Thư rác (spam email) - Một trong những vấn nạn lớn nhất trong thế giới Web 2.0 ngày nay. Nó gây rắc rối cho người tiêu dùng, các công ty và các chuyên gia thị trường sử dụng email marketing để liên lạc với khách hàng. Để đảm bảo rằng các thông điệp được nhận phù hợp, cùng Bizfly tìm hiểu Spam email là gì và nguyên nhân gây ra tình trạng email bị đánh dấu spam cũng như thủ thuật tránh bộ lọc spam.

Spam Email là gì?

Spam Email được gọi là thư rác, email rác. Đây là những email được gửi đi một cách hàng loạt mà không có được sự đồng ý từ phía người nhận dẫn đến trải nghiệm không tốt cho người sử dụng Email. Thông thường, nội dung email chứa thông tin lừa đảo, thông tin rao bán hay quảng cáo sản phẩm/dịch vụ có vấn đề. Spam (thư rác) có hai loại:

• Một là, thư rác xuất hiện khi ai đó sử dụng một hệ thống email để gửi email không mong muốn, đặc biệt là email quảng cáo đến một nhóm người nhận. Những email này không được người nhận yêu cầu và không cho phép nhận. Nội dung email mang tính chất thương mại, chứa các liên kết khá tin cậy và thuyết phục nhưng lại dẫn đến các trang web lừa đảo lưu trữ phần mềm độc hại.
• Thứ hai, có thể những thư rác này được gửi từ một đơn vị uy tín đến một danh sách khách hàng chất lượng, nhưng vi phạm một số quy chuẩn về email marketing hoặc chứa nội dung mà nhà cung cấp phần mềm email không cho phép nên thư gửi đi rơi vào hòm spam.

Tuy nhiên khi nói đến thư rác, người ta sẽ nghĩ đến các chiến dịch tiếp thị trá hình để quảng bá doanh nghiệp. Đó có thể là các khuyến mãi làm đẹp, thư mời làm việc hay bất cứ lời đề nghị nào không thể tin được.

Phân biệt Phishing và Spam

Trong Email Marketing, việc phân biệt Phishing và Spam rất quan trọng để tránh ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và hiệu quả chiến dịch. Dưới đây là bảng giúp bạn phân biệt rõ ràng hơn:

Nguyên nhân chính dẫn đến việc email bị đánh dấu spam 

Sau khi đã biết đến khái niệm Spam email là gì rồi, bạn cũng đừng bỏ qua những nguyên nhân chính khiến cho Email của bạn bị đánh giá là spam theo nội dung dưới đây:

• Bạn không được người nhận cho phép gửi email: Điều này thường xảy ra khi bạn mua data email khách hàng và họ không phải là những subscribers đăng kí nhận email từ phía bạn
• Thông tin người gửi không chính xác: Bạn phải nói rõ bạn là ai (hoặc công ty của bạn là gì) với tên miền và địa chỉ email gửi đi chính xác.
• Không có địa chỉ thực: Đây là địa chỉ cụ thể của những công ty gửi email, thường nằm ở phía dưới cùng email và là yêu cầu bắt buộc cho tất cả các chiến dịch marketing. Các doanh nghiệp hợp pháp sẽ bao gồm địa chỉ thực của họ ở cuối mỗi mail.
• Dùng từ ngữ dễ rơi vào hòm thư rác: Bộ lọc thư rác email sẽ xem xét nội dung trong thư của bạn để quyết định xem nó có đi vào thư mục spam hay không. Những từ như: “duy nhất”, “miễn phí”, “gấp đôi”, chắc chắn”… gây ra sự hoài nghi và có khả năng bị gửi đến thư rác.
• Lỗi tiêu đề: Sử dụng chữ in hoa, sử dụng dấu chấm than hay những lời hứa hẹn hoa mỹ… đều tăng tỉ lệ vào hòm thư rác.
• Hình ảnh lớn, chữ quá ít: Việc sử dụng hình ảnh trong email là điều nên làm nhưng cần tuân thủ tỷ lệ văn bản/hình ảnh đạt 60/40, tức là email của bạn sẽ có khoảng 60% văn bản và 40% hình ảnh để vượt qua bộ lọc spam.
• Không chứa nút Unsubscribe: Một email sẽ chắc chắn rơi vào hòm thư spam nếu không có liên kết từ chối nhận tin (unsubscribe).
• Email gửi đến địa chỉ không hoạt động: Điều này có nghĩa là email người nhận không tồn tại hoặc đã bị hủy. Bạn nên thường xuyên dọn dẹp danh sách email khách hàng để tránh bị phạt tên miền hoặc ISP của bạn nếu liên tục gửi email đến các địa chỉ không hoạt động.

Các loại spam email phổ biến hiện nay

Trên thực tế, spam email tồn tại dưới nhiều hình thức tinh vi và ngày càng khó phát hiện hơn. Nắm rõ các loại spam phổ biến sẽ giúp bạn không chỉ bảo vệ người nhận mà còn nâng cao hiệu quả cho chiến dịch. Dưới đây là những dạng spam thường gặp nhất hiện nay mà bất kỳ doanh nghiệp hay cá nhân nào cũng nên lưu ý.

Quảng cáo thương mại (Commercial advertisements)

Đây là hình thức spam phổ biến nhất, thường thấy trong các chiến dịch marketing sai cách. Những email dạng này thường được gửi hàng loạt đến một danh sách địa chỉ mà người nhận không hề đăng ký.

Nội dung chủ yếu là các lời mời mua sản phẩm, dịch vụ hoặc tham gia chương trình khuyến mãi. Chúng thường thiếu cá nhân hóa, lặp lại một cách nhàm chán và không cung cấp giá trị thực sự. Hậu quả là người nhận dễ đánh dấu email là thư rác, làm giảm uy tín của người gửi và ảnh hưởng xấu đến hiệu quả chung của toàn bộ chiến dịch.

