Email nội bộ là gì? Tầm quan trọng và cách đăng nhập vào email nội bộ 

Email nội bộ đã trở thành phương thức giao tiếp không thể thiếu giữa các nhân viên và các phòng ban trong một tổ chức. Vậy email nội bộ là gì và tại sao nó lại quan trọng như vậy? Bài viết này hãy cùng Bizfly tìm hiểu sâu hơn về email nội bộ cùng các hướng dẫn chi tiết để đăng nhập email nội một cách hiệu quả. 

Email nội bộ là gì?

Email nội bộ là phương thức liên lạc sử dụng thư điện tử để giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp hoặc công ty. Đó có thể là giữa các giám đốc điều hành, người quản lý hoặc nhân viên. 

Phương thức liên lạc này được các doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng rộng rãi vì đảm bảo được tính minh bạch và bảo mật thông tin cao nhất. Hơn nữa việc triển khai hệ thống email giúp các doanh nghiệp hiểu và nắm rõ hơn các thông tin về hoạt động kinh doanh của mình. 

Hướng dẫn đăng nhập email nội bộ trên Outlook

Mỗi thành viên trong doanh nghiệp sẽ được cấp một tài khoản email riêng để truy cập vào hệ thống làm việc chung. Hãy tham khảo các bước sau để đăng nhập vào email nội bộ công ty trên Outlook.

• Bước 1: Truy cập Outlook 
• Bước 2: Tại giao diện chính > Chọn File > Chọn Info và nhấn vào Add new account

• Bước 3: Chọn Manual setup or additional server types trong cửa sổ mới > Nhấn Next.

• Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin vào biểu mẫu:
  • Điền địa chỉ email công ty vào phần Email Address
  • Chọn POP3 ở phần Account Type
  • Phần Incoming mail server và Outgoing mail server (SMTP) điền đuôi miền của công ty 

Sau đó chọn More Settings

• Bước 5: Cửa sổ mới hiển thị, nhấn vào mục Outgoing server rồi tích vào My outgoing server (SMTP) requires authentication > Chọn OK 

• Bước 6: Chọn Advanced điền Imcoming và Outgoing server 

• Bước 7: Bảng Test account setting sẽ hiện ra, bạn có kiểm tra trạng thái nếu hiện Completed > chọn OK > Next > Finish. Như vậy quá trình đăng nhập đã thành công.

Vai trò của việc sử dụng email nội bộ đối với doanh nghiệp 

Bảo mật thông tin và ngăn chặn việc đánh cắp dữ liệu 

Việc sử dụng email nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn so với email thông thường. Hệ thống email nội bộ thường có các tính năng bảo mật, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chỉ định quyền truy cập cụ thể cho từng nhân viên hơn nữa còn có thể thiết lập chính sách bảo mật như hạn chế chia sẻ các tệp đính kèm, đặt mật khẩu bảo vệ tập tin, hạn chế chia sẻ với địa chỉ email ngoài tổ chức. 

Ngoài ra hệ thống email nội bộ thường tích hợp các công cụ bảo vệ chống lại mối nguy hiểm như lừa đảo qua email, mã độc, spam,...Hơn nữa cũng giảm thiểu tối đa rủi ro liên quan đánh cắp thông tin nhạy cảm như thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng, chiến lược kinh doanh, hợp đồng,... 

Hỗ trợ quản lý hệ thống quản trị 

Email nội bộ giúp xây dựng một hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả thông qua việc gắn kết tên miền công ty với thông tin nhân viên. Hệ thống email nội bộ cũng giúp bộ phận quản lý nhân sự dễ dàng theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên qua các email giao dịch, cuộc thảo luận nội bộ hoặc phản hồi từ khách hàng. 

Với hệ thống email nội bộ, công ty có thể triển khai các chính sách và quy trình quản lý một cách dễ dàng như tự động hóa quy trình công việc (thông báo, nhắc nhở, xử lý các tác vụ theo lịch trình,...) hay xây dựng các hướng dẫn về cách sử dụng email nội bộ (quy tắc về lưu trữ, xử lý email,..) giúp nhân viên tuân thủ các quy định bảo mật và đảm bảo công ty luôn hoạt động trơn tru. 

Nâng cao uy tín thương hiệu 

Một địa chỉ email doanh nghiệp (@tencongty.com) thể hiện sự nghiêm túc và đáng tin cậy, khác biệt hoàn toàn so với việc sử dụng email miễn phí từ các nhà cung cấp như Gmail, Yahoo, Outlook,...

