Phần mềm ERP là gì? Lợi ích, cách triển khai và top những phần mềm phổ biến

Là một trong những trợ thủ đắc lực giúp quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh, phần mềm ERP đang dần trở thành xu hướng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Vậy phần mềm ERP là gì? Cách triển khai ra sao và trên thị trường đang có những sản phẩm ERP nào? Hãy để Bizfly giải đáp cho bạn trong bài viết dưới đây nhé.

Phần mềm ERP là gì?

ERP

ERP viết tắt cho Enterprise Resource Planning, trong tiếng Việt có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, cụ thể hơn:

• Enterprise: Chỉ một tổ chức, có thể là doanh nghiệp hay chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm.
• Resource: Đề cập đến tài nguyên của doanh nghiệp bao gồm những tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc có liên quan. Chúng có thể là những giá trị có sẵn hoặc được doanh nghiệp tạo ra hàng ngày. 
• Planning: Là quá trình lên kế hoạch hay hoạch định, trong đó nhân viên trao đổi, tương tác nhằm sắp xếp và giải quyết các công việc hàng ngày. 

Phần mềm ERP

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một loại phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, quản lý rủi ro, theo dõi hoạt động chuỗi cung ứng sản xuất, chăm sóc khách hàng,... Nhìn chung, phần mềm ERP giúp quản lý hiệu quả tất cả các quy trình kinh doanh trong một hệ thống công nghệ tích hợp.

Hệ thống ERP 

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là nền tảng hoàn chỉnh, tích hợp tại chỗ hoặc trực tuyến trên đám mây, giúp quản lý mọi khía cạnh kinh doanh của doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ.

Hệ thống tích hợp này hoạt động như trung tâm của doanh nghiệp với quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch, dữ liệu được mã hóa đầu cuối, cho phép nhiều phòng ban khác nhau truy cập.

Với tính năng liên kết các quy trình kinh doanh và cho phép dữ liệu lưu chuyển giữa chúng, hệ thống ERP hỗ trợ thu thập thông tin giao dịch của tổ chức từ nhiều nguồn, loại bỏ sự trùng lặp và cung cấp dữ liệu toàn vẹn với một nguồn duy nhất.

Đặc điểm hệ thống ERP

Là một trong những giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, phần mềm ERP bao gồm 4 đặc điểm sau đây: 

• Là hệ thống quản trị hợp nhất, cho phép doanh nghiệp kết nối các quy trình quản lý, sản xuất kinh doanh. Mọi cá nhân, phòng ban và các công đoạn làm việc đều được xâu chuỗi thành hệ thống liền mạch, có trật tự rõ ràng.
• ERP là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt hơn, có cung cấp một số tính năng tự động nhưng không phải là giải pháp thay thế hoàn toàn con người.
• ERP được vận hành theo nguyên tắc và kế hoạch cụ thế. Mỗi nhân viên chỉ cần xác định nhiệm vụ cụ thể của mình và áp dụng vào quy trình sản xuất kinh doanh đã được lập trình sẵn định kỳ hàng tuần, tháng, năm.
• Có các phân hệ liên kết chặt chẽ và linh hoạt nhằm thúc đẩy sự tương tác, trao đổi giữa các phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp có thể phối hợp các hoạt động kinh doanh nhịp nhàng và cải thiện hiệu suất làm việc.

Các tính năng cơ bản trong phần mềm ERP

Các phần mềm ERP hiện nay đều sẽ được trang bị những phân hệ tính năng cơ bản như sau:

Quản lý kế toán - tài chính

Cho phép doanh nghiệp theo dõi và phân tích dữ liệu về tài chính như các khoản thu, chi, ngân sách, lợi nhuận,... Một số phần mềm nâng cao còn hỗ trợ các tác vụ như quản lý tài sản, quản lý nguồn vốn, thuế, lên kế hoạch tài chính doanh nghiệp,...

