5 hạn chế của file Excel quản lý học viên và giải pháp khắc phục tuyệt vời

File excel quản lý học viên là một trong những công cụ giúp cho các trung tâm có thể kiểm soát và nắm bắt được các thông tin quan trọng về học viên của mình. Tuy nhiên, hình thức quản lý này còn tồn đọng một vài bất cập.

Bài viết dưới đây của Bizfly sẽ nói về 5 bất cập trong file Excel quản lý học viên và cách khắc phục chúng một cách hiệu quả nhất.

Vì sao các trung tâm lại sử dụng file Excel để quản lý học viên?

Hiện nay có rất nhiều các trung tâm sử dụng file Excel để quản lý học viên. Nguyên nhân sâu xa đó là do trung tâm không có đủ ngân sách cũng như thời gian để nghiên cứu một phần mềm chuyên sâu nào đó hỗ trợ công việc hàng ngày của họ. Bên cạnh đó, các file Excel còn có giao diện quen thuộc, thao tác đơn giản và hoàn toàn miễn phí nên được các trung tâm lựa chọn trong việc quản lý học viên.

Tuy nhiên, file Excel chỉ thực sự phù hợp với các trung tâm có số lượng học viên vừa và nhỏ trong thời gian đầu. Đối với các trung tâm có quy mô lớn thì hình thức quản lý này sẽ gặp phải khá nhiều bất cập và cần được khắc phục nhanh chóng.

File Excel quản lý học viên chỉ phù hợp với trung tâm có quy mô nhỏ

Đọc thêm: Hướng dẫn cách quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả cho doanh nghiệp

Những bất cập khi quản lý học viên bằng Excel

Bên cạnh những ưu điểm như đã kể ở trên, quản lý học viên bằng Excel vẫn còn tồn đọng một vài bất cập như sau.

Khó khăn trong quản lý từ xa

Việc quản lý file excel từ xa có thể gây ra tình trạng thiếu trung thực trong việc khai gian doanh số, doanh thu, làm giảm đi hiệu quả làm việc cũng như chất lượng của doanh nghiệp, tổ chức.

Tốn thời gian trong khâu quản lý

Việc nhập dữ liệu thủ công theo nhiều bước lằng nhằng, cồng kềnh sẽ khiến cho trung tâm tốn khá nhiều thời gian trong khâu quản lý. Không những thế, sức chứa của Excel có giới hạn, nếu trung tâm ngày càng phát triển với số lượng thành viên lớn thì việc quản lý học viên bằng file Excel là không khả quan. 

Tốn thời gian và không đồng nhất trong quản lý học viên khi sử dụng file Excel

Dễ bị nhầm lẫn

Khi thực hiện quá trình nhập và xử lý số liệu trên file Excel dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn và bỏ sót thông tin của học viên. Chỉ cần nhập sai thông tin của học viên nào đó sẽ dẫn tới nhầm lớp, khóa học tại trung tâm. Kéo theo đó là giáo viên sẽ không nắm bắt được chính xác thông tin học viên của mình, không thể tổ chức lớp học theo đúng lộ trình sẵn có.

Không đồng nhất trong việc quản lý học viên

Thông tin học viên được các nhân sự quản lý lưu trữ bởi nhiều file Excel khác nhau. Điều đó sẽ khiến việc kiểm soát số lượng học viên trở nên khó khăn, dẫn tới việc không đồng nhất trong khâu quản lý học viên. 

Dữ liệu không được bảo mật

Mọi thông tin được cập nhật trên file Excel thường khó được bảo mật và có nguy cơ bị rò rỉ ra bên ngoài. Ngay cả khi máy tính được đổi mật khẩu thường xuyên cũng không thể kiểm soát hết số lượng người vào file Excel quản lý học viên và đánh cắp dữ liệu để tuồn cho trung tâm khác.

Quản lý học viên bằng file Excel dễ bị nhầm lẫn, thông tin không được bảo mật

Đọc thêm: Bảo mật thông tin khách hàng: Tầm quan trọng và giải pháp bảo mật tối ưu

Giải pháp sử dụng phần mềm quản lý học viên

Giải pháp tuyệt vời khắc phục những bất cập của file excel quản lý học viên đó chính là sử dụng phần mềm quản lý học viên. Đây là phần mềm được khá nhiều trung tâm hiện nay sử dụng và đem lại những hiệu quả không ngờ.

Tối ưu hóa và không bị nhầm lẫn

Như đã chia sẻ ở trên, khi thực hiện quá trình nhập và xử lý số liệu thủ công dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn và bỏ sót thông tin. Với phần mềm quản lý học viên, bộ phận quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được danh sách và số lượng học viên của từng lớp, từng khóa tại trung tâm.

Dữ liệu được bảo mật tuyệt đối

Trong khi file excel quản lý học viên thường xuyên xảy ra tình trạng làm lộ thông tin của học viên ra bên ngoài thì giờ đây toàn bộ thông tin của học viên sẽ được lưu trữ trong phần mềm và được bảo mật một cách tuyệt đối.

Chỉ người được cấp quyền mới có thể nhập, xuất và sửa số liệu. Tránh được tình trạng thông tin của học viên bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc qua bên trung tâm khác.

Mọi thông tin của học viên sẽ được bảo mật bằng phần mềm tiên tiến, hiện đại

Chủ động hơn trong việc quản lý học viên

Trong khi file excel quản lý học viên bị động trong việc quản lý thông tin thì điều đó sẽ không xảy ra với phần mềm này. Với phần mềm quản lý học viên, nhân sự sẽ được phân quyền chủ động trong mọi công việc, dễ dàng thực hiện thao tác nhập dữ liệu, không bị rối mà vẫn có thể đảm bảo được công việc. 

Giúp đồng nhất trong khâu quản lý học viên

File excel quản lý học viên được lưu trữ đồng nhất trên phần mềm và được sắp xếp theo hệ thống khoa học để tránh việc nhầm lẫn các file với nhau. Điều này sẽ giúp cho giáo viên tìm đúng thông tin của học viên mà không bị nhầm lẫn sang học viên khác.

Có thể quản lý từ xa

Việc quản lý hệ thống từ xa giúp người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được công việc và quản lý nhân sự mà không cần đến trực tiếp văn phòng.

Hỗ trợ quản lý từ xa và tiết kiệm thời gian đáng kể cho trung tâm

Tiết kiệm được thời gian trong khâu quản lý

Sử dụng phần mềm quản lý học viên sẽ giúp cho trung tâm tiết kiệm được hơn 90% trong khâu quản lý. Mọi thao tác nhập liệu đều trở nên nhanh chóng và dễ dàng thực hiện.

 Đọc thêm: 19 phần mềm quản lý thời gian cho học sinh, sinh viên tốt nhất hiện nay

Trên đây là một vài bất cập còn tồn đọng trong việc sử dụng file excel quản lý học viên tại các trung tâm hiện nay. Với công nghệ 4.0 ngày càng phát triển thì việc sử dụng phần mềm quản lý học viên phổ biến hơn bao giờ hết, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho trung tâm một cách tối đa.