Cold Email là gì? 5 bước viết Cold Email và cách dùng hiệu quả

Cold email là gì?

Cold email là thư dạng email gửi đến người nhận chưa từng liên lạc trước đó mà không cần liên hệ trước. Nội dung của cold email thường giới thiệu về doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ hoặc mời người nhận tham gia sự kiện. 

Cold email thường bị nhầm lẫn với các dạng email khác như email marketing. Tuy nhiên chúng khác nhau về cách tiếp cận và nhóm đối tượng. 

Với cold email, đối tượng là những người chưa từng tương tác với thương hiệu. Trong khi email marketing đối tượng là những khách hàng đã từng tương tác với thương hiệu hoặc đã trở thành khách hàng thực sự của doanh nghiệp. 

Như vậy cold email chỉ là một phần nhỏ trong email marketing, trong các chiến lược truyền thông và tiếp cận khách hàng. 

Lợi ích khi sử dụng cold email 

Nếu doanh nghiệp đang nỗ lực tiếp cận khách hàng tiềm năng, gửi cold email là một chiến lược hiệu quả, một số lợi ích bao gồm:

• Nhắm mục tiêu

Gửi cold email cho phép bạn nhắm mục tiêu đến các cá nhân hoặc doanh nghiệp cụ thể mà bạn tin rằng họ có thể hưởng lợi từ sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn có thể cá nhân hóa tin nhắn của mình cho từng người nhận để tăng cơ hội nhận phản hồi. 

• Mở rộng tiếp cận khách hàng 

Bạn có thể gửi hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email cùng một lúc, giúp tiếp cận khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.

• Chi phí hiệu quả

Với cold email bạn không cần phải chi quá nhiều vào quảng cáo. Tất cả những gì bạn cần là một địa chỉ email và một tin nhắn được soạn thảo kỹ lưỡng. 

• ROI tốt hơn

Nếu thực hiện một cách chính xác, đúng quy trình, gửi cold email có thể mang lại lợi tức đầu tư (ROI) tốt hơn so với các phương pháp tiếp cận khác. 

Bạn có thể dễ dàng theo dõi tỷ lệ mở, tỷ lệ phản hồi, chuyển đổi,...để xác định tính hiệu quả của chiến dịch và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. 

Xem thêm: Email Marketing ROI là gì? 9 cách cải thiện chỉ số này hiệu quả

Các bước gửi cold email 

Bước 1: Tạo danh sách email chất lượng

Tạo một danh sách email chất lượng giúp doanh nghiệp tránh bị đánh dấu là thư rác.

Để tạo một danh sách người nhận chất lượng và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các cách sau: 

• Sử dụng biểu mẫu đăng ký trên website

Biểu mẫu đăng ký nên đặt ở các vị trí dễ thấy trên trang web đồng thời cung cấp ưu đãi khi người dùng đăng ký như tặng ebook miễn phí, mã giảm giá,...

• Chạy chiến dịch quảng cáo

Sử dụng Google Ads hoặc các nền tảng như Facebook, Instagram, TikTok để chạy quảng cáo hướng đến việc thu thập email.

• Tổ chức sự kiện hoặc hội thảo trực tuyến

Có thể yêu cầu đăng ký email để tham gia hoặc cung cấp nội dung, thông tin có giá trị khuyến khích người dùng đăng ký

• Sử dụng nội dung tương tác

Bạn có thể tạo các bài test, khảo sát, cuộc thi,..sau đó yêu cầu khách hàng người tham gia cung cấp email để nhận kết quả.  

Xem thêm: 11 cách xây dựng danh sách email chất lượng

Bước 2: Dòng tiêu đề hấp dẫn

Tiêu đề hấp dẫn sẽ tạo ấn tượng tốt với người nhận, tăng cơ hội mở email hiệu quả. Để tạo một tiêu đề hấp dẫn, tránh bị coi là spam hãy lưu ý một số vấn đề sau:

• Chú ý tới quan điểm của khách hàng tiềm năng

Dòng chủ đề của bạn hứa hẹn mang lại những lợi ích, giá trị gì cho khách hàng? Khi mở email nó có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng không? 

