Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Cách xây dựng hệ thống nhân sự tối ưu

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng nên các hệ thống quản lý nhân sự toàn diện nhằm nâng cao chất lượng nhân viên và tạo ra lợi nhuận khổng lồ.

Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, Bizfly đã tổng hợp kiến thức và chia sẻ theo nội dung bài viết dưới đây.

Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS - Human Resource Management System) là phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, nguồn lực lao động trong suốt quá trình họ làm việc tại doanh nghiệp. 

Đối tượng sử dụng HRMS sẽ là các nhà quản lý, nhà quản trị, hoặc những người thuộc ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Thông qua công cụ, phần mềm quản lý nhân sự để kiểm soát các thông tin như sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, thời gian làm việc, tiền lương, đào tạo,...

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là công cụ giúp quản lý nhân viên trong doanh nghiệp. 

Tầm quan trọng của một hệ thống quản lý nhân sự

Việc sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, giải quyết và truyền tải thông tin về nhân sự đến các bộ phận liên quan từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Một hệ thống quản lý nhân sự không chỉ giúp bộ phận quản trị nhân lực thu thập thông tin của nhân sự, lập báo cáo định kỳ mà còn hỗ trợ việc thiết lập sơ đồ chiến lược bằng các công cụ mô phỏng, thống kê và truy vấn, thực hiện các công cụ quản lý nhân sự khác.

Tầm quan trọng của một hệ thống quản lý nhân sự

Với hệ thống quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhân sự của mình từ đó đưa ra được các phương án tác động để nâng cao năng suất làm việc của từng cá nhân nhằm tạo ra lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Ngoài ra, một hệ thống nhân sự còn giúp doanh nghiệp đạt được các lợi ích như sau:

• Tuyển dụng nhân sự nhanh chóng, bố trí công việc đúng với năng lực làm việc
• Khích lệ và thúc đẩy nhân viên phát huy năng lực vượt trội
• Công bằng trong việc mang lại quyền lợi cho nhân viên
• Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý nhân sự nhờ hệ thống tự động cập nhật thông tin
• Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

Các chức năng quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự 

Những công cụ HRMS chất lượng luôn phát triển các tính năng quản lý nhân viên chặt chẽ dưới nhiều cấp độ, đáp ứng được mọi nhu cầu người quản lý mong muốn. Nhìn chung, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý nhân sự cần phải có:

1. Quản lý nhân viên 

Chức năng quản lý nhân viên là phần giá trị cốt lõi của mọi công cụ HRMS, bởi nó tập hợp đầy đủ thông tin, tiếp nhận và lưu trữ mọi giá trị công việc mà nhân sự đã và đang thực hiện. Đây là nền tảng để người quản trị nâng cao hiệu quả quản lý, thúc đẩy, cải thiện dịch vụ nhân sự.

Chức năng này sẽ phân chia nguồn lực của doanh nghiệp thành những nhóm khác nhau như phòng ban, nhiệm vụ hoặc vị trí ngồi. Trong mỗi nhóm nhân sự, người quản lý có thể dễ dàng thực hiện các công việc như xác định sự liên kết báo cáo của các nhóm, thống kê bảng lương, quản lý hiệu suất,...

2. Quản lý ứng viên

Chức năng quản lý ứng viên sẽ đảm đương nhiệm vụ kiểm soát các thông tin tiêu chuẩn sử dụng cho việc tuyển dụng như thư mời, nội dung quảng bá thương hiệu để tuyển dụng, chất lượng trải nghiệm của ứng viên.

Trong đó, chất lượng trải lượng cần được đề cao hàng đầu,  HRMS sẽ hỗ trợ người quản lý thực hiện các công đoạn tiếp nhận đơn, lên lịch phỏng vấn, đưa đề nghị hợp lý với cả doanh nghiệp và người ứng tuyển. 

3. Quản lý lương

Chức năng quản lý lương của HRMS sẽ bao gồm quản lý thông tin về lương, tính toán lương và trợ cấp, quản lý lịch sử lương, xuất bảng lương hàng tháng dựa vào những tính toán thu nhập, các khoản chi phí của doanh nghiệp cần phải chi trả. Cụ thể:

• Thông tin về lương: Chức năng quản lý lương sẽ lưu trữ thông tin về mức lương cơ bản, hoa hồng, phụ cấp, các khoản thu nhập khác (nếu có) và các khoản khấu trừ.
• Tính toán lương và trợ cấp: Hệ thống quản lý lương sẽ sử dụng các thông tin về lương nêu trên để tính ra tổng thu nhập của mỗi nhân viên trong kỳ lương. Hệ thống cũng sẽ liệt kê những khoản khấu trừ (BHXH, BHTN, thuế TNCN...) để nhân sự và người quản lý hiểu được mức lương NET. 
•  Quản lý lịch sử lương: Những lần thay đổi lương sẽ được ghi lại theo thời gian. Từ những sự thay đổi đó, nhà tuyển dụng có thể đưa ra những định hướng phát triển phù hợp cho mỗi nhân sự.
• Xuất bảng lương hàng tháng: Bảng lương hàng tháng sẽ được xuất và gửi tới người nhận lương giúp nhân sự tự quản lý được các nguồn thu nhập của mình. 

4. Quản lý chất lượng nguồn lao động chính 

Nguồn lực lao động chính của doanh nghiệp sẽ được công cụ theo dõi sự phát triển, những đóng góp cho môi trường làm việc, hành động kỷ luật theo thời gian. Đảm bảo môi trường làm việc năng động, cạnh tranh lành mạnh. Bên cạnh đó, một số nhiệm vụ quan trọng của chức năng này được kể đến như:

• Thiết lập kế hoạch thúc đẩy kinh nghiệm, tư duy của nhân sự, quản lý hiệu suất, quản lý bồi thường, lưu trữ sự cố.
• Tham mưu vào quá trình phát triển các chính sách về giờ làm, bảng chấm công, quản lý phê duyệt đơn từ nghỉ phép...
• Hỗ trợ định hướng nhân viên trước những mong muốn phát triển của họ theo thời gian.

5. Quản lý đào tạo

HRMS sẽ giúp nhà quản trị đưa ra định hướng phát triển các khóa đào tạo, giúp nhân sự tiếp nhận được những kiến thức mới, kỹ năng mới để phát triển bản thân và con đường sự nghiệp. Việc làm này giúp cho nhân sự gắn kết hơn với doanh nghiệp, tạo ra những đóng góp có giá trị cao phù hợp với thực trạng phát triển và tầm nhìn của doanh nghiệp.

6. Quản lý chất lượng nguồn lao động dự phòng

Chức năng quản lý nguồn lao động dự phòng của phần mềm HRMS cho phép ban lãnh đạo quản lý đối tượng nhân viên bán thời gian, gồm chuyên viên tư vấn, nhà thầu, thực tập sinh, cộng tác viên,... Nhóm nhân viên chỉ làm trong một thời gian nhất định để đáp ứng công việc, chiến lược mới của doanh nghiệp. 

Cụ thể, HRMS sẽ thống kê những số liệu quản lý các trường hợp này để quyết định việc áp dụng phụ cấp và các biên chế, gồm:

• Thông tin về nhân viên dự phòng.
• Hệ thống HRMS lưu trữ khả năng làm việc của nguồn lao động dự phòng để nhà quản trị hỗ trợ đào tạo nếu cần thiết. 
• Quản lý nguồn lực phục vụ các kế hoạch đột suất, sự kiện phát sinh,...

7. Tối ưu hóa

Các doanh nghiệp lớn hiện nay luôn cần đến phần mềm HPMS để phát triển tầm nhìn, xây dựng văn hóa và điều chỉnh tuyển dụng, quản lý nguồn lực. Từ những thống kê của các phần mềm này, người quản lý có thể đưa ra những phương án tối ưu hóa chất lượng cao, giảm thiểu chi phí. 

