Trong bối cảnh số hóa ngày nay, việc sở hữu một email domain riêng không chỉ là nhu cầu thiết yếu mà còn là yếu tố quan trọng để xây dựng thương hiệu. Vậy email domain là gì? Bài viết này hãy cùng Bizfly tìm hiểu về thuật ngữ cùng những tính năng, lợi ích mang lại và các bước tạo email domain cho doanh nghiệp nhé!

Email domain (Tên miền email) là gì?

Email domain nghĩa là tên miền email, là một phần của địa chỉ email đứng sau ký tự “@”. Email domain chỉ định máy chủ email chịu trách nhiệm nhận và gửi email thay mặt cho địa chỉ đó. Đối với email cá nhân, tên miền thường là gmail.com, outlook.com hoặc yahoo.com. Tuy nhiên, trong kinh doanh, các công ty hay tổ chức sẽ có email domain riêng. 

Một tên miền email có thể có số lượng địa chỉ email không giới hạn. Chính tên đứng trước tên miền email đã làm cho địa chỉ email của bạn trở nên khác biệt và cho phép email được gửi đúng hộp thư đến của bạn. 

Mọi người thường rất dễ nhầm lẫn giữa tên miền email và địa chỉ email. Tuy nhiên nó rất đơn giản, bạn có thể hiểu theo cách sau : 

Địa chỉ email của bạn = [tên người dùng] + @ + [tên miền email].

Mỗi địa chỉ email là duy nhất. Tuy nhiên cùng một tên miền email có thể được sử dụng bởi hàng nghìn thậm chí là hàng triệu người dùng khác nhau. Ví dụ như tên miền phổ biến như gmail.com. 

Phân loại email theo tên miền

Email Hosting

Email hosting là dịch vụ cho phép bạn sở hữu tài khoản email với tên miền riêng của mình, thay vì sử dụng tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Điều này có nghĩa là địa chỉ email của bạn sẽ được định dạng như sau: yourname@yourdomain.com thay vì yourname@gmail.com hoặc yourname@yahoo.com.

Dịch vụ email hosting cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một máy chủ do nhà cung cấp duy trì, cho phép bạn gửi và nhận email. Máy chủ này là nơi lưu trữ và quản lý tất cả email của bạn.

Bằng cách sử dụng dịch vụ email hosting, bạn sẽ sở hữu một hệ thống gửi thư chuyên nghiệp bao gồm thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Địa chỉ email chứa tên doanh nghiệp sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn, đồng thời xác thực công ty là đáng tin cậy với người nhận email.

Email Server

Email server (máy chủ thư điện tử) là hệ thống máy chủ chịu trách nhiệm gửi và nhận email. Thuật ngữ này thường được sử dụng chung để chỉ cả tác nhân chuyển thư (MTA) và tác nhân phân phối thư (MDA), mỗi loại đều thực hiện các chức năng khác nhau trong quá trình truyền tải email. MTA chịu trách nhiệm chuyển tiếp email giữa các máy chủ, trong khi MDA quản lý việc lưu trữ và phân phối email đến các hộp thư đến của người dùng.

Email server giữ vai trò quan trọng trong quá trình gửi email. Nếu không có nó người dùng sẽ không thể chuyển những tin nhắn đến và đi từ các máy khách thư khác, dẫn đến sự gián đoạn trong giao tiếp. 

Bên cạnh đó, máy chủ thư điện tử cũng cung cấp các chức năng bảo mật, giúp bảo vệ thông tin và ngăn chặn các mối đe dọa như virus và spam. Đồng thời hỗ trợ các tính năng quản lý email, cho phép người dùng tổ chức và sắp xếp thư tín một cách hiệu quả, từ đó nâng cao trải nghiệm người dùng trong việc giao tiếp qua email.

Một cách dễ hiểu hơn, email server có thể được ví như một bưu điện, nơi mà tất cả thư tín đều phải đi qua trước khi đến tay người nhận. Nó đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách an toàn và hiệu quả, góp phần vào việc duy trì sự ổn định trong giao tiếp qua email.