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Phần mềm ERP cũng sẽ được tích hợp đầy đủ các tính năng của phần mềm CRM, chẳng hạn như quản lý thông tin, dịch vụ khách hàng, quản lý chiến lược thu hút khách hàng,...

Quản lý hoạt động marketing, bán hàng

Doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ thông tin về quy trình bán hàng, từ đó, lên kế hoạch cho các hoạt động tiếp thị hiệu quả. Một số tính năng hỗ trợ bán hàng khác mà phần mềm này cung cấp bao gồm:

• Tạo báo giá
• Quản lý đơn đặt hàng
• Theo dõi các chỉ số về tỷ suất, lợi nhuận
• Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi, hiệu quả các chiến dịch truyền thông, chương trình khuyến mãi,...

Quản lý nguồn nhân lực

Tương tự một phần mềm quản trị nhân lực chuyên nghiệp, phần mềm ERP cung cấp các tính năng từ quản lý tuyển dụng, theo dõi lương thưởng, chấm công đến thuế, phúc lợi nhân viên,... Tất cả đều được tự động hoá giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót.

Quản lý chuỗi cung ứng

Cho phép doanh nghiệp nắm bắt các hoạt động của quy trình sản xuất, theo dõi lượng hàng tồn kho, ngày đặt, ngày nhập hàng, lịch trình vận chuyển, phân phối sản phẩm,...

Quản lý dịch vụ

Phần mềm ERP hiện đại sẽ hỗ trợ người dùng đặt lịch hẹn tự động, quản lý các hợp đồng, chương trình tư vấn, chăm sóc khách hàng,... nhằm mang lại trải nghiệp tốt nhất và tránh tình trạng bỏ lỡ khách hàng.

Sơ đồ mô hình hệ thống ERP

Một hệ thống ERP hoàn chỉnh có thể được mô tả trong sơ đồ sau:

Các hệ thống ERP thường bao gồm một cơ sở dữ liệu trung tâm làm nền tảng cung cấp dữ liệu cần thiết từ các nguồn cụ thể và phân phối chúng trong toàn tổ chức. Khi thông tin mới được nhập vào hệ thống, dữ liệu liên quan sẽ tự động được cập nhật và liên kết với dữ liệu mới.

Dựa trên nguồn dữ liệu trung tâm, các phân hệ chức năng chuyên biệt như kế toán, sản xuất, bán hàng, dịch vụ, nhân lực,... sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi hoạt động kinh doanh.

Các hình thức triển khai ERP

Các hệ thống ERP hiện đại có thể được triển khai theo nhiều cách, hãy cùng điểm qua một số hình thức triển khai ERP dưới đây để xác định tùy chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp nhé. 

Cloud ERP

Phần mềm được lưu trữ trên đám mây và cung cấp qua Internet dưới dạng dịch vụ mà bạn đăng ký. Nhà cung cấp sẽ thường xuyên bảo trì, cập nhật và bảo mật phần mềm. Cloud ERP là phương pháp triển khai phổ biến nhất vì những lý do sau:

• Chi phí trả trước thấp
• Khả năng mở rộng linh hoạt
• Tích hợp dễ dàng

On-premise ERP

Đây là cách thức triển khai truyền thống, phần mềm ERP thường được cài đặt trong trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp tại các địa điểm cụ thể. Việc kiểm soát, cài đặt và bảo trì đều do doanh nghiệp chịu trách nhiệm.

Hybrid ERP

Đối với các doanh nghiệp muốn kết hợp cả 2 cách triển khai trên để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh, hybrid ERP hay ERP hai tầng là lựa chọn hoàn hảo. Với hình thức này, dữ liệu của doanh nghiệp có thể nằm trên đám mây hoặc tại một số cơ sở lưu trữ.

Các phần mềm ERP phổ biến tại Việt Nam hiện nay

Phần mềm ERP dần được các doanh nghiệp ưa chuộng vì tính toàn năng của nó. Kéo theo đó là sự xuất hiện cũng như du nhập của hàng loạt hệ thống ERP ở cả trong và ngoài nước. Một số phần mềm ERP phổ biến tại Việt Nam hiện nay có thể kể đến như:

Phần mềm nước ngoài

Những cái tên không thể không nhắc đến khi nói tới các thương hiệu ERP nổi tiếng của nước ngoài đó chính là SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, SAGE,...

Các phần mềm này đều có thế mạnh về thương hiệu với bề dày kinh nghiệm lâu năm trên thị trường. Sở hữu thành tựu công nghệ hiện đại, quy trình chuẩn hóa quốc tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP ngoại đã triển khai thành công và đạt được những hiệu quả nổi bật.

Tuy có nhiều ưu điểm vượt trội nhưng những phần mềm ERP này vẫn tồn tại một số hạn chế khi gia nhập thị trường Việt Nam, cụ thể như:

• Chi phí cho một phần mềm quá lớn. Ngoài chi phí triển khai còn có các chi phí dịch vụ đi kèm như chi phí tư vấn, chi phí bản quyền, chi phí bảo trì, sửa chữa,... Ngoài ra, việc giới hạn user sử dụng của các phần mềm nước ngoài cũng khiến doanh nghiệp phải chi trả thêm một khoản đáng kể.
• Phần mềm nước ngoài không tương thích với các chuẩn mực về quy định và điều luật của Việt Nam.
• Khả năng tùy chỉnh cồng kềnh và cứng nhắc. Do đó, để triển khai phần mềm đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi quy trình vận hành,...
• Hệ thống phức tạp, nhân sự cần có trình độ và thời gian để thích nghi, triển khai hoàn thiện toàn bộ phần mềm.

Phần mềm trong nước

Các phần mềm trong nước hiện nay tại Việt Nam được chia thành hai loại cơ bản, đó là:

• Phần mềm ERP đóng gói: Đây là loại phần mềm được các nhà sản xuất​ thu thập dữ liệu, đầu tư nghiên cứu kết hợp với nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp để tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
• Phần mềm ERP customize (viết theo yêu cầu): Đây là loại phần mềm được viết theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp, do chính doanh nghiệp yêu cầu phát triển do đó, có mức chi phí lớn và thời gian triển khai lâu, thường phù hợp với những tập đoàn quy mô rất lớn.

Với thị trường Việt Nam, chắc chắn các phần mềm trong nước sẽ có lợi thế hơn hẳn về mặt chi phí cũng như các tính năng phù hợp với quy định và chuẩn mực. Việc cập nhật những thay đổi và khả năng tùy chỉnh cao sẽ giúp đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các phần mềm này cũng tồn tại nhược điểm chẳng hạn như tính chuẩn hoá trong quy trình thực hiện còn thấp hay chưa ứng dụng được những công nghệ hiện đại, tiên tiến nhất.

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm ERP?

Câu hỏi được đặt ra ở đây là có phải tất cả các doanh nghiệp đều nên sử dụng phần mềm ERP hay không? Hãy cân nhắc giải pháp này nếu doanh nghiệp đang ở trong những tính huống sau:

• Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoạt động nhưng hệ thống quản lý hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu.
• Khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh khiến doanh nghiệp không kiểm soát được các dòng chảy thông tin, vượt quá khả năng quản lý của hệ thống hiện tại.
• Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm quản trị, kế toán, tài chính,... khác nhau vừa gây tốn chi phí, vừa tốn thời gian mà quy trình làm việc vẫn thiếu sự đồng bộ, tập trung hoá.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp những khó khăn về bài toán chi phí, năng lực vận hành mỏng, xử lý thông tin thủ công.
• Doanh nghiệp muốn tái cấu trúc và thay thế bộ máy quản lý cồng kềnh, kém hiệu quả.
• Doanh nghiệp muốn bước vào quá trình chuyển đổi số để bắt kịp với thị trường.

