Tần suất gửi email là gì? 6 cách xác định tần suất gửi email marketing hiệu quả

Tần suất gửi email phù hợp sẽ giúp bạn tiếp cận được với khách hàng thường xuyên, nâng cao nhận thức về thương hiệu, thúc đẩy doanh số bán hàng và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Tuy nhiên, không có một tần suất gửi tiêu chuẩn cho tất cả các doanh nghiệp. Trong bài viết này, Bizfly sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tần suất gửi email là gì, cách xác định tần suất gửi email tối ưu cho chiến dịch của bạn. 

Tần suất gửi email là gì?

Tần suất gửi email là số lần gửi email trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Đây là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi xây dựng chiến dịch email marketing bởi nó có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của cả chiến dịch.

Tần suất gửi thư phù hợp có thể khiến người đăng ký quan tâm và tương tác với nội dung của bạn, đồng thời tránh làm phiền người nhận và ảnh hưởng đến danh tiếng của thương hiệu. Từ đó, sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của chiến dịch email marketing.

6 cách xác định tần suất gửi email hiệu quả cho doanh nghiệp

Để tìm được tần suất gửi email phù hợp cho một chiến dịch, điều quan trọng là phải áp dụng phương pháp dựa trên data và danh sách thông tin email khách hàng. Dưới đây là một số cách áp dụng mà bạn có thể tham khảo:

• Dựa trên mục tiêu của chiến dịch

Để đạt được hiệu quả tối đa trong chiến dịch email marketing, việc thay đổi tần suất gửi email cần căn cứ vào mục tiêu cụ thể của bạn. Mục tiêu có thể là tăng doanh thu, tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng lượng khách hàng mới, tăng sự gắn kết giữa doanh nghiệp với khách hàng,... Điều này đảm bảo rằng việc tiếp cận khách hàng sẽ không gây phản tác dụng và mang lại kết quả tốt nhất cho chiến dịch của bạn.

Ví dụ, nếu mục tiêu chính trong chiến dịch của bạn là thúc đẩy mua hàng hay tăng lưu lượng truy cập vào website, thì việc tăng tần suất gửi thư sẽ là một giải pháp hợp lý. Bằng cách gửi email thường xuyên tới khách hàng với thông tin hấp dẫn và cung cấp nhiều ưu đãi độc quyền, bạn có thể tạo ra sự kích thích và khuyến khích họ thực hiện hành động mua hàng hoặc ghé thăm trang web của bạn thường xuyên hơn.

• Phân khúc đối tượng của bạn

Không phải tất cả khách hàng đều có cùng sở thích và nhu cầu, mỗi nhóm khách hàng có sở thích, nhu cầu và đặc điểm riêng, do đó, việc tùy chỉnh tần suất gửi email cho từng phân khúc sẽ mang lại kết quả tốt hơn.

Một phương pháp phân khúc đối tượng hiệu quả mà bạn có thể tham khảo đó là dựa trên tương tác cuối cùng của khách hàng với email của bạn. Dựa trên thông tin này, bạn có thể chia danh sách khách hàng thành 4 phân khúc như sau:

Nhóm khách hàng đã mở email trong tháng gần nhất: Đây là nhóm khách hàng tương tác tích cực với email của bạn. Bạn có thể gửi email cho nhóm này với tần suất thường xuyên và cung cấp thông tin mới nhất, khuyến mãi và sản phẩm dịch vụ của bạn.

- Mở email trong 3 tháng gần đây: Với nhóm khách hàng này, bạn có thể giảm tần suất gửi email so với nhóm thứ nhất, nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích và giữ cho họ liên tục quan tâm đến bạn. 

- Mở email trong 6 tháng: Do là nhóm khách hàng có tương tác thấp nên bạn có thể giảm tần suất gửi và đặc biệt, tập trung mang tới nội dung hấp dẫn để thu hút sự quan tâm trở lại của họ.

- Nhóm khách hàng không mở hoặc không tương tác trong hơn 6 tháng: Những khách hàng trong nhóm này, bạn có thể xem xét và xóa bỏ khỏi danh sách. Bởi nếu tiếp tục thực hiện chiến dịch trên phân khúc này, khả năng cao bạn sẽ bị khiếu nại hoặc giảm tỷ lệ Inbox.