• Cá nhân hóa tiêu đề

Dòng tiêu đề cá nhân hóa thu hút được sự chú ý của người dùng vô cùng hiệu quả, hãy có sự chuẩn bị trước để liên hệ với họ.

• Liên kết tiêu đề với các phần còn lại trong email

Tiêu đề và nội dung email phải ăn khớp nhau, tránh trường hợp nội dung khác hoàn toàn với tiêu đề. 

Bước 3: Tạo lời giới thiệu thông minh

Một lời giới thiệu hấp dẫn sẽ khiến người nhận đọc nhiều hơn hai dòng đầu tiên. Hãy coi phần giới thiệu là cơ hội để khách hàng thấy rằng họ nhận email vì doanh nghiệp đã quan tâm và liên hệ với họ.   

Để tạo lời giới thiệu thông minh bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Không lan man nói quá nhiều về thương hiệu 
• Phần giới thiệu không nên dài hơn 2 - 3 câu
• Sử dụng lời chào lịch sự 
• Tập trung vào mục đích gửi email

Bước 4: Sử dụng CTA

Lời kêu gọi hành động (CTA) sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành hành động mà doanh nghiệp mong muốn. Đó có thể là lên lịch một cuộc tư vấn, đưa ra phản hồi,...

Một CTA chất lượng, hiệu quả cần đảm bảo một số lưu ý sau: 

• Thể hiện mục đích của email, CTA nên làm rõ mục đích của email tóm gọn trong một câu
• Yêu cầu điều gì mà khách hàng tiềm năng có thể làm ngay lập tức
• Không nên đòi hỏi quá nhiều, chỉ nên yêu cầu về một hành động đơn giản hoặc một lời phản hồi nhanh hiệu quả. 

Bước 5: Gửi cold email 

Trước khi gửi cold email hãy check lại thật kỹ những lỗi về định dạng, chính tả, bố cục, liên kết,...Điều này vô cùng quan trọng để tránh những sai sót không đáng có đồng thời thể hiện sự chỉn chu, tôn trọng đối với người nhận. 

Bí quyết gửi Cold Email hiệu quả

Không sử dụng tiêu đề email dễ gây nhầm lẫn

Tiêu đề chính là thứ mà người nhận quan tâm đầu tiên, quyết định xem họ có mở email ra không. Bạn hãy tập trung vào tiêu đề, và lưu ý không nên sử dụng những email có tiêu đề gây nhầm lẫn, đánh lừa người người nhận vì rất có thể người nhận sẽ báo cáo email của bạn.  

Một số điều cần tránh để viết tiêu đề cold email hiệu quả: 

• Tiêu đề chứa những từ ngữ đưa ra tuyên bố hay hứa hẹn thái quá như: hoàn toàn miễn phí, quà tặng miễn phí, 100% hài lòng,...
• Tiêu đề có những từ ngữ tạo sự cấp bách, gây áp lực như: có hạn, trong ngày hôm nay, thanh toán ngay,..
• Tiêu đề chứa những từ ngữ phóng đại, hoa mỹ: hoàn hảo, bất ngờ, kinh khủng, thật không thể tin được,..

Luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng

Điểm nổi bật của cold email là tập trung vào nhu cầu của khách hàng tiềm năng. Hãy thể hiện cho khách hàng thấy bạn thực sự quan tâm và mong muốn mang đến cho họ những giá trị và lợi ích tốt nhất. Như vậy khi trở nên thân thiết, khách hàng sẽ dễ dàng tiếp nhận những sản phẩm/dịch vụ của bạn hơn.

Thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với khách hàng bằng cách:

• Sử dụng tiêu đề thu hút
• Viết cold email cá nhân hóa: Chèn tên người nhận vào tiêu đề, chia sẻ thông tin lĩnh vực mà họ quan tâm,..
• Gửi email trong giờ hành chính: Gửi trong khoảng thời gian thứ 2 đến thứ 6 sẽ tối ưu để người nhận mở.