Quy trình triển khai phần mềm ERP hiệu quả

Để triển khai phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình sau:

Chuẩn bị cho dự án ERP

Trước khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố bao gồm:

• Mục tiêu triển khai
• Nhu cầu doanh nghiệp sử dụng ERP như thế nào?
• Những lợi ích, rào cản khi ứng dụng phần mềm
• Nguồn lực, khả năng chi trả cho phần mềm

Bước này sẽ là tiền đề để doanh nghiệp hình dung ra phần mềm sẽ được triển khai như thế nào, ở mức độ nào là hợp lý, nhà cung cấp nào sẽ được lựa chọn,...

Lên kế hoạch triển khai dự án phần mềm ERP

Cần có một bản kế hoạch rõ ràng, chi tiết về các nhiệm vụ cần làm, thời gian hoàn thành, nhân sự phụ trách, chi phí và quản trị rủi ro để vạch sẵn "con đường" triển khai dự án. Đừng quên trao đổi với nhân sự ở các phòng ban để đào tạo và nắm bắt công việc trước khi vận hành.

Ngoài ra, đây cũng là thời điểm doanh nghiệp cần có các cuộc họp với bên phát triển sản phẩm phần mềm ERP để bàn bạc về dự án cũng như hoạch định nguồn lực của cả 2 bên. 

Thực hiện và đánh giá dự án phần mềm ERP

Sẽ luôn có thời gian dùng thử và trải nghiệm trước khi doanh nghiệp quyết định lựa chọn phần mềm ERP. Ở giai đoạn này, nhà cung cấp sẽ thiết kế và điều chỉnh hệ thống ERP sao cho phù hợp với nhu cầu và nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp.

Đây cũng là bước để doanh nghiệp đánh giá kĩ càng về sản phẩm. Hãy xem xét phần mềm có dễ sử dụng và phù hợp hay không? Có bị lỗi không? Có những tính năng nào vượt trội so với sản phẩm khác?

Xác nhận và triển khai phần mềm ERP

Sau quá trình đánh giá và chọn lọc, hãy hoàn tất xác nhận phần mềm mới với tất cả nhân sự của bạn, những người trực tiếp sử dụng phần mềm. Cùng với đó, đảm bảo chắc chắn rằng mọi nhân viên đều đã sẵn sàng và đủ khả năng để triển khai hệ thống mới.

Doanh nghiệp có thể tạo một danh sách kiểm tra các công việc để giải quyết các rủi ro kịp thời cũng như đảm bảo mọi yếu tố của dự án vẫn đang được thực hiện đúng theo kế hoạch.

Các yếu tố quyết định đến khả năng triển khai phần mềm ERP thành công tại Việt Nam

Để triển khai phần mềm ERP thành công, doanh nghiệp có thể tham khảo các yếu tố quyết định đã được kiểm nghiệm qua nghiên cứu dưới đây:

• Mức độ hỗ trợ của ban lãnh đạo cấp cao
• Năng lực làm việc của ban quản lý dự án, nhà tư vấn triển khai và các bên liên quan
• Mức độ sẵn sàng tái cấu trúc các bước trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
• Mức độ tương thích giữa phần mềm và phần cứng
• Năng lực của người trực tiếp triển khai và sử dụng phần mềm

Nắm được các yếu tố trên, doanh nghiệp sẽ có thể xây dựng kế hoạch, lộ trình triển khai phần mềm ERP sao cho phù hợp với nguồn lực và mục tiêu đã đề ra.

Phần mềm ERP là một công cụ hiệu quả giúp quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh thông qua một hệ thống duy nhất. Cho đến nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng và triển khai phần mềm này trong các hoạt động của mình. Hy vọng rằng bài viết trên của Bizfly đã cung cấp cho bạn những thông tin hay và hữu ích nhất về phần mềm ERP.