Email là một trong những công cụ giao tiếp không thể thiếu trong thời đại số. Từ việc gửi thư cá nhân, làm việc từ xa, đến quản lý dữ liệu chuyên nghiệp – email luôn đóng vai trò then chốt. Vậy email là gì, cấu trúc ra sao, có những loại nào và cách sử dụng hiệu quả như thế nào? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

Email là gì?

Email (hay còn gọi là Electronic mail) còn được biết đến là thư điện tử - thư được chuyển, nhận thông qua mạng internet. Bạn có thể thấy ưu điểm mạnh nhất của email khi được sử dụng nhiều ở doanh ngiệp là tính nhanh chóng, tiện dụng. Chỉ cần một chiếc máy tính/điện thoại kết nối internet, bạn đã có ngay một hòm thư của riêng mình, gửi thư cho bất kỳ ai chỉ trong tích tắc. 

Bạn cần có một phần mềm chuyên gửi thư điện tử, có hỗ trợ cho cả thư dạng chữ, hình ảnh, clip,.... Chắc hẳn ai ai khi đã sử dụng smartphone hay chơi Facebook thì đều đã có một tài khoản email cho riêng mình. Đây như thể định danh của bạn trên mạng internet, là nơi bạn đăng ký và nhận các thông báo từ thế giới ảo.

Hiện nay, nổi bật nhất là các phần mềm gửi email phổ thông như Gmail, Microsoft Outlook,...Với các doanh nghiệp, họ thường sử dụng các dịch vụ gửi email marketing để tiếp cận lượng lớn các khách hàng tiềm năng, phản hồi giao dịch, nuôi dưỡng và xây dựng các tệp khách hàng. 

Cấu trúc của một địa chỉ email

Một địa chỉ email tiêu chuẩn được cấu thành theo dạng: username@domain.com. Trong đó: 

• Username: Là phần tên người dùng, thường được cá nhân hóa bằng tên riêng, biệt danh hoặc mã định danh tùy chọn. Đây là thành phần phía trước ký tự phân tách @ và có vai trò định danh duy nhất cho hộp thư trong phạm vi tên miền được sử dụng. 
• @: Là ký tự phân tách bắt buộc giữa phần tên người dùng (local-part) và tên miền (domain). Dấu @ không chỉ là chuẩn cú pháp mà còn giúp hệ thống định tuyến đúng email đến máy chủ nhận tương ứng. 
• Domain: Là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Thành phần này thường phản ánh tổ chức sở hữu hộp thư, có thể là các nhà cung cấp email công cộng như gmail.com, yahoo.com, hoặc tên miền doanh nghiệp như tencongty.vn. 

Lợi ích lớn khi biết cách sử dụng email 

Trong kỷ nguyên số, email không chỉ là một công cụ trao đổi thông tin đơn thuần mà còn đóng vai trò là nền tảng giao tiếp, lưu trữ và quản trị dữ liệu thiết yếu trong hoạt động cá nhân và doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các lợi ích cốt lõi của email giúp người dùng khai thác tối đa giá trị mà công cụ này mang lại trong môi trường làm việc hiện đại. 

Giao tiếp nhanh chóng, tối ưu hóa thời gian xử lý công việc 

Email cho phép truyền tải thông tin đến nhiều người cùng lúc trong thời gian gần như tức thời, bất kể múi giờ hay địa điểm địa lý. Đối với các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia hoặc làm việc nhóm từ xa, đây là phương thức giao tiếp hiệu quả, giúp rút ngắn vòng phản hồi và tiết kiệm thời gian vận hành so với các hình thức liên lạc truyền thống như thư tay, fax hay thậm chí là điện thoại. 

Lưu trữ và truy xuất dữ liệu có hệ thống, tiện lợi 

Mọi thư điện tử đều được lưu trữ tự động trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm lại nội dung cũ chỉ bằng từ khóa hoặc bộ lọc nâng cao. Không chỉ tránh thất lạc thông tin, tính năng này còn hỗ trợ truy xuất lịch sử liên lạc, đặc biệt quan trọng trong các trường hợp xử lý khiếu nại, theo dõi hợp đồng hay kiểm toán nội bộ. 

Thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong giao tiếp 

Việc sử dụng địa chỉ email gắn liền với tên miền riêng của tổ chức (ví dụ: @tencongty.vn) thể hiện hình ảnh thương hiệu đồng bộ, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng độ tin cậy trong mắt khách hàng, nhà đầu tư hoặc nhà tuyển dụng. 

