Email doanh nghiệp là gì? Hướng dẫn tạo Business Email chuyên nghiệp

Trong môi trường kinh doanh số hóa, việc giao tiếp với khách hàng và đối tác qua email là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, việc sử dụng email cá nhân miễn phí có thể làm giảm sự chuyên nghiệp và độ tin cậy của thương hiệu. Email doanh nghiệp với tên miền riêng chính là giải pháp để giải quyết vấn đề này, giúp xây dựng uy tín, tăng cường bảo mật và mang lại nhiều lợi ích vượt trội.

Bài viết này Bizfly sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện từ A-Z từ khái niệm, lợi ích, các nhà cung cấp phổ biến cho đến hướng dẫn chi tiết cách tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp cho công ty của mình.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là một địa chỉ email sử dụng tên miền tùy chỉnh của công ty bạn (ví dụ: tenban@tencongty.com) thay vì một tên miền miễn phí như @gmail.com. Việc sở hữu một địa chỉ email theo tên miền riêng được xem là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề, để khẳng định sự chuyên nghiệp và tách biệt giữa công việc và liên lạc cá nhân.

Để phân biệt rõ hơn cho email doanh nghiệp và email cá nhân, bạn có thể nhìn qua bảng dưới đây:

5 Lợi ích khiến doanh nghiệp phải dùng email tên miền riêng

Việc đầu tư vào một hệ thống email theo tên miền riêng không chỉ đơn thuần là để thể hiện sự chuyên nghiệp, mà còn mang lại những lợi ích cụ thể cho hoạt động và an ninh của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 lợi ích cốt lõi lý giải tại sao đây được xem là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển bền vững.

Xây dựng sự tin cậy và hình ảnh chuyên nghiệp

Việc gửi email từ một địa chỉ có đuôi @tencongty.com ngay lập tức tạo ra cảm giác an tâm và tin cậy cho khách hàng và đối tác. Ngược lại, một email gửi từ tài khoản cá nhân có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp, không an toàn, thậm chí bị nhầm lẫn với email lừa đảo, làm giảm sự tin tưởng của người nhận.

Tăng cường tính nhất quán cho thương hiệu

Email doanh nghiệp gắn liền với tên miền website của công ty, tạo ra một sự đồng bộ và nhất quán cho thương hiệu. Khi khách hàng nhận được thông tin từ một địa chỉ email khớp với trang web họ đã truy cập, điều này củng cố nhận diện thương hiệu và tạo cảm giác chuyên nghiệp, từ đó kích thích họ ra quyết định nhanh hơn.

Dễ dàng ghi nhớ và nhận diện

Địa chỉ email có dạng @tendoanhnghiep.com giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ. Mỗi khi nhận được email, khách hàng sẽ ngay lập tức liên tưởng đến thương hiệu của bạn, giúp xây dựng ấn tượng tốt và bền vững trong tâm trí họ.

Toàn quyền kiểm soát dữ liệu và nhân viên

Với email doanh nghiệp, ban quản lý có thể thiết lập quyền kiểm soát mạnh mẽ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo hoặc xóa tài khoản khi có sự thay đổi về nhân sự, đảm bảo thông tin nhạy cảm không bị truy cập trái phép. Hơn nữa, bạn có thể thiết lập chuyển tiếp email của nhân viên cũ để không bỏ lỡ các liên lạc quan trọng, duy trì tính liên tục trong giao tiếp và bảo vệ tài sản trí tuệ của công ty.

5.  Bảo mật nâng cao, chống lừa đảo và spam

Các dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp thường đi kèm với nhiều lớp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, hệ thống phát hiện và ngăn chặn spam, cùng khả năng chống lại các cuộc tấn công lừa đảo (phishing). Điều này không chỉ bảo vệ các thông tin quan trọng của nội bộ mà còn giúp duy trì lòng tin của khách hàng khi giao tiếp.

5 loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

Hiện nay, có nhiều nền tảng cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp, mỗi loại có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là các lựa chọn phổ biến nhất:

Email doanh nghiệp được xây dựng hệ thống riêng

Một số doanh nghiệp chọn xây dựng hệ thống email riêng, đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu về tính bảo mật, kiểm soát và tính chuyên nghiệp cho tổ chức. Trên thị trường Việt Nam, các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp như BizMail (do Bizfly, VCcorp phát triển) đang ngày càng phổ biến. Các nhà cung cấp này hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hệ thống email độc quyền, từ đó tạo sự nhất quán và dễ nhận diện cho thương hiệu.

