Follow up email là gì? 5 bước viết follow up email hiệu quả

Nhiều người cho rằng Follow up email là một dạng Cold email  thế nhưng đây là hai loại email hoàn toàn khác nhau. Quá trình viết một Follow up email rất khác so với các loại email thông thường. Đọc ngay bài viết dưới đây của Bizfly để nắm được cách viết follow up email giúp tăng tỷ lệ phản hồi của khách hàng. 

Follow up email là gì?

Khái niệm

Follow up email hay còn gọi là email theo dõi. Đây là loại email được gửi đi sau email đầu tiên mà bạn gửi cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại trong danh sách email khách hàng của bạn. 

Chúng hoạt động như những thông báo để nhắc nhở người nhận về những email đã được gửi trước đó và khuyến khích họ trả lời hoặc thực hiện hành động cụ thể. Từ đó gia tăng sự kết nối với khách hàng, xây dựng lòng tin cho họ.

Khi nào nên gửi email theo dõi?

Một số thời điểm “vàng” để bạn gửi follow up email như sau:

• Sau khi khách hàng thực hiện hành động cụ thể

- Mua hàng: Gửi email cảm ơn khách hàng đã mua hàng và giới thiệu các sản phẩm liên quan hoặc khuyến mãi hấp dẫn để thúc đẩy họ mua hàng tiếp theo.

- Tạo tài khoản: Khuyến khích họ hoàn thiện thông tin hồ sơ, kích hoạt tài khoản và sử dụng các tính năng khác của trang web.

- Tải xuống tài liệu: Hỏi ý kiến khách hàng về tài liệu đã tải, cung cấp thêm thông tin liên quan hoặc giới thiệu các dịch vụ phù hợp.

- Xem video: Gửi email giới thiệu video tiếp theo trong series hoặc đề xuất video có nội dung tương tự về sản phẩm/dịch vụ khách hàng quan tâm.

•  Các dịp đặc biệt

- Sinh nhật: Gửi lời chúc mừng sinh nhật và tặng quà khuyến mãi hoặc ưu đãi độc quyền.

- Ngày lễ: Gửi lời chúc mừng ngày lễ và giới thiệu các chương trình khuyến mãi phù hợp với dịp lễ.

- Kỷ niệm: Gửi lời chúc mừng kỷ niệm ngày thành lập tài khoản, ngày mua hàng đầu tiên,... hay tri ân khách hàng bằng những ưu đãi đặc biệt.

>> Tham khảo thêm: Newletters - Loại tiếp thị email hiệu quả được nhiều Marketer tin dùng

Vì sao bạn nên gửi follow up email thường xuyên?

Việc gửi follow up email thường xuyên mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy xem một số lý do được Bizfly liệt kê sẽ giúp bạn làm rõ vì sao nên gửi email theo dõi cho khách hàng:

•  Tăng tỷ lệ chuyển đổi

Follow up email giúp nhắc nhở khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã quan tâm, từ đó thúc đẩy họ quay lại trang web và hoàn tất mua hàng. 

Theo một nghiên cứu cho thấy tỷ lệ chuyển đổi của những khách hàng nhận được follow up email cao hơn 21% so với những khách hàng không nhận được. Điều này có thể dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

•  Tăng cường lòng trung thành của khách hàng

Gửi email theo dõi là một cách tuyệt vời để duy trì liên lạc và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Khi gửi email thường xuyên, bạn có thể cho họ biết rằng bạn quan tâm đến họ và muốn cung cấp cho họ trải nghiệm tốt nhất.

Chẳng hạn như gửi email cung cấp thông tin cho về các ưu đãi và khuyến mãi độc quyền, điều này có thể khuyến khích họ mua hàng nhiều hơn và trở thành khách hàng trung thành của bạn.

• Nâng cao nhận thức về thương hiệu

Mỗi lần bạn gửi follow up email, lại có thêm một cơ hội để nhắc nhở khách hàng về thương hiệu của bạn. Điều này có thể giúp tăng nhận thức về thương hiệu và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

• Tăng ROI của các chiến dịch marketing

Theo một nghiên cứu cho thấy rằng follow up email có thể mang lại tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI) cao tới 200%. Do đó, gửi follow up email là một cách rất hiệu quả để sử dụng ngân sách marketing của bạn. Chi phí cho mỗi email gửi đi rất thấp, nhưng lợi ích thu được rất đáng kể.

