10 cách quản lý danh sách email khách hàng cho doanh nghiệp năm 2024 hiệu quả nhất

Việc quản lý danh sách email của khách hàng một cách thông minh là vô cùng quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu chiến dịch email marketing và tăng tỉ lệ chuyển đổi. Để hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch phân loại và sắp xếp email của khách hàng, Bizfly tổng hợp trong bài viết những cách thức thực hiện hiệu quả.

1. Phân khúc đối tượng mục tiêu

Để quản lý danh sách email hiệu quả, một trong những bước quan trọng là phân khúc đối tượng mục tiêu. Việc này giúp tìm ra nhóm khách hàng có đặc điểm, hành vi tương đồng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến dịch email marketing phù hợp với đặc điểm đó và tăng cơ hội chuyển đổi. Tệp khách hàng có thể được phân loại dựa trên các tiêu chí như:

• Nhân khẩu học: Độ tuổi, giới tính, thu nhập, nghề nghiệp,...
• Vị trí địa lý: Thành phố, quốc gia,..
• Tâm lý học: Tích cách, sở thích, phong cách sống,...
• Hành vi mua hàng: Thói quen chi tiêu, thói quen mua hàng,...

2. Lọc danh sách email

Việc lọc và phân loại danh sách email định kỳ giúp doanh nghiệp loại bỏ các địa chỉ email không hoạt động hoặc địa chỉ spam. Theo thống kê của Linkedin, một nhân viên có thể tốn đến 80 giờ một năm chỉ để lọc spam. Do đó, để tối ưu quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng các bộ lọc email cho phép tự động thiết lập quy tắc lọc và phân loại email. 

Để bật bộ lọc trong gmail bạn chỉ cần các thao tác đơn giản sau: Vào Gmail > Click vào dấu mũi tên ở thanh tìm kiếm trong thư > Nhập tiêu chí tìm kiếm muốn lọc > Tích chọn mục Áp dụng nhãn & chọn nhãn > Nếu bạn chưa có nhãn hãy chọn vào Nhãn mới để tạo  > Chọn nhãn vừa tạo > Click vào Tạo bộ lọc.

3. Kiểm tra email đều đặn

Hộp thư cần được kiểm tra đều đặn theo ngày để tránh việc bỏ sót email quan trọng. Bạn có thể chia nhỏ công việc này thành 3 lần trong ngày, các khung giờ như 10 giờ sáng, 1 giờ chiều và 4 giờ chiều. Sau đó, bạn tập trung hoàn thành việc này trong 15 phút. Một cách khác là bạn dành hẳn 30 đến 45 phút cho việc kiểm tra email vào mỗi sáng.

4. Áp dụng quy tắc 80/20 

Quy tắc 80/20, hay quy tắc Pareto được đặt theo tên nhà kinh tế Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này có nghĩa là 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân chính. Áp dụng vào việc quản lý danh sách email, doanh nghiệp cần ưu tiên xử lý 20% email quan trọng mang lại 80% hiệu quả. Dưới đây là các bước giúp bạn áp dụng đúng phương pháp này:

• Xác định vấn đề: Bạn cần xử lý hòm thư. Liệt kê những nguyên nhân dẫn đến vấn đề: Bạn cần xử lý hòm thư để không bỏ lỡ thông tin, lọc thư rác,...
• Xác định những nguyên nhân quan trọng: Bạn không thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng trong mail như cơ hội kinh doanh, phản hồi từ khách hàng,...
• Thực hiện công việc: Bạn tập trung giải quyết 20% email quan trọng đã xác định.

5. Sử dụng email chào mừng

Gửi một email chào mừng thú vị ngay khi khách hàng thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ là phương thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng khi quản lý email. Theo nghiên cứu của công ty Act-on, tỉ lệ tương tác của email chào mừng là rất cao (tỉ lệ mở trên 50%). Do đó, việc có email chào mừng ấn tượng sẽ giúp bạn tăng cơ hội chuyển đổi.

6. Gắn thẻ và phân loại để quản lý danh sách email

Một phương pháp quản lý danh sách email hiệu quả khác là thực thiện gắn thẻ và phân loại email. Phương pháp này là việc doanh nghiệp gán nhãn email dựa trên hành động của khách hàng và phân loại khách theo các thẻ. Mục đích của việc này là để doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tệp khách hàng và đưa ra phương án chăm sóc phù hợp với nhu cầu. 

Bạn có thể tạo nhãn email qua các bước đơn giản sau: Mở Gmail trên máy tính > Vào Danh sách mở rộng > Chọn Tạo nhãn mới > Nhập tên nhãn mới bạn muốn đặt > Nhấn Tạo. 

Chẳng hạn, nếu khách hàng sử dụng mã giảm giá từ email chào mừng của bạn, bạn có thể gán cho họ thẻ “chuyển đổi ưu đãi chào mừng”.

Bên cạnh đó, có thể phân loại khách hàng thành các nhóm nhỏ hơn có chung đặc điểm. Ví dụ, nếu bạn có một cửa hàng trực tuyến, bạn có thể chia đối tượng của mình thành hai phân khúc – những khách hàng đã đồng ý nhận thông báo và những khách hàng không đồng ý nhận thông tin từ doanh nghiệp. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý danh sách và có chiến lược tiếp cận khách hàng phù hợp hơn.

