Email Workflow là gì? Lợi ích, cách thiết lập Email Workflow để nuôi dưỡng khách hàng

Email Workflow là gì?

Email workflow là chuỗi các email tự động gửi dựa trên thông tin liên hệ, hành vi, tùy chọn của người đăng ký. Một email này thường chứa các mục tiêu chuyển đổi (hay còn gọi là yếu tố kích hoạt) để điều hướng trong suốt hành trình khách hàng, từ cân nhắc đến mua hàng, giữ chân và trở thành khách hàng trung thành.  

Như vậy Email Workflow có một số đặc điểm chính như sau:

• Tự động hóa quá trình gửi email theo một kịch bản cụ thể, giảm thiểu công việc thủ công và đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp 
• Kích hoạt dựa trên hành động hoặc tình trạng người nhận như đăng ký, tải xuống tài liệu,..
• Chuỗi email được thiết kế để dẫn dắt người nhận qua một quy trình, chẳng hạn như từ nhận biết thương hiệu đến mua hàng.
• Cá nhân hóa nội dung email dựa trên dữ liệu người nhận như thông tin liên hệ, sở thích, hành vi, lịch sử mua hàng, giúp tăng tương tác và hiệu quả chiến dịch. 

Tóm lại Email Workflow không chỉ cho phép các nhà tiếp thị gửi thông điệp đến đúng người, đúng thời điểm mà còn giúp điều hướng liên hệ đi theo kịch bản đã được định sẵn phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức. 

Lợi ích của Email Workflow với doanh nghiệp

Theo Campaign Monitor, có tới 3,7 tỷ người dùng email trên thế giới và con số này đang tăng lên một cách đều đặn. Khảo sát cũng chỉ ra, 72% người dùng thích nhận nội dung quảng cáo email và email cá nhân hóa tạo ra tỷ lệ giao dịch cao hơn sáu lần so với email thông thường. 

Nếu bạn không sẵn thời gian và nguồn lực để nghiên cứu từng liên hệ và gửi email cho họ theo cách thủ công thì Email Workflow chính là giải pháp tự động, tối ưu và vô cùng hiệu quả. 

Tối ưu thời gian và công sức

Khi doanh nghiệp đã xây dựng xong một luồng Email Workflow thì việc gửi email sẽ được tự tự động hóa mỗi khi được kích hoạt điều kiện để bắt bắt đầu. Nhờ vậy mà bạn không cần gửi email một cách thủ công hay lo lắng về việc quên gửi email,...  

Đặc biệt chỉ cần một lần thiết lập, email này có thể sử dụng “mãi mãi”. Vì vậy mà giúp doanh nghiệp tiết kiệm và tối ưu được phần lớn thời gian nhưng vẫn đảm bảo cá nhân hóa cho từng phân khúc khách hàng. 

Thúc đẩy tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng 

Email Workflow giúp bạn gửi chuỗi email đúng thời điểm và theo một logic trình tự hợp lý, từ đó tạo được sự tương tác liên tục với khách hàng. 

Ngoài ra tạo chuỗi email được cá nhân hóa, giúp doanh nghiệp gửi các thông điệp phù hợp với nhu cầu, sở thích, sự quan tâm riêng của từng khách hàng. Từ đó là cơ sở giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. 

Email Workflow tăng tỷ lệ chuyển đổi 

Bằng cách tùy chỉnh và cá nhân hóa các thông điệp email, bạn có thể điều hướng khách hàng tiềm năng, đảm bảo họ đi theo đúng kịch bản bán hàng do doanh nghiệp thiết lập, đồng thời xây dựng mối quan hệ với khách hàng tốt hơn, khuyến khích khách hàng thực hiện chuyển đổi bằng cách:

• Tự động hóa quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Cung cấp thông tin hữu ích và giá trị để xây dựng lòng tin và mối quan hệ, khiến khách hàng cảm thấy được hỗ trợ, hiểu rõ hơn về sản phẩm từ đó dễ dàng tiến đến quyết định mua hàng. 
• Gửi thông điệp đúng thời điểm quan trọng trong hành trình mua hàng như sau khi khách hàng đăng ký, sau khi họ xem sản phẩm hay bỏ vào giỏ hàng, việc gửi thông điệp đúng lúc giúp tăng khả năng chuyển đổi. 