7 bước viết follow up email hiệu quả

Tham khảo ngay 7 bước viết email theo dõi hiệu quả của chúng tôi:

Bước 1 – Mở email của bạn bằng lời chào được cá nhân hóa

Khi bạn gửi follow up email cho khách hàng tiềm năng, bạn nên mở đầu email bằng lời chào được cá nhân hóa, giúp người nhận có cảm giác thân thiện hơn. 

Vì vậy, khi bạn viết email tiếp theo, hãy bắt đầu bằng những câu như “Chào A/B” thay vì bắt đầu vào ngay nội dung chính hay câu hỏi.

Nếu muốn nghe trang trọng hơn một chút, bạn cũng có thể nói “Kính gửi [tên]” hoặc “Xin chào [tên]”. Chỉ cần đảm bảo thêm tên khách hàng tiềm năng vì nó sẽ giúp thu hút sự chú ý của họ.

Bước 2 - Đưa ra một số bối cảnh bằng cách đề cập đến thời điểm bạn nói chuyện lần cuối

Sau lời chào được cá nhân hóa, hãy đưa ra một số bối cảnh bằng cách đề cập đến thời điểm bạn nói chuyện lần cuối, chẳng hạn như: “Tôi thực sự rất vui với cuộc gọi điện thoại của chúng ta vào tuần trước để thảo luận về [chủ đề…]” . 

Hoặc nếu đó là trao đổi qua email thì bạn có thể nói “Email chúng ta đã trao đổi vào tháng trước về [chủ đề]” .

Tóm tắt ngắn gọn những gì bạn và khách hàng đã tương tác trong 1-2 câu. Nó sẽ giúp nhắc nhở họ bạn là ai và tại sao bạn lại liên hệ với họ. 

Bước 3 – Trình bày lại mục đích tiếp cận của bạn

Tiếp đến, bạn hãy trình bày thẳng vào vấn đề, bạn cần nói cụ thể lý do tại sao bạn muốn kết nối lại với họ. Dưới đây là một số ví dụ:

• “Tôi muốn xem rằng liệu bạn còn quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ mà mà tôi đã gửi không?”

• “Tôi quay lại để xem liệu bạn có thể xác nhận cuộc gặp của chúng ta vào thứ Ba tuần sau lúc 2 giờ chiều không?”

Theo dõi bối cảnh và đưa ra một câu hỏi cụ thể sẽ giúp họ dễ dàng phản hồi tích cực. Vì vậy, hãy đảm bảo nêu rõ mục đích của bạn một cách rõ ràng và trực tiếp để cho khách hàng tiềm năng biết họ có thể trợ giúp hoặc phản hồi như thế nào.

Bước 4 – Cung cấp thông tin mới hoặc chia sẻ lại các chi tiết quan trọng

Ngoài việc nêu rõ mục đích liên hệ lại, bạn cũng nên cân nhắc việc bổ sung thông tin mới hoặc nêu bật lại các chi tiết quan trọng mà bạn muốn nhắc đến trong cuộc trò chuyện.

Điều này sẽ cho khách hàng tiềm năng hiểu lý do tại sao họ nên tham gia lại cuộc trò chuyện với bạn. Dưới đây là một số tùy chọn bạn có thể bao gồm:

• Yêu cầu một cuộc họp để demo sản phẩm của bạn
• Tìm kiếm phản hồi về đề xuất hoặc báo giá
• Yêu cầu một cuộc gọi để thảo luận thêm về nhu cầu của họ

Bước 5 – Đưa ra yêu cầu của bạn hoặc đề xuất các bước tiếp theo (CTA)

Hãy đảm bảo truyền đạt rõ ràng mọi hành động được yêu cầu hoặc các bước tiếp theo mà bạn muốn khách hàng tiềm năng thực hiện. Điều này sẽ cung cấp cho họ lời kêu gọi hành động rõ ràng và thúc đẩy cuộc trò chuyện tiếp tục.

