Reminder Email là gì? Tổng hợp các mẫu Reminder Email phổ biến

Reminder Email là gì?

Email nhắc nhở (Reminder Email) là một dạng email được gửi đi để nhắc nhở người nhận về một sự kiện, nhiệm vụ hoặc yêu cầu chưa được thực hiện hoặc sắp diễn ra. 

Mục đích Reminder Email là:

• Nhắc nhở về các sự kiện sắp diễn ra như các cuộc họp, hội thảo, cuộc gọi quan trọng hoặc các mốc thời gian cần chú ý như các buổi phỏng vấn, các cuộc họp đội nhóm,...
• Khuyến khích người nhận hoàn thành nhưng nhiệm vụ chưa được thực hiện như hoàn thành báo cáo, thanh toán hóa đơn,..
• Thúc đẩy người nhận phản hồi lại như xác nhận tham gia sự kiện, phỏng vấn hoặc trả lời câu hỏi,...
• Trong chiến lược marketing qua email, email nhắc nhở giúp doanh nghiệp duy trì sự kết nối và thúc đẩy hành động từ khách hàng

Email nhắc nhở đóng vai trò quan trọng, giúp chúng ta không quên các sự kiện hay deadline quan trọng. Trong cuộc sống bận rộn, đôi khi chúng ta dễ bỏ sót các công việc cần làm hoặc những sự kiện sắp tới. Chính vì vậy, Reminder Email trở thành một công cụ hữu ích, giúp người nhận luôn cập nhật và chủ động hơn trong công việc.

Phân loại email nhắc nhở

Phân loại theo mục đích

• Email nhắc nhở cá nhân: Đây là loại email được sử dụng để nhắc nhở bản thân về các công việc, sự kiện hoặc những thông tin quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Ví dụ, nhắc nhở thanh toán hóa đơn, nộp bài tập, duy trì thói quen tập thể dục,...
• Email nhắc nhở doanh nghiệp: Loại email này được các doanh nghiệp gửi cho khách hàng để nhắc nhở họ về các cam kết, hạn chót, sự kiện hoặc chương trình khuyến mãi. Mục tiêu là tăng cường sự tương tác với khách hàng và thúc đẩy doanh thu bán hàng.
• Email nhắc nhở marketing: Loại email này được dùng trong chiến lược marketing để quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc các chương trình giảm giá. Mục đích chính là thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng và khuyến khích họ hành động, chẳng hạn như mua sắm hoặc đăng ký.

Phân loại theo tần suất

• Email nhắc nhở hàng ngày: Những email này được gửi mỗi ngày để nhắc nhở người nhận về các công việc cần hoàn thành hoặc sự kiện sắp diễn ra trong ngày.
• Email nhắc nhở hàng tuần: Loại email này được gửi mỗi tuần để tóm tắt những công việc đã hoàn thành, các sự kiện đã xảy ra, cũng như kế hoạch cho tuần tiếp theo.
• Email nhắc nhở hàng tháng: Loại email này tổng hợp lại các công việc đã thực hiện trong tháng, các sự kiện đã diễn ra và đặt mục tiêu cho tháng tiếp theo.

Phân loại theo nội dung

• Email nhắc nhở lịch hẹn: Loại email này được gửi để nhắc nhở người nhận về các cuộc hẹn sắp tới, bao gồm thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc hẹn.
• Email nhắc nhở thanh toán: Đây là loại email được sử dụng để nhắc người nhận về các hóa đơn chưa thanh toán, kèm theo thông tin về số tiền cần trả, hạn thanh toán và các phương thức thanh toán.
• Email thông báo sự kiện: Loại email này dùng để thông báo về các sự kiện sắp diễn ra, bao gồm các thông tin chi tiết như thời gian, địa điểm, chương trình sự kiện và cách thức tham gia.
• Email quảng cáo: Đây là loại email được sử dụng để quảng bá các sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình khuyến mãi của doanh nghiệp, nhằm thu hút sự quan tâm và kích thích hành động từ người nhận.

Reminder Email cần những nội dung nào?

Subject line/Dòng chủ đề 

Dòng chủ đề là yếu tố đầu tiên mà người nhận nhìn thấy, quyết định liệu email có được mở ra hay không. Tiêu đề cần phải ngắn gọn, rõ ràng và đủ hấp dẫn để kích thích sự tò mò của người nhận.

Nội dung email 

Trong phần này, bạn sẽ cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết mà người nhận cần biết về lời nhắc nhở. Nếu đây là email nhắc về một sự kiện hoặc hạn chót, bạn nên bao gồm các thông tin như tên sự kiện, mục đích tổ chức, thời gian và địa điểm diễn ra, cùng các chi tiết quan trọng khác liên quan.

CTA

CTA (lời kêu gọi hành động) là phần quan trọng để thúc đẩy người nhận thực hiện một hành động cụ thể. Ví dụ, nếu đây là email nhắc nhở về việc thanh toán, CTA cần khuyến khích người nhận hoàn tất giao dịch ngay lập tức.