Tăng cường hiệu suất làm việc từ xa 

Email đóng vai trò như một trục giao tiếp chính trong mô hình làm việc linh hoạt (remote hoặc hybrid). Nhờ khả năng gửi và nhận văn bản, tệp đính kèm, lịch họp và cập nhật tiến độ từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào, email giúp đảm bảo dòng chảy thông tin liên tục và hiệu quả dù không hiện diện tại văn phòng. 

Mức độ bảo mật cao, kiểm soát truy cập chặt chẽ 

So với các nền tảng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin phổ thông, hệ thống email hiện đại (như Gmail, Outlook, Zoho Mail…) được tích hợp các lớp bảo mật mạnh mẽ như xác thực hai yếu tố (2FA), mã hóa TLS/SSL, kiểm soát IP truy cập và cảnh báo đăng nhập trái phép. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường doanh nghiệp, nơi mỗi thông tin gửi qua email có thể chứa dữ liệu nhạy cảm hoặc tài liệu kinh doanh mật.

Phân loại các loại email phổ biến 

Hiện nay, email được phân chia thành nhiều loại tùy vào mục đích sử dụng, đối tượng người dùng và nền tảng cung cấp. Việc hiểu rõ từng loại email sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp từ giao tiếp cá nhân hàng ngày đến vận hành hệ thống liên lạc chuyên nghiệp trong doanh nghiệp. 

Email cá nhân (Personal email) 

Đây là loại email miễn phí được cung cấp bởi các nền tảng lớn như Gmail (Google), Outlook (Microsoft), Yahoo Mail,… Email cá nhân thường được sử dụng cho mục đích học tập, trao đổi thông tin cá nhân hoặc liên hệ không chính thức. 

Ưu điểm: 

• Dễ đăng ký, chỉ mất vài phút là có thể sử dụng. 
• Miễn phí hoàn toàn. 
• Hưởng đầy đủ dịch vụ hỗ trợ, giao diện thân thiện, tính năng đồng bộ hóa mạnh mẽ từ các nhà cung cấp lớn. 

Nhược điểm: 

• Không gắn liền với thương hiệu, khó tạo ấn tượng chuyên nghiệp. 
• Giới hạn về khả năng quản trị, bảo mật và không phù hợp với các hoạt động kinh doanh quy mô lớn. 

Email doanh nghiệp (Business email) 

Là loại email sử dụng tên miền riêng (ví dụ: support@abccompany.vn), thường được tích hợp trong các gói hosting web hoặc sử dụng nền tảng email chuyên biệt như Zoho Mail, Google Workspace, Microsoft 365... 

Ưu điểm: 

• Tăng độ tin cậy trong mắt đối tác, khách hàng. 
• Góp phần định vị và nhất quán thương hiệu qua mọi kênh giao tiếp. 
• Hệ thống bảo mật cao, kiểm soát truy cập linh hoạt, dễ phân quyền cho nhân viên. 

Nhược điểm: 

• Có chi phí duy trì định kỳ theo tháng hoặc năm. 
• Cần hiểu biết kỹ thuật cơ bản để cấu hình và quản lý hệ thống email. 

=>> Xem ngay: 5 loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

Một số dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay

Trong thời đại số, việc sử dụng email không chỉ dừng lại ở nhu cầu trao đổi cá nhân mà còn là kênh giao tiếp chủ đạo trong học tập và công việc. Lựa chọn một dịch vụ email phù hợp có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng, tính bảo mật và khả năng tích hợp với các công cụ khác. Dưới đây là 3 nền tảng email miễn phí hàng đầu hiện nay, mỗi nền tảng đều có ưu điểm và hệ sinh thái hỗ trợ riêng biệt. 

Gmail

Gmail là dịch vụ email của Google, ra mắt từ năm 2004 và hiện là lựa chọn phổ biến nhất toàn cầu. Giao diện đơn giản, khả năng tìm kiếm mạnh mẽ nhờ Google Search, cùng với tích hợp sâu vào hệ sinh thái như: 

• Google Workspace: Kết nối liền mạch với Google Docs, Sheets, Calendar, Drive... 
• Bảo mật mạnh mẽ: Hỗ trợ xác minh hai bước (2FA), phát hiện lừa đảo/phishing tự động, lọc thư rác thông minh. 
• Dung lượng lưu trữ: Miễn phí 15GB dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. 
• Khả năng mở rộng: Cho phép tích hợp các tiện ích mở rộng (add-ons) và API cho doanh nghiệp nhỏ. 
• Phù hợp với: Người dùng cá nhân, freelancer, học sinh – sinh viên và doanh nghiệp nhỏ cần nền tảng dễ dùng, an toàn. 

