7 lợi ích của Email Automation mà chắc chắn bạn không nên bỏ qua

bizfy.vn 10/06/2024

Sử dụng email như một kênh chăm sóc khách hàng chủ lực là chiến lược đã được rất nhiều doanh nghiệp triển khai. Nhưng làm sao để gửi hàng trăm, hàng ngàn email mỗi ngày với chỉ một nhân sự duy nhất. Đó là lúc bạn nên tìm đến email automation. Vậy thì email automation là gì? Chính xác thì nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Email automation là gì?

Email automation, hay còn gọi là tự động hóa email, là việc sử dụng phần mềm để tự động gửi email dựa trên các tiêu chí phân loại từ trước. Đây là một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị qua email, giúp các doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng. Thay vì phải gửi email thủ công từng cái một, email automation giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa các tác vụ như:

  • Gửi email chào mừng: Khi người dùng mới đăng ký tài khoản hoặc mua hàng, bạn có thể tự động gửi email chào mừng để giới thiệu về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
  • Gửi email theo dõi đơn hàng: Khi khách hàng đặt hàng, bạn có thể tự động gửi email theo dõi đơn hàng để thông báo cho họ về tình trạng đơn hàng.
  • Gửi email nhắc nhở thanh toán: Khi khách hàng chưa thanh toán hóa đơn, bạn có thể tự động gửi email nhắc nhở thanh toán để thu hồi tiền.
  • Gửi email chúc mừng sinh nhật: Bạn có thể tự động gửi email chúc mừng sinh nhật cho khách hàng để thể hiện sự quan tâm và tăng cường lòng trung thành của họ.
  • Gửi email khảo sát: Bạn có thể tự động gửi email khảo sát để thu thập phản hồi của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Ngoài ra, email automation còn có thể được sử dụng để gửi các loại email khác như email quảng cáo, email khuyến mãi, email hỗ trợ khách hàng, v.v.

7 lợi ích của email automation

Email automation là một công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp muốn gia tăng hiệu suất công việc và đạt được thành công trong kỷ nguyên số.

1. Gia tăng hiệu suất công việc

Đa số các doanh nghiệp đều luôn mong muốn tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiếp cận tối đa khách hàng tiềm năng và duy trì sự nhất quán trong giao tiếp. Tuy nhiên, việc gửi email thủ công đến từng người đăng ký có thể tốn nhiều thời gian và công sức, ảnh hưởng đến năng suất chung của doanh nghiệp.

Nhờ vào tự động hóa, các email này được gửi một cách chính xác và nhất quán mà không cần sự can thiệp thủ công từ nhân viên. Giờ đây, bạn chỉ cần setup sẵn nội dung, template và thời gian cho chiến dịch và hệ thống sẽ tự động gửi tới hàng ngàn khách hàng. 

Điều này giúp nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào các tác vụ quan trọng và có giá trị cao hơn như phát triển sản phẩm, chăm sóc khách hàng, và bán hàng. Bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, email automation không chỉ tăng hiệu quả làm việc mà còn giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ đó cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng cường hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.

2. Tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Với thời gian tiết kiệm được, bạn có thể tập trung vào việc tạo ra các email tự động mang lại trải nghiệm tích cực cho người dùng. Những email này có thể bao gồm chuỗi email chào mừng, khuyến mãi, và nhắc nhở, giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Khi nội dung mail được tối ưu hóa theo nhu cầu, sở thích của khách hàng thì tỷ lệ Qualified Lead từ kênh Email, tỷ lệ mở và ấn theo dõi có thể tăng lên. Người đọc cũng không cảm thấy phiền và báo cáo “spam”.

3. Giữ chân những khách hàng tiềm năng đang mất hứng thú

Lợi ích lớn thứ ba của khi sử dụng email automation gắn liền với hai lợi ích đầu tiên và định nghĩa tiếp thị qua kênh email. Hãy tưởng tượng, khi vận hành chiến dịch gửi mail của mình, bạn phải liên hệ với từng người đã bỏ giỏ hàng, không hoàn thành thanh toán hoặc có để lại đánh giá không như mong đợi. Tất nhiên việc đó sẽ khó khả thi và tiêu tốn nhiều thời gian, công sức.

