Danh tiếng gửi email là gì? Bạn cần làm gì để cải thiện nó?

Trong chiến dịch email marketing, danh tiếng gửi email là một yếu tố vô cùng quan trọng. Nếu danh tiếng gửi của bạn kém, email của bạn có thể bị xếp vào thư rác và không được người nhận nhìn thấy. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của chiến dịch email marketing của bạn. Vậy danh tiếng gửi email là gì? Làm thế nào để cải thiện danh tiếng gửi? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu trong bài viết này.

Danh tiếng gửi email là gì?

Danh tiếng gửi email là một thuật ngữ được sử dụng để miêu tả mức độ tin cậy và uy tín của doanh nghiệp bạn trong việc gửi email. Nó phản ánh sự đánh giá tổng thể về hành vi gửi email của doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng đến khả năng gửi email thành công hoặc bị xem như là một nguồn thư rác.

Một danh tiếng gửi thư tốt thường được xem là một doanh nghiệp đáng tin cậy, có thể tương tác với người nhận và gửi email mà không bị xem như là một nguồn thư rác. Ngược lại, một danh tiếng gửi thư xấu có thể dẫn đến các vấn đề như bị chặn, xếp vào hộp thư rác hoặc hạn chế khả năng gửi email thành công.

Tầm quan trọng của danh tiếng gửi email trong chiến dịch

Danh tiếng gửi email là một trong những yếu tố then chốt để quyết định thành công hay thất bại của chiến dịch email marketing. Bởi vì:

• Ảnh hưởng đến khả năng gửi email đến hộp thư đến của người nhận

Theo một nghiên cứu của Return Path, một công ty chuyên về email intelligence, danh tiếng gửi email chiếm tới 83% trong việc quyết định xem email có được gửi đến hộp thư đến hay không.

Nếu danh tiếng gửi của bạn cao, email sẽ có nhiều khả năng được chấp nhận bởi các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) và được phân loại là email hợp lệ, dễ được gửi đến hộp thư của người nhận. Ngược lại, nếu danh tiếng gửi thấp, email của bạn sẽ có nhiều khả năng bị từ chối, bị đưa vào thư mục rác hoặc bị chặn hoàn toàn. 

• Ảnh hưởng đến tỷ lệ mở email, nhấp vào liên kết và chuyển đổi

Khi email của bạn đến được hộp thư đến của người nhận, email đó sẽ có nhiều cơ hội để thu hút sự chú ý và tương tác của người nhận. Người nhận sẽ có nhiều khả năng mở email, nhấp vào liên kết và thực hiện hành động mong muốn của doanh nghiệp, như đăng ký, mua hàng, hoặc tải xuống.

Theo một báo cáo của Campaign Monitor, một nền tảng email marketing, tỷ lệ mở email trung bình là 18%, tỷ lệ nhấp vào liên kết trung bình là 2.6%, và tỷ lệ chuyển đổi trung bình là 0.13%. Những con số này có thể tăng lên nếu doanh nghiệp có danh tiếng gửi email cao.

• Danh tiếng gửi email ảnh hưởng đến doanh thu từ chiến dịch email marketing

Nếu email có tỷ lệ mở email, nhấp vào liên kết và chuyển đổi cao, email đó sẽ mang lại nhiều giá trị cho bạn. Doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành và khách hàng thân thiết. Cũng nhờ đó mà doanh nghiệp bạn sẽ có nhiều cơ hội để bán hàng, tăng doanh số và tăng lợi nhuận.

Theo một nghiên cứu của DMA, một tổ chức chuyên về tiếp thị trực tuyến, email marketing có thể mang lại tỷ suất lợi nhuận trên chi phí đầu tư (ROI) lên tới 4200%. Điều này có nghĩa là với mỗi đồng chi tiêu cho email marketing, doanh nghiệp có thể kiếm được 42 đồng.

Các yếu tố chính ảnh hưởng đến danh tiếng gửi email

Danh tiếng gửi email được xác định bằng cách đánh giá các danh yếu tố ảnh hưởng tới nó như danh tiếng IP, điểm nội dung và danh tiếng tên miền.

• Danh tiếng IP (IP Reputation)

Đây là yếu tố đánh giá mức độ tin cậy và uy tín của máy chủ gửi email. Các bộ lọc thư rác sẽ xem xét tỷ lệ bounce, tỷ lệ spam report và số lần dính bẫy spam trap của máy chủ gửi email để xác định danh tiếng IP.

Yếu tố này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng gửi email của bạn bằng cách quyết định email của bạn có được chấp nhận, từ chối hay hạn chế bởi máy chủ email của người nhận hay không.

• Điểm nội dung (Content Reputation)

Điểm nội dung là yếu tố đánh giá chất lượng và liên quan của nội dung email. Các bộ lọc nội dung sẽ quét tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm của email của bạn để kiểm tra xem có dấu hiệu thư rác hay không, như ngôn ngữ lừa đảo hoặc gây hiểu nhầm, sử dụng quá nhiều dấu câu hoặc chữ in hoa, từ khóa không liên quan hoặc không phù hợp hoặc liên kết, tệp độc hại. 

