Cách check blacklist domain giúp x2 hiệu quả chiến dịch Email Marketing

Blacklist là gì?

Blacklist hay còn được gọi là danh sách đen, là danh sách bao gồm những địa chỉ IP hoặc domain bị đánh gắn cờ là nguồn spam của các tổ chức thống kê các server gửi spam. Những tổ chức này hoạt động phi lợi nhuận và độc lập với các cơ quan, chính phủ, dựa trên cơ chế theo dõi IP của doanh nghiệp. 

Blacklist có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng gửi email của bạn. Cơ chế hoạt động là nhà cung cấp dịch vụ Internet sẽ chặn hoặc chuyển email của bạn khỏi hộp thư đến của người nhận dự định, vì vậy việc biết cách check blacklist domain vô cùng quan trọng. 

Xem thêm: Email Blacklist là gì? Cách kiểm tra và khắc phục khi email bị rơi vào danh sách đen

Tại sao domain của doanh nghiệp bị đưa vào blacklist

Trước khi tìm hiểu cách check blacklist domain bạn cần hiểu lý do vì sao domain của doanh nghiệp bị đưa vào blacklist. Một vài nguyên nhân có thể kể đến như:

Hành vi gửi 

• Gửi thư rác: Nếu một địa chỉ hoặc miền gửi một lượng lớn email không mong muốn thì sẽ bị coi là thư rác và được thêm vào danh sách đen. 
• Tỷ lệ thoát cao: Gửi email đến những địa chỉ email không hợp lệ hoặc không hoạt động dẫn đến tỷ lệ thoát cao, báo hiệu việc quản lý danh sách email kém. 
• Gửi email đến danh sách email mua của bên thứ ba: Việc mua danh sách email hoặc sử dụng danh sách của bên thứ ba không thích hợp sẽ vi phạm và đưa miền của doanh nghiệp vào danh sách đen
• Chiến dịch email hàng loạt: Gửi lượng lớn email trong thời gian ngắn có thể kích hoạt cảnh báo spam và đưa danh sách đen. 

Xem thêm: 3 cách gửi email hàng loạt miễn phí, không bị spam

Nội dung và mục đích email không phù hợp

• Sử dụng từ spam: Nội dung email chưa quá nhiều từ spam có thể khiến miền email của bạn nằm trong blacklist 
• Nội dung phát tán virus: Miền email có liên quan đến việc phát tán phần mềm độc hại hoặc virus thông qua các tệp đính kèm hoặc liên kết trong email thường sẽ nằm trong blacklist
• Mục đích lừa đảo: Tên miền liên kết với các hoạt động lừa đảo, chẳng hạn như lừa người dùng tiết lộ thông tin nhạy cảm, miền đó có thể nằm trong danh sách chặn. 

Danh tiếng kém hoặc tỷ lệ khiếu nại cao

• Danh tiếng người gửi kém: Một miền email có danh tiếng kém do tỷ lệ thư rác cao hoặc vấn đề khác có thể bị đưa vào blacklist. Doanh nghiệp có thể sử Google Postmaster để kiểm tra danh tiếng domain của mình,..
• Tỷ lệ khiếu nại cao: Nếu người nhận liên tục đánh dấu email từ tên miền của doanh nghiệp là thư rác thì nhà cung cấp email có thể đưa tên miền vào danh sách đen. 

Xem thêm: Spam Email là gì? Nguyên nhân bị spam và cách phòng tránh hiệu quả

Cách check blacklist domain để triển khai email marketing

Spamhaus

Spamhaus là một tổ chức uy tín với trụ sở tại London, cung cấp các dịch vụ chống spam vô cùng chất lượng nhờ sở hữu hệ thống cơ sở dữ liệu toàn cầu. Một số dịch vụ như Spamhaus Block List (SBL) và Domain Block List (DBL), giúp ngăn chặn gửi thư rác và hạn chế được các hành vi phá hoại trên không gian mạng. 

