Phần mềm ERP là gì? Lợi ích và cách triển khai ERP hiệu quả

ERP là một phần mềm quản trị doanh nghiệp được rất nhiều các nhà quản trị áp dụng vào trong hoạt động vận hành và kinh doanh của tổ chức và đạt được nhiều thành tựu to lớn. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách vận dụng công cụ này để đạt được mục tiêu quản trị đề ra.

Vì lý do đó, trong bài viết ngày hôm nay, các chuyên gia của Bizfly sẽ giải đáp thắc mắc cho quý bạn đọc về thông tin phần mềm ERP là gì? Ứng dụng phần mềm này như thế nào để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả?

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là một phần mềm dùng để lên kế hoạch hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm này có mục đích thay thế toàn bộ các phần mềm khác, giúp tự động hóa các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP là gì?

ERP bao gồm quản lý kinh doanh, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và hơn thế nữa. 

Hiệu quả từ phần mềm ERP mang lại?

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tạo ra một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt qua các hoạt động, phòng ban và hành trình của khách hàng. Không còn những công việc bàn giấy thủ công, chồng chất hồ sơ giấy tờ tích trữ qua mỗi năm, phần mềm ERP đã rút gọn toàn bộ các hoạt động và thời gian cho doanh nghiệp trong quản trị. 

Hiệu quả lớn nhất của phần mềm ERP là cải thiện doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp nhờ việc tự động trong quản lý sản xuất, quản lý khách hàng. Khi một nhân viên nhập thông tin vào hệ thống, tất cả các nhân viên có liên quan cũng có thể theo dõi thông tin đơn hàng và khách hàng này.

Đồng thời, chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh ở bất kì đâu, bất kỳ lúc nào. Phần mềm ERP giúp thông suốt quá trình bán hàng, giảm thiểu các lỗi phát sinh trong quá trình chăm sóc khách hàng, từ đó nhìn thấy rõ ràng hiệu quả kinh doanh và KPI cho từng nhân viên.

Phần mềm ERP giúp gì cho doanh nghiệp?

Với thông tin bên trên mọi người đã biết khái niệm phần mềm ERP là gì rồi. Vậy phần mềm ERP miễn phí có thể giúp ích gì cho doanh nghiệp? Sau đây là những lợi ích mà phần mềm này mang đến:

Quản lý thông tin khách hàng

Nếu không có phần mềm ERP, chúng ta vẫn đang vật lộn với các loại giấy tờ, sổ sách lưu trữ thông tin khách hàng từ nhiều cơ sở kinh doanh khác nhau, hoặc choáng ngợp mỗi lần tìm kiếm và cập nhật tình trạng mới cho hàng nghìn khách. Dữ liệu vì vậy mà chồng chéo, không được kiểm định chất lượng, phân tán và rời rạc.

Phần mềm ERP giúp Quản lý thông tin khách hàng

Giao diện phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và dễ dàng khai thác các dữ liệu này khi chúng đều được nằm trên một hệ thống. Bất kì ai có quyền cũng có thể truy cập và cập nhật thông tin khách hàng.

Quản lý quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Chức năng của ERP là giúp tự động xử lý trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Nó hỗ trợ đắc lực cho quản lý từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, các bước sản xuất, chất lượng/số lượng thành phẩm, đóng gói, phân phối,... Tất cả quy trình này đều được thể hiện trên một hệ thống rất dễ quản lý, giảm chi phí đầu tư nhiều phần mềm hay nhân sự vận hành cho doanh nghiệp. 

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

Các thông tin sản phẩm đều được cập nhật trên hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi tổng thể được toàn bộ hiệu suất dự án. Với tính đồng bộ cao, mọi khâu trong quá trình đều được lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, đánh giá kết quả trên một phần mềm duy nhất. 

Kiểm soát thông tin tài chính

Số liệu của các bộ phận có thể sẽ có sự chênh lệch khi được tổng hợp. Tuy nhiên, vấn đề này có thể giải quyết khi áp dụng phần mềm ERP khi tất cả số liệu đều được cập nhật trên một hệ thống duy nhất, kiểm soát tình hình của tất cả các phòng ban liên quan. Ngay khi có sự thay đổi số liệu tài chính, tất cả thông tin đều được hiển thị và tự động tính toán theo công thức.

Phần mềm ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Kiểm soát lượng tồn kho

Quản lý kho là một tính năng hay của phần mềm ERP. Số lượng hàng nhập bao nhiêu, thông tin chi tiết, số lượng xuất kho, số lượng hàng tồn đọng,... đều được hiển thị rõ ràng trên hệ thống. Theo dõi các chỉ số này giúp doanh nghiệp biết được đâu là sản phẩm bán chạy, đâu là sản phẩm "đóng băng", nên nhập nguyên vật liệu vào thế nào và lúc nào nhập là phù hợp. Như vậy giúp giảm thiểu chi phí thuê kho, tránh bị tổn thất kinh tế, tiết kiệm chi phí thuê nhân sự giám sát.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hoạt động của nhân viên từ xa, đánh giá chất lượng công việc, tiến độ đạt KPI của từng người. Dù ở bất kì bộ phận hay cơ sở kinh doanh nào, công ty cũng có cái nhìn từ tổng quát đến chi tiết để nhìn nhận thực lực của nhân viên. Từ đó có chế độ trả lương, thưởng, quy chế phạt sao cho phù hợp. 