Với các doanh nghiệp tại Việt Nam, BizMail cung cấp dịch vụ email hosting chuyên biệt với tên miền riêng, tích hợp chống spam, bảo mật chuẩn quốc tế và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nội địa – giúp vận hành ổn định và dễ sử dụng hơn so với các giải pháp quốc tế.
Tham khảo dịch vụ email tên miền riêng tại BizMail!

>> Xem thêm: Phân biệt Email Hosting và Email Server, nên lựa chọn loại nào tốt nhất

Những lợi ích của email domain mang lại 

Xây dựng lòng tin

Khách hàng thường có xu hướng kết nối với các doanh nghiệp và thương hiệu đáng tin cậy. Việc sử dụng email domain chuyên nghiệp không chỉ giúp củng cố sự uy tín và tạo ấn tượng tích cực, từ đó nâng cao khả năng doanh nghiệp được coi trọng và nhận được sự tin tưởng từ khách hàng.

Thúc đẩy doanh số

Email domain chuyên nghiệp không chỉ tăng cường sự tin tưởng mà còn giúp cải thiện hiệu quả các chiến dịch tiếp thị qua email. Khả năng khách hàng mở email từ một địa chỉ tin cậy sẽ cao hơn nhiều so với từ các dịch vụ email miễn phí. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có nhiều cơ hội thu hút khách hàng tiềm năng và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. 

Email domain giúp đảm bảo các thông điệp tiếp thị đến được với khách hàng, tránh bị lọc vào thư mục spam, từ đó trực tiếp thúc đẩy doanh thu thông qua chiến lược email marketing.

Thu hút nhiều lưu lượng truy cập hơn

Sử dụng một email domain chuyên nghiệp là một công cụ mạnh mẽ trong các chiến dịch tiếp thị nội dung. Khi doanh nghiệp gửi bản tin, bài viết blog, hoặc nội dung quảng bá sản phẩm qua email với tên miền riêng, khả năng thu hút khách hàng quay trở lại trang web sẽ được nâng cao. 

Điều này không chỉ giúp tăng lượng truy cập mà còn mở rộng khả năng tiếp cận tệp khách hàng mới. Ngoài ra các email chứa nội dung giá trị còn giữ chân người dùng mà còn khuyến khích họ quay lại tìm hiểu thêm về sản phẩm và dịch vụ, từ đó gia tăng cơ hội bán hàng trong tương lai.

Làm thế nào để có được tên miền email - email domain

Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký domain name tại các nhà cung cấp dịch vụ - với rất nhiều hình hình thức lưu trữ email khác nhau ứng với các chức năng khác nhau và mức giá cũng khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn cũng có thể nhận được một miền email miễn phí khi bạn tạo một trang web.

Ngoài việc phải mua và đăng ký một email domain, cũng có nhiều cách để doanh nghiệp có được email domain miễn phí, một số gợi ý cho bạn

• Sử dụng Bluehost
• Sử dụng Hostinger
• Sử dụng DreamHost
• Tạo với Google Workspace
• Sử dụng với Office 365

Những sai lầm cần tránh khi chọn email domain

Sử dụng tên miền miễn phí hoặc không bảo mật

Sử dụng tên miền miễn phí như @gmail.com có thể phù hợp với cá nhân, nhưng khi bước vào kinh doanh, điều này không đủ tính chuyên nghiệp. Khách hàng thường đánh giá cao những doanh nghiệp đầu tư vào email theo tên miền riêng như @vccorp.vn, @fpt.vn,...Không chỉ thể hiện sự uy tín, việc sử dụng email tên miền riêng còn giúp doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn nội dung và bảo mật dữ liệu, tránh rủi ro từ các dịch vụ miễn phí không đáng tin cậy.

Không kiểm tra tính khả dụng của tên miền trước khi đăng ký

Đã bao giờ bạn nghĩ ra một cái tên hoàn hảo, nhưng khi bắt tay đăng ký lại nhận ra nó đã bị người khác mua trước? Điều này rất phổ biến. Việc không kiểm tra trước có thể khiến bạn mất thời gian hoặc phải trả chi phí cao để mua lại tên miền đã được đăng ký. Đừng quên tra cứu kỹ lưỡng trước khi chốt!

