Email hosting là gì? Lợi ích, cách dùng Email hosting và nhiều hơn thế

Email hosting là dịch vụ lưu trữ hệ thống email trên một máy chủ, do một nhà cung cấp dịch vụ quản lý. Với nền tảng này, bạn có thể đăng ký tên miền riêng và sử dụng email với tên miền đó để tạo ra sự chuyên nghiệp và cá nhân hóa khi gửi, nhận email. Vậy lợi ích và cách sử dụng Email hosting như thế nào? Bạn hãy tham khảo bài viết sau của Bizfly nhé!

Email hosting là gì?

Email hosting là dịch vụ cung cấp không gian lưu trữ và quản lý email trên các máy chủ  chuyên dụng. Giải pháp này cũng cho phép người dùng email sử dụng tên miền riêng, thay vì tên miền chung của nhà cung cấp email, chẳng hạn, tên@tên-miền-của-bạn.com.

Lợi ích của việc sử dụng Email hosting

Thực tế, có rất nhiều dịch vụ email miễn phí đến từ các nhà cung cấp khác nhau trên toàn thế giới. Tuy nhiên, Email hosting vẫn là một giải pháp đáng để đầu tư vì những lợi ích sau đây:

• Giao diện chuyên nghiệp: Việc sử dụng tên miền riêng sẽ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp và nổi bật hơn. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh đồng bộ và đáng tin cậy với khách hàng.
• Kiểm soát dữ liệu tốt hơn: Khi sử dụng Email hosting, bạn có thể kiểm soát và bảo mật dữ liệu email tốt hơn. Đồng thời, bạn cũng có ý thức hơn trong việc tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu.
• Tăng độ tin cậy: Nhà cung cấp giải pháp lưu trữ email thường có mức độ tin cậy cao hơn so với các nền tảng miễn phí.
• Khả năng tùy chỉnh: Với giải pháp này, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh các chức năng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bản thân, bao gồm lọc thư rác, trả lời tự động, chuyển tiếp email,...
• Tăng dung lượng lưu trữ: So với dịch vụ miễn phí, Email hosting thường được cung cấp với dung lượng lưu trữ lớn hơn. Đây là yếu tố quan trọng khi bạn thường xuyên sử dụng email để trao đổi hoặc cần lưu trữ các tệp đính kèm lớn.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Khi sử dụng dịch vụ lưu trữ email, bạn sẽ được hỗ trợ bởi nhà cung cấp khi gặp mọi vấn đề liên quan đến giải pháp này.

Cách chọn Email hosting

Hiện nay, ngày càng có nhiều nhà cung cấp email theo tên miền​ xuất hiện trên thị trường. Tuy nhiên, để chọn được dịch vụ chất lượng và phù hợp, bạn có thể tham khảo kinh nghiệm dưới đây.

• Lưu trữ trực tuyến: Bên cạnh việc trao đổi thư, doanh nghiệp có thể sử dụng Email hosting với mục đích lưu trữ tệp đính kèm, email hoặc dữ liệu khác. Tùy vào số lượng dữ liệu cần lưu trữ, bạn có thể xác định được được dung lượng lưu trữ, cũng như gói dịch vụ phù hợp.
• Khả năng phân phối: Việc xác định số lượng người dùng dịch vụ email​ này sẽ giúp bạn lựa chọn được gói giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế và tránh lãng phí.
• Dịch vụ đi kèm: Tùy vào nhu cầu thực tế, bạn có thể cân nhắc sử dụng hệ thống lưu trữ email với các ưu đãi đi kèm như giảm giá, hỗ trợ kỹ thuật 24/7, lưu trữ web,...
• Dung lượng: Nếu cần lưu trữ trực tuyến thường xuyên cho email, tệp đính kèm và dữ liệu khác thì bạn nên chọn Email hosting có dung lượng đủ lớn. Trong đó, một số nhà cung cấp còn trang bị tính năng sao lưu, giúp người dùng bảo vệ dữ liệu tối ưu hơn. 
• Khả năng mở rộng: Thay vì gói dịch vụ cố định, bạn có thể sử dụng giải pháp có khả năng mở rộng dung lượng lưu trữ khi cần. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng ứng phó với tình trạng hết dung lượng bộ nhớ và phải chuyển đổi nhà cung cấp hay dịch vụ khác.

Email hosting hoạt động như thế nào?

Với Email hosting, bạn có thể truy cập vào máy chủ do nhà cung cấp dịch vụ quản lý, để gửi và nhận email. Đây là nơi lưu trữ và cho phép bạn truy cập tất cả email và dữ liệu được ghi nhớ của bạn. Hiện nay, hệ thống lưu trữ email được chia thành hai loại, bao gồm:

• Lưu trữ chia sẻ: Đây là giải pháp email tên miền mà nhiều người dùng cùng chia sẻ một máy chủ duy nhất. Tùy chọn này được ưa chuộng vì ít tốn kém hơn nhưng cũng kém tin cậy và an toàn hơn.
• Lưu trữ chuyên dụng: Dịch vụ này cung cấp cho bạn máy chủ riêng nhằm phục vụ nhu cầu lưu trữ email của bạn. Vì thế, hệ thống này sẽ có chi phí đắt hơn nhưng với độ tin cậy và tính bảo mật cao hơn.

