Email là gì? Email được dùng để làm gì? Quy tắc tạo lập địa chỉ email

Email là công cụ làm việc quan trọng trong thời đại ngày nay. Dù bạn hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào thì sở hữu một địa chỉ email riêng cũng là điều cần thiết. Bài viết dưới đây Bizfly sẽ cung cấp kiến thức cơ bản về địa chỉ email là gì? Và cách tạo ra một địa chỉ email chuyên nghiệp cho những ai bắt đầu tiếp xúc với công cụ này.

Email là gì?

Email (hay còn gọi là Electronic mail) còn được biết đến là thư điện tử - thư được chuyển, nhận thông qua mạng internet. Bạn có thể thấy ưu điểm mạnh nhất của email khi được sử dụng nhiều ở doanh ngiệp là tính nhanh chóng, tiện dụng. Chỉ cần một chiếc máy tính/điện thoại kết nối internet, bạn đã có ngay một hòm thư của riêng mình, gửi thư cho bất kỳ ai chỉ trong tích tắc. 

Bạn cần có một phần mềm chuyên gửi thư điện tử, có hỗ trợ cho cả thư dạng chữ, hình ảnh, clip,.... Chắc hẳn ai ai khi đã sử dụng smartphone hay chơi Facebook thì đều đã có một tài khoản email cho riêng mình. Đây như thể định danh của bạn trên mạng internet, là nơi bạn đăng ký và nhận các thông báo từ thế giới ảo.

Hiện nay, nổi bật nhất là các phần mềm gửi email phổ thông như Gmail, Microsoft Outlook,...Với các doanh nghiệp, họ thường sử dụng các dịch vụ gửi email marketing để tiếp cận lượng lớn các khách hàng tiềm năng, phản hồi giao dịch, nuôi dưỡng và xây dựng các tệp khách hàng. Ví dụ: BizMail, Mailchimp,...

Các dịch vụ email này thường phải trải phí theo nhu cầu của người dùng, tuy nhiên mức phí rất nhỏ so với hiệu quả và mối quan hệ tương tác tốt đẹp mà chúng mang lại. Mọi người có thể tìm hiểu thêm về Email Marketing cũng như lợi ích mà việc triển khai email marketing mang lại cho doanh nghiệp theo nội dung bài viết được Bizfly chia sẻ tại đây.

Email là gì?

Email được sử dụng để làm gì?

Rút ngắn thời gian, khoảng cách giữa việc gửi và nhận thư. Tạm biệt những quãng đường đi ra bưu điện, tạm biệt khoảng thời gian chờ đợi thư được chuyển đến. Với email bạn có thể gửi-nhận thư chỉ trong 1 phút tùy theo điều kiện kết nối mạng. Đơn giản và tự động - email đã rút ngắn khoảng cách các mối quan hệ giữa người với người, tạo ra luồng giao tiếp không bao giờ đứt quãng.

Tiết kiệm chi phí cho quá trình chuyển thư nơi này sang nơi khác

Quy trình phổ biến khi gửi thư sẽ là: người gửi đến bưu điện - từ bưu điện gửi đến nơi tập kết thư/vật phẩm - gửi đến bưu điện của người nhận - bưu tá đi đưa thư đến nhà người nhận. Chưa kể có những nơi quá xa xôi, dịch vụ bưu điện có thể gặp khó khăn khi tiếp cận.

Lợi ích của email so với thư thường là bạn chỉ cần có thiết bị điện tử kết nối mạng internet là đã có thể chủ động gửi thư ở bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào, gửi cho bất cứ ai ở trên thế giới này. Bạn cũng không lo sợ trường hợp bị lạc thư, mất thư, hỏng thư trong quá trình vận chuyển.

Những lợi ích của Email so với thư thông thường

Không mất nhiều thời gian cho việc viết thư

Bạn cũng không cần mất thời gian ngồi viết tay từng chữ, trang trí thư, tốn tiền mua phong bì, tem thư, chi phí gửi bưu điện nữa. Chỉ vài cú click chuột, email của bạn sẽ được gửi cho hàng loạt người mà bạn muốn. 

Có một số phần mềm email marketing và automation (BizMail, GetResponse,...) còn có các mẫu email sẵn cho bạn lựa chọn. Tất cả những gì bạn cần là gõ nhanh nội dung, kéo thả hình ảnh/clip mình thích để tạo ra một bức thư thú vị.