Nội dung thông điệp đơn giản, dễ đọc

Doanh nghiệp hãy sử dụng những nội dung nhắm đến lợi ích, giá trị mà khách hàng sẽ nhận được hoặc tập trung giải quyết một vấn đề cụ thể cho khách hàng. Như vậy khả năng khách hàng ở lại và chuyển đổi hành động sẽ cao hơn. 

Một số điều cần tránh khi viết nội dung, thông điệp cho cold email:

• Phần giới thiệu lan man, tập trung nói quá nhiều  về thương hiệu 
• Sử dụng lời chào quá thân mật 
• Dùng từ ngữ, cấu trúc câu khó hiểu
• Không đọc lại email trước khi gửi

Sử dụng Call – to – action (CTA)

Hãy chú trọng vào CTA, luôn đặt ở đầu email, làm nổi bật nó bằng màu sắc để thu hút sự chú ý của người dùng. Đồng thời sử dụng lời nói quyết đoán, tích cực để truyền cảm hứng thúc đẩy đối tượng chuyển đổi hành động. 

Đảm bảo danh sách email của bạn đã được xác minh

Trước khi gửi bất kỳ cold email nào hãy đảm bảo danh sách email của bạn đã được xác minh, điều này có nghĩa là đảm bảo rằng địa chỉ email hợp lệ và người nhận sẽ thực sự nhận được email.

Danh cách email đã được xác minh có thể giảm email bị trả lại và cải thiện tỷ lệ gửi, giảm khả năng tài khoản của bạn bị đánh dấu là thư rác. 

Thử nghiệm A/B 

Thử nghiệm A/B bao gồm việc gửi hai phiên bản email khác nhau đến các phân đoạn khác nhau trong danh sách email của bạn để xem phiên bản nào hoạt động tốt hơn. Điều này giúp tối ưu hóa các chiến dịch cold email và cải thiện tỷ lệ phản hồi của bạn. Các yếu tố bạn có thể thử nghiệm như dòng tiêu đề, CTA, giọng điệu, độ dài email,...

Sử dụng liên kết hủy đăng ký

Việc đưa liên kết hủy đăng ký vào cold email cho phép người nhận chọn không nhận email từ bạn trong tương lai và có thể giúp bạn tránh bị đánh dấu là thư rác. Ngoài ra việc bao gồm liên kết hủy đăng ký cho thấy rằng bạn đang tôn trọng sở thích của người nhận, từ đó cải thiện danh tiếng với tư cách là người gửi.

Công cụ gửi cold email hiệu quả

Saleshandy

Saleshandy là một trong những công cụ tự động hóa cold email và là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tạo khách hàng tiềm năng qua cold email.

Một số tính năng nổi bật là:

• Tự động tải lên danh sách khách hàng tiềm năng và giúp xác minh danh sách trước khi gửi
• Áp dụng bộ lọc nâng cao để tạo danh sách khách hàng tiềm năng phù hợp với đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp. 
• Đo lường mức độ cá nhân hóa và mức độ spam trong email, giúp bạn viết cold email theo phương pháp tốt nhất

Giá Saleshandy là từ  36 USD/tháng, bạn có thể mua theo năm để có giá $25/tháng. 

Woodpecker

Woodpecker là một trong những giải pháp gửi cold email an toàn nhất cho các chiến dịch tự động. Đặc biệt với Woodpecker doanh nghiệp có thể tích hợp dễ dàng với các nhà cung cấp email khác.

Một số tính năng nổi bật như: 

• Xác minh danh sách email, kiểm tra các địa chỉ email không hợp lệ trước khi gửi
• Đa dạng các mẫu giúp công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn
• Tạo các email workflow, tự động phản hồi các hành động của khách hàng tiềm năng

Giá sử dụng cold email trên công cụ Woodpecker có giá từ 29 USD/ tháng và có bản dùng thử 7 ngày để doanh nghiệp cân nhắc sử dụng.  

