Danh sách đen email là gì? Tại sao bạn cần tránh nó

Email marketing là một trong những chiến lược quan trọng để giúp doanh nghiệp tiếp cận và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng cách, email marketing có thể gây ra những hậu quả tiêu cực, đặc biệt là việc bị đưa vào danh sách đen email. Trong bài viết này, hãy cùng Bizfly tìm hiểu danh sách đen email là gì và các cách để phòng tránh nó.

Danh sách đen email là gì?

Danh sách đen email là danh sách chứa các địa chỉ email hoặc tên miền bị coi là gửi thư rác hoặc không mong muốn. Các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) sử dụng danh sách đen để lọc và ngăn chặn các email không hợp lệ hoặc có hại từ việc gửi đến hộp thư của người nhận.

Nếu email của bạn bị đưa vào danh sách đen, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc gửi email đến khách hàng của mình, ảnh hưởng đến hiệu quả của chiến dịch email marketing.

Danh sách đen email hoạt động như thế nào?

Khi bạn gửi email, nó sẽ được chuyển đến ISP phía người nhận. ISP sẽ kiểm tra để xác nhận xem địa chỉ IP hoặc tên miền của bạn có nằm trong bất kỳ danh sách đen nào không.

Nếu không, email sẽ vượt qua bộ lọc spam và tiếp tục chuyển tới hộp thư đến của người nhận. Nếu có, email sẽ bị từ chối, gửi lại hoặc đưa vào thư mục rác, tùy thuộc vào chính sách của ISP.

Các nguyên nhân khiến email của bạn bị đưa vào danh sách đen email

Có nhiều nguyên nhân có thể khiến email của bạn bị đưa vào danh sách đen email, nhưng chủ yếu là do các lý do sau:

• Tần suất gửi email quá lớn 

Nếu bạn gửi email quá thường xuyên hoặc quá nhiều trong một lần, bạn có thể bị coi là gửi thư rác và bị đưa vào danh sách đen. Điều này không những làm phiền người nhận, mà còn làm tăng khả năng email của bạn bị báo cáo là thư rác hoặc bị xóa mà không đọc.

Bạn nên xác định tần suất gửi email phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của khách hàng, cũng như theo dõi và đánh giá hiệu quả của các email đã gửi.

• Danh sách email khách hàng không chất lượng

Danh sách email khách hàng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo email của bạn được gửi đến những người quan tâm và có khả năng chuyển đổi. Tuy nhiên, nếu danh sách email của bạn chứa nhiều email không tồn tại, không hợp lệ hoặc không được cấp phép, bạn sẽ gặp nguy cơ cao bị đưa vào danh sách đen.

Điều này có thể xảy ra khi bạn mua danh sách email từ bên thứ ba hoặc không cập nhật và dọn dẹp danh sách email thường xuyên. Bạn nên xây dựng danh sách email khách hàng một cách tự nhiên và chất lượng, bằng cách sử dụng các kỹ thuật thu hút và tạo độ tin cậy với khách hàng.

• Gửi email tới sai đối tượng

Một nguyên nhân khác khiến email của bạn bị đưa vào danh sách đen là gửi email tới những người không liên quan hoặc không mong muốn nhận email từ bạn. Điều này có thể làm giảm tỷ lệ mở và nhấp, tăng tỷ lệ thoát và báo cáo thư rác, ảnh hưởng đến uy tín của email của bạn.

Bạn nên gửi email tới những người đã đăng ký nhận email từ bạn hoặc có sự cho phép rõ ràng. Hay cũng nên cung cấp cho người nhận cơ hội để hủy đăng ký hoặc thay đổi tùy chọn nhận email, để tránh việc gửi email không mong muốn.

• Tỷ lệ thoát cao

Tỷ lệ thoát là tỷ lệ phần trăm của số email được gửi mà không đến được hộp thư của người nhận, do bị từ chối bởi ESP hoặc bị lỗi kỹ thuật. Tỷ lệ thoát cao có thể là dấu hiệu cho thấy email của bạn bị đưa vào danh sách đen hoặc có thể làm tăng khả năng email của bạn bị đưa vào danh sách đen trong tương lai.

Bạn nên theo dõi và giảm thiểu tỷ lệ thoát của email của bạn, bằng cách sử dụng các công cụ kiểm tra và xác minh email, cũng như loại bỏ các email bị thoát khỏi danh sách email khách hàng.

Làm thế nào để tránh việc bị cho vào danh sách đen email?

Để tránh việc bị cho vào danh sách đen email, bạn nên tuân thủ các nguyên tắc và thực hành tốt nhất của email marketing, như:

• Nội dung email hấp dẫn

Email của bạn cần có nội dung hấp dẫn và phù hợp với nhu cầu của người nhận. Điều này sẽ giúp tăng khả năng người nhận đọc email của bạn và tương tác với bạn. Một số mẹo để tạo nội dung email hấp dẫn bao gồm:

- Sử dụng một tiêu đề email hấp dẫn và phù hợp với nội dung.

- Cung cấp thông tin hữu ích hoặc giải quyết vấn đề của người nhận.

- Cá nhân hóa email bằng cách sử dụng tên của người nhận hoặc đề cập đến mối quan tâm của họ.

- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu, tránh sử dụng các từ ngữ gây hiểu nhầm, lừa đảo hoặc spam, bởi nó có thể khiến email của bạn bị lọc bỏ hoặc báo cáo là spam.

• Theo dõi các chỉ số đánh giá email marketing

Việc thường xuyên theo dõi và phân tích các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ hủy đăng ký và tỷ lệ phản hồi của email marketing, sẽ giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả, cải thiện chiến dịch và tránh việc bị cho vào danh sách đen.

Nếu bạn phát hiện ra rằng email của bạn đang có tỷ lệ bị từ chối tăng cao hoặc bị báo cáo là spam nhiều, bạn nên kiểm tra xem email của bạn có bị cho vào danh sách đen email nào không. Nếu có thì cần thực hiện các biện pháp để xin rút khỏi danh sách đó càng sớm càng tốt. 

• Sử dụng data email khách hàng chất lượng

Bạn nên xây dựng và duy trì một danh sách email khách hàng chất lượng, bao gồm những người có quan tâm và nhu cầu với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, tránh mua hoặc thuê danh sách email từ các nguồn không đáng tin cậy, bởi nó có thể chứa nhiều email giả, không tồn tại hoặc không liên quan. 

Bạn cũng nên cập nhật và làm sạch danh sách email thường xuyên, để loại bỏ những email không hoạt động, không hợp lệ hoặc đã hủy đăng ký. Điều này không chỉ giúp bạn đạt hiệu quả tốt cho chiến dịch email marketing của mình, mà còn giúp bạn có thể tránh được trường hợp bị cho vào danh sách đen.

• Ứng dụng phân đoạn vào danh sách email

Phân đoạn danh sách email của bạn thành các nhóm nhỏ hơn, dựa trên các tiêu chí như đặc điểm, hành vi, sở thích và nhu cầu của khách hàng,... sẽ giúp bạn gửi email chính xác và cá nhân hóa cho từng nhóm, tăng khả năng mở và nhấp vào email và giảm khả năng bị hủy đăng ký hoặc báo cáo là spam. Nhờ đó mà email của bạn sẽ không bị cho vào danh sách đen. 

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích về danh sách đen email và cách phòng tránh nó. Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với Bizfly qua website hoặc fanpage để được tư vấn và giải đáp. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.