Cá nhân hóa nội dung email

Theo khảo sát, 50% người đăng ký thích mở email được cá nhân hóa. Dựa trên hành vi cá nhân của khách hàng, Email Workflow cho phép doanh nghiệp gửi nội dung thông điệp đúng đối tượng, đúng thời điểm cá nhân hóa, điều này sẽ tạo ra trải nghiệm cá nhân, giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài đồng thời thúc đẩy sự tương tác của khách hàng. Một số lợi ích phải kể đến như: 

• Tăng tương tác và mức độ mở của email: Khách hàng thường có xu hướng phản ứng tích cực với các email cá nhân hóa, điều này giúp tăng tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và cơ hội giao tiếp, tương tác với khách hàng.
• Xây dựng lòng trung thành và quan hệ lâu dài: Cung cấp nội dung có giá trị và phù hợp với nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp có thể tạo ra một trải nghiệm mua hàng tích cực và tạo sự gắn kết với khách hàng

Xem thêm: 7 cách giúp doanh nghiệp gửi email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

Các bước xây dựng Email Workflow 

Bước 1: Thiết lập và và lên kế hoạch mục tiêu

Mục tiêu chính của loại email này là hướng dẫn và tạo niềm tin cho khách hàng tiềm năng đến giai đoạn tiếp theo trong vòng đời khách hàng hay thúc đẩy khách hàng đến giai đoạn ở đáy phễu chuyển đổi. 

Với Email Workflow doanh nghiệp sẽ có nhiều mục tiêu và kế hoạch nuôi dưỡng khách hàng để chuyển đổi như:

• Nhắc nhở mua hàng: Mục tiêu của doanh nghiệp là sử dụng email nhắc nhở về giỏ hàng mà khách hàng bỏ quên. 
• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ liên quan: Khi nắm bắt được hành trình khách hàng trên website, bạn có thể sử dụng email tự động để giới thiệu thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp tạo cơ hội bán hàng và mang lại doanh số cho mình. 
• Chia sẻ thông tin hữu ích: Doanh nghiệp có thể hướng mục tiêu chia sẻ những nội dung hay thông tin có giá trị hữu ích với người dùng. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin và mối quan hệ lâu dài, đồng thời khuyến khích khách hàng liên hệ mua hàng nếu thông tin đủ sức thuyết phục. 
• Thúc đẩy chuyển đổi mua hàng: Email dạng đề nghị thúc đẩy khách hàng thực hiện giao dịch, nhấp chuột, mua hàng, đăng ký dịch vụ,..khi khách hàng đã có trải nghiệm và đánh giá tốt về thương hiệu hay sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. 

Bước 2: Xây dựng chiến lược nội dung email

• Vẽ sơ đồ thiết lập Email Workflow

Vạch ra sơ đồ từng khối cho email từ đầu đến cuối theo hành trình khách hàng 

• Soạn nội dung cho từng email

Tránh sử dụng lại những nội dung cũ, hãy lựa chọn nội dung phù hợp với mục tiêu workflow và vị trí của khách hàng trong hành trình của họ. Một số nội dung có thể gửi cho khách hàng như: thông tin hữu ích, đào tạo, thông báo, khuyến mãi, quảng cáo,....