Cách sử dụng Email hosting hiệu quả

Nhìn chung, Email hosting có tính bảo mật cao và được trang bị nhiều tính năng hữu ích cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng dịch vụ này một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số giải pháp sau:

• Chọn nhà cung cấp

Việc lựa chọn đơn vị uy tín là yếu tố quan trọng hàng đầu, giúp bạn tránh được rủi ro phát sinh khi sử dụng dịch vụ. Vì thế, thay vì nóng vội, bạn nên tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ để chọn được đối tác phù hợp. Trong đó, các nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp sẽ có các đặc điểm như hỗ trợ khách hàng 24/7, hạn chế tối đa spam và blacklist IP, bảo mật bằng hệ thống email server chuyên dụng,...

• Tối ưu tên của email

Tên email là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng và đối tác sẽ chú ý đến bạn khi mới tiếp xúc. Do đó, bạn nên sử dụng một cái tên ngắn gọn và có ý nghĩa. Cùng với đó, cách đặt tên nên được thống nhất rõ ràng giữa các nhóm và phòng ban để tạo ra sự chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn không nên sử dụng tên nhạy cảm hoặc có thể gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.

• Chú trọng yếu tố bảo mật cho hệ thống

Thực tế, bảo mật là yếu tố quan trọng, bạn cần quan tâm trước khi xem xét các khía cạnh khác như dung lượng lưu trữ hay tính năng mở rộng. Bởi vì, một hệ thống bảo mật yếu kém có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ hệ thống email nội bộ.

• Các quy định cần rõ ràng

Khi dùng Email hosting, doanh nghiệp cần phổ biến quy định sử dụng một cách rõ ràng và minh bạch. Điều này giúp các cá nhân, nhóm và phòng ban hiểu rõ cách sử dụng và áp dụng trong công việc. Từ đó, bạn có thể hạn chế tình trạng nhầm lẫn và xung đột không đáng có. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tiến hành vô hiệu hóa email của các nhân viên đã nghỉ việc.

• Nên tận dụng các phần mềm miễn phí

Nếu chưa có đủ ngân sách thì bạn có thể tận dụng các phần mềm cung cấp dịch vụ Email hosting miễn phí như Gmail, Yandex, Zoho, Hotmail,... Các gói này thường có dung lượng lưu trữ và số lượng tài khoản email hạn chế. Bù lại, bạn có thể làm quen với cách vận hành giải pháp này và không bị bỡ ngỡ khi sử dụng cách gói dịch vụ nâng cấp có trả phí.

Khác biệt giữa Domain Hosting, Web Hosting và Email hosting

Thông thường, Email hosting thường bị nhầm lẫn với hai khái niệm khác là domain hosting và web hosting. Nếu bạn cũng đang gặp khó khăn khi phân biệt các thuật ngữ này thì hãy cùng theo dõi nội dung trong bảng dưới đây nhé!

Q&A: Email hosting

Dưới đây là câu trả lời cho hai thắc mắc thường gặp nhất, giúp bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ Email hosting.

• Nên dùng Email hosting miễn phí hay trả phí?

Email hosting miễn phí là giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ, có ít người dùng hoặc muốn trải nghiệm email nội bộ. Ngược lại, dịch vụ có trả phí sẽ phù hợp với các doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống email nội bộ chuyên nghiệp với tính thương mại cao và có số lượng người dùng lớn hơn.

• Những hạn chế của Email hosting

Nhìn chung, lưu trữ email có thể đem đến nhiều lợi ích cho người sử dụng. Tuy nhiên, hầu hết các dịch vụ hiện nay đều không cho phép người dùng kiểm soát và tùy chỉnh hệ thống email. Thay vào đó, cấu hình và các tính năng sẽ được nhà cung cấp chuẩn hóa theo tiêu chuẩn chung. Điều này khó đáp ứng được nhu cầu đặc biệt về bảo mật hay tính năng của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc sử dụng Email hosting với IP chung có thể bị đánh giá thấp về độ tin cậy, gây ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng gửi thư. Cụ thể, khi một người dùng vi phạm chính sách hoặc bị đánh giá spam, điều này sẽ ảnh hưởng đến tất cả tài khoản khác cùng IP. Lúc này, thư của bạn sẽ bị chuyển vào mục spam hoặc bị chặn.

Trên đây là những thông tin nổi bật nhất về Email hosting và những lợi ích của việc sử dụng dịch vụ này. Tuy nhiên, nếu chưa có đủ ngân sách thì bạn có thể cân nhắc các giải pháp miễn phí để làm quen với cách vận hành trước khi nâng cấp lên gói trả phí. Ngoài ra, bạn đừng quên theo dõi Bizfly để không bỏ lỡ những nội dung tương tự nhé!