Chứa nhiều nội dung thông tin trong 1 lần gửi

Đương nhiên với thư viết tay bạn không bị giới hạn thông tin, tuy nhiên nó quá tốn công sức để viết toàn bộ những gì bạn muốn nói. Thay vào đó, email giúp bạn truyền tải nhiều nội dung đa dạng như chữ, hình ảnh, clip, file âm thanh,...chỉ trong một lần gửi. Tạm biệt những chồng tài liệu dày cộp, tất cả đều biến thành file đính kèm với dung lượng lớn gửi kèm email.

Tính bảo mật cao

Bất cứ ai có tài khoản thư điện tử đều sẽ sở hữu mật khẩu cho riêng mình. Sử dụng những ứng dụng như gmail, hotmail,. có tính bảo mật  cao, được bảo vệ 2 lớp của nhà cung cấp. Chỉ cần bạn truy cập email thông qua các phần mềm lưu trữ email như Microsoft Outlook. Việc này đảm bảo hòm email của bạn luôn được bảo vệ, phục vụ cho các mục đích công việc, bí mật cá nhân.

Dung lượng lưu trữ của mỗi tài khoản email cũng rất lớn, bạn có thể sử dụng nhiều năm liền mà không sợ đầy.  Ngay cả khi bạn muốn "tiêu hủy" nội dung nào đó cũng dễ dàng hơn hẳn lưu trữ thông tin trên giấy tờ. 

Bên cạnh đó, nhiều người sử dụng email theo tên miền khi làm việc, chăm sóc khách hàng hay sử dụng chữ ký email còn giúp cá nhân hóa. Những cách đơn giản như vậy cũng là cách để  tăng tính thương hiệu để giúp tiếp cận với khách hàng.

Cách tạo lập địa chỉ email

Email Marketing cần dùng trong mọi lĩnh vực, mọi tổ chức và doanh nghiệp. Sở hữu một địa chỉ email tự động tùy biến, có thể thay đổi khi người dùng chuyển sang môi trường làm việc khác là trải nghiệm tuyệt vời. Việc này không khó nếu như bạn biết cách. Chỉ cần tạo một domain riêng, sau đó thiết lập địa chỉ email có khả năng tùy biến là đủ.

Cách tạo lập địa chỉ email

Bên cạnh địa chỉ email tùy biến, bạn cũng có thể sử dụng email cá nhân. Tài khoản này thông dụng hơn nhiều so với tùy biến. Đa phần người dùng mạng hiện nay sở hữu nhiều địa chỉ email này và sử dụng nó trong những mục đích khác nhau.

Để tạo lập địa chỉ email cá nhân, bạn truy cập vào Gmail và đăng ký theo hướng dẫn trên web là đủ. Còn muốn quản lý và kết nối những tài khoản cá nhân của mình hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như Outlook. 

Quy tắc tạo lập địa chỉ email chuyên nghiệp

Tạo lập địa chỉ email thông thường rất đơn giản, song với nhu cầu của xã hội hiện đại, chỉ sử dụng các tài khoản email này là không đủ. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, rất nhiều doanh nghiệp đã tạo lập các địa chỉ email chuyên nghiệp để phục vụ cho các hoạt động của mình.

Quy tắc tạo lập địa chỉ email chuyên nghiệp

Email này thường được dùng bởi các doanh nghiệp, tổ chức lớn. Thông thường, email chính của doanh nghiệp (hiển thị trên website) sẽ được thiết kế đi kèm với dịch vụ thiết kế web, vậy nên Bizfly sẽ tập trung vào tạo lập email chuyên nghiệp cho cá nhân.

Công việc này đòi hỏi người tạo lập email cần có chuyên môn cao hơn bình thường. Và để tạo lập địa chỉ email thành công, bạn cần lưu ý đến một số quy tắc cơ bản: Sử dụng email theo tên miền và tạo lập dựa theo tiêu chuẩn.

Sử dụng email theo tên miền

Đưa tên miền vào email là quy tắc quan trọng nhất khi tạo lập một địa chỉ email chuyên nghiệp. Email có tên miền sẽ gắn liền với một doanh nghiệp minh bạch về mặt pháp lý và hiển nhiên, điều này đồng nghĩa với việc địa chỉ email của bạn được đánh giá là đáng tin hơn.

Thay vì sử dụng email có dạng username@gmail.com, hãy dùng email dạng username@tên miền. Sử dụng tên miền trong địa chỉ email giúp mang lại khả năng tùy chỉnh cao, linh hoạt trong sử dụng công cụ, quản lý tốt, tránh bị đánh dấu spam,... 