Cách check blacklist domain bằng Spamhaus, bạn làm theo các bước sau: 

• Bước 1: Truy cập đường dẫn https://check.spamhaus.org/ 
• Bước 2: Nhập tên miền của bạn vào ô “Search single IP, domain, ASN, URL or hash”. Tiếp tục nhấn “Lookup” để kiểm tra

• Bước 3:  Xem xét kết quả. Nếu màn hình hiện dòng chữ “tên domain + has no issues” (như hình minh họa) nghĩa là domain của doanh nghiệp không nằm trong danh sách đen. 

Ngược lại nếu màn hình hiền thị “tên domain + has 1 listing” nghĩa là doanh nghiệp của bạn đang nhằm trong 1 backlist. 

Cách check blacklist domain với MxToolBox

MxToolbox là tổ chức thống kê danh sách đen uy tín chứa nhiều điểm dữ liệu, giúp tổ chức dễ dàng kiểm tra các thông tin như địa chỉ IP, vị trí địa lý, tên máy chủ, nhà cung cấp DNS, domain, trạng thái blacklist, bản ghi MX, nhà cung cấp email.

Cách check blacklist domain bằng MxToolBox, doanh nghiệp tiến hành bước sau:

• Bước 1:  Truy cập website https://mxtoolbox.com/
• Bước 2: Tại trang chủ, trên thanh menu chọn tab “Blacklists”. Tiếp tục nhập domain của doanh nghiệp vào ô “Lookup anything” và nhấn blacklist check để kiểm tra. 

• Bước 3: Thông qua màu sắc, doanh nghiệp có thể xác định domain của mình có bị liệt vào blacklist hay không. Màu xanh là domain không bị liệt vào blacklist của tổ chức chống spam 

Màu đó thì nghĩa là domain bị liệt vào blacklist

DotCom

Dotcom có thể giúp tra cứu thông tin của website ở các quốc gia và đưa ra các con số load time có độ chính xác cao. Ngoài cách check blacklist domain, DotCom Tool còn để test server và performance của website. 

Bốn bước check blacklist trên DotCom:

• Bước 1: Truy cập website https://www.dotcom-tools.com/email-blacklist-test 
• Bước 2: Tại ô “From Location” chọn “Hong Kong” (vì Hong Kong có vị trí gần Vietnam nhất) Nhập domain tại ô “Enter Host or IP”

• Bước 3: Nhập domain tại ô “Enter Host or IP”
• Bước 4: Nhấn “Run Test” và chờ kết quả. Khi cột “Status” hiển thị kết quả “OK” thì domain của doanh nghiệp không nằm trong danh sách đen. 

Site24x7 

Sử dụng Site24x7 là cách check blacklist domain hiệu quả. Tất cả các gói dịch vụ của Site24x7 đều có bản dùng thử miễn phí 30 ngày và có kiểm tra domain trong danh sách theo thời gian thực. 

Tiến hành check tình trạng tên miền, cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Truy cấp đường link https://www.site24x7.com/tools/blacklist-check.html 
• Bước 2: Nhập domain vào ô “Domain Name or IP Address” và tiếp tục nhấn “Realtime Blacklist Check” 

• Bước 3: Nếu cột Status đánh dấu tích xanh nghĩa là domain của doanh nghiệp không nằm trong Blacklist. 