Outlook 

Outlook là nền tảng email của Microsoft, nổi bật với khả năng tích hợp với các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive và Microsoft Teams. 

• Giao diện chuyên nghiệp: Tùy chỉnh giao diện, nhóm thư theo chuỗi (conversation view), chia lịch làm việc. 
• Tích hợp lịch và nhiệm vụ: Giao diện hiển thị lịch họp, deadline công việc ngay trong email. 
• Hộp thư ưu tiên (Focused Inbox): Giúp lọc email quan trọng, giảm nhiễu từ thư quảng cáo.
• Dung lượng miễn phí: Tùy từng thời điểm có thể từ 5–15GB, nâng cấp khi dùng Microsoft 365. 
• Phù hợp với: Người làm văn phòng, học sinh sinh viên trong môi trường học tập sử dụng Office 365, hoặc người dùng đã quen với sản phẩm Microsoft.

iCloud Mail 

iCloud Mail là dịch vụ email của Apple dành cho người dùng các thiết bị như iPhone, iPad, MacBook. Đây là phần không thể tách rời trong hệ sinh thái iCloud, giúp đồng bộ dữ liệu an toàn và liền mạch. 

• Tự động đồng bộ: Email, danh bạ, lịch, ghi chú được đồng bộ tức thời giữa tất cả thiết bị Apple. 
• Chống theo dõi email: Tính năng “Hide My Email” cho phép tạo email ẩn danh để tăng bảo mật. 
• Không quảng cáo: Giao diện sạch sẽ, không bị làm phiền bởi quảng cáo bên thứ ba. 
• Dung lượng miễn phí: 5GB cho toàn bộ iCloud (bao gồm email, ảnh, tệp). 
• Phù hợp với: Người dùng trung thành với hệ sinh thái Apple, đề cao quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cá nhân.

Một số thuật ngữ được sử dụng nhiều trong email 

Trong quá trình sử dụng email phục vụ cho công việc, học tập hay giao tiếp cá nhân, bạn sẽ thường xuyên bắt gặp những thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành. Việc hiểu đúng ý nghĩa và ngữ cảnh sử dụng các thuật ngữ này sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng, xử lý email chính xác hơn và đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt người nhận. 

CC trong email là gì? 

Khi bạn muốn gửi một email đến nhiều người và đồng thời muốn một số người khác cũng biết nội dung thư nhưng không cần phản hồi, bạn có thể sử dụng chức năng CC – viết tắt của “Carbon Copy”. Người nhận trong mục CC vẫn thấy được toàn bộ nội dung thư và danh sách những người nhận khác, nhưng họ không phải là đối tượng chính được yêu cầu hành động. Đây là một cách hiệu quả để thông báo thông tin đến những bên liên quan mà không làm họ cảm thấy bị buộc phải tham gia vào cuộc trao đổi. 

BCC trong email là gì? 

Khác với CC, BCC – viết tắt của “Blind Carbon Copy” – là công cụ giúp bạn gửi email đến nhiều người mà không tiết lộ danh sách người nhận với những người khác. Điều này rất hữu ích khi bạn cần gửi thông tin đại trà (như thư mời, thông báo) đến nhiều người mà vẫn muốn đảm bảo quyền riêng tư cho từng người nhận. Đây là một trong những yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người khác trong giao tiếp qua email. 

Mail server là gì? 

Đằng sau mỗi thao tác gửi và nhận email là một hệ thống máy chủ phức tạp gọi là mail server. Đây là nơi lưu trữ, xử lý và định tuyến email đến đúng địa chỉ người nhận. Tùy vào giao thức mà mail server sử dụng, như SMTP để gửi thư hoặc IMAP/POP3 để nhận thư, mà quá trình trao đổi email có thể diễn ra nhanh chóng và an toàn. Gmail, Outlook hay Yahoo đều hoạt động dựa trên hệ thống mail server riêng biệt, tối ưu hóa cho khả năng xử lý khối lượng thư lớn mỗi ngày. 

Spam mail là gì? 