Ví dụ: “Tôi muốn lên lịch một cuộc gọi điện thoại nhanh để giới thiệu nền tảng của chúng tôi và thảo luận thêm về cách chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu của bạn”.

Bước 6 – Kết thúc email của bạn với sự đánh giá cao

Một câu đơn giản “Cảm ơn bạn đã dành thời gian” hoặc “Tôi đánh giá cao việc bạn dành thời gian để thảo luận thêm về vấn đề này” có thể góp phần lớn vào việc duy trì mối quan hệ đôi bên.

Dưới đây là một số ví dụ để kết thúc email tiếp theo của bạn với sự đánh giá cao:

• Tôi đánh giá cao thời gian của bạn và mong được kết nối hơn nữa.
• Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự cân nhắc của bạn. Xin đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn cần bất cứ điều gì khác.

Bước 7 – Đọc lại trước khi gửi

Cuối cùng, hãy đọc qua email tiếp theo của bạn lần cuối trước khi nhấn nút gửi. Quá trình kiểm tra lại sẽ giúp bạn có cơ hội phát hiện lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc cách diễn đạt khó hiểu nào đó. 

Kể cả khi bạn đã hài lòng với nội dung, nhưng cũng đừng quên xem lại tên, dòng chủ đề và địa chỉ email của người nhận để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.

Lưu ý khi sử dụng follow up email

Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần nắm vững để đạt được hiệu quả mong muốn khi gửi follow up email cho khách hàng:

• Gửi quá nhiều email trong thời gian ngắn

Gửi quá nhiều email trong thời gian ngắn có thể khiến người nhận cảm thấy phiền nhiễu, thậm chí dẫn đến việc họ hủy đăng ký email của bạn.

Duy trì tần suất gửi email hợp lý, khoảng 2-3 ngày cho mỗi email. Tùy chỉnh tần suất dựa trên loại email và mức độ quan trọng của việc nhận phản hồi.

• Thêm giá trị cho mỗi email 

Đừng chỉ gửi những email chứa nội dung quảng cáo hoặc chào bán sản phẩm một cách sáo rỗng.

Mỗi email theo dõi cần mang đến giá trị thiết thực cho người nhận, ví dụ như thông tin hữu ích, giải pháp cho vấn đề của họ, hoặc ưu đãi hấp dẫn cho sản phẩm/dịch vụ cụ thể. 

• Ngắn gọn và trực tiếp

Viết email quá dài dòng, lan man khiến người nhận mất tập trung và bỏ qua thông tin quan trọng. 

Thay vào đó hãy sử dụng ngôn ngữ súc tích, dễ hiểu, đi thẳng vào trọng tâm và nêu rõ mục đích của email.

• Luôn cá nhân hóa các email

Gửi email chung chung cho tất cả người nhận mà không cá nhân hóa nội dung sẽ khiến người nhận nhàm chán và cho email vào thùng rác. 

Cá nhân hóa nội dung email dựa trên tên, sở thích, hành vi của từng người nhận để tạo sự kết nối và thu hút sự chú ý của họ.

• Đừng bán hàng quá mức

Biến mọi follow up email thành cơ hội bán hàng một cách lộ liễu, gây nhàm chán, phản cảm cho người nhận.

Hãy tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ, cung cấp giá trị và nuôi dưỡng lòng tin trước khi đề cập đến việc bán hàng.

• Đừng đưa ra yêu cầu

Yêu cầu người nhận thực hiện hành động ngay lập tức mà không cung cấp bối cảnh hoặc lý do thuyết phục là hành động kém duyên.

Thay vào đó, hãy giải thích rõ ràng lợi ích của việc thực hiện hành động, đồng thời gợi ý hành động cụ thể và đơn giản để người nhận dễ dàng thực hiện.

