Cold Email là gì? 5 bước viết Cold Email và cách dùng hiệu quả

Cold email là gì?

Cold email là dạng thư điện tử gửi đến người nhận chưa từng liên lạc hoặc tương tác trước đó, không cần sự liên hệ hay đồng ý trước từ họ. Mục đích chính của cold email thường là giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ hoặc mời tham gia sự kiện, hợp tác.

Cold email khác biệt rõ rệt so với email marketing truyền thống và thư spam:

• So với email marketing: Email marketing gửi đến khách hàng đã tương tác hoặc đăng ký nhận email (opt-in). Trong khi đó, cold email tiếp cận các cá nhân hoàn toàn mới, chưa từng biết đến thương hiệu.
• So với spam: Spam là email hàng loạt không chọn lọc đối tượng và thường vi phạm luật. Cold email hợp pháp khi tuân thủ các quy định như Nghị định 91/2020/NĐ-CP, đảm bảo thông tin trung thực và có tùy chọn hủy đăng ký.

Tuân thủ đạo đức và pháp luật giúp cold email trở thành công cụ tiếp thị hiệu quả và được tin cậy.

Ví dụ thực tế: Một cold email điển hình có thể là thư từ công ty phần mềm gửi đến giám đốc IT của doanh nghiệp khác, giới thiệu giải pháp mới với các lợi ích rõ ràng và kết thúc bằng lời kêu gọi hành động để lên lịch demo sản phẩm.

Để gửi cold email hiệu quả, cần chuẩn bị kỹ, tập trung vào nhu cầu và lợi ích của người nhận, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật để xây dựng uy tín và tăng tương tác.

Lợi ích khi sử dụng cold email

Nếu doanh nghiệp đang tìm cách tiếp cận khách hàng tiềm năng, gửi cold email là một chiến lược mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. Dưới đây là các ưu điểm được minh họa bởi số liệu và ví dụ thực tế từ những doanh nghiệp thành công:

Nhắm mục tiêu chính xác

Cold email giúp bạn tiếp cận đúng đối tượng tiềm năng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ. Việc cá nhân hóa nội dung và phân nhóm đối tượng giúp tăng tỷ lệ phản hồi lên tới 25%-40% trong nhiều ngành nghề.

Mở rộng khách hàng nhanh chóng

Cold email cho phép gửi hàng nghìn email mỗi ngày, tiếp cận khách mới nhanh chóng mà không tốn nhiều tài nguyên như quảng cáo hay telesales.

Chi phí thấp, hiệu quả cao

So với quảng cáo trả phí, cold email giúp giảm chi phí tiếp cận khách từ vài trăm nghìn xuống chỉ vài chục nghìn đồng mỗi khách, cải thiện đáng kể ROI.

Dễ dàng đo lường và tối ưu

Bạn có thể theo dõi tỷ lệ mở email từ 20%-35%, tỷ lệ click và phản hồi còn cao hơn với các công cụ hỗ trợ, giúp điều chỉnh nội dung và chiến dịch nhanh chóng để nâng cao hiệu quả.

Case study: Công ty ABC dùng cold email với BizFly CDP đã tăng 150% lượng lead trong 3 tháng, giảm chi phí tiếp cận khách mới 30% so với quảng cáo truyền thống.

Xem thêm: Email Marketing ROI là gì? 9 cách cải thiện chỉ số này hiệu quả

Các bước gửi cold email

Bước 1: Tạo danh sách email chất lượng

Tạo danh sách email chất lượng giúp doanh nghiệp tránh bị đánh dấu là thư rác.

Để xây dựng danh sách chất lượng và hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện các cách sau: 

Sử dụng biểu mẫu đăng ký trên website

Đặt biểu mẫu ở vị trí dễ nhìn trên trang web và cung cấp ưu đãi khi người dùng đăng ký như ebook miễn phí, mã giảm giá,...

Chạy chiến dịch quảng cáo

Dùng Google Ads hoặc mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok để thu thập email.

Tổ chức sự kiện hoặc hội thảo trực tuyến

Yêu cầu đăng ký email để tham gia hoặc cung cấp nội dung giá trị để khuyến khích đăng ký.

Sử dụng nội dung tương tác

Tạo bài test, khảo sát, cuộc thi và yêu cầu người tham gia cung cấp email để nhận kết quả.  

Bước 2: Dòng tiêu đề hấp dẫn

Tiêu đề thu hút tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội người nhận mở email. Để có tiêu đề hiệu quả và tránh bị gắn nhãn spam, bạn cần lưu ý:

Chú trọng đến góc nhìn của khách hàng tiềm năng

Tiêu đề nên hứa hẹn giá trị hoặc lợi ích gì cho khách hàng. Khi mở email, nội dung có đáp ứng được nhu cầu của họ không?

Cá nhân hóa tiêu đề

Tiêu đề cá nhân hóa ghi điểm với người nhận, bạn nên chuẩn bị trước để liên hệ phù hợp.

Nội dung tiêu đề phù hợp với phần còn lại trong email

Tiêu đề và nội dung cần liên kết chặt chẽ, tránh gây thất vọng do nội dung không khớp với tiêu đề.

Bước 3: Tạo lời giới thiệu thông minh

Lời mở đầu hấp dẫn sẽ giữ chân người nhận đọc tiếp ngoài hai dòng đầu tiên. Hãy xem phần giới thiệu như cơ hội để khách hàng biết rằng email được gửi vì doanh nghiệp đã nghiên cứu và quan tâm đến họ.   

Để lời giới thiệu thông minh, hãy lưu ý:

• Không lan man hay nói quá nhiều về thương hiệu
• Giới thiệu không dài quá 2 - 3 câu
• Dùng lời chào lịch sự
• Tập trung vào mục đích gửi email

Bước 4: Sử dụng CTA

Lời kêu gọi hành động (CTA) giúp thuyết phục khách hàng tiềm năng thực hiện hành động doanh nghiệp mong muốn, như đặt lịch tư vấn hay phản hồi.

Để CTA hiệu quả, lưu ý:

• Rõ mục đích của email, tóm gọn trong một câu
• Yêu cầu điều người nhận dễ dàng thực hiện ngay
• Tránh đòi hỏi quá nhiều, chỉ nên yêu cầu hành động đơn giản hoặc phản hồi nhanh

Bước 5: Gửi cold email

Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ các lỗi định dạng, chính tả, bố cục và liên kết. Việc này rất quan trọng để tránh sai sót và thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng người nhận.

Bước 6: Hoàn thiện với chữ ký email đầy đủ thông tin

Chữ ký email là phần không thể thiếu trong cold email chuyên nghiệp, giúp tăng độ tin cậy và uy tín với người nhận. Nó cung cấp thông tin liên hệ quan trọng, tạo sự minh bạch và thuận tiện để khách hàng hoặc đối tác phản hồi hay tìm hiểu thêm.

Lưu ý khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp:

• Chữ ký ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ các mục thiết yếu.
• Tránh dùng nhiều hình ảnh hoặc màu sắc gây mất tập trung.
• Chứa các thông tin cơ bản: tên đầy đủ, chức vụ, công ty, số điện thoại, email, website, có thể kèm theo liên kết mạng xã hội chuyên nghiệp (LinkedIn, Facebook doanh nghiệp).
• Đảm bảo font chữ và kích thước dễ đọc, phù hợp với toàn bộ email.

Ví dụ chữ ký email hiệu quả:

Nguyễn Văn A
Trưởng phòng Kinh doanh
Công ty XYZ
Email: nguyenvana@xyz.com
Điện thoại: 0123 456 789
Website: www.xyz.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana

Giải thích: Chữ ký này cung cấp đủ thông tin để người nhận dễ dàng liên hệ và cảm nhận sự chuyên nghiệp của người gửi. Một chữ ký tốt giúp tăng sự gần gũi và tỷ lệ phản hồi cold email.

Bí quyết gửi Cold Email hiệu quả

1. Tránh sử dụng tiêu đề dễ gây nhầm lẫn

Tiêu đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy, quyết định họ có mở email hay không. Hãy tập trung tạo tiêu đề rõ ràng và tránh sử dụng những từ gây hiểu lầm hoặc đánh lừa vì có thể khiến người nhận báo cáo email của bạn.

Những điều nên tránh để viết tiêu đề cold email hiệu quả:

• Tiêu đề có tuyên bố hoặc hứa hẹn quá mức như: hoàn toàn miễn phí, quà tặng miễn phí, 100% hài lòng,...
• Từ ngữ tạo sự cấp bách như: có hạn, trong ngày hôm nay, thanh toán ngay,..
• Ngôn từ phóng đại như: hoàn hảo, bất ngờ, kinh khủng, thật không thể tin được,..

Checklist kiểm tra tiêu đề:

• Ngắn gọn, rõ ràng, không gây nhầm lẫn
• Phù hợp với nội dung email
• Tránh dùng từ ngữ spam hoặc hứa hẹn quá mức

2. Luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng

Điểm mạnh của cold email là tập trung vào nhu cầu khách hàng tiềm năng. Hãy cho họ thấy bạn thực sự quan tâm và mong muốn mang đến giá trị thiết thực. Khi xây dựng được sự tin tưởng, khách hàng sẽ dễ đón nhận sản phẩm, dịch vụ của bạn hơn.