Không ít lần bạn sẽ thấy hộp thư đến bị lấp đầy bởi những email không mong muốn. Đó chính là spam mail – những thư rác thường được gửi hàng loạt nhằm mục đích quảng cáo, lừa đảo hoặc phát tán phần mềm độc hại. Việc nhấp vào các liên kết trong spam mail có thể gây rủi ro bảo mật, vì vậy người dùng nên thường xuyên kiểm tra hộp thư rác và tránh tương tác với những email không rõ nguồn gốc. 

Subject là gì? 

Subject là phần tiêu đề của email – cũng là yếu tố đầu tiên thu hút sự chú ý của người nhận. Một subject rõ ràng, ngắn gọn và đúng trọng tâm không chỉ giúp người nhận nắm bắt nhanh nội dung chính mà còn ảnh hưởng đến quyết định mở hay bỏ qua email. Trong môi trường công sở bận rộn, một tiêu đề hiệu quả chính là chiếc chìa khóa để thông tin của bạn không bị chìm giữa hàng trăm email mỗi ngày. 

Resend email là gì? 

Không phải lúc nào email cũng được người nhận mở ra ngay lập tức, và đó là lúc bạn cần đến hành động resend – tức là gửi lại email đã gửi trước đó. Việc resend thường được áp dụng khi người nhận chưa phản hồi, hoặc khi bạn cần nhấn mạnh lại thông tin quan trọng. Tuy nhiên, nên kèm theo lời nhắn nhẹ nhàng để tránh gây cảm giác thúc ép hay làm phiền. 

Push mail là gì? 

Trong thế giới số hóa và di động ngày nay, việc nhận email theo thời gian thực trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Push mail là công nghệ giúp người dùng nhận thư ngay khi có tin mới mà không cần tự kiểm tra theo cách thủ công. Điều này đặc biệt hữu ích với những ai cần phản hồi nhanh, như nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc quản lý. 

Btw là gì? 

Trong các email mang tính trò chuyện thân mật, từ viết tắt “BTW” – nghĩa là “By The Way” (nhân tiện) – thường được sử dụng để thêm vào thông tin phụ hoặc chuyển chủ đề một cách tự nhiên. Nó giúp cho nội dung email trở nên linh hoạt, bớt khô khan, đồng thời thể hiện sự gần gũi trong giao tiếp. 

Re là gì? 

Mỗi khi bạn phản hồi lại một email đã nhận, hệ thống sẽ tự động thêm tiền tố “Re:” vào trước tiêu đề thư. Điều này không chỉ giúp bạn và người nhận dễ theo dõi chuỗi trao đổi mà còn thể hiện rõ đây là một phần của cuộc trò chuyện trước đó. Tuy nhiên, nếu trao đổi kéo dài nhiều lớp “Re”, người gửi nên chỉnh sửa tiêu đề để tránh gây rối. 

FYI là gì?

Cụm từ viết tắt FYI (For Your Information) thường được sử dụng khi bạn muốn gửi thông tin cho người khác mà không yêu cầu phản hồi hay hành động cụ thể. Việc sử dụng FYI trong tiêu đề hoặc đầu nội dung thể hiện sự lịch sự và rõ ràng trong mục đích chia sẻ thông tin. 

Fwd là gì? 

Khi bạn muốn chia sẻ lại một email mình đã nhận cho người khác, bạn sẽ dùng chức năng “Forward”, thường được viết tắt là “Fwd”. Tuy nhiên, trước khi chuyển tiếp, bạn nên rà soát nội dung để loại bỏ thông tin không cần thiết hoặc dữ liệu nhạy cảm nhằm tránh gây hiểu nhầm hoặc lộ thông tin không mong muốn. 

Xem thêm: Forward email là gì? Cách forward nhiều email trong Gmail  

Snoozed là gì? 

Có những email không thể xử lý ngay và cũng không muốn bị quên, đó là lúc bạn cần đến tính năng “Snooze”. Đây là cách tạm ẩn email khỏi hộp thư chính và tự động hiển thị lại vào một thời điểm được hẹn trước. Việc sử dụng Snooze hợp lý giúp bạn sắp xếp công việc khoa học và hạn chế bỏ sót thư quan trọng. 

Scheduled là gì? 