Không chọn các nhà cung cấp email domain chất lượng

Việc chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ email giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ, nhưng lựa chọn sai có thể mang lại nhiều rắc rối. Nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể thiếu tính năng bảo mật cao, gây rủi ro cho dữ liệu và hình ảnh của công ty bạn. Các nhà cung cấp uy tín như Google Workspace, Microsoft 365 hoặc Zoho Mail luôn là lựa chọn tốt để đảm bảo tính ổn định và bảo mật.

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện đang lựa chọn BizMail thay vì Google Workspace nhờ giao diện tiếng Việt, khả năng tích hợp hệ sinh thái (CRM, loyalty, CDP...) và chi phí thấp hơn đáng kể trong khi vẫn đảm bảo bảo mật và tốc độ gửi.
!Tìm hiểu lý do nhiều doanh nghiệp nội địa chọn BizMail!

Hướng dẫn tạo email domain miễn phí 

Tạo email domain miễn phí với Google Workspace

Google workspace được thiết kế cho các doanh nghiệp và tổ chức, cho phép các doanh nghiệp tạo và sử dụng địa chỉ email theo tên miền của riêng họ.  

Bước 1: Truy cập vào https://workspace.google.com/ > Chọn “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.

.

Bước 2: Điền thông tin bao gồm tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và quốc gia > Nhấp vào Tiếp theo.

Bước 3: Nhập các thông tin cá nhân (họ tên, email, số điện thoại của công ty).

Bước 4: Giao diện hiển thị “Doanh nghiệp của bạn có tên miền chưa?”. Nếu bạn đã có tên miền và muốn sử dụng ngay, thì hãy nhấp “Có, Tôi có miền có thể sử dụng”. 

Bước 5: Nhập tên miền bạn đã mua > Chọn “Tiếp theo”

Bước 6: Xác nhận tên miền và thiết lập tài khoản

Sau một vài phút chờ hệ thống xác nhận, bạn đã sở hữu tài khoản email theo tên miền riêng của Google.

Tạo email tên miền riêng với Yandex

Bước 1: Đăng ký tài khoản 

Truy cập https://passport.yandex.com/registration/ > Đăng ký tài khoản mail Yandex.

Phần mobile phone number, nhập số điện thoại di động theo định dạng gồm mã quốc gia +84 > Nhấp “Send code” để hoàn tất các bước xác minh. 

Bước 2: Truy cập https://360.yandex.ru/business/ để thêm domain và tài khoản Yadex

Bước 3: Điền tên miền muốn thêm vào hệ thống > Chọn “Sign up free”.

Bước 4: Xác thực tên miền > Chọn Organization profile, domains và DNS record. (cần cấu hình bản ghi TXT mà Yandex cung cấp để xác thực đúng tên miền).

Mua email domain từ các nhà cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp uy tín và đáng tin cậy trong ngành, chẳng hạn như GoDaddy, Google Workspace hay Bluehost. Đánh giá từ người dùng và phản hồi trực tuyến sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về chất lượng dịch vụ.

Mỗi nhà cung cấp sẽ có mức giá và các gói dịch vụ khác nhau, vì vậy, hãy so sánh kỹ lưỡng để tìm ra giải pháp phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Một số nhà cung cấp không chỉ cung cấp dịch vụ đăng ký mà còn tích hợp các tính năng quan trọng như bảo mật nâng cao, chống spam và khả năng tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác. Đảm bảo rằng nhà cung cấp bạn chọn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.

Cuối cùng, giao diện quản lý dễ sử dụng sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác như tạo tài khoản, điều chỉnh cài đặt và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.

Bài viết trên đã cho bạn cái nhìn toàn diện về vai trò của email domain đối với doanh nghiệp cùng chi tiết các bước tạo email domain miễn phí. Đừng quên truy cập website BizMail thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!