Một số lợi ích khi sử dụng Email doanh nghiệp riêng:

• Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý và tùy chỉnh, bao gồm việc thiết lập và xóa tài khoản nhanh chóng, kiểm soát quyền truy cập, và thêm các tính năng bảo mật cao cấp.
• Mức giá cho giải pháp này thường không quá cao so với các hệ thống quốc tế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp.
• Nhà cung cấp trong nước thường chú trọng đến việc hỗ trợ khách hàng, đưa ra giải pháp linh hoạt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi yêu cầu về tính năng và hỗ trợ đều được đáp ứng đầy đủ.

Về phần mềm BizMail, đây là giải pháp gửi Email hàng loạt và Email Automation được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia gần 20 năm kinh nghiệm của Bizfly, VCCorp. Ngoài gửi email, BizMail cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đăng ký email, "warm-up" domain email gửi marketing, tăng chất lượng để các email gửi đi tăng khả năng vào mục inbox của khách hàng.

Bạn quan tâm thêm về giải pháp BizMail có thể để lại thông tin dưới đây để được tư vấn miễn phí.

Tư vấn BizMail

Google

Tính tới thời điểm hiện tại, Gmail của Google đang có tới hơn 1.5 tỷ người dùng trên toàn thế giới. Sử dụng email doanh nghiệp của Gmail, chủ doanh nghiệp có thể tạo email cho đơn vị mình hoàn toàn miễn phí với 15 GB dung lượng lưu trữ. Hơn nữa, giao diện của Gmail khá tinh tế, dễ sử dụng. Nó còn có thể kết nối với nhiều ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Google.

Tuy nhiên, Gmail hiện không cho phép doanh nghiệp tạo tên miền tùy chỉnh miến phí. Nếu muốn, có email dạng sales@yourcompany.com bạn cần chi 6 USD/người dùng/tháng cho Google Workspace. Đây là bộ sưu tập các công cụ điện toán đám mây, cộng tác và năng suất của Google.

Ưu điểm của Gmail

• Độ tin cậy cao
• Tương tích trên mọi thiết bị
• Trang bị nhiều tính năng tiên tiến
• Ngăn chặn thư rác và các phần mềm độc hại
• Dung lượng lưu trữ email lớn
• Tích hợp với nhiều dịch vụ khác của Google.

Hạn chế của Gmail

Hầu hết các tên miền hay đã được sử dụng. Nếu muốn đặt tên miền tùy chỉnh sẽ phải chịu một khoản phí.

Microsoft 

Outlook là sản phẩm quen thuộc được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Nó là một phần của dịch vụ đăng ký Office 365 do Microsoft cung cấp, cung cấp quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của cả máy tính để bàn và ứng dụng Office trực tuyến. 

Gói Office 365 Business tiêu chuẩn có giá 8.25 USD mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm các ứng dụng Office cùng với tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây trên PC, Mac hoặc thiết bị di động. Tuy nhiên, nó không bao gồm email doanh nghiệp. Để mở khóa, doanh nghiệp phải chi 12.50 USD mỗi người dùng/tháng cho gói Office 365 Business Premium.

Ưu điểm

• Cho phép lưu trữ không giới hạn
• Tích hợp Office 365
• Giao diện người dùng đơn giản
• Hộp thư đến tập trung
• Độ tin cậy cao

Hạn chế

• Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế
• Bộ lọc thư rác, nội dung nhạy cảm hoạt động không quá hiệu quả

Server Mail từ Zimbra

Ngoài Google, Microsoft thì server mail của Zimbra cũng là nền tảng cung cấp email doanh nghiệp được nhiều đơn vị lựa chọn. Đây là một trong các nền tảng thích hợp với doanh nghiệp có mã nguồn mở. Nó được trang bị nhiều tính năng hiện đại.

Không chỉ vậy, nền tảng này còn được giới chuyên môn đánh giá cao về tốc độ hoạt động cũng như mức độ bảo mật. Đây sẽ là một trong những lựa chọn phù hợp đối với doanh nghiệp hiện nay.

Zoho Mail

Zoho Mail là dịch vụ lưu trữ email hoàn thiện không có quảng cáo với sự hỗ trợ cho tên miền tùy chỉnh, thời gian hoạt động được đảm bảo và tích hợp liền mạch với phần còn lại của Bộ Zoho.

