Email Blacklist là gì? Cách kiểm tra và khắc phục khi email bị rơi vào danh sách đen

Danh sách đen - Email Blacklist có ảnh hưởng trực tiếp đến các chiến dịch email marketing của doanh nghiệp. Vậy Email Blacklist là gì? Làm thế nào để kiểm tra xem email có bị rơi vào danh sách đen hay không? Cách để khắc phục ra sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết này của Bizfly. 

Email Blacklist là gì?

Danh sách đen - Email Blacklist là một tập hợp các địa chỉ IP và tên miền (domain) đã bị xác định là có hành vi gửi thư rác (spam). Thông tin về danh sách đen email là  dữ liệu liên tục được cập nhật theo thời gian thực. 

Các hệ thống email thường sử dụng danh sách đen (Blacklist) để lọc ra các email không mong muốn hoặc có thể là spam đến máy chủ trước khi đưa vào hộp thư đến của người dùng. Sau đó, các máy chủ này sẽ từ chối/chặn các email đến từ những địa chỉ xấu hoặc phân loại thư vào mục rác/spam.

Có 2 loại danh sách đen (Blacklist) chính mà bạn cần quan tâm:

• Danh sách đen theo địa chỉ IP (IP Address Blacklisted): Danh sách này tập hợp các địa chỉ IP của máy chủ gửi email đã bị chặn do bị nghi ngờ email spam hoặc tồn tại các loại email lạm dụng. Khi địa chỉ IP của máy chủ vào danh sách đen, tất cả các email được gửi từ máy chủ đó sẽ bị từ chối hoặc chuyển vào thư mục thư rác
• Danh sách đen theo tên miền (Domain Blacklisted): Tương tự như IP, danh sách đen này liệt kê các tên miền (Domain) khi doanh nghiệp bị khiếu nại thư rác, không có liên kết hủy đăng ký, lỗi địa chỉ email hoặc bị phát hiện gửi thư rác cho người dùng,... 

Danh sách đen email hoạt động thế nào?

Khi bạn gửi email, email sẽ được chuyển đến ISP của người nhận. ISP sẽ kiểm tra để xác nhận xem địa chỉ IP của bạn có nằm trong bất kỳ danh sách đen nào hay không. Có đến 85% email được gửi đi mỗi ngày đều bị coi là thư rác. Do đó, các danh sách đen ra đời để ngăn chặn số lượng lớn thư không mong muốn này đến được hộp thư đến của người dùng.

Nếu không nằm trong danh sách đen, thư sẽ được chấp nhận và tiếp tục chuyển đến hộp thư đến của người nhận.
Ngược lại, nếu địa chỉ IP của người gửi nằm trong danh sách đen, thư sẽ ngay lập tức bị giữ lại và không được chuyển đến hộp thư của người nhận. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc tiếp cận khách hàng và làm giảm hiệu quả của chiến dịch email marketing.  

Tất cả các tiêu chí để đưa một email vào danh sách đen đều dựa trên chính sách của ISP. Các ISP lớn thường xây dựng danh sách đen riêng của họ. Tuy nhiên, nhiều ISP sử dụng các danh sách đen công khai do các công ty chuyên trong lĩnh vực này điều hành. Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản xây dựng danh sách đen của ISP mà bạn cần lưu ý như:

• Danh sách đen của SPAM
• Phần mềm độc hại: Bao gồm virus, malware hoặc các cuộc tấn công mạng khác
• Các hoạt động lừa đảo: Chẳng hạn như sử dụng domain, email giả mạo,...
• Danh sách đen của các địa chỉ IP có lịch sử vi phạm bản quyền: Chẳng hạn như chia sẻ nội dung bản quyền mà không có sự cho phép của người sở hữu,...

Cách kiểm tra email có nằm trong Email Blacklist không?

Để kiểm tra xem một địa chỉ email hoặc tên miền có nằm trong danh sách đen Email Blacklist hay không. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như MXToolbox, BarracudaCentral, Spamhaus hay các công cụ tương tự. 

Các công cụ sẽ quét và kiểm tra các danh sách đen của các nhà cung cấp dịch vụ email và các công ty bảo mật email. Từ đó xác định xem địa chỉ email hoặc tên miền có nằm trong danh sách đen hay không.

Ngoài ra, bạn có thể tự kiểm tra danh sách đen Email Blacklist bằng các bước sau: 

• Bước 1: Kiểm tra lại tần suất, số lượng email được gửi đi từ máy chủ của bạn có gì bất thường phát sinh không. Ví dụ: Nếu email được gửi đi với tần suất quá nhanh hoặc quá nhiều so với bình thường, điều đó có thể khiến máy chủ email của bạn được liệt vào danh sách đen.
• Bước 2: Sau khi gửi báo cáo, bạn có thể nhận được thông báo từ nhà cung cấp danh sách đen nếu trang email của bạn được thêm vào danh sách đen. Thông báo này thường cho bạn biết lý do tại sao email của bạn bị thêm vào danh sách đen và cung cấp cho bạn thông tin về cách loại bỏ email của bạn khỏi danh sách.
• Bước 3: Có rất nhiều trang web để bạn có thể kiểm tra thông tin trực tuyến. Ví dụ như MXToolbox, phần mềm này cho phép nhập địa chỉ IP máy chủ hoặc tên miền. Sau đó trả kết quả ngay lập tức nếu bạn có tên trong những danh sách đen phổ biến.