Sử dụng email theo tên miền

Cụ thể như sau:

• Địa chỉ email có tên miền giúp việc sử dụng các tính năng trên Outtlook, Outlook Express,... đơn giản, dễ dàng hơn. 
• Cho phép quản trị viên tiến hành các thay đổi khi có sự biến động về nhân sự (email của doanh nghiệp)
• Địa chỉ email có tên miền uy tín hơn, khả năng bị Google đánh dấu spam, junk mail thấp hơn.
• Linh động trong truy cập, bạn có thể truy cập vào email tại bất cứ đâu bằng các thiết bị thông minh, có kết nối mạng khi tích hợp webmail.
• Địa chỉ email chuyên nghiệp cho phép quản lý, kiểm soát nội dung của các email gửi đi/nhận về mà vẫn đảm bảo về nhu cầu bảo mật. 

Tạo lập theo tiêu chuẩn email

Một lưu ý quan trọng khác mà bạn cần biết khi tạo lập địa chỉ email chuyên nghiệp là tiêu chuẩn email. Một email chuyên nghiệp cần sử dụng username là tên riêng của chính bạn chứ không phải những cái tên chung chung như info, support, hotro,... 

Đặc biệt, đừng bao giờ dùng những cái tên như Coolboy477, BadGirl789 để làm username. Chúng tạo ấn tượng về sự trẻ con và không chuyên nghiệp. Bạn có thể dùng tên riêng hoặc cả họ và tên để làm username. Ngoài ra, sau khi đã tạo lập email chuyên nghiệp thành công, bạn còn có thể để tên đầy đủ của mình hiển thị trong nội dung email. 

Phần mềm gửi Email chuyên nghiệp nhất hiện nay

BizMail là giải pháp Email Marketing và Email Automation được phát triển bởi Vccorp - Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực công nghệ và nội dung số tại Việt Nam hiện nay. BizMail sở hữu những thế mạnh sau:

BizMail - Phần mềm gửi email hiệu quả hiện nay

• Chống Spam hiệu quả nhờ tính năng tự động cảnh báo nguy cơ bị Spam, hạn chế tối đa email bị đánh dấu spam, rơi vào hộp thư rác…
• Sàng lọc, phân loại data, loại bỏ email bị trùng, lỗi, giả, không còn hoạt động giúp doanh nghiệp làm sạch hệ thống data sau nhiều năm lưu trữ.
• Tích hợp dễ dàng với các công cụ: CRM, Web/Chat/ Ticket...trong cùng hệ sinh thái BizFly giúp tiết kiệm thời gian đấu nối và rò rỉ data
• Cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung nhiều project/tên miền email khác nhau trên cùng một cửa sổ.
• Hỗ trợ phân quyền và quản lý công việc của nhân viên
• Bảo mật tối đa thông tin khách hàng nhờ chức năng mã hóa, phân luồng dữ liệu và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây
• Gửi Email Marketing tự động
• Báo cáo và thống kê chi tiết các chiến dịch Email Marketing giúp doanh nghiệp điều chỉnh và tối ưu hóa kết quả chiến dịch.

BizMail hiện đang cung cấp 3 gói giải pháp với chi phí hấp dẫn bao gồm:

• 500.000 đồng/tháng với gói 10.000 email; 
• 1.200.000 đồng/tháng với gói 30.000 email
• 1.500.000 đồng/tháng  với gói 50.000 email

Trong đó bao gồm các dịch vụ:

• Hỗ trợ A/B Testing nội dung Email Marketing
• Hỗ trợ  A/B Testing thời gian gửi Email phù hợp nhất
• Tạo template Email theo 3 hình thức: Upload file HTML, editor trực tiếp hoặc tự template bằng tool kéo thả
• Hỗ trợ cảnh báo các từ nhạy cảm có thể bị spam
• Hỗ trợ xác thực Email trước khi gửi đi (kiểm tra Email giả/ còn hoạt động/không hoạt động/mail rác)
• Hỗ trợ tạo Automation Email để gửi theo kịch bản khác nhau
• Hỗ trợ tự lựa chọn Email phản hồi khi khách hàng phản hồi lại
• Cung cấp miễn phí các thống kê báo cáo về số lượt open/click/reply...

Địa chỉ email là gì và cách tạo lập địa chỉ email đã được trình bày rất chi tiết trong bài viết trên. Với những nội dung đã được Bizfly chia sẻ, bạn có thể tạo lập và sử dụng email trong công việc hiệu quả và dễ dàng.

Nguồn tham khảo:

• https://vi.wikipedia.org/wiki/Th%C6%B0_%C4%91i%E1%BB%87n_t%E1%BB%AD