Danh tiếng nội dung có thể quyết định email của bạn có được gửi đến hộp thư đến của người nhận, hay bị xác định là thư mục rác và bị chặn hoàn toàn hay không.

• Danh tiếng tên miền (Domain Reputation)

Danh tiếng tên miền là độ tin cậy và uy tín của tên miền email của bạn, được xác định bởi các nhà cung cấp dịch vụ email (ESPs) và nhà cung cấp hộp thư dựa trên các yếu tố như tuổi của tên miền, số lượng và chất lượng của liên kết đến, nội dung của trang web, và lịch sử hoạt động của tên miền.

Danh tiếng tên miền quyết định email của bạn sẽ được đặt ở đâu trong hộp thư của người nhận - hộp thư đến hay thư rác. Danh tiếng tên miền cũng ảnh hưởng đến danh tiếng của địa chỉ IP và sự tin tưởng của danh tính người gửi của bạn.

4 cách hiệu quả nhất để cải thiện danh tiếng gửi email

Để cải thiện danh tiếng gửi email, bạn cần chú ý đến tất cả các yếu tố ảnh hưởng như đã kể trên. Và bạn có thể thực hiện một số cách sau:

• Xác thực tên miền 

Xác thực tên miền là một quá trình xác nhận rằng email của bạn được gửi từ một nguồn hợp pháp và đáng tin cậy. Bằng cách xác thực tên miền, bạn có thể giảm thiểu khả năng email của bạn bị từ chối hoặc đánh dấu là thư rác bởi các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail, Yahoo, AOL, Outlook.com. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn gửi email số lượng lớn, vì nó giúp duy trì khả năng gửi email và danh tiếng gửi email của bạn.

Để xác thực tên miền, bạn cần sử dụng các phương pháp như SPF, DKIM và DMARC. Những phương pháp này sử dụng các bản ghi TXT trong cài đặt DNS của tên miền để xác minh rằng bạn là người gửi hợp lệ của email và ngăn chặn việc giả mạo hoặc lừa đảo email.

• Sử dụng danh sách email chất lượng

Để cải thiện danh tiếng gửi email bằng cách sử dụng danh sách email chất lượng, bạn cần làm những việc sau:

- Xây dựng danh sách email chất lượng: Bạn cần thu thập email từ những người thực sự quan tâm đến nội dung và sản phẩm/dịch vụ của bạn, bằng cách sử dụng các phương thức như đăng ký trên trang web, tạo nội dung hấp dẫn, tặng quà miễn phí hoặc tổ chức các cuộc thi. 

- Bạn cũng cần tránh mua data email khách hàng từ bên thứ ba, vì điều này có thể làm tăng tỷ lệ phản hồi tiêu cực, giảm khả năng gửi email và vi phạm luật bảo vệ quyền riêng tư.

- Duy trì danh sách email chất lượng: Thường xuyên kiểm tra và làm sạch danh sách email của bạn để loại bỏ những email không hợp lệ, không tồn tại hoặc không hoạt động sẽ giúp tăng khả năng gửi email thành công và từ đó làm cải thiện danh tiếng gửi email. 

- Ngoài ra, bạn cũng cần theo dõi và phân tích các chỉ số như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ hủy đăng ký và tỷ lệ trả về, để đánh giá mức độ tương tác và hài lòng của người nhận.

• Gửi email phù hợp với đối tượng

Nội dung email phù hợp với sở thích và nhu cầu của người nhận sẽ giúp tăng tỷ lệ mở và nhấp chuột, từ đó cải thiện danh tiếng gửi email của bạn. Để có thể làm được điều này, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật kể chuyện, viết tiêu đề thu hút và sử dụng thêm các hình ảnh, video để làm nổi bật nội dung của bạn. Đồng thời, bạn cũng nên cố gắng đảm bảo rằng nội dung email của bạn ngắn gọn, rõ ràng và có lời kêu gọi hành động (CTA).

• Tuân thủ các nguyên tắc gửi email

Bạn cần tuân thủ các nguyên tắc gửi email của các nhà cung cấp dịch vụ email (ESPs) và các nhà cung cấp internet (ISPs) bằng cách tránh sử dụng các từ ngữ gây nghi ngờ, không gửi email có nội dung vi phạm bản quyền, không gửi email có nội dung phản cảm hoặc bất hợp pháp và không gửi email có nội dung gây phiền nhiễu hoặc quấy rối cho người nhận,... 

Những liên kết và tệp mà bạn cung cấp trong email gửi tới người nhận cũng phải được đảm bảo mức độ an toàn, không có chứa yếu tố độc hại, không có nội dung gây hại cho máy tính hoặc mạng của người nhận.

Danh tiếng gửi email là một yếu tố quan trọng cần được chú trọng trong chiến dịch email marketing. Bằng cách thực hiện các cách thức đã đề cập trong bài viết này, hy vọng bạn có thể cải thiện danh tiếng gửi thư của mình và nâng cao hiệu quả của chiến dịch email marketing.

Nếu bạn muốn biết thêm về cách cải thiện danh tiếng gửi email, bạn có thể liên hệ với Bizfly qua website hoặc fanpage để được tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ email marketing chuyên nghiệp, hiệu quả.