Một số chiến thuật viết CTA hiệu quả có thể bao gồm:

• Sử dụng từ ngữ mạnh mẽ, tạo động lực
• Tạo cảm giác khẩn cấp, làm tăng cảm giác sợ bỏ lỡ
• Làm nổi bật lợi ích mà người nhận sẽ nhận được khi hành động ngay lập tức
• Đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu

Lời chào cuối

Lời chào cuối là cơ hội để bạn kết thúc email một cách trang trọng và chuyên nghiệp. Lời kết không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận mà còn làm tăng tính lịch sự của email. Tùy vào từng đối tượng nhận email, bạn có thể điều chỉnh giọng điệu sao cho phù hợp.

06 mẫu Reminder Email phổ biến 

Dòng chủ đề : Đừng bỏ lỡ! Sự kiện [Tên sự kiện] sắp diễn 

Xin chào [Tên]

Cảm ơn bạn đã đăng ký [Tên sự kiện]!

Để nhắc nhở lịch sự, thông tin chi tiết về sự kiện như sau: 

[TÊN SỰ KIỆN] [NGÀY SỰ KIỆN] [THỜI GIAN SỰ KIỆN] [ĐỊA ĐIỂM] 

[THÔNG TIN CHI TIẾT BỔ SUNG]

Vui lòng truy cập trang web sự kiện để biết thêm thông tin chi tiết về sự kiện sắp tới. Nếu bạn cần bất kỳ trợ giúp nào về chỉ đường và thông tin đỗ xe, hãy nhấp vào đây. 

Cảm ơn bạn một lần nữa. Chúng tôi mong sớm được gặp bạn!

[Tên sự kiện] 

Email nhắc cuộc hẹn 

Dòng chủ đề : Nhắc nhở cuộc hẹn cho [Tên doanh nghiệp/thương hiệu]

Xin chào [Tên],

Chỉ là lời nhắc nhở từ [Tên doanh nghiệp/Thương hiệu] về cuộc hẹn của bạn vào [Ngày & giờ]

Để lên lịch lại, vui lòng trả lời email này hoặc gọi đến [Số liên lạc]. 

Chúng tôi mong sớm được chào đón bạn!

Trân trọng,

Nhóm [Tên công ty] 

Email nhắc nhở thanh toán cho khách 

Dòng tiêu đề: [Tên thương hiệu]: hóa đơn [Số hóa đơn] QUÁ HẠN

Kính gửi [Tên],

Hy vọng bạn vẫn khỏe!

Chúng tôi chưa nhận được thanh toán từ bạn số tiền [Số tiền thanh toán] cho hóa đơn [Số hóa đơn], hạn thanh toán đã qua vào ngày [Ngày hết hạn].

Hóa đơn này hiện đã quá hạn [Số ngày quá hạn] và đang trở thành vấn đề nghiêm trọng đối với chúng tôi. Xin vui lòng cho chúng tôi biết khi nào bạn sẽ thực hiện thanh toán, vì đây là việc cần giải quyết gấp.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Email nhắc nhở hạn chót

Dòng chủ đề: Khẩn trương! Hạn chót sắp đến

Chào [Tên],

Đây là lời nhắc nhở rằng dự án của bạn cần được hoàn thiện vào ngày [Ngày hết hạn].

Vui lòng nộp các tài liệu yêu cầu trước hạn chót để tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng gửi email đến [địa chỉ email]. 

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Email nhắc cuộc họp

Dòng tiêu đề : Gặp gỡ hàng tuần với nhóm: Nhắc nhở cuộc họp

Xin chào [Tên],

Đây là lời nhắc nhở về cuộc họp của chúng ta vào ngày [Ngày diễn ra cuộc họp]. Tôi đã đính kèm tất cả các thông tin chi tiết liên quan đến cuộc họp.

Tôi mong sớm được nói chuyện!

Trân trọng,
[Tên của bạn]

Email nhắc nhở sau khi không phản hồi 

Dòng tiêu đề: : Bạn đã đọc email của tôi chưa? 

Xin chào [Tên] 

Tôi đã gửi email cho bạn hai tuần trước về một ưu đãi đặc biệt cho một trong những sản phẩm mà bạn quan tâm. Tôi đoán là email đó đã bị thất lạc. 

Xin nhắc lại một lần nữa rằng ưu đãi đặc biệt này chỉ có hiệu lực trong hai tuần nữa. Nếu bạn vẫn quan tâm, vui lòng trả lời email này.
Trân trọng,
[Tên của bạn] 

Bằng cách hiểu rõ về Reminder Email, bạn có thể tối ưu hóa quá trình giao tiếp qua email, quản lý thời gian, giảm thiểu sự quên lãng và đảm bảo các công việc quan trọng luôn được thực hiện đúng hạn. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!