7. Thu hút lại những người huỷ đăng ký

Nếu một số lượng đáng kể người nhận tỏ ra không quan tâm email và hủy đăng ký thì phần lớn email của bạn sẽ được chuyển đến thư mục rác. Do đó, điều bạn nên làm là thu hút lại những người này thông qua các chiến dịch được gửi thủ công hoặc qua chuỗi tự động.

Một số cách thức mà doanh nghiệp có thể sử dụng để khuyến khích, kích thích lại nhu cầu là:

• Email thông báo ưu đãi đặc biệt, cá nhân hóa dành cho khách hàng.
• Cuộc thăm dò ý kiến để rút kinh nghiệm và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Email chia sẻ thêm thông tin về giá trị sản phẩm, lợi ích mà khách hàng có thể nhận được.
• Email cập nhật thông tin, tính năng mới của sản phẩm, dịch vụ

8. Sử dụng hệ thống tính điểm để đánh giá mức độ tương tác

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống tích điểm để tính toán điểm của địa chỉ email dựa trên yếu tố như danh tính, hành vi tương tác,... Dựa trên số điểm, doanh nghiệp có thể phân loại email vào từng nhóm như tương tác cao, trung bình, thấp. Từ đó, doanh nghiệp tập trung chuyển đổi nhóm tương tác cao và kích thích nhu cầu nhóm tương tác trung bình và thấp.

Ví dụ: Trong GetResponse, bạn có thể phân bổ 10 điểm cho mỗi người liên hệ hoặc người đăng ký. Bạn cũng có thể trừ điểm của họ nếu họ không thực hiện các hành động mà bạn đã đề ra. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá mức độ tương tác của người dùng với các email hoặc các chiến dịch tiếp thị.

9. Đảm bảo biểu mẫu đăng ký nhận email được thiết lập đúng cách

Thu thập thông tin từ biểu mẫu đăng ký nhận email là bước đầu tiên để doanh nghiệp tạo liên kết với email của khách hàng. Do đó, doanh nghiệp muốn quản lý danh sách email hiệu quả cần đảm bảo biểu mẫu này được thiết lập đúng cách. Dưới đây là một số cách doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Thu hút sự chú ý: Doanh nghiệp cần sử dụng tiêu đề hấp dẫn và có gợi ý hành động cụ thể. Ví dụ, bạn có thể dùng các từ kích thích sự tò mò trong tiêu đề (đặc biệt, duy nhất, ưu đãi lớn) và kèm kêu gọi hành động (điền thông tin để nhận ưu đãi).
• Thu thập thông tin cần thiết: Biểu mẫu chỉ nên yêu cầu thông tin cần thiết nhất từ khách hàng, tránh thông tin dài dòng và câu hỏi quá cá nhân.
• Xác nhận đăng ký: Sau khi khách hàng điền vào biểu mẫu đăng ký, doanh nghiệp cần gửi cho khách một email xác nhận đăng ký.
• Tuân thủ quy định về quyền riêng tư: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng biểu mẫu đăng ký tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và luật pháp liên quan. 
• Kiểm tra và tối ưu hóa: Biểu mẫu cần được định kỳ kiểm tra và tối ưu hóa biểu mẫu để đảm bảo rằng nó vẫn hoạt động và phù hợp.

10. Gửi email tự động dựa trên hệ thống tích điểm 

Đây là cách quản lý danh sách email hiệu quả để doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và tối ưu hóa việc tương tác với khách hàng. Doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống tính điểm tương tác email cần có hành động tiếp theo với số điểm được thống kê. Gửi email tự động đến khách hàng trong từng nhóm điểm sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng số liệu để tăng chuyển đổi.

Với tính năng Marketing Automation, CRM Marketing của Bizfly hỗ trợ doanh nghiệp tự động gửi email nhanh chóng. Cụ thể, phần mềm giúp tự động đẩy thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như fanpage, website về một nơi duy nhất, thường là hệ thống CRM.

Điều này giúp bạn quản lý danh sách dễ dàng hơn vì thông tin khách hàng được tập trung và cập nhật tự động, không cần phải nhập liệu thủ công.

Bên cạnh đó, từ hệ thống tích điểm, doanh nghiệp sẽ thực hiện dán nhãn hành động cho từng nhóm điểm và thiết lập gửi email dễ dàng với BizCRM. Phần mềm còn giúp đo lường hiệu quả của tất cả chiến dịch bằng báo cáo, biểu đồ trực quan: Gửi thành công, tỷ lệ open, tỷ lệ click… Từ đó, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của doanh nghiệp trong việc quản lý danh sách email qua từng chiến dịch. 

Việc quản lý danh sách email chuẩn chỉnh là vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một liên kết chặt chẽ với khách hàng qua email và tăng tỉ lệ chuyển đổi. Mong rằng, bài viết trên đây của Bizfly cung cấp thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp ứng dụng quản lý email khách hàng hiệu quả.