Khi đó email automation cho phép bạn tạo các thông điệp dạng "rập khuôn" để gửi đến những người dùng không tương tác. Những người dùng này có thể sẽ hủy đăng ký hoặc đã mất - hoặc sắp mất - hứng thú với thương hiệu của bạn. Thay vì lãng phí thời gian theo dõi và lọc ra những tài khoản ít tương tác, bạn có thể “warm - up” lại mối quan hệ với tập khách hàng này một dạng tự động hóa thông qua phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của mình.

Sau khi đo lường phản hồi, bạn có thể giữ lại những tài khoản tiềm năng, cho vào danh sách nuôi dưỡng hoặc loại bỏ hoàn toàn những khách hàng đã rời bỏ để tránh lãng phí nguồn lực chăm sóc.

4. Tăng độ nhận diện thương hiệu hiệu quả với email automation

Email automation chính là giải pháp hoàn hảo để tiếp cận khách hàng tiềm năng và tăng độ nhận diện thương hiệu cho sản phẩm.

Email automation giúp tăng độ nhận diện thương hiệu hiệu quả bằng cách đảm bảo thông điệp của thương hiệu được gửi đến khách hàng một cách nhất quán và đúng thời điểm. Các email tự động, như email chào mừng, cập nhật sản phẩm, và khuyến mãi đặc biệt, đều mang thương hiệu của doanh nghiệp với logo, màu sắc và giọng điệu nhất quán, giúp khách hàng ghi nhớ và nhận diện thương hiệu một cách dễ dàng hơn.

Ngoài ra, email automation cho phép doanh nghiệp duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức. Bằng cách tự động hóa các chiến dịch email định kỳ, doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng một cách liên tục và tạo dựng mối quan hệ bền vững, từ đó tăng cường sự nhận diện và nhớ đến thương hiệu.

5. Tối ưu hóa chi phí

Email automation giúp tối ưu hóa chi phí bằng cách giảm thiểu nhu cầu về lao động thủ công và tài nguyên. Khi các email được tự động hóa, doanh nghiệp không cần dành nhiều giờ để tạo và gửi từng email một cách thủ công, từ đó tiết kiệm chi phí lao động. Hệ thống tự động hóa email có thể xử lý hàng ngàn email trong thời gian ngắn, giảm thiểu chi phí liên quan đến nhân sự và tăng hiệu quả hoạt động.

Hơn nữa, email automation giảm thiểu sai sót trong quá trình gửi email, tránh được những chi phí phát sinh do lỗi con người. Khi các quy trình gửi email được tự động hóa, các email được gửi đi chính xác và kịp thời, giảm nguy cơ gửi sai thông tin hoặc gửi email không đúng đối tượng, từ đó tránh được những chi phí không cần thiết liên quan đến việc sửa lỗi và khắc phục hậu quả.

Cuối cùng, email automation giúp tối ưu hóa chi phí qua việc sử dụng lại các mẫu email (template) đã được thiết kế và kiểm chứng hiệu quả. Thay vì phải thiết kế mới từ đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng lại các template đã có, chỉ cần tùy chỉnh nội dung cho phù hợp với từng chiến dịch cụ thể. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí thiết kế mà còn đảm bảo các chiến dịch email được triển khai nhanh chóng và hiệu quả.

6. Tự động phân loại tệp người nhận

Email automation cho phép bạn phân nhóm người dùng dựa trên hành vi và thuộc tính của họ. Bằng cách này, bạn có thể gửi các email tự động phù hợp với từng nhóm đối tượng, tăng tỷ lệ tương tác và chuyển đổi.