Tuy nhiên, chức năng này thường ít được sử dụng trong HRMS khi doanh nghiệp đang phát triển tương đối ổn định. Nó chỉ được chú ý khi doanh nghiệp thực hiện những kế hoạch sáp nhập, mua lại, hay biến đổi đột biến về doanh thu... Lúc này người quản trị cần thống kê mọi thông tin của nhân sự để tổ chức lại bộ máy vận hành và tìm ra phương án thắt chặt, phục hồi nguồn lực lao động chất lượng. 

Hệ thống quản trị nhân sự phù hợp với doanh nghiệp được xác định như thế nào?

Các doanh nghiệp luôn đau đầu khi đứng trước nhiều hệ thống quản trị nhân sự khác nhau đang có trên thị trường. Để tìm ra được phần mềm quản trị nhân sự phù hợp nếu thử từng cái một sẽ phải mất đến hàng năm. Vậy đâu là tiêu chí để doanh nghiệp tìm ra phần mềm phù hợp với mình?

Hệ thống quản trị nhân sự được chia làm hai loại cơ bản:  Các phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng. Tùy thuộc vào ngành hàng kinh doanh và quy mô, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phần mềm tương ứng. Cụ thể:

• Các phần mềm chung: Là các phần mềm tổng hợp, được ứng dụng trong đa dạng lĩnh vực, có thể là quản trị CSDL, phần mềm thống kê, phần mềm bảng tính. 
• Các phần mềm chuyên dụng: Là những phần mềm xây dựng chỉ phục vụ cho mục đích quản trị nhân lực, lưu trữ và phân tích thông tin nhân sự một cách thông minh, cho phép tự động hóa phân phối thông tin thành các nhóm cụ thể.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số thông tin lựa chọn hệ thống quản trị sau:

• Nếu doanh nghiệp của bạn về các sản phẩm công nghệ, mang tính chất CNTT hãy sử dụng các phần mềm sử dụng công nghệ AI, tích hợp phân tích dự đoán.
• Sử dụng phần mềm HRMS có chức năng quản lý lao động dự phòng chuyên biệt. Vì chắc chắn trong quá trình phát triển doanh nghiệp sẽ khó tránh khỏi tình hướng bạn mở rộng quy mô, mở rộng khối lượng công việc,... bắt buộc cần sự hỗ trợ từ nhóm nhân viên mang tính thời vụ. 
• Lựa chọn hệ thống quản lý nhân sự có thể giữ chân được nguồn lực chất lượng, phân bổ nhân sự phù hợp với từng giá trị của dự án.
• Nên có sự hỗ trợ từ chuyên gia hoặc đội ngũ bảo mật của doanh nghiệp vào quá trình lựa chọn hệ thống phù hợp, thông tin nhân sự cần được quản lý chặt chẽ, đặc biệt đối với ngành tài chính, bất động sản,...

Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự

Một hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Trong đó, cách thức hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự thường được triển khai như sau:

Nhân sự sau khi gia nhập công ty sẽ được phân bổ theo từng vị trí tại các phòng ban khác nhau để đảm nhận nhiệm vụ theo từng mô tả công việc. Theo đó, bộ phận nhân sự chính là cốt lõi để triển khai và điều hành hệ thống quản lý nhân sự. Thông tin của nhân sự sẽ được cập nhật vào hệ thống quản lý để làm hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin cơ bản, năng lực và kinh nghiệm làm việc.

Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự

Hệ thống nhân sự sẽ thực hiện quản lý các thông tin về khách hàng như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công - tính lương, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, quản lý cấp phát văn phòng phẩm... Tất cả các mục này đều được áp dụng trong hệ thống và có thể hiển thị đầy đủ khi cần tra cứu.

Trong quá trình thực hiện công việc, hiệu suất làm việc của từng nhân viên sẽ được ghi chép một cách liên tục theo thời gian thực vào trong hệ thống quản lý nhân sự. Đến thời điểm đánh giá công việc, các nhà quản lý sẽ sử dụng nguồn dữ liệu thông tin này nhằm đánh giá một cách chính xác, minh bạch cho từng đối tượng nhân viên. Kết quả đánh giá sẽ được lưu trữ vào hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên.