• Theo sở thích của khách hàng mục tiêu

Sở thích của khách hàng mục tiêu là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi xác định tần suất gửi email. Khách hàng có sở thích thường xuyên cập nhật thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể muốn nhận email thường xuyên hơn so với khách hàng có sở thích ít thường xuyên hơn.

Để xác định tần suất gửi thư phù hợp theo sở thích của khách hàng mục tiêu, bạn có thể áp dụng theo các bước sau:

- Thu thập thông tin về sở thích của khách hàng mục tiêu thông qua cuộc khảo sát, giao tiếp trực tiếp.

- Dựa trên thông tin thu thập được, phân loại sở thích thành các nhóm tương ứng

- Cuối cùng, xác định tần suất gửi email cho từng nhóm sở thích dựa trên mức độ quan tâm và tính chất của sở thích. Ví dụ, nhóm có sở thích mạnh và quan tâm sâu có thể nhận email thường xuyên hơn, trong khi nhóm có sở thích mờ nhạt hơn có thể nhận email ít thường xuyên hơn.

• Hỏi ý kiến người đăng ký

Phương pháp này thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng và cho họ quyền kiểm soát tần suất họ muốn nhận thông tin từ bạn.

Bạn có thể hỏi ý kiến người đăng ký ngay sau bản tin email đầu tiên gửi tới họ. Hãy đưa ra một số tùy chọn để khách hàng có thể chọn, chẳng hạn như: Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hai tháng một lần, ba tháng một lần, sáu tháng một lần,...

• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Ngoài việc hỏi ý kiến người đăng ký, bạn cũng có thể nghiên cứu tần suất gửi email của các đối thủ cạnh tranh. Điều này có thể cung cấp cho bạn một ý tưởng về tần suất gửi phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Một số cách giúp nghiên cứu tần suất gửi email của đối thủ cạnh tranh như:

- Đọc các bản tin email của đối thủ cạnh tranh

- Theo dõi các đối thủ cạnh tranh trên mạng xã hội

- Sử dụng các công cụ phân tích email marketing

- Đăng ký nhận email từ đối thủ, sau đó theo dõi và đánh giá về tần suất gửi email của họ

• Dựa vào các chiến dịch trước đó

Nếu bạn đã từng chạy các chiến dịch email marketing trước đây, bạn có thể dựa vào dữ liệu từ các chiến dịch đó để xác định tần suất gửi email phù hợp.

Bằng cách sử dụng các công cụ phân tích email marketing hay các báo cáo trước đây, bạn có thể xem xét các yếu tố sau để xác định tần suất gửi phù hợp: Tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi,...

Những lưu ý quan trọng để quản lý tần suất gửi email hiệu quả

Để xác định tần suất gửi phù hợp, bạn cần chú trọng đến 3 lưu ý sau đây:

• Theo dõi số liệu của bạn

Tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và tỷ lệ chuyển đổi là những số liệu quan trọng cần theo dõi để xác định tần suất gửi email phù hợp. Nếu mức độ tương tác của bạn giảm xuống, đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần điều chỉnh tần suất gửi của mình.

• Tập trung vào chất lượng hơn số lượng

Thay vì cố gắng gửi càng nhiều email càng tốt, hãy tập trung vào việc tạo nội dung chất lượng cao mà người đăng ký của bạn mong muốn nhận được. Điều này có thể giúp xây dựng sự phấn khích và mong đợi đối với email của bạn, dẫn đến tỷ lệ tương tác cao hơn.

• Sử dụng tự động hóa

Sử dụng các công cụ tự động hóa để gửi email được nhắm mục tiêu, cá nhân hóa đến người đăng ký của bạn mà không làm họ quá tải với quá nhiều email.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn có thể biết cách tối ưu hóa chiến dịch email marketing của mình bằng cách điều chỉnh tần suất gửi email cho phù hợp. Hãy nhớ rằng việc tìm ra tần suất gửi tối ưu có thể cần một số thử nghiệm và sai sót, vì vậy hãy kiên nhẫn và bền bỉ trong nỗ lực của bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, hãy liên hệ ngay tới website, fanpage của Bizfly để được hỗ trợ nhiệt tình.