Các công ty có thể sử dụng email nội bộ như một phần dịch vụ khách hàng như gửi thông tin chi tiết về sản phẩm, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật. Việc này không chỉ giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi giao tiếp với công ty mà còn làm tăng sự tin tưởng vào chất lượng dịch vụ cũng như sự chuyên nghiệp của công ty, xây dựng mối quan hệ lâu dài. 

Email nội bộ chuyên nghiệp cần những yếu tố nào?

• Xác định đúng đối tượng mục tiêu

Trước khi soạn thảo email bạn cần xác định rõ ràng ai sẽ là người nhận thông tin. Đó có thể là các nhóm nhân viên khác nhau, bộ phận cụ thể trong công ty,...Bạn cần xác định họ quan tâm đến điều gì, và làm thế nào để thông tin tiếp nhận hiệu quả nhất.

Xác định đúng mục tiêu giúp bạn tránh tình trạng gửi thông tin không phù hợp với đối tượng hoặc gây khó chịu trong việc tiếp nhận. 

• Truyền tải thông điệp rõ ràng

Thông điệp trong email nội bộ phải rõ ràng, dễ hiểu và không mơ hồ. Mục đích của email là dễ dàng tiếp nhận được nội dung ngay từ tiêu đề và phần mở đầu. 

Bạn hãy viết thẳng vào vấn đề, tránh lan man hoặc lặp lại những thông tin không cần thiết. Điều này giúp người nhận nhanh chóng hiệu được nội dung, tối ưu thời gian và hiệu suất công việc.

• Bố cục và định dạng phù hợp 

Định dạng và bố cục tốt giúp bản tin dễ đọc và dễ hiểu cho người nhận. Bạn hãy sử dụng định dạng danh sách (Bullet points) và sử dụng tiêu đề phụ để làm nổi bật các phần quan trọng, làm cho nội dung trở nên dễ tiếp cận hơn. 

Ngoài ra bạn có thể chia nhỏ thành các đoạn văn, tạo các khoảng cách hợp lý giữa các đoạn văn, tránh việc viết quá dài khiến người đọc khó theo dõi nội dung. 

• Văn phong và ngữ điệu 

Văn phong trong email nội bộ cần phù hợp với văn hóa công ty và đối tượng tiếp nhận. Bạn có thể sử dụng ngữ điệu trang trọng, nghiêm túc khi đó là một thông báo quan trọng, hoặc có thể là ngữ điệu thân thiện và gần gũi nếu là thông báo mang tính chất thông tin chia sẻ, khuyến khích sự tham gia của nhân viên. 

Lưu ý khi viết email nội bộ

• Kiểm tra chính tả và các file đính kèm

Trước khi gửi email bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Bên cạnh đó hãy chắc chắn rằng các tệp đính kèm đúng định dạng và rõ ràng.    Một email được trình bày rõ ràng, cụ thể với ngôn từ chỉn chu và không bị lỗi hay sai sót khi đính kèm file sẽ giúp thông tin truyền đi một cách chính xác, đồng thời cho thấy sự chuyên nghiệp mà người gửi muốn truyền tải. 

• Điền đầy đủ thông tin 

Trong mỗi email nội bộ, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin và chính xác các thông tin cần thiết để người nhận dễ dàng hiểu. Đảm bảo các chi tiết quan trọng như ngày giờ, địa điểm, nội dung, mục đích được nêu rõ ràng. 

Ví dụ nếu thông báo về cuộc họp, hãy cung cấp thời gian, địa điểm và chủ đề của cuộc họp cũng như các tài liệu cần chuẩn bị. Việc điền đầy đủ thông tin giúp tiết kiệm thời gian cho cả bạn và người nhận, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong công việc. 

• Câu văn ngắn gọn, súc tích 

Người đọc thường ưa chuộng và mong muốn đọc những thông nghiệp ngắn gọn, dễ hiểu vì vậy hãy đảm bảo email của bạn súc tích, tránh sự phức tạp và dài dòng trong nội dung. Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin và thực hiện các hành động cần thiết nhanh chóng. 

Như vậy sử dụng email nội bộ một cách thông minh và hiệu quả sẽ góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích về email nội bộ và cách đăng nhập. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để có những thông tin hữu ích nhé!