Pop3 và Imap: Lựa chọn giao thức tối ưu cho email của bạn

Email là một phần không thể thiếu trong sự vận hành của xã hội hiện đại, nó giữ vai trò chủ yếu trong việc liên hệ, trao đổi thông tin, đặc biệt là các thông tin chính thức. Bởi vai trò đó mà các giao thức email ngày càng phát triển và được quan tâm hơn.

Trong bài viết này, Bizfly sẽ nói về hai giao thức email thông dụng nhất là Pop3 và Imap để mọi người hiểu rõ hơn về khái niệm này.

Khái niệm về Pop3 và Imap 

Pop3 và Imap là hai giao thức email tương đối phổ biến. Chúng giữ vai trò hỗ trợ người dùng trong việc đọc các email cục bộ nhờ vào các ứng dụng trung gian (thường là Outlook hoặc Thunderbird). Thông tin cụ thể về hai giao thức này được cập nhật đầy đủ ở phía dưới.

Pop3 là gì?

Pop3 là giao thức email được thiết kế và cho ra mắt vào năm 1984, lấy ý của cụm từ Post Office Protocol. Giao thức này được biết đến như một phương tiện hỗ trợ tải email từ một máy chủ ở xa. Nói cách khác, Pop3 vận hành theo nguyên tắc tải các email từ trên máy chủ về bộ nhớ cục bộ

Imap là gì? 

Imap là giao thức email được thiết kế và giới thiệu đến công chúng vào năm 1986, cho phép người dùng truy cập vào các email đã được lưu tại một máy chủ đầu xa. Về bản chất, giao thức này giống một dạng lưu trữ đám mây bởi nó vẫn đặt email server, chỉ lưu trữ email cục bộ. Tên giao thức là viết tắt của cụm Internet Message Access Protocol.

Khái niệm về Pop3 và Imap

Phương thức hoạt động khác nhau của Pop3 và Imap 

Pop3 và Imap khác nhau về bản chất. Và hiển nhiên, chúng cũng có phương thức hoạt động hoàn toàn không giống nhau.

Cách thức hoạt động của Pop3 

• Pop3 hoạt động theo nguyên lý lưu dữ liệu về thiết bị của người dùng rồi tiến hành xóa email trên máy chủ.
• Giao thức này hoạt động theo quy trình: Người dùng kết nối tới server -> Lấy email -> Lưu trữ cục bộ ở dạng email mới tại thiết bị -> Xóa email trên server -> Ngắt kết nối.

Hiện nay, để phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dùng, một vài Pop3 đã hỗ trợ cho phép người dùng lưu lại email trên máy chủ bằng cách sử dụng một vài tùy chọn trên giao thức.

Cách thức hoạt động của Imap 

• Tương tự Pop3, Imap cũng có cách thức hoạt động riêng biệt. Giao thức không cho phép người dùng tải email về thiết bị mà chỉ được đọc trên server.
• Imap hoạt động theo quy trình: Người dùng kết nối với server -> Đồng bộ với server -> Lấy nội dung -> Server đánh dấu, xử lý các thao tác của người dùng rồi xóa email đã được lấy -> Ngắt kết nối.

Phương thức hoạt động khác nhau của Pop3 và Imap

Ưu, nhược điểm của Pop3 và Imap 

Khác nhau về bản chất, cách thức hoạt động, Pop3 và Imap sở hữu các ưu, nhược điểm riêng, cụ thể:

Ưu, nhược điểm của Pop3 

Ưu điểm: 

• Cho phép người dùng truy cập, đọc email bất cứ khi nào và không cần Internet. Kết nối mạng chỉ cần thiết khi gửi và nhận email
• Tiết kiệm không gian để lưu trữ của server
• Có quyền quyết định có lưu bản sao trên máy chủ hay không.
• Được hợp nhất các tài khoản email cũng như server trong một  hộp thư đến

Nhược điểm:

• Cần tải email mỗi khi nhận email
• Không thể quản lý tài khoản email bằng nhiều thiết bị.

Ưu, nhược điểm của Pop3 và Imap

Ưu, nhược điểm của Imap 

Ưu điểm:

• Có thể truy cập từ xa để tìm kiếm email được lưu trữ trên server.
• Có thể truy cập, quản lý tài khoản bằng nhiều máy khách.
• Tự động đồng bộ với server khi các bản sao cục bộ được chỉnh sửa, thay đổi
• Tốc độ tải nhanh hơn do người dùng chỉ xem mà không tải email về thiết bị.
• Server tự động dự phòng email, tránh rủi ro mất thư.
• Tiết kiệm bộ nhớ cho thiết bị.

Nhược điểm: 

• Nhà cung cấp thường giới hạn dung lượng hộp thư của người dùng. Điều này khiến hòm thư của bạn rất dễ bị đầy. 
• Không có khả năng lưu trữ trên thiết bị.
• Cần có kết nối mạng mới có thể sử dụng. 

Pop3 và Imap, nên sử dụng phương thức nào? 

Pop3 và Imap mang những đặc trưng riêng của mình, vậy nên, sử dụng phương thức nào để tối ưu hóa email là điều khiến không ít người bận tâm. Dưới đây, Bizfly sẽ đưa ra gợi ý về các tình huống phù hợp cho từng giao thức.

Pop3 và Imap, nên sử dụng phương thức nào?

Với Pop3, email của bạn sẽ được hỗ trợ tối ưu trong các trường hợp như: 

• Có nhu cầu truy cập email từ một thiết bị duy nhất
• Có nhu cầu vào email thường xuyên mà kết nối Internet không phải lúc nào cũng ổn định
• Bị hạn chế về không gian lưu trữ của máy chủ
• Muốn hạn chế tối đa rủi ro mất dữ liệu bởi nguyên nhân từ phía thiết bị cục bộ. 
• Imap sẽ là lựa chọn không thể tuyệt hơn trong những tình huống:
• Có nhu cầu vào email bằng nhiều thiết bị
• Đường truyền Internet ổn định
• Cần xem nhanh email trên server
• Bị hạn chế về không gian lưu trữ của thiết bị 
• Muốn hạn chế rủi ro mất dữ liệu trên thiết bị hoặc muốn dự phòng dữ liệu

Pop3 và Imap đều là những giao thức mạnh mẽ và hỗ trợ email tuyệt vời. Tuy nhiên, để khai thác tối đa công dụng của chúng, hãy lựa chọn giao thức phù hợp với nhu cầu của bản thân nhất. Suy nghĩ thêm về vấn đề này trước khi chọn để nâng cao hiệu suất công việc.

>>> Xem thêm: Khái niệm về Email Marketing