Cách tạo luồng kịch bản tự động và lên lịch gửi email với BizMail

Trong việc tổ chức sự kiện, chiến dịch bám đuôi và nuôi dưỡng khách hàng, doanh nghiệp sẽ cần gửi nhiều thông tin cho khách hàng, với số lượng lớn... Lúc này, email là kênh lý tưởng để truyền tải thông tin vì khả năng chứa đựng nhiều tài liệu, dễ dàng truy cập và chi phí thấp. Nếu bạn đang sử dụng giải pháp BizMail hoặc quan tâm đến tính năng này, hãy cùng tham khảo ngay cách lên lịch gửi mail hàng loạt dưới đây nhé.

BizMail là giải pháp gửi Email Marketing tự động theo kịch bản, hỗ trợ doanh nghiệp duy trì kết nối, nuôi dưỡng và chăm sóc khách hàng hiệu quả, góp phần tạo thiện cảm với thương hiệu và tăng doanh số bán hàng. Chỉ với một nhân sự duy nhất, trong vòng 15 phút thao tác và lên lịch, nội dung của bạn sẽ tự động được gửi tới hàng ngàn tài khoản vào đúng thời điểm. 

Cách tạo luồng kịch bản tự động với BizMail

Đây là tính năng cho phép người dùng tạo ra những luồng kịch bản gửi mail nhằm phục vụ việc chăm sóc khách hàng tự động theo một chu trình. Để thực hiện tính năng này, đầu tiên bạn hãy lựa chọn “Luồng kịch bản tự động” trên thanh menu bên trái. Tiếp đến, click vào button “Tạo luồng kịch bản mới” màu đỏ ở bên phải màn hình. Sau khi đặt tên cho luồng, bạn có thể ấn “bắt đầu” để khởi tạo.

Để thực hiện xây luồng gửi mail tự động, các bạn cần quan tâm tới các yếu tố ở bên phải, bao gồm: Hành động, điều kiện và khoảng thời gian chờ. Người dùng chỉ cần kéo thả các yếu tố và kéo hai đầu dây kết nối các bước, từ đó tạo thành một luồng gửi mail hoàn chỉnh. Dựa vào hành vi khách hàng, bạn có thể xây dựng, sắp xếp và dự đoán các hành động tiếp theo với email. Ví dụ nếu khách hàng không mở mail thì hành động và nội dung tiếp theo nên gửi là gì?

Ở bước gửi mail, bạn có thể tùy chính một số thuộc tính như tên người gửi, email nhận phản hồi, dừng gửi mail khi với các địa chỉ bị trùng để kiểm soát được số lượng mail mỗi tài khoản nhận được, sử dụng template có sẵn hoặc tùy chỉnh nội dung…Sau khi thiết lập xong luồng, bạn hãy ấn lưu kịch bản và lựa chọn khởi chạy ngay để vận hành.

Hướng dẫn sử dụng tính năng lên lịch gửi khi tạo Email Automation theo chiến dịch (campaign)

Sau khi đã xây dựng xong luồng gửi mail tự động, bạn có thể bắt đầu tiến hành gửi mail theo từng chiến dịch. BizMail sẽ cung cấp 2 lựa chọn cho bạn: gửi chiến dịch thường và chiến dịch AB. 

Gửi mail tự động với chiến dịch thường

Với chiến dịch thường, hệ thống sẽ gửi toàn bộ email trong 1 lần duy nhất. Đầu tiên, bạn cần đặt tên cho chiến dịch (khuyến mãi tháng 6, mail nuôi dưỡng, thông báo bảo hành…), sau đó hoàn thiện các yêu cầu như tiêu đề mail, địa chỉ email dùng để gửi, danh sách người nhận…

Lưu ý:

• Ở phần tiêu đề mail bắt buộc phải có chữ [AD] theo Nghị định 91 của chính phủ, còn nếu muốn cá nhân hóa tiêu đề theo tên khách hàng, bạn có thể thêm trường dữ liệu muốn cá nhân hóa như tên, số điện thoại, email, cách xưng hô…

• Ở phần người nhận, bạn có thể add thêm danh sách khách hàng muốn gửi mail, nếu phát hiện địa chỉ rủi ro cao, hệ thống sẽ tự động loại bỏ.
• Ở phần nội dung email, sau khi chọn template (mẫu) gửi, bạn có thể kiểm tra trước nội dung mail với 3 công cụ bao gồm check spam, kiểm tra với Gmail và gửi thử tới địa chỉ test.

Cuối cùng bạn có thể ấn chọn gửi ngay hoặc lên lịch. Chiến dịch mail sẽ bắt đầu khởi chạy, tốc độ hoàn tất sẽ phụ thuộc vào số lượng data có trong chiến dịch.

Gửi mail tự động dạng A/B testing

Các bước chuẩn bị ban đầu sẽ tương tự như gửi mail theo chiến dịch thường. Ở các bước sau, bạn sẽ cần cài đặt thời gian thử chạy, tiêu chí lựa chọn phiên bản chiến thắng và phương thức sử dụng phiên bản hiệu quả hơn. Đối với dạng  A/B testing, bạn vẫn có thể lựa chọn gửi mail ngay lập tức hoặc cài đặt thời gian.