Ví dụ và mẫu Follow up email

Sau đây là ví dụ về các mẫu Follow up email mà bạn có thể tham khảo và sử dụng:

• Email theo dõi sau khi không có phản hồi

Chủ đề: Cùng dòng chủ đề với email gốc

Xin chào [tên],

Tôi đang quay lại đề xuất mà tôi đã gửi tuần trước về [chủ đề].

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần tôi gửi lại bất cứ điều gì hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác.

Hãy cho tôi biết liệu chúng ta có thể thảo luận vấn đề này trước cuối tuần này hay không.

Mong chờ phản hồi của bạn.

Cảm ơn,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi phỏng vấn

Chủ đề: Tiêu đề giống với email gốc

Kính gửi [tên người phỏng vấn],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian phỏng vấn tôi ngày hôm qua cho vị trí [vị trí] tại [công ty]. 

Rất vui được nói chuyện với bạn và tìm hiểu thêm về vị trí và [công ty]. 

Tôi rất vui mừng về cơ hội này và mong nhận được phản hồi từ bạn về quyết định tuyển dụng của bạn. 

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung nào từ tôi. 

Cảm ơn một lần nữa,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi bán hàng

Chủ đề: Dòng chủ đề giống với email gốc

Xin chào [tên khách hàng],

Tôi muốn theo dõi email trước đây của tôi về [sản phẩm/dịch vụ].

Tôi biết bạn hẳn rất bận rộn, nhưng tôi tin chắc rằng [sản phẩm/dịch vụ] có thể giúp công ty của bạn đạt được [lợi ích chính].

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có cơ hội xem lại thông tin tôi đã gửi qua. Tôi sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có hoặc cung cấp thêm chi tiết.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi cuộc họp

Chủ đề: Dòng chủ đề giống với email gốc

Xin chào (tên nhân sự)

Tôi đang theo dõi yêu cầu họp mà tôi đã gửi tuần trước để thảo luận về [chủ đề cuộc họp].

Tôi biết mọi việc có thể bận rộn như thế nào nên tôi muốn chắc chắn rằng bạn đã nhận được email của tôi.

Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn tôi cung cấp thêm bất kỳ chi tiết nào về mục đích của cuộc họp.

Đây là liên kết mời họp để đặt lịch của tôi thuận tiện cho bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi kết nối mạng

Chủ đề: Dòng chủ đề giống với email gốc

Xin chào tên],

Thật tuyệt vời khi được gặp bạn tại [sự kiện] ngày hôm qua. Tôi thực sự thích tìm hiểu thêm về vai trò của bạn tại [công ty] và kinh nghiệm của bạn trong [ngành].

Giống như chúng ta đã thảo luận, tôi rất muốn giữ liên lạc.

Vui lòng liên hệ nếu bạn muốn kết nối thêm.

Tôi luôn vui vẻ thưởng thức một tách cà phê hoặc trò chuyện qua điện thoại.

Chúc bạn có một ngày nghỉ cuối tuần vui vẻ!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi đề xuất

Chủ đề:Cùng dòng chủ đề với email gốc

Xin chào [tên khách hàng],

Tôi hy vọng bạn đã có cơ hội xem xét đề xuất mà tôi đã gửi về [chi tiết dự án].

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần làm rõ về phương pháp đề xuất của tôi.

Tôi rất vui được thảo luận chi tiết hơn về dự án bất cứ khi nào thuận tiện cho bạn.

Tôi mong chờ được nghe suy nghĩ của bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi hóa đơn

Chủ đề:Cùng dòng chủ đề với email gốc

Xin chào [tên khách hàng],

Tôi đang theo dõi [số hóa đơn] đã được gửi vào [ngày] và đến hạn vào [ngày đáo hạn].

Theo hồ sơ của tôi, hóa đơn này hiện đã quá hạn.

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần tôi gửi lại bản sao hóa đơn.

Nếu bạn đã gửi thanh toán, vui lòng bỏ qua lời nhắc này.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi tiếp thị

Chủ đề:Cùng dòng chủ đề với email gốc

Xin chào tên],

Tôi muốn theo dõi thông tin tôi đã gửi gần đây về [sản phẩm/dịch vụ] của [công ty].

