Hướng dẫn cách quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả cho doanh nghiệp

Excel luôn là một trong những công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Đặc biệt trong hoạt động quản lý nhân sự, công cụ này mang đến giải pháp theo dõi và quản lý công việc một cách tối ưu.

Các chuyên gia Bizfly sẽ giới thiệu đến bạn cách quản lý nhân sự bằng Excel một cách hiệu quả nhất. Tham khảo nội dung tại đây.

Thông tin cần có ở một file excel quản lý nhân sự

Trong file quản lý nhân sự bằng Excel, bên cạnh các loại thông tin cơ bản về nhân sự thì còn cần phải có các thông tin chi tiết ví dụ như kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, giấy tờ theo quy định để doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết hơn. Cơ bản một file quản lý hồ sơ bằng Excel sẽ có các thông tin như sau:

Thông tin cần có ở một file excel quản lý nhân sự

• Họ tên nhân sự
• Mã nhân sự
• Cấp bậc: Nhân viên, trưởng phòng, giám đốc…
• Vị trí làm việc: Nhân viên sales, marketing, HR, chăm sóc khách hàng…
• Loại hình làm việc: Full time, Part time
• Học vấn: Đại học, cao đẳng, giáo sư, tiến sĩ…
• Giấy tờ theo pháp luật: Sơ yếu lý lịch, CMTND/CCCD, bản sao giấy khai sinh, bản sao hộ khẩu, giấy khám sức khỏe…
• Kinh nghiệm làm việc: Tên công ty cũ, vị trí, thời gian đã từng công tác, vị trí phụ trách, thành tựu đạt được…

File quản lý nhân sự càng chi tiết thì doanh nghiệp quản lý và theo dõi hoạt động của nhân sự trong công ty càng đơn giản, dễ dàng và thuận tiện nhất.

Các loại biểu mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel

Để quản lý tổng thể thông tin về nhân sự trong công ty thì việc chỉ sử dụng file excel quản lý nhân sự với các thông tin cơ bản như trên thì chưa đủ và đòi hỏi doanh nghiệp cần sử dụng nhiều phương thức khác để quản lý. Vì vậy, để quản lý nhân sự hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần kết hợp file quản lý nhân sự với các biểu mẫu file sau đây:

• Quản lý nhân sự hiện có: Đây là file lưu trữ thông tin tổng quan về tất cả các nhân sự hiện tại đang làm việc tại công ty.
• Quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp sẽ sử dụng file này để nhằm mục đích quản lý các hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, hợp đồng CTV của nhân sự.
• Theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình làm việc, khi phát sinh nhân sự mới thì doanh nghiệp cũng cần một file excel để theo dõi nhóm đối tượng này.
• Theo dõi nhân sự nghỉ việc: Cùng với việc theo dõi nhân sự mới thì khi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm đến các vấn đề các yếu tố sẽ bị hủy bỏ khi kết thúc hợp đồng để làm thủ tục chấm dứt hợp đồng.
• Theo dõi biến động tiền lương: Việc tăng giảm, thay đổi cơ chế lương, tăng level, chuyển vị trí cũng là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm khi quản lý nhân sự.

Cách quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả

Để đảm bảo việc triển khai sử dụng file Excel để quản lý nhân sự một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần thực hiện các cách sau đây:

Cách quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả

• Đánh giá thường xuyên: Để quản lý và theo dõi nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện hoạt động đánh giá việc sử dụng công cụ excel theo thời gian hàng tháng để kịp thời nắm bắt thông tin và điều chỉnh nếu có sự sai lệch.
• Lưu trữ các thông tin cuối cùng của nhân viên: File quản lý thông tin phải là file hoàn thiện cuối cùng mà nhân sự cung cấp theo chính sách của doanh nghiệp
• Đảm bảo tính an toàn thông tin: Thông tin của nhân sự cần được bảo mật một cách tuyệt đối và hạn chế số người tham gia vào sử dụng.
• Lịch trình lưu trữ: Doanh nghiệp cần xác định thời gian lưu trữ cho từng loại thông tin, hạn chế để thông tin lưu trữ trong cùng một ngày.

Hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel

Bên cạnh những lợi ích to lớn trong hoạt động quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp thì việc sử dụng file excel cũng gặp phải rất nhiều hạn chế, điển hình là những yếu điểm như sau:

• Dữ liệu bị phân tán, khó kiểm soát: Việc sử dụng Excel trong quản lý nhân sự doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tình trạng dữ liệu bị phân tán ra thành nhiều file khác nhau từ đó việc rà soát, tìm kiếm thông tin gặp trở ngại đáng kể.
• Không bảo mật: Việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng, đặc biệt là những thông tin liên quan đến giấy tờ cá nhân, lương thưởng…Tuy nhiên, các biểu mẫu của Excel lại không thực sự bảo mật, không có khả năng phân quyền, khu vực dữ liệu riêng cho quản lý. Tuy rằng có thể cài đặt mật khẩu tuy nhiên dữ liệu vẫn có thể rò rỉ ra bên ngoài.
• Khó sử dụng: Để có thể áp dụng được excel vào trong quản lý nhân sự đòi hỏi người sử dụng phải biết các hàm số, thao tác sử dụng lệnh từ cơ bản đến nâng cao. Việc này khiến cho những người không am hiểu excel rất khó để sử dụng hiệu quả.
• Khả năng tích hợp công cụ kém: Sử dụng file excel doanh nghiệp sẽ không thể tích hợp dữ liệu vào với các công cụ như phần mềm chấm công tính lương, phần mềm quản lý OKR, quản lý tài liệu, phần mềm chat…

Như vậy có thấy được rằng, việc quản lý nhân sự bằng file Excel vừa có mặt lợi vừa có mặt hại. Doanh nghiệp cần nhìn nhận một cách chính xác từ đó cân đối với sử dụng sao cho hợp lý để đạt được hiệu quả cao.

Trên đây là những thông tin cơ bản về việc sử dụng Excel trong quản lý nhân sự, hy vọng kiến thức trong bài viết là có ích đối với bạn đọc. Nếu bạn muốn tìm hiểu về các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả thì có thể tham khảo thêm thông tin tại Bizfly.vn.