Không phải lúc nào bạn cũng muốn gửi email ngay sau khi soạn xong. Scheduled email cho phép bạn lên lịch gửi thư vào thời điểm cụ thể, phù hợp với lịch làm việc của người nhận hoặc thời gian hiệu quả cao. Đây là một công cụ đắc lực cho các chiến dịch email marketing, thư chúc mừng hoặc các thông báo cần được gửi vào giờ hành chính.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo địa chỉ email miễn phí 

Việc sở hữu một tài khoản email là bước đầu tiên để bạn tham gia vào môi trường số, từ đăng ký dịch vụ, nhận thông báo, đến giao tiếp chuyên nghiệp. Dưới đây là từng bước hướng dẫn tạo tài khoản Gmail – dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay:

Bước 1: Truy cập trang đăng ký Gmail: Vào địa chỉ chính thức của Google tại: https://accounts.google.com/signup 

Bước 2: Điền thông tin cá nhân: Nhập Họ và Tên, sau đó lựa chọn một tên người dùng phù hợp (username). Đây sẽ là phần đứng trước dấu “@” trong email. 

Bước 3: Tạo mật khẩu mạnh: Nên dùng mật khẩu có ít nhất 8 ký tự, kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt để tăng tính bảo mật. Xác nhận lại mật khẩu một lần nữa để hoàn tất bước này. 

Bước 4: Xác minh số điện thoại: Nhập số điện thoại để nhận mã xác minh. Việc này giúp tăng cường bảo mật và phục hồi tài khoản khi cần thiết. 

Bước 5: Hoàn tất hồ sơ cá nhân: Nhập ngày sinh, giới tính và tùy chọn khôi phục (email dự phòng nếu có). Sau đó xác nhận điều khoản dịch vụ để hoàn tất đăng ký. 

Bước 6: Đăng nhập và sử dụng Gmail: Sau khi hoàn thành, bạn có thể truy cập vào https://mail.google.com để bắt đầu sử dụng email. 

Cách sử dụng email hiệu quả nhất hiện nay

Việc sử dụng email một cách hiệu quả không chỉ giúp bạn giao tiếp mượt mà mà còn nâng cao sự chuyên nghiệp trong công việc. Dưới đây là những chiến lược và mẹo để bạn tận dụng tối đa công cụ email, từ cách soạn thảo email đến cách quản lý hộp thư và đính kèm tài liệu. 

Gửi email đúng cách 

Để gửi email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng: 

• Tiêu đề rõ ràng và súc tích: Tiêu đề là yếu tố đầu tiên giúp người nhận quyết định có mở email hay không. Hãy đảm bảo rằng tiêu đề ngắn gọn, dễ hiểu, và phản ánh rõ nội dung thư.  Ví dụ, thay vì viết "Xin chào", bạn có thể viết "Đề xuất hợp tác trong dự án X". 

• Lời chào và chữ ký chuyên nghiệp: Mở đầu email với lời chào lịch sự và phù hợp, chẳng hạn như “Kính gửi anh/chị [Tên người nhận]”. Cuối email, sử dụng chữ ký đầy đủ thông tin cá nhân, chức vụ và cách thức liên hệ (số điện thoại, địa chỉ công ty, website). Điều này giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đặc biệt trong giao tiếp công việc. 
• Nội dung mạch lạc và có bố cục rõ ràng: Hãy trình bày nội dung email một cách rõ ràng, dễ theo dõi. Sử dụng các đoạn văn ngắn, liệt kê mục đích email ngay từ đầu và kết thúc email với một lời kêu gọi hành động rõ ràng (ví dụ: “Chúng tôi mong đợi phản hồi từ bạn vào ngày mai”). Đảm bảo email không chứa các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, vì điều này có thể làm giảm độ tin cậy của bạn. 

Để triển khai hiệu quả, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng các nền tảng như BizMail – cho phép kiểm soát phân quyền, thiết lập email cá nhân hóa theo từng phòng ban và đảm bảo đồng bộ với hệ thống quản lý nội bộ.
Tìm hiểu thêm cách doanh nghiệp kiểm soát email theo domain với BizMail.

Quản lý hộp thư 

Quản lý hộp thư một cách thông minh không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo bạn không bỏ lỡ những thông tin quan trọng. 