Bộ Zoho bao gồm bộ ứng dụng văn phòng, bộ lưu trữ đám mây, các công cụ liên lạc nhóm và một loạt ứng dụng di động giúp bạn dễ dàng làm việc ở mọi nơi và mọi lúc. Điều tuyệt vời nhất là Zoho Workplace miễn phí cho tối đa 25 người dùng. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên nâng cấp lên gói tiêu chuẩn giá 2 USD mỗi người dùng/tháng để mở khóa hỗ trợ IMAP cũng như nhiều tính năng khác.

Ưu điểm

• Email doanh nghiệp không có quảng cáo
• Tích hợp với bộ ứng dụng văn phòng của Zoho
• Dễ dàng sử dụng 

Nhược điểm

• Dung lượng lưu trữ miễn phí  thấp, chỉ 5 GB
• Các tính năng nâng cao hơn yêu cầu đăng ký trả phí

Hướng dẫn chi tiết cách tạo email doanh nghiệp với tên miền riêng

Dù doanh nghiệp chọn nhà cung cấp nào, quy trình chung để thiết lập một email doanh nghiệp thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Mua tên miền (Domain)

Nếu chưa có, bạn cần sở hữu một tên miền (ví dụ: tencongty.com). Đây sẽ là phần đuôi trong địa chỉ email của bạn. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email như Google Workspace cũng hỗ trợ bạn tìm và mua tên miền trong quá trình đăng ký.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp Email

Dựa vào bảng so sánh ở trên và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp (số lượng người dùng, ngân sách, tính năng cần thiết), hãy chọn một nhà cung cấp phù hợp và đăng ký gói dịch vụ của họ.

Bước 3: Cấu hình các bản ghi DNS

Đây là bước kỹ thuật quan trọng để email hoạt động. Bạn sẽ cần truy cập vào trang quản trị tên miền của mình và cấu hình các bản ghi (record) do nhà cung cấp email yêu cầu. Các bản ghi quan trọng nhất bao gồm:

• MX (Mail Exchange): Chỉ định máy chủ nào sẽ nhận email cho tên miền của bạn.
• SPF, DKIM: Các bản ghi giúp xác thực email của bạn là hợp lệ, ngăn chặn việc giả mạo và giúp email vào hộp thư đến (inbox) thay vì spam.

Bước 4: Tạo tài khoản người dùng

Sau khi cấu hình thành công, bạn có thể bắt đầu tạo các tài khoản email cho nhân viên theo cấu trúc mong muốn, ví dụ: ten.nhanvien@tencongty.com và đặt mật khẩu cho từng tài khoản.

Bước 5: Cài đặt và sử dụng

Người dùng có thể truy cập email của họ thông qua giao diện web (webmail) của nhà cung cấp hoặc cài đặt trên các ứng dụng email phổ biến như Outlook, ứng dụng Gmail trên điện thoại để tiện sử dụng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chi phí tạo email doanh nghiệp là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ bạn chọn. Mức phí thường được tính theo mỗi người dùng/tháng. Ví dụ, Google Workspace có giá từ $6/người dùng/tháng , Microsoft 365 có gói kèm email giá $12.50/người dùng/tháng và Zoho Mail có gói trả phí từ $2/người dùng/tháng.

Có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí không?

Hầu hết các nhà cung cấp lớn không cho phép tạo email với tên miền tùy chỉnh miễn phí. Tuy nhiên, Zoho là một ngoại lệ khi cung cấp gói Zoho Workplace miễn phí cho tối đa 25 người dùng, mặc dù có giới hạn về dung lượng và tính năng. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng thời gian dùng thử miễn phí 14 ngày của Google Workspace để trải nghiệm.

Tôi đã có tên miền, làm sao để kết nối với dịch vụ email?

Nếu đã có tên miền, bạn chỉ cần đăng ký dịch vụ email và thực hiện "Bước 3: Cấu hình các bản ghi DNS". Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn bạn kết nối tên miền có sẵn với hệ thống của họ.

Kết luận

Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu thiết yếu để vận hành chuyên nghiệp trong thời đại số. Nó giúp xây dựng niềm tin, củng cố thương hiệu, tăng cường bảo mật và cung cấp cho doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát dữ liệu.

Việc đầu tư vào một hệ thống email chuyên nghiệp sẽ mang lại những lợi ích lâu dài và bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp được thiết kế chuyên sâu cho thị trường Việt Nam, với các tính năng tự động hóa và được hỗ trợ tận tình, hãy cân nhắc tìm hiểu giải pháp BizMail của Bizfly. Để được tư vấn chi tiết hơn, bạn có thể liên hệ qua hotline để được hỗ trợ nhanh nhất.