải tiến mới mẻ cho nghiệp vụ văn phòng mà còn mang lại vô số lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Vậy, văn phòng điện tử là gì? Theo dõi thông tin dưới đây của Bizfly để hiểu rõ hơn về mô hình này.

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử (E-office) là mô hình phần mềm hiện đại được tích hợp đầy đủ các chức năng: quản lý hồ sơ, công việc, tài liệu, thông tin, công văn, báo cáo, văn bản,... để thay thế các phương thức làm việc của một văn phòng truyền thống.  

Văn phòng điện tử là mô hình văn phòng được tích hợp các phần mềm hiện đại phục vụ công việc

Hiểu một cách đơn giản hơn, E-office là hệ thống hỗ trợ con người thực hiện các thao tác nghiệp vụ văn phòng thông qua phần mềm máy tính có kết nối internet.

Lợi ích của việc xây dựng văn phòng điện tử

Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho các công ty, doanh nghiệp như:

Tạo ra hệ thống quản lý tập trung

Văn phòng điện tử cho phép doanh nghiệp phân cấp, phân công rõ ràng công việc và nhiệm vụ của tất cả mọi người trong cùng đơn vị. Như vậy, lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp có thể kiểm soát tiến độ công việc mọi lúc - mọi nơi từ xa. 

Việc ứng dụng văn phòng điện tử còn cho phép lãnh đạo, quản lý và nhân viên có thể tra cứu hoặc tìm kiếm các văn bản liên quan đến công việc dễ dàng hơn. Mọi người còn có thể theo dõi tiến độ công việc để sắp xếp thời gian xử lý hoặc nhắc nhở, đôn đốc nhau làm việc.

Tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp

Một văn phòng điện tử thường được tích hợp nhiều phân hệ và tiện ích, nên người sử dụng chỉ cần sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh là có thể xử lý công việc mà không cần đi lại. Như vậy, nhân viên có thể tiết kiệm tối đa thời gian trong quản lý hoặc làm việc. 

Ngoài ra, văn phòng điện tử còn có thể quản lý tài liệu và hồ sơ của đơn vị một cách đồng bộ giúp doanh nghiệp tiết kiệm các chi phí văn phòng phẩm như: giấy, mực in,.... 

Ứng dụng E-Office sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi làm việc

Xây dựng môi trường làm việc thân thiện

Hệ thống văn phòng điện tử cho phép nhân viên đề cập đến các vấn đề công việc, nhiệm vụ, hồ sơ,.. chỉ với một lần đăng nhập. Thông qua đó, mọi người có thể thoải mái chia sẻ, góp ý và trao đổi ý kiến một cách đầy đủ - kịp thời mà không cần thông qua những cuộc họp căng thẳng mặt đối mặt trực tiếp như văn phòng truyền thống. 

Gia tăng năng suất làm việc

Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ giúp tất cả các phòng ban (kể cả cấp lãnh đạo) trong doanh nghiệp xử lý công việc một cách chủ động và nhanh chóng hơn. Do đó, hiệu quả và năng suất làm việc sẽ được gia tăng.

Thúc đẩy quá trình số hóa doanh nghiệp

Cuối cùng, văn phòng điện tử còn đóng góp vai trò thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển toàn diện quá trình “số hóa” để phù hợp với phong cách và xu hướng của thời đại. 

So sánh văn phòng điện tử với văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống và điện tử có rất nhiều điểm khác biệt về không gian, nội thất, ứng dụng công nghệ,...

Văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống có sự khác biệt như thế nào? Theo dõi bảng sau để nhìn thấy sự khác biệt này:

Quy trình xây dựng văn phòng điện tử hiệu quả

Xây dựng một văn phòng điện tử có thể đáp ứng được nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp cần trải qua 5 bước sau: 

Bước 1: Đưa ra tiêu chuẩn hóa cho quy trình nội bộ và hệ thống

Doanh nghiệp cần hệ thống hóa tất cả các hoạt động như: quy trình giải quyết công việc, giấy tờ,.. Đồng thời, phân rõ vai trò và quyền hạn của các cá nhân trong công ty để tiêu chuẩn hóa cho quy trình cũng như chức năng, nhiệm vụ.

Bước 2: Xác định mô hình văn phòng điện tử

Doanh nghiệp cần xác định chính xác mô hình và quy mô hoạt động để lựa chọn những phần mềm công nghệ có tính năng phù hợp nhất. Bởi, một số phần mềm quản lý tài sản mang lại hiệu quả hoàn hảo cho doanh nghiệp quy mô lớn nhưng lại thừa thãi và không cần thiết với công ty nhỏ. 

Vì vậy, bước xác định mô hình là cách giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư. 

Bước 3: Xây dựng kế hoạch

Nhiệm vụ của doanh nghiệp ở giai đoạn này chính là xác định các kế hoạch triển khai trong văn phòng điện tử. Theo đó, lãnh đạo nên thương thảo với đối tác về các điều khoản hợp tác, hỗ trợ triển khai và cung cấp phần mềm ứng dụng phục vụ văn phòng điện tử. 

Bước 4: Triển khai, đào tạo

Điều khó khăn nhất khi ứng dụng văn phòng điện tử chính là vấn đề nhân sự. Do đó, doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian đào tạo và hướng dẫn chi tiết về loại hình văn phòng này để họ sớm thích nghi với công việc.

Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả

Cuối cùng, trong suốt quá trình triển khai mô hình văn phòng này, doanh nghiệp cũng nên lấy ý kiến và đánh giá từ nhân viên để đo lường hiệu quả. Bước làm này sẽ giúp công ty/doanh nghiệp lựa chọn được phương thức làm việc phù hợp nhất với tương lai.

Đọc thêm: Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Cách xây dựng hệ thống nhân sự tối ưu

Hy vọng rằng, những kiến thức mà Bizfly chia sẻ bên trên sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn văn phòng điện tử là gì cũng như tìm được hướng vận hành phù hợp cho tổ chức của mình.