MultiRBL

MultiRBL là tổ chức thống kê blacklist có cơ sở dữ liệu lớn với hơn 200 nguồn khác nhau hoàn toàn miễn phí. Cách check blacklist domain bao gồm:

• Bước 1: Truy cập đường link https://multirbl.valli.org/ 
• Bước 2: Ngay tại ô “Test” chọn “FCrDNS & DNSBL lookups”. Tại ô IPv4/IPv6 address or domain name, nhập domain của doanh nghiệp và nhấn “Send”

• Bước 3: Kết quả trả về một danh sách đầy đủ các blacklist mà MultiRBL thu thập . Danh sách blacklist mà domain đang dính sẽ được thể hiện tại ô Blacklisted

Các bước xử lý khi domain bị cho vào blacklist

Bước 1: Xác định nguyên nhân 

Đầu tiên bạn  xác định địa chỉ email hoặc tên miền của bạn nằm trong trong danh sách đen nào và tại sao nó lại bị đưa vào danh sách đen. Bước này giúp bạn hiểu vấn đề cơ bản và điều chỉnh cách tiếp cận vấn đề phù hợp.

• Theo dõi danh sách đen: Sử dụng các công cụ như đã nêu ở trên để kiểm tra xem tên miền hoặc IP của bạn có nằm trong danh sách đen nào không
• Phân tích lý do: Hiểu lý do cụ thể đưa vào danh sách đen, chẳng hạn như khiếu nại về spam, tỷ lệ thoát cao, chưa phần mềm độc hại,..

Bước 2: Liên hệ với chủ sở hữu danh sách đen

Hầu hết các tổ chức thống kế Blacklist đều cung cấp cách xóa domain khỏi blacklist trên website của họ.

• Xác định blacklist: Xác định xem tài khoản email của bạn bị đưa vào danh sách đen nào
• Tìm thông tin để liên lạc: Tìm kiếm thông tin liên lạc của tổ chức hoặc cá nhân quản lý danh sách đen đó.
• Liên hệ và yêu cầu loại bỏ khỏi blacklist: Gửi email hoặc liên lạc trực tiếp với tổ chức quản lý blacklist, cung cấp thông tin xác nhận và yêu cầu họ loại bỏ tài khoản của bạn ra khỏi danh sách đen

Bước 3: Thực hiện các bước theo hướng dẫn

Khi tên miền của bạn bị đưa vào danh sách đen, có thể mất vài ngày hoặc vài tuần để khôi phục uy tín và danh tiếng của bạn. Thông thường quá trình khôi phục sẽ được tự động hóa khi bạn yêu cầu.

Tuy nhiên vẫn có một số blacklist yêu cầu bạn phải làm theo một số bước cần thiết và thực hiện một số các hành động được đề xuất để cải thiện và được xóa khỏi blacklist. Doanh nghiệp đẩy nhanh quy trình xóa bỏ bằng cách liên hệ với bộ phận hỗ trợ dịch vụ tương ứng. 

Làm thế nào để không bị rơi vào blacklist domain?

Ngoài nắm rõ cách check blacklist domain cũng như các bước xử lý khi domain bị liệt vào danh sách đen, bạn cũng cần biết một số phương pháp để tránh tình trạng này trong tương lai.

Cập nhật, làm sạch danh sách email

• Tự động hóa quản lý liên hệ để cập nhật danh sách email

Cập nhật danh sách thủ công tốn nhiều thời gian và dễ gặp nhiều sai sót. Vì vậy nên việc sử dụng công cụ tự động hóa email vô cùng hiệu quả để thêm, cập nhật hoặc xóa địa chỉ liên hệ khỏi danh sách email của doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí hay hành động nhất định, hạn chế bị domain liệt vào blacklist. 

• Yêu cầu xác nhận kép với người đăng ký

Yêu cầu xác nhận kép đối với người đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp làm sạch danh sách email của mình, lọc bớt người dùng không thực sự quan tâm tới doanh nghiệp để tránh bị báo cáo spam.

Để triển khai xác nhận kép gồm các bước: yêu cầu khách hàng truy cập điền mẫu đăng ký, sau đó gửi email yêu cầu nhấp vào liên kết để xác nhận đăng ký. 