Bước 3: Lên lịch kích hoạt Email Workflow

Để thiết lập email đạt hiệu suất cao, bạn cần quyết định sự kiện nào sẽ diễn ra và kích hoạt một workflow cụ thể. Một số yếu tố bạn có kích hoạt bao gồm:

• Email mở ra
• Mua hàng
• Chọn tham gia
• Sự kiện loại giao dịch 
• Các dấu mốc quan trọng (sinh nhật, ngày kỉ niệm,..)
• Tần suất tương tác với thương hiệu (hoặc không còn tương tác sau khoảng thời gian nhất định)

Bước 4: Đo lường hiệu quả Email Workflow

Ở bước cuối cùng, để nắm bắt được email có hoạt động hiệu quả không, doanh nghiệp cần tiến hành đo lường, một số chỉ số mà bạn cần quan tâm là: 

• Email đã được gửi
• Tỷ lệ mở Email 
• Tỷ lệ nhấp chuột 
• Tỷ lệ hủy đăng ký
• Tỷ lệ chuyển đổi
• Lợi nhuận ròng trên mỗi email

Xem thêm: Email Marketing ROI là gì? 9 cách cải thiện chỉ số này...

10 loại Email workflow nên sử dụng trong chiến dịch email marketing

Workflow chào mừng người đăng ký blog

Theo trang Email Monks, email chào mừng có tỷ lệ mở gấp 4 lần và tỷ lệ nhấp chuột gấp 5 lần so với các chiến dịch tiếp thị email thông thường. Email chào mừng được kích hoạt khi người liên hệ đăng ký vào danh sách tiếp thị của bạn. 

Khi một người đăng ký mới muốn tìm hiểu thêm về doanh nghiệp của bạn, hãy tận dụng cơ hội đó để tạo ấn tượng ban đầu và giới thiệu về thương hiệu bằng cách:

• Cảm ơn người đăng ký mới và giới thiệu các kênh xã hội của bạn để họ tương tác 
• Chia sẻ thêm những thông tin về doanh nghiệp
• Quảng bá các sự kiện sắp tới
• Cho họ xem những sản phẩm nổi bật mà họ quan tâm

Workflow chào mừng khách hàng mới

Đây là cách tuyệt vời để bắt đầu mối quan hệ với khách hàng mới, tạo trải nghiệm đầu tiên tích cực, đồng thời giữ được tương tác với khách hàng sau khi họ đã mua. Một Email Workflow chào mừng thường bao gồm:

• Email chào mừng ban đầu: Thường được gửi ngay sau khi người dùng đăng ký hoặc mua hàng gồm lời chào, lời giới thiệu công ty, lời cảm ơn,..
• Email giới thiệu sản phẩm/dịch vụ: Thường được gửi vài ngày sau khi gửi email chào mừng ban đầu bao gồm giới thiệu các sản phẩm nổi bật, mô tả dịch vụ của doanh nghiệp, cung cấp ưu đãi, giảm giá cho khách hàng mới,...
• Email hỏi thăm: Thường được gửi sau 1 tuần gửi email giới thiệu với mục đích để kiểm tra xem khách hàng có cần hỗ trợ gì không.
• Email tổng kết: Thường được gửi sau 2 tuần gửi email hỏi thăm mục đích kết thúc chuỗi email chào mừng bao gồm lời cảm ơn cuối cùng, cung cấp ưu đãi cho lần mua hàng tiếp theo, yêu cầu để lại phản hổi, trải nghiệm hoặc tham gia khảo sát,...

Workflow tương tác với các liên hệ

Workflow tương tác với các liên hệ được thiết lập để tương tác với khách hàng với mục tiêu là tạo ra trải nghiệm tích cực, tăng cơ hội giao tiếp, tương tác đồng thời tạo điều kiện cho mối quan hệ lâu dài với khách hàng. 

Trước hết doanh nghiệp cần có danh sách liên hệ. Để tạo danh sách liên hệ chất lượng hãy sử dụng các tiêu chí để tự động thêm các liên hệ vào danh sách. Các tiêu chí có thể là lượng thời gian truy cập vào website, hành động click vào email, bài đăng trên social media ...

Sau khi có danh sách liên hệ, hãy tạo một Email Workflow để thông tin các nội dung liên hệ quan tâm, ưu đãi, mã giảm giá,..