Cảnh báo Virus (Antivirus Warnings)

Một dạng spam tinh vi khác là những email cảnh báo máy tính của bạn đã bị nhiễm virus hoặc có phần mềm độc hại. Những email này thường tạo cảm giác gấp gáp, thúc đẩy người dùng nhấp vào liên kết để “quét virus” hoặc tải về phần mềm chống virus miễn phí.

Tuy nhiên, chính liên kết hoặc phần mềm đó lại là mối nguy thực sự, có thể là phần mềm độc hại hoặc công cụ đánh cắp thông tin. Đây là dạng spam thường xuyên đánh vào tâm lý hoang mang, dễ khiến người nhận mất cảnh giác.

Email giả mạo (Email Spoofing)

Email giả mạo là hình thức gửi thư với địa chỉ người gửi được ngụy trang, khiến người nhận tưởng rằng email đến từ một nguồn đáng tin cậy như sếp, ngân hàng hoặc đối tác kinh doanh. Dạng spam này thường được sử dụng để thu thập thông tin nhạy cảm hoặc lừa chuyển tiền.

Điều nguy hiểm là giao diện và cách trình bày của email thường rất chuyên nghiệp, khiến người dùng khó phân biệt thật – giả nếu không kiểm tra kỹ địa chỉ gửi hoặc tên miền. Đây là một trong những hình thức dẫn đến lừa đảo phishing nghiêm trọng nhất.

Thông báo trúng thưởng (Sweepstakes Winners)

Bạn từng nhận được email thông báo trúng thưởng một chiếc iPhone, một chuyến du lịch hoặc hàng nghìn USD tiền mặt? Đây là dạng spam đánh vào lòng tham và sự tò mò. Dù nội dung có thể bắt mắt và hấp dẫn, nhưng tất cả đều là chiêu trò.

Những email này thường yêu cầu người nhận cung cấp thông tin cá nhân, số tài khoản ngân hàng hoặc trả “phí nhận thưởng” – thực chất là để lừa đảo. Nếu doanh nghiệp của bạn vô tình sử dụng giọng văn tương tự trong email marketing, rất dễ bị hiểu lầm là spam và bị chặn ngay từ hệ thống lọc thư.

Thanh toán khoản vay không có thật (Money Scams)

Một dạng spam khá phổ biến khác là các email liên quan đến khoản vay, đầu tư, hoặc trợ giúp tài chính. Nội dung thường đề cập đến việc người nhận được “phê duyệt khoản vay lớn” mà không cần chứng minh tài chính, hoặc được mời đầu tư vào dự án sinh lời cao.

Trong nhiều trường hợp, chúng sẽ yêu cầu người nhận chuyển tiền cọc hoặc điền thông tin tài chính cá nhân. Mục tiêu cuối cùng vẫn là lừa đảo chiếm đoạt tiền hoặc dữ liệu. Do đó, khi xây dựng chiến dịch email liên quan đến tài chính, bạn cần tránh các ngôn từ dễ gây hiểu lầm và luôn thể hiện rõ sự minh bạch.

Thủ thuật tránh bộ lọc spam của Email

Để có thể giúp cho Email quảng cáo của bạn không bị Email đánh giá là spam, bạn hãy sử dụng một vài thủ thuật được Bizfly tổng hợp ngay dưới đây.

Sử dụng tiêu đề email và người gửi phù hợp, chính xác

• Không được sử dụng thông tin sai lệch dưới bất kỳ hình thức nào. Những kẻ gửi thư rác luôn sử dụng mánh khóe này.
• Dòng người gửi tốt nhất và trực tiếp nhất chính là tên thương hiệu của bạn. Dòng Tiêu đề nên cung cấp thông tin chính xác hoặc mô tả về nội dung sẽ đề cập đến trong email. Dòng Tiêu đề và thông điệp phải ăn khớp với nhau.

Tránh xa các từ ngữ kích hoạt bộ lọc spam

Một số từ và cụm từ như “miễn phí”, “tốt nhất”, “duy nhất”… sẽ khó có thể thoát khỏi bộ lọc thư rác. Do vậy, hãy chú ý đến từ ngữ trong email của bạn.

Ghi rõ địa chỉ thực tế của người gửi

Bạn nên coi đây là nội dung tiêu chuẩn trong tất cả các phần chân, chữ ký email. Nếu không thể làm được việc này, bạn không thể gửi đi các email thương mại. 

Nếu phù hợp, hãy thông báo rằng email của bạn nhằm mục đích quảng bá hay bán hàng ở phần thân email. Nếu mục đích của bạn vừa nhằm quảng bá lại vừa nhằm cung cấp thông tin (giao dịch), hãy áp dụng phương pháp an toàn là gửi kèm thông báo rằng đây là email thương mại.

Quan trọng nhất, bạn phải cung cấp một đường dẫn hủy đăng ký (unsubscribe) rõ ràng. Phần đăng ký thoát phải vận hành tự động, hoặc các yêu cầu đăng ký thoát phải được đội ngũ nhân sự xử lý trong vòng 10 ngày. Bạn cũng phải cung cấp các hướng dẫn đơn giản về cách rút khỏi danh sách gửi email trong tương lai chứ không chỉ đơn thuần đưa ra một địa chỉ URL.

Sẽ không có công thức nào tuyệt đối để đảm bảo email của bạn không rơi vào hòm spam. Hãy chú ý đến các vấn đề kỹ thuật, lọc danh sách email người dùng và tuân theo những quy chuẩn về nội dung, hình thức để giữ được uy tín cho thương hiệu và gửi email thành công đến người dùng.