Xem thêm: Bật mí cách làm sạch danh sách email marketing đơn giản mà hiệu quả 

Thử nghiệm A/B

Thử nghiệm A/B giúp doanh nghiệp tùy chỉnh chiến lược email, nội dung để tìm ra thông điệp hiệu quả, tối ưu cho từng phân khúc khách hàng. Doanh nghiệp có thể thử nghiệm A/B ở tiêu đều, nội dung, CTA, hình ảnh, thời gian gửi,...

Tìm hiểu sở thích  người đăng ký

Doanh nghiệp có thể thêm mục trong biểu mẫu đăng ký để người dùng chọn nội dung email mà họ quan tâm. Khi người đăng ký chọn thông báo về nội dung muốn quan tâm, doanh nghiệp có thể dựa vào đó để triển khai gửi nội dung email phù hợp, tránh bị người nhận báo cáo,....

Không gửi email hàng loạt từ ISP

Khi doanh nghiệp muốn gửi email cho người dùng, email sẽ được chuyển tới ISP, sau khi phân tích sẽ gửi email tới người nhận. 

Tuy nhiên các nhà cung cấp email như Gmail, Yahoo,..được thiết kế cho mục đích sử dụng cá nhân nên khi một email hàng loại được gửi từ ISP sẽ có nhiều khả năng domain bị đưa vào blacklist. 

Vì vậy doanh nghiệp cần lưu ý và nên sử dụng các dịch vụ tiếp thị email chuyên dụng như Hubspot, Bravo, Bizmail để nâng cao hiệu quả. 

Xem thêm: Cách gửi email hàng loạt cho nhiều người hiệu quả 

Tránh các từ spam

Các bộ lọc thư rác được cài đặt để nhận biết các từ hoặc cụm từ nhất định, từ đó đánh giá tên miền của doanh nghiệp có bị đưa vào blacklist không. Vì vậy, khi thiết kế nội dung email marketing, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từ ngữ trong thư để tránh bị đánh dấu spam. Một số từ ngữ nên tránh như: 

• Những từ ngữ đưa ra tuyên bố hay hứa hẹn thái quá như: hoàn toàn miễn phí, quà tặng miễn phí, 100% hài lòng,...
• Những từ ngữ tạo sự cấp bách, gây áp lực cho người nhận như: có hạn, trong ngày hôm nay, thanh toán ngay,..
• Những từ ngữ quá phóng đại, hoa mỹ như hoàn hảo, bất ngờ, kinh khủng, thật không thể tin được,..

Bên cạnh đó doanh nghiệp nên chú ý một số yếu tố để hạn chế bị liệt vào danh sách đen như:

• Viết đúng chính tả
• Tránh  viết hoa toàn bộ tiêu đề
• Tránh sử dụng dấu chấm than ở tiêu đề
• Tránh việc sử dụng quá nhiều liên kết trong email 
• Chữ viết nên có sự thống nhất về kích cỡ màu sắc

Xem thêm: Tổng hợp những từ khóa bị spam khi gửi email marketing

Không mua danh sách email

Mua danh sách email khiến doanh nghiệp bị đánh dấu spam đồng thời hình ảnh thương hiệu cũng xấu đi trong mắt khách hàng. Hơn nữa khiến doanh nghiệp dính vào thư rác, bởi vì nhiều địa chỉ email được tạo để bắt người gửi thư rác, địa chỉ email thường không được sử dụng như địa chỉ email hợp pháp, không đăng ký nhận thông tin qua email và không mua hàng. 

Doanh nghiệp chỉ nên gửi email cho những người dùng thật sự đăng ký nhận email từ doanh nghiệp, danh sách liên hệ này sẽ vô cùng chất lượng và giảm thiểu được việc bị báo cáo spam. Đồng thời còn tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cho những chiến dịch email marketing,..

Trên đây là cách check blacklist domain cùng các bước hướng dẫn sử dụng các công cụ check domain chi tiết, chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều  trong việc triển khai email marketing hiệu quả. Đừng quên truy cập Bizfly thường xuyên để cập nhật thông tin mới nhất nhé!