Yesware

Yesware là một trong những công cụ gửi cold email tốt nhất giúp bạn tiếp cận người dùng dễ dàng hơn. Với Yesware, bạn có thể:

• Dễ dàng nhập khách hàng tiềm năng từ tệp CSV (file plain text chứa danh sách dữ liệu) và tạo các chiến dịch email thành công.
• Cho phép bạn liên kết tài khoản Gmail hoặc Outlook của mình để gửi email
• Có thể tích hợp với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM để quy trình của trở nên liền mạch hơn. 

Yesware có bản dùng miễn phí tuy nhiên bạn có thể sử dụng bản trả phí để có trải nghiệm tốt hơn có giá từ 15 USD/ tháng. 

Câu hỏi thường gặp 

Cold email có tốt không?

CÓ. Cold email là chiến lược tiếp cập khách hàng tiềm năng hiệu quả, giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng, mang lại ROI tốt hơn với chi phí tối ưu

Cold email có hợp pháp không?

Việc gửi cold email là hợp pháp, miễn là bạn tuân thủ một số quy định nhất định trong Nghị định số 91/2020/NĐ-CP của Chính phủ về chống thư rác, tin nhắn rác và cuộc gọi rác. 

Một số lưu ý như thông tin chính xác, rõ ràng, có tùy chọn hủy đăng ký, không sử dụng thông tin giả mạo,...

Các trường hợp sử dụng Cold email

• Tạo khách hàng tiềm năng

Khi sử dụng cold email bạn có thể tiếp cận hàng trăm hàng nghìn khách hàng tiềm năng bằng các thông điệp nhắm mục tiêu và tạo ra lượng khách hàng tiềm năng không giới hạn.

• Xây dựng hệ thống liên kết ngoài

Bạn có thể sử dụng cold email để xây dựng liên kết ngoài chất lượng cho trang web của mình, giúp thúc đẩy nỗ lực SEO một cách hiệu quả. 

Bạn chỉ cần xác định xem website của mình phù hợp với những đối tác nào, sau đó gửi cold email xin phép cho bạn gắn liên kết họ vào những nội dung của bạn, đồng thời nên đưa ra lý do tại sao họ nên gắn link vào website của bạn, như vậy sẽ tăng được cơ hội thành công.

• Kết nối mọi người để mở rộng mối quan hệ

Bản chất cold email là có thể gửi tới bất kỳ người nào miễn là bạn có địa chỉ email của họ. Vì vậy bạn có thể tìm hiểu những người bạn ngưỡng mộ và muốn kết nối rồi gửi cold email tới họ.

Một số gợi ý giúp bạn kết nối một người hiệu quả bằng cold email như: gửi với tần suất hợp lý, cá nhân hóa nội dung cold email, nội dung ngắn gọn, tập trung vào vấn đề,..

• Quan hệ đối tác kinh doanh 

Gửi cold email cũng có thể được sử dụng để thiết lập quan hệ đối tác với các doanh nghiệp khác. Điều này liên quan đến việc tiếp cận các đối tác tiềm năng và giải thích công ty của bạn có thể mang lại lợi ích gì cho họ. 

Bạn có thể bắt đầu bằng việc nghiên cứu những doanh nghiệp có ảnh hưởng trong ngành bạn mong muốn và tạo danh sách tiềm năng. Sau khi hoàn tất bạn có thể bắt đầu liên hệ với họ qua email với lời đề nghị hấp dẫn để chốt giao dịch. Một email ngẫu nhiên được viết tốt có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện để hợp tác đôi bên cùng có lợi. 

• Tuyển dụng 

Bạn cũng có thể tuyển dụng nhân viên tiềm bằng cold email. Điều này liên quan đến việc tiếp cận những người phù hợp với vị trí tuyển dụng tại công ty bạn. 

