Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu? Top 5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

Xác định chi phí triển khai ERP là một việc làm quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện trước khi đưa ra quyết định triển khai ERP để hạn chế mức chi phí vượt qua giới hạn mà doanh nghiệp có thể chi trả. Triển khai ERP là một quá trình lâu dài tốn nhiều thời gian và công sức, do đó, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tính toán chi phí sao cho hợp lý thì Bizfly sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Khi tính đến các chi phí triển khai ERP, bạn cần dựa trên một số các yếu tố ảnh hưởng dưới đây:

Người dùng

Hầu hết các phần mềm ERP hiện nay đều có thể được định giá dựa trên số lượng user (người dùng) trong một doanh nghiệp. Vì vậy, khi doanh nghiệp bạn có số lượng lớn người dùng trong công ty thì bạn có thể thực hiện việc đàm phán với nhà cung cấp để giảm giá thành phần mềm ERP.

Bản quyền

Phí bản quyền của phần mềm ERP khi triển khai ERP được hiểu là chi phí cấp phép sử dụng ERP cho doanh nghiệp. Giấy phép sử dụng ERP có thể được dành cho một số người dùng, một đơn vị nhất định hoặc toàn bộ doanh nghiệp.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Bảo trì và nâng cấp

Hệ thống phần mềm ERP cần được duy trì việc bảo trì và nâng cấp thường xuyên dựa theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp để đảm bảo tính hữu dụng của phần mềm.

Quản lý nội bộ

Do ERP là phần mềm được tích hợp vô số các tính năng khác nhau từ cơ bản đến nâng cao nên các nhân viên trong doanh nghiệp bắt buộc phải trải qua quá trình hướng dẫn, đào tạo để có thể sử dụng thành thạo phần mềm. Do đó, doanh nghiệp cần tính toán đến các khoản chi phí này trong ngân sách khi triển khai ERP.

Loại hình triển khai

Doanh nghiệp cần tính toán thêm các khoản chi phí chi trả cho các nhà cung cấp dịch vụ ERP và đội ngũ tham gia vào công tác xây dựng và triển khai phần mềm.

Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?

Chi phí triển khai một phần mềm ERP dựa vào rất nhiều yếu tố, cơ bản chi phí sẽ bị ảnh hưởng bởi quy mô doanh nghiệp, giải pháp, tài nguyên hay mức độ tùy biến...trong đó, chi phí triển khai ERP ước tính dựa trên quy mô doanh nghiệp như sau:

• Chi phí ERP cho doanh nghiệp nhỏ: 5.000 - 50.000 USD.
• Chi phí ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: 50.000 - 500.000 USD
• Chi phí ERP cho doanh nghiệp lớn: từ 500.000 - 2.000.000 USD

Việc định giá chính xác một phần mềm ERP là vô cùng khó vì nó còn ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Theo các kết quả tìm kiếm phổ biến của Google thì một doanh nghiệp cỡ nhỏ và trung bình thường sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí tầm 150.000 - 750.000 để sở hữu một phần mềm ERP.

Có thể bạn quan tâm: Top 13 phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất hiện nay

Các loại chi phí triển khai phần mềm ERP cần phải có

Để triển khai phần mềm ERP một cách hoàn thiện, bạn cần đảm bảo các loại chi phí triển khai cần có bao gồm:

Chi phí theo đặc thù doanh nghiệp

Theo báo cáo của SAP, các tổ chức có quy mô kinh doanh cực lớn cũng sẽ phải mất tới 3 năm để có thể thấy được những hiệu quả, giá trị mà phần mềm ERP mang đến. Trong khi đó, các doanh nghiệp có mô hình nhỏ hơn sẽ chỉ mất một khoảng thời gian ngắn từ 8 tháng đến 1,5 năm để thấy được điều đó. Vì vậy, trước khi đưa ra mức giá phù hợp để triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định mô hình kinh doanh và đặc thù của doanh nghiệp mình.

Chi phí trên số lượng phân hệ

Tuỳ thuộc vào số lượng ngân sách, phòng ban và tư vấn từ nhà cung cấp mà số lượng phân hệ sử dụng nhiều trong hoạt động hàng ngày sẽ được tiến hành triển khai. Như vậy, các phòng ban như kho, bán hàng, mua hàng, kế toán,... cần được triển khai phần mềm ERP trước.

Chi phí triển khai phần mềm ERP là bao nhiêu?

Chi phí theo gói cấp phép

Khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần tính toán chi phí theo hai gói cấp phép sau:

• Triển khai ERP vĩnh viễn: ERP vĩnh viễn là phần mềm ERP được cài đặt cục bộ trên phần cứng của doanh nghiệp và được nhân viên công nghệ thông tin quản lý. Với loại phần mềm này, doanh nghiệp sẽ phải chi trả chi phí cho một giấy phép vĩnh viễn được định giá theo quy mô triển khai và số lượng user. Theo gói này, doanh nghiệp cần lưu ý: Do ERP chạy tại chỗ trên phần cứng và máy chủ nên doanh nghiệp cần cài đặt thêm các thiết bị và phần mềm hỗ trợ để ERP có thể hoạt động một cách ổn định. Loại phần mềm này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp cỡ trung hoặc cỡ lớn - doanh nghiệp có đầy đủ cơ sở vật chất để ERP hoạt động được.
• Triển khai ERP theo gói dịch vụ: ERP theo gói dịch vụ là phần mềm ERP được cung cấp vận hành và quản lý ngoại vi thông qua Cloud Server. Khi dùng loại ERP này, doanh nghiệp sẽ nhận được các bản cập nhật phần mềm ERP một cách liên tục để hệ thống được đảm bảo diễn ra ổn định. Theo gói này, bạn cần lưu ý: Các chi phí phát sinh hàng tháng bao gồm chi phí hỗ trợ, chi phí định kỳ, chi phí dịch vụ. ERP theo gói dịch vụ chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc vừa - doanh nghiệp muốn phát triển và có nhu cầu thích ứng với thị trường.

Chi phí theo ngành nghề kinh doanh

Tuỳ theo từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh mà mức chi phí triển khai ERP giữa các doanh nghiệp sẽ khác nhau. Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu, lữ hành, sản xuất,... các phòng ban kế toán sẽ có những yêu cầu riêng về việc vận hành ERP để đáp ứng chuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu bảo mật.

Chi phí phần mềm trong và ngoài nước

Dựa trên xuất xứ, chi phí chi trả cho việc triển khai ERP là khác nhau:

• ERP trong nước: Các phần mềm tên tuổi như Bravo, Fast, ISSI, DiginetERP, Sinnova,… do được lập trình và phát triển tại Việt Nam nên có thể hỗ trợ quản lý hệ thống theo chuẩn mực Việt Nam một cách dễ dàng.
• ERP ngoài nước: Nhờ hiệu quả vượt trội và các phiên bản localization dành riêng cho Việt Nam mà các phần mềm  uy tín như SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Epico,... đang dần chứng minh được sức hút của mình với hàng nghìn doanh nghiệp.

Chi phí triển khai ERP cho các doanh nghiệp vừa và lớn ước tính dao động từ vài nghìn đến vài triệu đô tuỳ theo nhiều yếu tố khác nhau. Đây là một khoản phí rất lớn nên các doanh nghiệp cần xác định rõ ràng ngân sách triển khai từ việc hiểu rõ doanh nghiệp, lựa chọn nhà cung cấp và cách triển khai phù hợp để tránh vượt qua khả năng chi trả của mình