Lưu ý khi xây dựng hệ thống quản lý nhân sự

Để việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp thì mọi người cần lưu ý đến các tiêu chí dưới đây:

Tiêu chí khi xây dựng hệ thống quản lý nhân sự

Khả năng thu thập thông tin và phân quyền chính xác

Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là một hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để thu thập thông tin nhân sự, lưu trữ và sử dụng thông tin một cách chính xác. Tùy theo từng năng lực làm việc và kinh nghiệm mà một hệ thống quản lý nhân sự sẽ phân chia công việc một cách hợp lý.

Khả năng cập nhật tiến độ làm việc

Để đánh giá năng lực làm việc hiệu quả, cần thống kê chính xác tình trạng công việc của từng nhân sự về tình trạng hoàn thành công việc, doanh thu đạt được, theo dõi công việc hàng ngày…

Xu hướng phát triển của hệ thống quản lý nhân sự thông minh

Công nghệ phát triển kéo theo những thay đổi trong hệ thống quản lý nhân sự, các phần mềm được tích hợp AI, Blockchain, hỗ trợ quản lý từ xa, tự động hóa quy trình quản lý. Với những đột phá cải tiến mới này, sử dụng hệ thống quản lý nhân sự thông minh đang được xem là xu hướng hiện nay

Tích hợp AI

Nhờ có công nghệ AI, các quy trình tự động hóa có thể thực hiện và cho ra kết quả chính xác cao, hiệu quả hơn rất nhiều so với các thực hiện truyền thống. Hầu hết, hệ thống quản lý nhân sự sẽ cung cấp cho AI tệp thông tin nhân sự nhất định và để nó thực hiện việc phân tích. Việc làm này có thể gây ra sự rò rỉ, khả năng bảo mật thông tin sẽ bị đe dọa. Nên đây vẫn là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang còn nhiều đắn đo. 

Blockchain

Nhiều doanh nghiệp đã nhìn ra tiềm năng của Blockchain khi áp dụng vào hệ thống quản lý thông tin nhân sự, với khả năng bảo vệ dữ liệu và phân phối các bản ghi trên chuỗi máy tính một cách thông minh. Blockchain cho phép các doanh nghiệp chia sẻ hồ sơ nhân viên trong cùng một hệ thống nhanh chóng, bảo mật cao. 

Một số phần mềm quản lý nhân sự đã ứng dụng công nghệ blockchain vào quản lý tài liệu, thông tin nhân sự, hợp đồng lao động, quản trị bảng lương. 

Tích hợp quản lý từ xa

Hybrid work - Môi trường làm việc linh hoạt được kết hợp giữa làm việc tại nhà và văn phòng đã được áp dụng nhiều hơn sau khi xuất hiện dịch Covid-19. Nhà sản xuất phần mềm đã tích hợp các tính năng quản lý từ, nhận được nhiều hưởng ứng từ người dùng, việc làm này đã giúp các doanh nghiệp linh hoạt trong việc quản lý nhân sự, loại bỏ hầu hết các rào cản quản lý. Cải thiện gắn kết, theo dõi, thúc đẩy nhân viên mà không bị gián đoạn. 

Tự động hóa

Xu hướng tự động hóa được áp dụng vào hệ thống quản lý nhân sự nở rộ trong những năm gần đây, với công nghệ bắt chước hành động của con người, công nghệ tự động hóa có thể sắp xếp hồ sơ, thống kê số liệu theo tháng/quý, thực hiện hoàn trả nhanh chóng và chính xác. 

Đọc thêm: Top 9 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất

Theo như nội dung chia sẻ bên trên, chúng ta đã có thể hình dung một cách đơn giản về tầm quan trọng cũng như cách thức hoạt động của một hệ thống quản lý nhân sự. Việc áp dụng công nghệ vào trong quá trình xây dựng hệ thống cũng góp phần giúp doanh nghiệp triển khai chiến lược thành công từ đó mang lại lợi nhuận cao cho tổ chức.