Nguyên nhân khiến email của doanh nghiệp bị rơi vào danh sách đen

Gmail sử dụng các thuật toán thông minh để quét các email chứa các ngôn ngữ liên quan đến quảng cáo, khuyến mãi,... Hệ thống lọc này là lý do phổ biến nhất khiến email bạn gửi đến bị chuyển hướng đến thư mục Spam hoặc Quảng cáo. Tuy nhiên, cũng có những nguyên nhân khác khiến email của doanh nghiệp bị rơi vào danh sách đen Email Blacklist, cụ thể:

• Gửi email đến những người không đăng ký nhận thông tin
• Chèn nhiều liên kết URL trong nội dung email
• Thiết kế email quá nhiều HTML
• Nội dung email chỉ chứa một hình ảnh, đây là nguyên nhân chính khiến email bị gửi vào hộp thư quảng cáo
• Sử dụng các từ ngữ kích hoạt bộ lọc thư rác như free, chắc chắn, miễn phí,...
• Danh tiếng gửi email bị đánh dấu là spam hoặc bị đưa vào danh sách đen
• Địa chỉ email gửi chưa được xác thực
• Sử dụng các máy chủ hoặc dịch vụ gửi email miễn phí để gửi email, khiến email dễ bị rơi vào hộp thư quảng cáo

Email bị rơi vào danh sách đen phải làm sao?

Nếu email doanh nghiệp của bạn bị các dịch vụ như Google, Spamhaus, Hotmail,… đưa vào danh sách đen. Điều này có thể khiến uy tín của công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Ngoài ra, việc tên miền bị đưa vào danh sách đen sẽ ảnh hưởng đến thứ hạng SEO của trang web và bị các nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo chặn lại.

Để kháng nghị với Gmail, bạn cần truy cập vào “Hướng dẫn gửi email hàng loạt” (Bulk Email Sender Guidelines) trong mục báo cáo của Gmail. Tại đây, bạn sẽ khai báo một số thông tin về vấn đề mà bạn gặp phải. 

Tuy nhiên, nếu đã xác nhận chắc chắn rằng bạn đã bị chặn IP. Bạn có thể bỏ qua bước trên và truy cập trực tiếp vào “liên kết sau” để báo cáo sự cố cho quản trị viên Gmail. Sau đó, cung cấp đầy đủ các thông tin theo yêu cầu và chờ kết quả. 

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ chống spam như SpamAssassin, SpamTitan hay MailCleaner để giúp ngăn chặn các email không mong muốn và giảm khả năng bị đưa vào danh sách đen.

Cách tránh email bị rơi vào danh sách đen

Email bị đưa vào blacklist có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và làm giảm khả năng tiếp thị của doanh nghiệp. Do đó, để đảm bảo email của doanh nghiệp không bị đưa vào danh sách đen Email Blacklist. Bạn có thể áp dụng các biện pháp sau:

Kiểm tra tên miền

Nếu tên miền của bạn không hoạt động hoặc có nội dung vi phạm chính sách, thì Gmail sẽ thêm tên miền này vào danh sách cảnh báo. Do đó, tài khoản Gmail có thể bị tạm ngưng cho đến khi bạn xóa tên miền khỏi danh sách cảnh báo. Bạn có thể kiểm tra tên miền của mình bằng các bước sau:

• Đăng nhập vào tài khoản Quảng cáo Google của bạn.
• Nhấp vào biểu tượng “bánh răng’’ và sau đó chọn “Thông tin thanh toán”.
• Ở phần “Tài khoản bị hạn chế”, hãy xem bên dưới cột “Tên miền” để biết tên miền có nằm trong danh sách cảnh báo hay không.

Kiểm tra IP gửi email

Đảm bảo IP gửi email của bạn không nằm trong danh sách đen của các tổ chức thống kê Blacklist. Nếu có, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn để được trợ giúp xóa IP khỏi danh sách đen.

Tránh nội dung dễ bị đánh dấu là spam

Một số yếu tố có thể khiến email của bạn dễ bị coi là spam, bao gồm:

• Tiêu đề toàn chữ in hoa
• Chữ ký bao gồm liên kết đến trang web trong dạng siêu liên kết (Hyperlink) 
• Email không có nội dung hoặc chỉ có một vài ký tự (giống như email dùng để kiểm tra)
• Email chứa các từ khóa nhạy cảm như "test", "bitcoin",...
• Hình ảnh được đính kèm hyperlink 

Xử lý khi email rơi vào mục spam của Gmail

Nếu email của bạn bị rơi vào mục spam của Gmail, hãy nhấp vào báo cáo "Báo cáo không phải thư rác" (Report not spam) để bộ lọc của Gmail xem xét lại trong vòng 7-14 ngày.

Danh sách đen Email Blacklist là một vấn đề quan trọng trong lĩnh vực email marketing. Việc hiểu rõ về danh sách đen này và cách kiểm tra blacklist domain là rất cần thiết để đảm bảo hoạt động email marketing của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Nếu còn bất cứ thắc mắc cần được giải đáp về chủ đề này, hãy liên hệ ngay với Bizfly để được giải đáp ngay nhé!