Cách thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp với khách hàng gồm:

• Dùng tiêu đề thu hút đúng nhu cầu
• Cá nhân hóa email: chèn tên người nhận, chia sẻ thông tin phù hợp lĩnh vực họ quan tâm
• Gửi email trong giờ hành chính, từ thứ 2 đến thứ 6 để tối ưu tỷ lệ mở

3. Nội dung đơn giản, dễ đọc

Nội dung nên nhấn mạnh lợi ích, giá trị khách hàng nhận được hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể. Điều này giúp họ quan tâm và dễ dàng thực hiện hành động mục tiêu.

Những điều cần tránh khi viết nội dung cold email:

• Giới thiệu lan man, quá nhấn mạnh về thương hiệu
• Lời chào quá thân mật
• Dùng từ ngữ hoặc cấu trúc khó hiểu
• Không đọc lại email trước khi gửi

Checklist nội dung hiệu quả:

• Nội dung ngắn gọn, tập trung lợi ích khách hàng
• Lời chào lịch sự và phù hợp
• Câu văn đơn giản, dễ hiểu
• Kiểm tra đúng chính tả và ngữ pháp

4. Sử dụng Call-to-action (CTA) nổi bật

Chú trọng CTA bằng cách đặt ở vị trí dễ nhận thấy, làm nổi bật bằng màu sắc và dùng lời quyết đoán, tích cực để khuyến khích người nhận phản hồi hoặc hành động.

Ví dụ câu CTA hiệu quả:

• ""Đặt lịch tư vấn miễn phí ngay hôm nay!""
• ""Truy cập website để nhận báo giá ưu đãi.""
• ""Phản hồi email này để được hỗ trợ nhanh chóng.""

5. Đảm bảo danh sách email đã được xác minh

Trước khi gửi, hãy chắc chắn danh sách email hợp lệ và người nhận sẽ thực sự nhận được email.

Danh sách email đã xác minh giúp giảm lượng email trả lại, nâng cao tỷ lệ gửi thành công và giảm nguy cơ bị đánh dấu spam.

BizMail hỗ trợ xác minh địa chỉ email trước khi gửi, giúp giảm bounce rate và bảo vệ uy tín tên miền. Hệ thống còn tự động cập nhật trạng thái liên hệ để bạn tối ưu chiến dịch.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

6. Thử nghiệm A/B

Thử nghiệm A/B là cách hiệu quả để tối ưu chiến dịch cold email bằng cách gửi hai phiên bản khác nhau đến nhóm khách riêng biệt. Bạn có thể so sánh tỷ lệ mở, click và chuyển đổi để chọn phiên bản tốt nhất áp dụng toàn chiến dịch.

Các yếu tố thử nghiệm A/B:

• Dòng tiêu đề
• Nội dung chính và cách trình bày
• Call To Action (CTA)
• Giọng điệu và độ dài email

Ví dụ: Gửi 50% danh sách với tiêu đề “Tăng doanh số ngay hôm nay” và 50% với “Giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả”, theo dõi tỷ lệ mở và phản hồi để chọn tiêu đề tốt hơn.

7. Sử dụng liên kết hủy đăng ký

Đưa liên kết hủy đăng ký vào email để người nhận có thể chọn không nhận thư trong tương lai, giúp bạn tránh bị đánh dấu spam. Liên kết này cũng thể hiện sự tôn trọng lựa chọn của người nhận và nâng cao uy tín của người gửi.

Công cụ gửi cold email hiệu quả

Saleshandy

Saleshandy là công cụ tự động hóa cold email toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp tạo khách hàng tiềm năng hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật:

• Tự động tải danh sách khách hàng tiềm năng và xác minh trước khi gửi
• Bộ lọc nâng cao giúp tạo danh sách phù hợp với mục tiêu từng doanh nghiệp
• Đánh giá mức độ cá nhân hóa và spam trong email, hỗ trợ viết email hiệu quả

Giá từ 36 USD/tháng, mua theo năm chỉ còn 25 USD/tháng.

Woodpecker

Woodpecker là giải pháp gửi cold email an toàn, hỗ trợ tích hợp với nhiều nhà cung cấp email khác nhau.

Tính năng nổi bật:

• Xác minh địa chỉ email, loại bỏ email không hợp lệ trước khi gửi
• Cung cấp đa dạng mẫu email giúp công việc nhanh chóng và dễ dàng
• Tạo workflow email tự động phản hồi các hành động của khách hàng

Giá từ 29 USD/tháng, có bản dùng thử 7 ngày.

Yesware

Yesware giúp bạn gửi cold email dễ dàng tiếp cận người dùng hơn.

