Ekip ban tổ chức sự kiện: Gồm những ai, công việc, vị trí gì?

Một sự kiện được diễn ra thành công cần có cần có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Họ được gọi là Ekip ban tổ chức sự kiện. Vậy, Ekip ban tổ chức sự kiện là gì? Công việc cụ thể của họ là làm những gì? Cùng Bizfly tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau đây.

Event Coordinator (Nhân viên điều phối sự kiện)

Vị trí đầu tiên trong Ekip tổ chức sự kiện là nhân viên điều phối sự kiện (event coordinator). Event Coordinator có nhiệm vụ điều phối các bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm vụ theo đúng tiến độ, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, bám sát kế hoạch đề ra. 

Event Coordinator điều phối các bộ phận khác nhau để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ

Nhân viên điều phối sự kiện cần có kỹ năng truyền đạt thông tin cực tốt, kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc điêu luyện. Đặc biệt họ cần phải kiên nhẫn, có tầm nhìn bao quát toàn bộ nhân sự các vị trí để kịp thời giải quyết, xử lý những sự cố ngoài ý muốn nhằm mục đích cuối cùng là đảm bảo tổ chức chức sự kiện thành công.

Nhân viên điều phối sự kiện có thể làm việc cho nhãn hàng, agency sự kiện hoặc freelancer hỗ trợ tổ chức sự kiện. Dù lựa chọn là gì thì người điều phối sự kiện phải chịu được áp lực công việc cao, đảm bảo sự kiện diễn ra êm xuôi.

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện online là gì? Top 4 mô hình sự kiện online nổi bật

Event Planner (Lên kế hoạch tổ chức sự kiện)

Event Planner hay còn gọi là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Đây là nhân sự sẽ quyết định địa điểm, thời gian tổ chức, phụ trách logistic cho sự kiện, cũng như những công việc khác như: logistic, ăn uống trong tiệc.

Event Planner có trách nhiệm làm việc với bộ phận tài chính để đảm đảo sự kiện đạt hiệu quả trong ngân sách cho phép. Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ đàm phán để xin giấy phép các cơ quan ban ngành trong trường hợp sự kiện có yếu tố nhạy cảm hoặc các yếu tố gây tranh cãi. Do tính chất công việc, event planner cần có kỹ năng truyền đạt thông tin, kỹ năng thương lượng, đàm phán và kỹ năng giữ bình tĩnh, làm việc trong môi trường áp lực cao.

Client Service Event Manager (Quản lý dịch vụ khách hàng)

Client service event manager hay còn gọi là quản lý dịch vụ khách hàng, là nhân sự quan trọng trong tổ chức sự kiện. Vị trí này có trách nhiệm giải quyết các vấn đề của khách hàng để đảm bảo độ hài lòng của khách hàng.

Người phụ trách vị trí quản lý dịch vụ khách hàng cần phải bình tĩnh, lịch thiệp và có kỹ năng nắm bắt tâm lý, kỹ năng truyền thông tốt, giải quyết các vấn đề mâu thuẫn giữa con người cực tốt, khéo léo và thấu đáo. Ví dụ khi khách hàng phàn nàn về sự cố xảy ra trong sự kiện, người quản lý dịch vụ khách hàng cần bình tĩnh, trấn an họ, đưa ra lời giải thích hợp lý, đồng thời đề xuất phương án hợp lý không để sự cố trở nên lớn hơn. Họ cũng chính là những người sẽ xử lý những phản hồi tiêu cực để hiệu ứng truyền thông sau sự kiện không bị ảnh hưởng.  

Người quản lý dịch vụ khách hàng yêu cầu có  kỹ năng giải quyết con người tốt

Event Manager (Quản lý sự kiện)

Event manager hay còn gọi là quản lý sự kiện là người phụ trách quản lý toàn bộ chất lượng của sự kiện. Khác với nhân viên điều phối chỉ điều phối nhân sự trong sự kiện, quản lý sự kiện có vai trò linh hoạt hơn. Họ phụ trách tổng thể sự kiện, làm việc trực tiếp với các bộ phận liên quan, thậm chí có thể chỉnh sửa kịch bản, điều phối công việc nếu cần trong trường hợp có thay đổi bất ngờ so với kịch bản. Nếu các nhân sự trong team có vấn đề phát sinh, có thể trao đổi trực tiếp với event manager để được hỗ trợ kịp thời.

Event manager (Quản lý sự kiện)

Event Executive (Nhân viên hỗ trợ sự kiện)

Event executive là lớp nhân sự thực hiên công việc như: gọi điện các bên liên quan để xử lý công việc, hỗ trợ PG hay MC trong sự kiện. Người quản lý cần lưu ý sắp xếp, phân bổ nhóm nhân sự này hợp lý để tránh trùng lặp công việc, đảm bảo các khâu được sắp xếp, phân bố hợp lý

Event executive hỗ trợ các công việc giấy tờ, làm việc các bên liên quan theo sự phân công của event manager

Director (Đạo diễn sự kiện)

Đạo diễn sự kiện là người chỉ đạo nghệ thuật, chịu trách nhiệm quản lý các hiệu ứng âm thanh, ánh sáng, màn hình LED,  giám sát chất lượng các tiết mục biểu diễn.. trong toàn bộ sự kiện. 

Trách nhiệm của đạo diễn sự kiện là đảm bảo kịch bản, ý tưởng chương trình được thực hiện xuyên suốt trong điều kiện tốt nhất. Bao gồm nhưng không giới hạn: chỉ đạo biểu diễn, làm việc với bộ phận sản xuất đảm bảo sự kiện được tổ chức theo như kế hoạch đề ra.

Marketing/Publicity Manager (Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện)

Quản lý marketing/quảng bá sự kiện là vị trí tiếp theo trong ekip tổ chức sự kiện. Vị trí này có mặt trong sự kiện để bắt lại những khoảnh khắc đắt giá. Từ đó làm nguyên liệu để tạo ý tưởng truyền thông sau sự kiện.

Marketing/Publicity Manager đảm bảo hiệu quả truyền thông của sự kiện

Quản lý marketing sự kiện  phụ trách công việc quảng bá hình ảnh sự kiện như quay phim, chụp ảnh tư liệu cho chương trình, hoạt động truyền thông sau sự kiện để mang lại giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Ngoài ra, họ cũng là người tham gia kêu gọi tài trợ cùng với đạo diễn và quản lý sự kiện để tăng doanh thu sự kiện.

 Như vậy, Bizfly đã chia sẻ bạn cụ thể ekip ban tổ chức sự kiện là gì? Ngoài những vị trí chủ chốt nói trên, tùy quy mô của sự kiện chúng ta vẫn còn nhiều vị trí khác trong ekip ban tổ chức sự kiện có thể kế đến như: nhân viên phục trang, giám sát phục trang, quản lý sân khấu, thiết kế ánh sáng, quản lý đạo cụ… Sự kiện có quy mô càng lớn thì càng có nhiều nhân sự phụ trách riêng biệt để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện