9 kỹ năng giúp bạn viết email chuyên nghiệp hơn: Mẹo và ví dụ [CHI TIẾT]

Hầu hết mọi người trong lĩnh vực học thuật và chuyên môn đều giao tiếp qua email, vì vậy mà viết email chuyên nghiệp và trau chuốt là một kỹ năng quan trọng. Tại đây Bizfly và bạn đọc hãy cùng thảo luận về những kỹ năng giúp bạn viết email chuyên nghiệp hơn nhé!

Thế nào là một email chuyên nghiệp? 

Email chuyên nghiệp là email được gửi đi với mục đích truyền đạt thông tin chính xác, chuyên nghiệp và lịch sự giữa doanh nghiệp với đối tác, đồng nghiệp với đồng nghiệp, quản lý và và nhân viên, nhà tuyển dụng và người xin việc, sinh viên và giáo sư,.. 

Một email được viết chuyên nghiệp giúp người viết tạo ấn tượng tích cực và đáng tin cậy ngay từ đầu, làm người nhận cảm thấy tin tưởng, tôn trọng. Ngoài ra còn phản ánh chuyên môn cũng như uy tín, giúp người viết xây dựng, củng cố được thương hiệu cá nhân. Hơn nữa sử dụng email chuyên nghiệp cũng là cách để duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với đối tác, khách hàng, đồng nghiệp,...

Chủ đề của email chuyên nghiệp 

• Lên lịch cuộc họp 
• Hỏi hoặc trả lời câu hỏi 
• Làm rõ một tuyên bố hay chỉ dẫn
• Phản hồi thông tin liên lạc trước đó
• Nhắc nhở người nhận về thời hạn 
• Giải thích về điều gì đó

Email chuyên nghiệp có đặc điểm gì?

• Giọng điệu chuyên nghiệp
• Lời chào phù hợp
• Dòng tiêu đề trực tiếp, rõ ràng
• Thông điệp ngắn gọn, nêu rõ mục đích
• Ngôn từ, ngữ pháp chính xác
• Cấu trúc trình bày logic

Một số ý tưởng kịch bản của email chuyên nghiệp

• Giao tiếp giữa nhân viên và quản lý
• Giao tiếp giữa các cá nhân bên ngoài tổ chức (nhà cung cấp, đối tác, khách hàng) với doanh nghiệp bạn 
• Giao tiếp giữa giáo sư và ban giám hiệu nhà trường 
• Giao tiếp giữa các quan chức chính phủ 
• Giao tiếp trong quá trình xin việc 
• Giao tiếp với dịch vụ khách hàng

9 kỹ năng giúp bạn viết email chuyên nghiệp 

Đặt tiêu đề dễ hiểu và rõ ràng 

Dòng tiêu đề có chức năng tóm tắt nội dung chính của email một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Vì vậy nó có vai trò quyết định trong việc khuyến khích người nhận thực hiện hành động như đọc, trả lời, nhấn vào một liên kết,..

Việc đặt tiêu đề dễ hiểu và rõ ràng còn giúp người nhận dễ dàng xác định phân loại sắp xếp email trong hộp thư đến của họ. Ngoài ra, tiêu đề rõ ràng còn tạo ra ấn tượng tích cực, thể hiện sự chuyên nghiệp đối với người nhận email. 

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp 

Việc sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp, cấu trúc đặt tên rõ ràng, lịch sự rất quan trọng. Ngoài tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp  còn tăng độ tin cậy trong mắt người nhận, tránh bị đưa vào thư mục  spam. 

Khi bạn làm việc tại công ty, tổ chức thì đuôi địa chỉ email nên là tên nơi công tác để tạo cảm giác tin cậy, chuyên nghiệp. Ví dụ nguyenvanA@bizfly.vn

Nếu bạn làm việc độc lập (freelancer) thì nên đặt cho mình một tên email riêng. Bạn nên tránh đặt email có chứa nickname có chứa teencode như “babyboo@..” hay “cobedoihon@...”. Thay vào đó hãy sử dụng chính tên của mình, ví dụ “ngocnguyen@...” hay “phamthu@...” 

Sử dụng chữ ký email

Sự tin tưởng của người nhận thường tăng lên khi đọc một email có kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng, cụ thể. Hơn nữa chữ ký email thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, lịch thiệp sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác. 

Phần chữ ký thường cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, chức vụ, tên nơi công tác giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại với bạn khi cần thiết. Để có được mẫu chữ ký chuyên nghiệp, bạn phải có logo, font chữ, màu chữ và bộ cục sắp xếp thông tin sao cho hài hòa và đẹp mắt. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách chọn kích thước chữ ký email hiệu quả nhất

Tránh những lời chào quá thân mật 

Việc sử dụng lời chào quá thân mật như “xin chào bạn” hay “chào cậu” có thể được coi là thiếu chuyên nghiệp và không phù hợp. Ngoài ra dùng lời chào thân mật có thể dẫn đến những hiểu lầm, làm mất đi sự tôn trọng và gây cảm giác không thoải mái đối với người nhận. 

Nếu bạn gửi email cho tổ chức, đối tác, bạn hãy dùng kính ngữ để thể hiện lòng tôn trọng cũng như đảm bảo tính chuyên nghiệp. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ đối tượng và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào phù hợp. 

Hạn chế dùng dấu chấm than, từ cảm thán 

Nhiều người thường có thói quen đặt nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết, hay sử dụng quá nhiều thán từ. Điều này khiến cho nội dung email trở nên quá cảm xúc, dễ làm người nhận hiểu lầm thông điệp mà bạn truyền đạt. 

Như vậy việc hạn chế sử dụng dấu chấm cảm, từ cảm thán trong email sẽ giúp bạn duy trì tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng trong giao tiếp, đồng thời giúp bạn tập trung vào nội dung chính cần truyền đạt, tránh những hiểu lầm không mong muốn. 

Lưu ý về văn hóa người nhận

Khi viết email, bạn nên dựa trên văn hóa người nhận để điều chỉnh thông điệp, nội dung sao cho phù hợp, tránh được những bất đồng trong giao tiếp, tạo môi trường giao tiếp tôn trọng và thoải mái. Hơn nữa còn tạo cho người nhận cảm giác đáng tin cậy từ đó giúp duy trì mối quan hệ tốt hơn.  

Một số vấn đề mà bạn nên lưu ý về văn hóa để viết email chuyên nghiệp hơn như:

• Vấn đề danh xưng và xưng hô
• Mức độ chính xác của email (chính tả, ngữ pháp,..)
• Tôn trọng thời gian như thời gian gửi hay thời gian phản hồi
• Ngôn từ lịch sự, trang trọng

Đọc lại email trước khi gửi 

Đọc lại email trước khi gửi giúp bạn tránh được những lỗi sai và giúp email của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là checklist giúp bạn rà soát, kiểm tra lại email một cách hiệu quả:

• Kiểm tra địa chỉ email: Điều này đảm bảo địa chỉ email của người nhận đã được nhập đúng 
• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, cú pháp: Việc này đảm bảo email chuyên nghiệp và dễ đọc 
• Kiểm tra định dạng: Xem xét định dạng văn bản, lùi đầu dòng, in đậm, in nghiêng đã phù hợp chưa
• Đảm bảo thông điệp chính xác: Kiểm tra thông điệp mà bạn muốn truyền đạt đã đầy đủ, rõ ràng và chính xác hay chưa, để tránh gây hiểu làm cho người nhận. 
• Kiểm tra đính kèm và liên kết: Kiểm tra các tệp đính kèm và liên kết được thêm đã đúng chưa và có hoạt động như mong đợi hay không. 
• Kiểm tra mục chữ ký: Đảm bảo mục chữ ký chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

Chú ý cách trình bày email 

Một email được trình bày một cách chuyên nghiệp với định dạng rõ ràng, cú pháp đúng sẽ tạo ấn tượng tích cực với người nhận. Cách trình bày rõ ràng, gọn gàng còn giúp tiết kiệm thời gian đọc cho người nhận email, ngoài ra còn tránh được những nhầm lẫn hay hiểu lầm về nội dung. 

Bạn hãy chú ý về định dạng và cấu trúc email như tiêu đề rõ ràng, sử dụng đoạn văn ngắn đễ đọc, phông chữ, kích thước chữ phù hợp. Những nội dung, thông tin quan trọng có thể tô màu và dùng các gạch đầu dòng thành mục rõ ràng, dễ đọc. Ngoài ra nếu bạn sử dụng hình ảnh và biểu đồ hãy chú ý về chất lượng và kích thước. 

Giữ tinh thần thoải mái khi viết email

Khi bạn có tinh thần, trạng thái tốt nhất, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi diễn đạt ý kiến và giao tiếp qua email. Cùng với đó, khi tinh thần thoải mái bạn có thể dễ dàng sáng tạo các ý tưởng mới cho email của mình. 

Bạn có thể thực hiện các động tác thư giãn trước khi viết như yoga nhẹ hay đi dạo,.. để đầu óc được thả lỏng. Ngoài ra hãy đảm bảo môi trường làm việc của bạn thoải mái và yên tĩnh. Đừng quên viết ra một số ý tưởng hay dàn ý về nội dung để giảm bớt áp lực, căng thẳng khi viết. 

Như vậy bài viết những kỹ năng giúp bạn viết email chuyên nghiệp hơn, Bizfly đã cung cấp cho bạn đọc nhiều thông tin hữu ích giúp bạn có thể tự tin, thoải mái giao tiếp qua email một cách chuyên nghiệp, lịch sự và chỉnh chu. Đừng quên truy cập mục Martech Blog thường xuyên để cập nhật nhiều thông tin hấp dẫn nhé!