• Phân loại email vào nhãn hoặc thư mục: Sử dụng các tính năng phân loại email của nền tảng email như Gmail hay Outlook để tổ chức thư mục một cách khoa học. Ví dụ: tạo các thư mục riêng cho công việc, cá nhân, hoặc các dự án khác nhau. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và xử lý thông tin khi cần thiết. 
• Gắn sao cho email quan trọng: Đánh dấu các email quan trọng để chúng nổi bật và không bị lẫn với các email thông thường. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng “Đánh dấu là quan trọng” hoặc tạo một thư mục riêng cho các email cấp bách cần xử lý ngay. 
• Dọn thư rác và xóa thư không cần thiết: Thường xuyên kiểm tra thư mục rác và xóa các email không cần thiết để giữ hộp thư gọn gàng và dễ quản lý. Nếu bạn có hàng nghìn email chưa đọc hoặc không cần thiết, hãy sử dụng các công cụ lọc của nền tảng để gom nhóm và xóa chúng một cách nhanh chóng. 

Đính kèm và chữ ký số 

Khi gửi email có đính kèm tài liệu hoặc thông tin quan trọng, bạn cần chú ý các yếu tố sau: 

• Nén file khi gửi đính kèm dung lượng lớn: Để tránh việc email bị lỗi khi gửi, bạn nên nén các tài liệu có dung lượng lớn trước khi đính kèm. Bạn có thể sử dụng phần mềm như WinRAR hoặc 7-Zip để nén file lại, giúp giảm dung lượng và đảm bảo tính ổn định khi gửi. 
• Chữ ký số: Đối với các giao dịch quan trọng hoặc khi yêu cầu tính bảo mật cao, bạn có thể sử dụng chữ ký số để xác thực nội dung email. Chữ ký số giúp chứng minh tính chính xác và bảo   mật của email, đặc biệt khi trao đổi hợp đồng hoặc các tài liệu pháp lý.

Những lưu ý quan trọng để bảo mật tài khoản email 

Việc bảo mật tài khoản email không chỉ đơn thuần là giữ an toàn cho một địa chỉ thư điện tử, mà còn là bảo vệ toàn bộ hệ sinh thái số liên kết với tài khoản đó bao gồm dữ liệu cá nhân, tài khoản ngân hàng, mạng xã hội và các hệ thống làm việc nội bộ. Vì vậy, người dùng cần nâng cao nhận thức và áp dụng đồng bộ nhiều biện pháp bảo mật. 

Không chia sẻ mật khẩu email với bất kỳ ai

Hành vi chia sẻ này dễ dẫn đến việc lộ thông tin ngoài ý muốn, và trong nhiều trường hợp, có thể tạo ra điểm yếu để tin tặc khai thác. Mật khẩu nên được thiết lập với độ phức tạp cao bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt và không trùng với mật khẩu của các tài khoản khác. Việc thay đổi mật khẩu định kỳ cũng là thói quen bảo mật nên duy trì. 

Kiểm tra nhật ký hoạt động tài khoản định kỳ

Khi bật tính năng này, mỗi lần đăng nhập sẽ cần thêm một mã xác nhận gửi qua tin nhắn, email phụ hoặc ứng dụng xác thực như Google Authenticator. Dù ai đó có biết được mật khẩu của bạn, họ vẫn không thể truy cập vào tài khoản nếu không có mã xác thực này. 

Kiểm tra nhật ký hoạt động tài khoản định kỳ

Ngoài ra, người dùng cần chủ động kiểm tra nhật ký hoạt động của tài khoản, bao gồm các phiên đăng nhập gần nhất, vị trí và thiết bị truy cập. Nếu phát hiện bất kỳ hoạt động nào đáng ngờ (như đăng nhập từ quốc gia lạ, thiết bị không quen thuộc), bạn nên đổi mật khẩu ngay lập tức và thoát khỏi tất cả các phiên hoạt động hiện tại. 

Hãy cảnh giác tuyệt đối với các email lạ

Đây là phương thức phổ biến mà hacker sử dụng để phát tán mã độc hoặc thực hiện các cuộc tấn công lừa đảo (phishing). Không nên nhấp vào bất kỳ liên kết nào hoặc tải xuống file đính kèm từ người gửi không xác minh được danh tính. Hãy kiểm tra kỹ địa chỉ email người gửi và nội dung trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào. 

Kết luận 

Email không chỉ đơn giản là công cụ gửi và nhận thư, mà còn là nền tảng quan trọng trong xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp. Với bài viết trên, bạn đã hiểu rõ email là gì, tại sao nó cần thiết và cách sử dụng hiệu quả trong mọi hoạt động hàng ngày. Dù bạn là người mới hay đã dùng email lâu năm, việc cập nhật kiến thức và bảo mật email luôn là điều cần thiết để thích nghi với thời đại số.