• Nhập khách hàng tiềm năng từ file CSV và xây dựng chiến dịch hiệu quả
• Liên kết tài khoản Gmail hoặc Outlook để gửi email trực tiếp
• Tích hợp với CRM giúp quy trình quản lý khách hàng liền mạch

Yesware có bản miễn phí và bản trả phí từ 15 USD/tháng để trải nghiệm nâng cao.

Lemlist

Lemlist là nền tảng gửi cold email tự động, tập trung cá nhân hóa bằng hình ảnh và video động, tăng tỷ lệ mở và phản hồi.

• Cá nhân hóa nội dung, hình ảnh và tên người gửi từng email
• Theo dõi hiệu suất real-time với báo cáo chi tiết
• Tích hợp CRM và các nền tảng marketing để đồng bộ dữ liệu

Giá từ 29 USD/tháng, bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

Outreach

Outreach là nền tảng tiếp thị bán hàng toàn diện, giúp quản lý chiến dịch cold email quy mô lớn với tính năng tự động hóa và phân tích nâng cao.

• Tự động hóa chuỗi email đa kênh phức tạp
• Báo cáo chi tiết giúp tối ưu chiến dịch
• Tạo phiên bản A/B test và cá nhân hóa sâu thuận tiện

Giá linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp, liên hệ nhà cung cấp để báo giá.

7 sai lầm khi gửi cold email mà các marketer cần tránh

1. Chỉ chú trọng tiêu đề mà bỏ qua nội dung

Tiêu đề rất quan trọng vì ảnh hưởng tỷ lệ mở email. Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung vào tiêu đề mà nội dung kém hấp dẫn sẽ khiến người nhận thất vọng, không tương tác, ảnh hưởng xấu đến danh tiếng và hiệu quả chiến dịch.

Khắc phục: Đầu tư cân bằng cho tiêu đề và nội dung. Đảm bảo email hấp dẫn, rõ ràng và thực hiện đúng cam kết trong tiêu đề.

2. Gửi email cho một người nhưng không chắc họ là đối tượng phù hợp

Gửi email đến cá nhân không có quyền quyết định hoặc nhu cầu là lãng phí thời gian và nguồn lực. Người nhận thường bỏ qua email như vậy.

Khắc phục: Lập danh sách email kỹ càng, xác định đúng đối tượng theo vị trí, nhu cầu và đặc điểm để nâng cao tỷ lệ thành công.

3. Viết câu quá dài, khó đọc

Câu văn dài, lan man khiến người đọc mất hứng và không nắm được thông điệp, làm tăng tỷ lệ thoát và giảm hiệu quả.

Khắc phục: Viết câu ngắn gọn, rõ ràng, đúng cú pháp và kiểm tra kỹ trước khi gửi.

4. Chỉ nói về doanh nghiệp, không hướng đến người nhận

Chỉ nhấn mạnh doanh nghiệp khiến email giống spam. Khách hàng quan tâm đến lợi ích họ nhận được nhiều hơn.

Khắc phục: Tập trung vào lợi ích và giải pháp cho khách hàng, cho họ thấy bạn hiểu và đáp ứng nhu cầu.

5. Không nêu rõ lợi ích khách hàng tiềm năng

Nội dung thiếu lợi ích rõ ràng sẽ khó thuyết phục khách hàng hành động.

Khắc phục: Trình bày chi tiết lợi ích, ví dụ cụ thể về giá trị sản phẩm/dịch vụ mang lại.

6. Sao chép, gửi hàng loạt email thiếu điểm nhấn và trau chuốt

Nội dung thiếu cá nhân hóa và nhàm chán khiến khách hàng bỏ qua và giảm tỷ lệ phản hồi.

Khắc phục: Cá nhân hóa tên, nhu cầu khách hàng, tránh dùng từ ngữ spam và trình bày chuyên nghiệp.

7. Bỏ qua cơ hội liên hệ hữu ích

Bỏ qua những liên hệ tiềm năng như đăng ký nhận thông tin khiến bạn mất khách hàng đáng giá.

Khắc phục: Theo dõi, chăm sóc khách hàng từ giai đoạn nhận biết đến chốt giao dịch.

Checklist tránh sai lầm khi viết cold email:

• Tiêu đề rõ ràng, không gây hiểu nhầm
• Nội dung tập trung vào khách hàng, lợi ích cụ thể
• Câu văn ngắn gọn, dễ hiểu
• Cá nhân hóa tối đa
• Lời kêu gọi hành động rõ ràng
• Kiểm tra kỹ chính tả và định dạng trước khi gửi
• Theo dõi phản hồi và chăm sóc khách hàng

Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về cold email và hướng dẫn 5 bước viết cold email hiệu quả. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật thông tin mới nhất nhé!