Spam Email là gì? Nguyên nhân bị spam và cách phòng tránh hiệu quả

Thư rác (spam email) - Một trong những vấn nạn lớn nhất trong thế giới Web 2.0 ngày nay. Nó gây rắc rối cho người tiêu dùng, các công ty và các chuyên gia thị trường sử dụng email marketing để liên lạc với khách hàng. 

Để đảm bảo rằng các thông điệp được nhận phù hợp, cùng Bizfly tìm hiểu Spam email là gì và nguyên nhân gây ra tình trạng email bị đánh dấu spam cũng như thủ thuật tránh bộ lọc spam.

Spam Email là gì?

Spam Email được gọi là thư rác, email rác. Đây là những email được gửi đi một cách hàng loạt mà không có được sự đồng ý từ phía người nhận dẫn đến trải nghiệm không tốt cho người sử dụng Email.

Thông thường, nội dung email chứa thông tin lừa đảo, thông tin rao bán hay quảng cáo sản phẩm/dịch vụ có vấn đề. Spam (thư rác) có hai loại:

• Một là, thư rác xuất hiện khi ai đó sử dụng một hệ thống email để gửi email không mong muốn, đặc biệt là email quảng cáo đến một nhóm người nhận. Những email này không được người nhận yêu cầu và không cho phép nhận. Nội dung email mang tính chất thương mại, chứa các liên kết khá tin cậy và thuyết phục nhưng lại dẫn đến các trang web lừa đảo lưu trữ phần mềm độc hại.
• Thứ hai, có thể những thư rác này được gửi từ một đơn vị uy tín đến một danh sách khách hàng chất lượng, nhưng vi phạm một số quy chuẩn về email marketing hoặc chứa nội dung mà nhà cung cấp phần mềm email không cho phép nên thư gửi đi rơi vào hòm spam.

Tham khảo thêm: 12 cách gửi Email hàng loạt không bị rơi vào mục spam

Tuy nhiên khi nói đến thư rác, người ta sẽ nghĩ đến các chiến dịch tiếp thị trá hình để quảng bá doanh nghiệp. Đó có thể là các khuyến mãi làm đẹp, thư mời làm việc hay bất cứ lời đề nghị nào không thể tin được.

Spam Email hay còn được gọi là thư rác, không mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng (hoặc người nhận thư)

Nguyên nhân chính dẫn đến việc email bị đánh dấu spam 

Sau khi đã biết đến khái niệm Spam email là gì rồi, bạn cũng đừng bỏ qua những nguyên nhân chính khiến cho Email của bạn bị đánh giá là spam theo nội dung dưới đây:

• Bạn không được người nhận cho phép gửi email: Điều này thường xảy ra khi bạn mua data email khách hàng và họ không phải là những subscribers đăng kí nhận email từ phía bạn
• Thông tin người gửi không chính xác: Bạn phải nói rõ bạn là ai (hoặc công ty của bạn là gì) với tên miền và địa chỉ email gửi đi chính xác.
• Không có địa chỉ thực: Đây là địa chỉ cụ thể của những công ty gửi email, thường nằm ở phía dưới cùng email và là yêu cầu bắt buộc cho tất cả các chiến dịch marketing. Các doanh nghiệp hợp pháp sẽ bao gồm địa chỉ thực của họ ở cuối mỗi mail.
• Dùng từ ngữ dễ rơi vào hòm thư rác: Bộ lọc thư rác email sẽ xem xét nội dung trong thư của bạn để quyết định xem nó có đi vào thư mục spam hay không. Những từ như: “duy nhất”, “miễn phí”, “gấp đôi”, chắc chắn”… gây ra sự hoài nghi và có khả năng bị gửi đến thư rác.
• Lỗi tiêu đề: Sử dụng chữ in hoa, sử dụng dấu chấm than hay những lời hứa hẹn hoa mỹ… đều tăng tỉ lệ vào hòm thư rác.
• Hình ảnh lớn, chữ quá ít: Việc sử dụng hình ảnh trong email là điều nên làm nhưng cần tuân thủ tỷ lệ văn bản/hình ảnh đạt 60/40, tức là email của bạn sẽ có khoảng 60% văn bản và 40% hình ảnh để vượt qua bộ lọc spam.
• Không chứa nút Unsubscribe: Một email sẽ chắc chắn rơi vào hòm thư spam nếu không có liên kết từ chối nhận tin (unsubscribe).
• Email gửi đến địa chỉ không hoạt động: Điều này có nghĩa là email người nhận không tồn tại hoặc đã bị hủy. Bạn nên thường xuyên dọn dẹp danh sách email khách hàng để tránh bị phạt tên miền hoặc ISP của bạn nếu liên tục gửi email đến các địa chỉ không hoạt động.

Thủ thuật tránh bộ lọc spam của Email

Để có thể giúp cho Email quảng cáo của bạn không bị Email đánh giá là spam, bạn hãy sử dụng một vài thủ thuật được Bizfly tổng hợp ngay dưới đây.

Sử dụng tiêu đề email và người gửi phù hợp, chính xác

• Không được sử dụng thông tin sai lệch dưới bất kỳ hình thức nào. Những kẻ gửi thư rác luôn sử dụng mánh khóe này.
• Dòng người gửi tốt nhất và trực tiếp nhất chính là tên thương hiệu của bạn. Dòng Tiêu đề nên cung cấp thông tin chính xác hoặc mô tả về nội dung sẽ đề cập đến trong email. Dòng Tiêu đề và thông điệp phải ăn khớp với nhau.

Thủ thuật tránh bộ lọc spam của Email

Tránh xa các từ ngữ kích hoạt bộ lọc spam

Một số từ và cụm từ như “miễn phí”, “tốt nhất”, “duy nhất”… sẽ khó có thể thoát khỏi bộ lọc thư rác. Do vậy, hãy chú ý đến từ ngữ trong email của bạn.

Ghi rõ địa chỉ thực tế của người gửi

Bạn nên coi đây là nội dung tiêu chuẩn trong tất cả các phần chân, chữ ký email. Nếu không thể làm được việc này, bạn không thể gửi đi các email thương mại. 

Nếu phù hợp, hãy thông báo rằng email của bạn nhằm mục đích quảng bá hay bán hàng ở phần thân email. Nếu mục đích của bạn vừa nhằm quảng bá lại vừa nhằm cung cấp thông tin (giao dịch), hãy áp dụng phương pháp an toàn là gửi kèm thông báo rằng đây là email thương mại.

Quan trọng nhất, bạn phải cung cấp một đường dẫn hủy đăng ký (unsubscribe) rõ ràng. Phần đăng ký thoát phải vận hành tự động, hoặc các yêu cầu đăng ký thoát phải được đội ngũ nhân sự xử lý trong vòng 10 ngày. Bạn cũng phải cung cấp các hướng dẫn đơn giản về cách rút khỏi danh sách gửi email trong tương lai chứ không chỉ đơn thuần đưa ra một địa chỉ URL.

Sẽ không có công thức nào tuyệt đối để đảm bảo email của bạn không rơi vào hòm spam. Hãy chú ý đến các vấn đề kỹ thuật, lọc danh sách email người dùng và tuân theo những quy chuẩn về nội dung, hình thức để giữ được uy tín cho thương hiệu và gửi email thành công đến người dùng.