Workflow nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

Email workflow sẽ nâng cao cơ hội chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng thường là:

• Email giới thiệu và chào hỏi: Gửi một email chào hỏi đầu tiên và giới thiệu về thương hiệu, đảm bảo nội dung hấp dẫn và phản ánh đúng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp.
• Email cung cấp thông tin hữu ích: Các email này sẽ cung cấp thông tin hữu ích hoặc giải đáp các câu hỏi phổ biến về sản phẩm/dịch vụ 
• Email đề xuất sản phẩm/dịch vụ: Dựa trên hành vi trước đó của khách hàng gửi email đề xuất các sản phẩm/dịch vụ phù hợp với nhu cầu và quan tâm của họ.
• Email khuyến mãi đặc biệt: Email này sẽ kích thích khách hàng tiềm năng hành động mua hàng hoặc tương tác với thương hiệu quả bạn. 

Workflow thông báo nội bộ cho Sales

Email thông báo nội bộ cho đội ngũ sale, cung cấp cho đội ngũ sale tất cả thông tin họ cần về khách hàng tiềm năng. Điều này cho phép doanh nghiệp kết nối đội ngũ sale và khách hàng tiềm năng tốt nhất và đúng thời điểm, cải thiện tương tác và hiệu suất bán hàng. 

Gợi ý về một Email Workflow thông báo nội bộ Sales:

• Email thông báo khách hàng tiềm năng mới: Cung cấp thông tin cơ bản về khách hàng để bộ phận Sales liên hệ trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu nhu cầu và bắt đầu quá trình bán hàng. 
• Email thông báo cơ hội kinh doanh mới: Cung cấp chi tiết về cơ hội bao gồm thông tin sản phẩm/dịch vụ và tiềm năng doanh số bán hàng giúp bộ phận Sales nắm bắt cơ hội và lập kế hoạch tận dụng 
• Email thông báo lịch hẹn hoặc cuộc họp: Mục đích thông báo khi có lịch hẹn hoặc cuộc họp được đặt với khách hàng. Cung cấp các thông tin về  ngày, giờ, địa điểm,..giúp Sales chuẩn bị và tham gia cuộc gặp gỡ.  

Workflow tương tác lại với khách hàng (re-engagement workflow).

Thông thường chi phí để thu hút khách hàng mới cao gấp 5 lần so với chi phí nuôi dưỡng  khách hàng hiện có. Vì vậy việc sử dụng email này để tương tác lại với khách hàng là vô cùng hợp lý. 

Email workflow tương tác lại với khách hàng có thể thúc đẩy mối quan hệ của bạn với những người đăng ký không hoạt động hoặc những khách hàng không mua hàng trong khoảng thời gian dài. 

Một số ý tưởng về workflow tương tác lại với khách hàng:

• Chia sẻ nội dung thú vị để thu hút lại sự chú ý của khách hàng
• Cung cấp mã giảm giá hoặc mã freeship để thúc đẩy họ mua hàng
• Đưa ra các tính năng hoặc phiên bản sản phẩm để thu hút sự quan tâm của họ 
• Khảo sát để hiểu lý do tại sao họ ngừng sử dụng sản phẩm của bạn. 

Email Workflow bán hàng gia tăng.

Việc giao tiếp, tương tác với khách hàng không nên dừng lại ngay sau khi họ mua hàng, đặc biệt nếu bạn bán nhiều loại sản phẩm/dịch vụ khác nhau. Sử dụng workflow như một cơ hội để nâng cấp khách hàng hiện tại hoặc bán cho họ những sản phẩm/dịch vụ bổ sung,..