Tôi biết bạn có thể rất bận rộn, nhưng tôi tin tưởng rằng [sản phẩm/dịch vụ] có thể giúp công ty của bạn đạt được [lợi ích].

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có cơ hội xem lại tài liệu và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác.

Tôi rất sẵn lòng cung cấp thêm thông tin chi tiết hoặc thực hiện cuộc gọi nhanh để thảo luận về cách [sản phẩm/dịch vụ] có thể đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi cuộc gọi khám phá 

Chủ đề: Cùng dòng chủ đề với email gốc

Xin chào tên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian để nói chuyện với tôi ngày hôm qua.

Thật tuyệt vời khi biết thêm về [các chủ đề chính được thảo luận] và cách chúng ta có thể hợp tác cùng nhau.

Như đã thảo luận, tôi sẽ đưa ra đề xuất cho [dịch vụ] và phác thảo chi phí cũng như tiến trình dự kiến.

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào khác từ tôi ở giai đoạn này.

Tôi mong được thảo luận thêm về cách chúng ta có thể hợp tác cùng nhau.

Chúc bạn có một ngày nghỉ cuối tuần vui vẻ!

Trân trọng,

[Tên của bạn]

• Mẫu email theo dõi yêu cầu

Chủ đề: Cùng dòng chủ đề với email gốc

Xin chào tên],

Tôi hy vọng bạn đã có một tuần tuyệt vời cho đến nay!

Tôi muốn theo dõi câu hỏi của bạn về [sản phẩm/dịch vụ] và đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin chi tiết mình cần.

Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc cần làm rõ thêm về những gì chúng ta đã thảo luận.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Câu hỏi thường gặp về follow up email

• Thời gian chờ đợi phản hồi là bao lâu?

Thời gian chờ đợi phản hồi phụ thuộc vào ngữ cảnh và đối tượng bạn nhắm đến. Tuy nhiên, thông thường bạn nên đợi ít nhất 24 giờ sau khi gửi email đầu tiên trước khi theo dõi. Sau đó, có thể tiếp tục theo dõi 2-3 ngày tiếp cho đến khi nhận được phản hồi.

• Tôi nên gửi bao nhiêu email? 

Số lượng email theo dõi bạn nên gửi là 3-5 email. Việc gửi quá nhiều email có thể khiến khách hàng cảm thấy phiền nhiễu, nhưng gửi quá ít email lại có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội kết nối.

• Tần suất gửi follow up email phù hợp là bao nhiêu? 

Tần suất gửi email theo dõi phù hợp tùy thuộc vào loại email bạn đang gửi và mức độ quan trọng của việc nhận được phản hồi. Ví dụ, nếu bạn đang gửi email bán hàng, bạn có thể theo dõi sau mỗi 2-3 ngày. Nếu bạn đang gửi email để hỏi thông tin, bạn có thể theo dõi sau mỗi 1-2 tuần.

• Tôi nên làm gì nếu vẫn không nhận được phản hồi sau nhiều lần gửi email theo dõi?

Nếu bạn vẫn không nhận được phản hồi sau nhiều lần gửi email theo dõi, bạn có thể thử thay đổi cách tiếp cận. Ví dụ, bạn có thể thử gửi email vào một thời điểm khác, thay đổi tiêu đề email hoặc làm mới nội dung email. Bạn cũng có thể liên hệ với người nhận qua kênh khác, chẳng hạn như qua điện thoại hoặc LinkedIn.

•  Làm cách nào để tự động hóa email theo dõi trong Gmail/Outlook?

Để tự động hóa email theo dõi trong Gmail và Outlook, hãy tham khảo một số công cụ có thể giúp bạn. Cụ thể là:

• MailChimp
• ActiveCampaign
• Drip
• Hubspot
• Bizmail

Bài viết trên của Bizfly đã cung cấp thông tin chi tiết cho bạn về follow up email là gì và hướng dẫn 7 bước để viết follow up email hiệu quả, thu hút khách hàng nhất. Đồng thời đưa ra ví dụ và mẫu email, hy vọng bạn sẽ tận dụng nó tốt cho hoạt động kinh doanh của mình.