Để liên hệ với họ, bạn có thể soạn thảo một cold email để họ biết về công ty và vị trí tuyển dụng của bạn. Bạn cũng có thể nêu bật kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên phù hợp với vị trí đang ứng tuyển. 

7 sai lầm lớn nhất trong cold email

Nghĩ tiêu đề là phần quan trọng nhất của thông điệp gửi đi

Tiêu đề là phần quan trọng vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ lệ mở email của người nhận. Tuy nhiên bạn không nên chỉ chú trọng vào tiêu đề, hãy chú ý tới cả nội dung, CTA, bố cục, hình thức trình bày,..

Chỉ viết cho một người và phỏng đoán là đúng người bạn cần

Việc chỉ viết cho một người duy nhất sẽ gặp rất nhiều rủi ro như tốn thời gian, công sức,...tuy nhiên người nhận lại không mở ra đọc. Vì vậy hãy xây dựng danh sách người nhận email hiệu quả và tận dụng danh sách triệt để, từ đó sẽ nâng cao khả năng chuyển đổi hành động của khách hàng. 

Viết những câu quá dài, khó để đọc hiểu

Việc viết những câu quá dài, lan man khiến người đọc cảm thấy khó hiểu, nhàm chán, điều này có thể ảnh hưởng lớn tới tỷ lệ thoát. Một số vấn đề cần lưu ý để cải thiện tình trạng này:

• Nên có sự chuẩn bị trước về nội dung để không bị lan man sang các vấn đề khác 
• Viết ngắn gọn, câu và ý truyền tải đúng nội dung
• Kiểm tra thật kỹ về cú pháp câu trước khi gửi 

Chỉ toàn viết về bạn mà không phải họ - người nhận

Bạn không nên viết lan man và nói quá nhiều về doanh nghiệp như vậy khách hàng sẽ cảm thấy bạn chỉ đang spam. Một số tips giúp bạn viết cold email một cách chuyên nghiệp:

• Tiêu dề: Ngắn gọn, trực tiếp và thu hút người nhận 
• Phần giới thiệu: Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp và nói lý do tại sao lại liên hệ với họ 
• Phần nội dung: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ và giải thích lợi ích khi khách hàng sử dụng sản phẩm đó
• Lời kết: Cảm ơn và sử dụng CTA

Không diễn tả được lợi ích của khách hàng tiềm năng

Nội dung hướng đến lợi ích và giá trị mà khách hàng nhận được sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng hơn. Hãy trả lời những câu hỏi sau khi viết cold email:

• Sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp có phù hợp với khách hàng không?
• Sản phẩm/dịch vụ mang lại lợi ích, giá trị gì cho khách hàng ví dụ như giải quyết được vấn đề, nỗi đau cho khách hàng hay không,..

Chỉ sao chép, dán và gửi đi hàng loạt những email thiếu điểm nhấn và trau chuốt về nội dung

Nội dung cold email vô cùng quan trọng, ảnh hướng lớn tới khả năng chuyển đổi của khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp hãy trau chuốt, chú trọng về nội dung như cá nhân hóa bằng cách sử dụng tên người nhận trong tiêu đề, tránh các từ ngữ spam, từ ngữ dễ hiểu, cấu trúc câu đơn giản,...

Bỏ qua một liên hệ thực sự hữu ích

Liên hệ hữu ích là liên hệ có khả năng chuyển đổi thành khách hàng, ví dụ như họ đã đăng ký nhận thông tin về sản phẩm nhưng doanh nghiệp lại bỏ qua, không nuôi dưỡng chăm sóc. Vì vậy doanh nghiệp hãy luôn chú trọng vào khâu nuôi dưỡng khách hàng cả kể họ mới chỉ đang giai đoạn nhận thức. 

Bài viết trên đã giúp bạn đọc giải đáp mọi thắc mắc về thuật ngữ cold email và hướng dẫn 5 bước giúp viết cold email hiệu quả. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật thông tin mới nhất nhé!