Gợi ý về email workflow bán hàng gia tăng:

• Email giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới: Đảm bảo nội dung hấp dẫn, phản ánh giá trị của sản phẩm/dịch vụ 
• Email đề xuất sản phẩm/dịch vụ tương tự: Dựa trên lịch sử mua hàng, hành vi tương tác gửi họ những sản phẩm tương tự hoặc bổ sung mà khách hàng quan tâm 
• Email ưu đãi, khuyến mãi: Bao gồm mã giá giá, miễn phí vận chuyển, quà tặng kèm theo đơn hàng

Workflow sự hài lòng của khách hàng.

Nếu bạn làm các khảo sát để đo lường sự hài lòng của khách hàng thường xuyên trên cơ sở dữ liệu của mình, bạn có thể sử dụng NPS (Net Promoter Score - đo lường sự hài lòng của khách hàng) như chìa khóa để kích họat Workflow.

Bạn chỉ cần xác định điểm hài lòng của khách hàng lý tưởng là gì sau đó kích hoạt workflow. Với những khách hàng có điểm hài lòng cao, doanh nghiệp có thể đưa họ những ưu đãi, giảm giá độc quyền,...Ngược lại với những khách hàng có điểm hài lòng thấp hãy kích hoạt workflow khảo sát, thăm dò ý kiến để biết những khúc mắc và giải quyết, xử lý vấn đề cho họ. 

Xem thêm: NPS là gì? Cách tính và cải thiện giúp tăng chỉ số Net Promoter Score

Workflow khách hàng thân thiết của thương hiệu 

Email workflow khách hàng thân thiết cho phép doanh nghiệp khuyến khích liên hệ tiếp tục tương tác với thương hiệu bằng cách tích điểm cho khách hàng để đổi lấy các ưu đãi đặc biệt hoặc nội dung độc quyền nhằm tăng giá trị trọn đời của khách hàng.

Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu phản hồi và đánh giá sản phẩm của khách hàng thân thiết để có những thông tin chi tiết có giá trị để cải thiện sản phẩm/dịch vụ. 

Workflow nhắc nhở mua hàng cho thời gian tới

Email nhắc nhở mua hàng cho thời gian tới giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng đáng kể đồng thời cải thiện sự tương tác, giữ chân khách hàng quay lại. 

Một số email nhắc nhở mua hàng:

• Email nhắc nhở hàng tuần hoặc hàng tháng: Nội dung email thường là nhắc nhở về các sản phẩm mới, ưu đãi đặc biệt, chương trình khuyến mãi để tạo sự hứng thú
• Email nhắc nhở theo mùa: Tận dụng các dịp lễ, sự kiện hoặc mùa trong năm để nhắc nhở mua hàng. Ví dụ vào mùa lễ hội bạn có thể gửi email nhắc nhở về việc mua quà tặng hay các sản phẩm phù hợp với mùa. 

Workflow sau mua hàng 

Quy trình email sau mua hàng là một phần quan trọng của chiến lược tiếp thị giúp duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng sau khi họ đã thực hiện một giao dịch mua hàng. 

Gợi ý về một workflow sau mua hàng hiệu quả là:

• Email xác nhận đơn hàng: Gửi email tự động ngay sau khi khách hàng hoàn tất đơn hàng để xác nhận rằng đơn hàng của họ đã được nhận và đang được xử lý
• Email giao hàng: Khi đơn hàng đã được vận chuyển, gửi email thông báo cho khách hàng biết về việc giao hàng bao gồm thông tin vận chuyển, thời gian nhận hàng dự kiến
• Email khuyến mãi cho lần mua tiếp theo: Cung cấp ưu đãi đặc biệt hoặc phiếu giảm giá cho khách hàng để khuyến khích họ mua hàng lần hai
• Email chăm sóc sau mua: Gửi các email chăm sóc sau mua để duy trì mối quan hệ với khách hàng bao gồm việc cung cấp các hướng dẫn sử dụng sản phẩm, gợi ý sản phẩm tương tự, chia sẻ tin tức về thương hiệu của bạn. 

Bài viết trên đây đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về thuật ngữ Email Workflow cùng với hướng dẫn xây dựng email hiệu quả. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!