7. Giảm thiểu rủi ro và sai sót

Email automation giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót bằng cách đảm bảo rằng các quy trình gửi email diễn ra một cách chính xác và nhất quán mà không cần sự can thiệp thủ công từ nhân viên. Điều này loại bỏ khả năng xảy ra lỗi do con người, như gửi email sai địa chỉ hoặc gửi thông tin không chính xác.

Một trong những cách email automation giảm thiểu sai sót là qua việc cá nhân hóa các trường thông tin như tên, công ty, ngày sinh... trong mẫu email. Thay vì phải nhập thủ công từng thông tin cho từng người nhận, hệ thống tự động hóa sẽ tự động điền các thông tin này dựa trên dữ liệu có sẵn. Điều này không chỉ tăng độ chính xác mà còn tiết kiệm thời gian đáng kể.

Hơn nữa, khi sử dụng email automation, các quy trình gửi email được tiêu chuẩn hóa và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi triển khai. Điều này giúp giảm thiểu các lỗi phát sinh trong quá trình soạn thảo và gửi email. Các mẫu email và kịch bản gửi email được thiết lập và thử nghiệm trước, đảm bảo rằng mỗi email gửi đi đều đáp ứng đúng yêu cầu và mục tiêu của chiến dịch.

Ngoài ra, email automation cho phép doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các chiến dịch email một cách chi tiết hơn. Các công cụ tự động hóa cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết về hiệu suất của các chiến dịch email, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và khắc phục các vấn đề phát sinh. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch mà còn giảm thiểu rủi ro mất khách hàng do lỗi trong quá trình gửi email.

BizMail - Giải pháp Email Automation hiệu quả cho doanh nghiệp

BizMail là sản phẩm nằm trong Bộ giải pháp Bizfly Martech, được vận hành bởi VCCorp với đội ngũ chuyên gia 17+ kinh nghiệm. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các chiến dịch email marketing một cách hiệu quả, hạn chế tối đa tình trạng email bị vào spam, tăng khả năng email vào inbox, nâng cao hiệu quả của các chiến dịch email marketing.

Lợi ích khi sử dụng BizMail

  • Tiết kiệm thời gian và công sức: BizMail giúp bạn dễ dàng tạo các luồn email automation, giải phóng thời gian cho bạn tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác.
  • Tăng tỷ lệ chuyển đổi: BizMail giúp bạn tạo và gửi email được cá nhân hóa đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm, từ đó tăng tỷ lệ mở email, nhấp chuột và chuyển đổi.
  • Cải thiện hiệu quả chiến dịch: BizMail cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả chiến dịch, giúp bạn theo dõi hiệu suất và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
  • Dễ dàng sử dụng: BizMail có giao diện trực quan, dễ sử dụng, ngay cả với những người không có kinh nghiệm về email marketing.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Email Automation hiệu quả để giúp doanh nghiệp phát triển, chắc chắn không thể bỏ qua BizMail. Để được tư vấn chi tiết và cụ thể hơn về phần mềm, bạn có thể để lại thông tin tại đây.

Kết luận

Email Automation là một công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tiếp thị qua email, tiết kiệm thời gian, cải thiện trải nghiệm khách hàng, và tăng hiệu quả của các chiến dịch email marketing. Bằng cách sử dụng công nghệ tự động hóa, bạn có thể xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.

Phần mềm BizMail - Sản phẩm nằm trong Bộ giải pháp Bizfly Martech, được vận hành bởi VCCorp với 5600+ khách hàng ở mọi lĩnh vực tin dùng như: Ngân hàng Liên Việt Post Bank, Educap, Công ty truyền thông Thời Đại, Trung tâm Anh ngữ AMES Hà Nội, Trường Trung cấp Bách Khoa Việt - Mỹ, Trường Đại học Đông Á....

Để trải nghiệm 50+ tính năng của phần mềm BizMail, doanh nghiệp có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizfly

Nhận ngay tin tức mới nhất từ Bizfly