Quy trình triển khai dự án phần mềm ERP

Chuẩn bị cho dự án ERP

Doanh nghiệp cần xác định rõ vì sao mình cần triển khai phần mềm ERP, những lợi ích và rào cản khi ứng dụng phần mềm. Tiếp đó, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng hoạt động, bộ máy vận hành, quy trình làm việc hiện tại xem cần áp dụng ERP như thế nào, ở mức độ nào là hợp lý. 

Lên kế hoạch triển khai dự án ERP

Cần có một bảng kế hoạch xác định rõ các nhiệm vụ, thời gian hoàn thành, nhân sự phụ trách, chi phí, để vạch sẵn "con đường" cho triển khai dự án. Doanh nghiệp lúc này cần có các cuộc họp với bên phát triển sản phẩm phần mềm ERP, trao đổi với các phòng ban và nhân sự được đào tạo để vận hành.

Quy trình triển khai dự án phần mềm ERP

Kiểm thử và đánh giá phần mềm ERP

Sẽ luôn có thời gian dùng thử và trải nghiệm trước khi doanh nghiệp quyết định lựa chọn sử dụng phần mềm ERP dài lâu. Ở đây, năng lực phát triển sản phẩm, vận hành và hỗ trợ khách hàng của bên phân phối được đánh giá kĩ càng. Phần mềm có phù hợp, có lỗi hay không? Có dễ sử dụng hay không? Có những tính năng vượt trội nào so với các sản phẩm khác?

Triển khai hệ thống

Khi tất cả đã sẵn sàng, phần mềm ERP được triển khai chính thức vào hệ thống, quy trình của công ty. Cần đảm bảo những nhân sự đã tham gia vào quá trình từ đầu sẽ tiếp tục vận hành hệ thống để đạt được sự trơn tru. Đào tạo cho nhân viên tiếp quản và chủ động trong quá trình sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cũng cần có sự kết nối với đội ngũ support bán hàng để hỗ trợ xử lý các tình huống bất trắc.

Các phần mềm erp hiện nay ở Việt Nam 

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại cơ bản đó là:

• Phần mềm ERP đóng gói: Đây là loại phần mềm được các nhà sản xuất​ thu thập dữ liệu kết hợp với nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
• Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là loại phần mềm được viết theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp, có mức chi phí lớn và thời gian triển khai lâu, thường phù hợp với những tập đoàn quy mô rất lớn.
• Phần mềm ERP nước ngoài: Đây là loại phần mềm sở hữu công nghệ cao, hầu hết đều có chi phí khá lớn và chưa được sử dụng phổ biến với tình hình các doanh nghiệp trong nước.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP

Những doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống phần mềm ERP gồm:

Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP

• Doanh nghiệp đang đau đầu khi sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau (phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự,....)
• Doanh nghiệp đang gặp khó khăn khi mất thời gian làm báo cáo, hoạch toán kế toán bị kéo dài, thường xuyên sai lệch.
• Doanh nghiệp gặp vấn đề khi tương tác với khách hàng, không tạo được liên kết chặt chẽ và thường xuyên bỏ sót khách.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn về bài toán chi phí, năng lực vận hành mỏng, xử lý thông tin thủ công.

Việc sử dụng phần mềm ERP mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhất định.

• Hỗ trợ cho Marketing và Sale trong quá trình tự động tìm kiếm, tiếp cận, tư vấn và chăm sóc khách hàng.
• Lưu trữ và thống kê dữ liệu khách hàng một cách khoa học.
• Triển khai các hoạt động quảng bá thương hiệu và tăng nhanh doanh thu trên các kênh online.
• Tối ưu hóa quá trình bán hàng, chăm sóc khách hàng chỉ trong một phần mềm.
• Chi phí rẻ, giúp giảm 80% chi phí quảng cáo, vận hành.
• Dễ dàng tạo sự kết nối giữa các phòng ban, quản lý KPI, báo cáo chi tiết.

Với những mục tiêu trên, phần mềm erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng ngay CRM (phần mềm quản trị quan hệ khách hàng, lưu trữ và khai thác data) để hoạt động trong những phạm vi cụ thể, tăng nhanh quá trình chuyển đổi hệ thống thông tin. Đặc biệt, so về mặt chi phí và thời gian triển khai, CRM vượt trội hơn hẳn so với phần mềm ERP.