5 loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

Sử dụng email doanh nghiệp không chỉ giúp tạo dựng uy tín mà còn đảm bảo an toàn thông tin và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hơn. Trong bài viết hôm nay, Bizfly sẽ chia sẻ đến bạn một số loại email doanh nghiệp đang được dùng nhiều nhất hiện nay.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp được hiểu là địa chỉ email mà ở đó có tên miền tùy chỉnh của doanh nghiệp  chẳng hạn như yourname@yoursite.com thay vì dùng email cá nhân miễn phí như businessname@gmail.com mà đa số mọi người vẫn sử dụng. 

Hiện nay, email dành riêng cho doanh nghiệp là điều bắt buộc dù công ty của bạn thuộc ngành nghề nào, quy mô lớn hay nhỏ. Bởi loại email này sẽ mang tới cho đơn vị rất nhiều lợi ích kể cả về độ uy tín cũng như tính bảo mật.

Vì sao cần dùng email doanh nghiệp?

Sử dụng email doanh nghiệp giúp tách biệt công việc khỏi email cá nhân, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho doanh nghiệp. Việc sử dụng email doanh nghiệp với tên miền công ty không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị nhầm lẫn với các email lừa đảo, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác về uy tín và bảo mật.

1. Tạo dựng sự tin cậy

Khi gửi email cho khách hàng hoặc đối tác, sử dụng email cá nhân có thể làm giảm sự tin tưởng của họ. Email từ một địa chỉ không mang tên miền doanh nghiệp thường không tạo cảm giác chuyên nghiệp và an toàn. Ngược lại, email có tên miền doanh nghiệp như @tencongty.com sẽ khiến khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi nhận thông tin, từ đó giúp tăng cường uy tín và loại bỏ lo ngại về rủi ro lừa đảo.

2. Tính nhất quán của thương hiệu

Một email doanh nghiệp gắn liền với tên miền của công ty cho thấy sự nhất quán, chuyên nghiệp. Khi bạn chia sẻ trang web doanh nghiệp với khách hàng và gửi các đề xuất hoặc thông tin từ cùng tên miền đó, khách hàng sẽ dễ dàng nhận ra sự gắn kết của thương hiệu. Nếu ngược lại, khách hàng nhận được email từ tài khoản cá nhân, họ có thể cảm thấy mất lòng tin hoặc cho rằng doanh nghiệp thiếu sự chuyên nghiệp, khiến họ phân vân và không sẵn sàng đưa ra quyết định.

Email doanh nghiệp không chỉ giúp xây dựng niềm tin và gắn kết thương hiệu mà còn tạo thiện cảm cho khách hàng, giúp tăng khả năng chốt đơn. Một thương hiệu nhất quán với các yếu tố chuyên nghiệp từ website đến email sẽ tạo cảm giác tin cậy và kích thích khách hàng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi cho doanh nghiệp.

3. Dễ nhớ

Email doanh nghiệp có dạng @tendoanhnghiep.com, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ. Khi địa chỉ email của bạn được gắn liền với tên doanh nghiệp hoặc trang web, khách hàng sẽ dễ liên tưởng đến thương hiệu của bạn mỗi khi nhận email.

Điều này khác hoàn toàn với email cá nhân hoặc miễn phí, vốn có thể gây khó nhớ và kém chuyên nghiệp. Sự gắn kết giữa tên miền và email không chỉ giúp khách hàng nhớ đến bạn mà còn hỗ trợ xây dựng ấn tượng tốt khi họ liên tục tiếp xúc với thương hiệu của bạn thông qua các kênh liên lạc.

4. Tăng khả năng kiểm soát

Với email doanh nghiệp, quản lý công ty có thể thiết lập quyền kiểm soát mạnh mẽ hơn cho từng tài khoản. Điều này bao gồm việc dễ dàng thêm hoặc xóa tài khoản khi có nhân viên gia nhập hay rời đi, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm không bị truy cập trái phép. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập tự động chuyển tiếp email của nhân viên cũ sang tài khoản quản lý để không bỏ lỡ bất kỳ liên lạc quan trọng nào.

Các quyền hạn này giúp duy trì tính liên tục trong giao tiếp với khách hàng, đồng thời bảo vệ tài sản trí tuệ của công ty và đảm bảo việc sử dụng tài khoản email tuân thủ các quy định bảo mật nội bộ.

5. Bảo mật nâng cao

Dịch vụ email doanh nghiệp thường đi kèm với nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa, phát hiện và ngăn chặn spam, cũng như chống tấn công phishing (lừa đảo). Những tính năng này giúp bảo vệ email không chỉ trong nội bộ mà còn với các liên lạc bên ngoài, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin quan trọng.

Bảo mật nâng cao không chỉ giúp duy trì lòng tin của khách hàng mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các nguy cơ an ninh mạng. Các công cụ giám sát email và khả năng phát hiện những hoạt động đáng ngờ sẽ là lớp phòng vệ vững chắc giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi giao tiếp qua email.

Những loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

1. Email doanh nghiệp được xây dựng hệ thống riêng

Một số doanh nghiệp chọn xây dựng hệ thống email riêng, đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu về tính bảo mật, kiểm soát và tính chuyên nghiệp cho tổ chức. Trên thị trường Việt Nam, các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp như BizMail (do Bizfly, VCcorp phát triển) đang ngày càng phổ biến. Các nhà cung cấp này hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hệ thống email độc quyền, từ đó tạo sự nhất quán và dễ nhận diện cho thương hiệu.

Một số lợi ích khi sử dụng Email doanh nghiệp riêng:

• Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý và tùy chỉnh, bao gồm việc thiết lập và xóa tài khoản nhanh chóng, kiểm soát quyền truy cập, và thêm các tính năng bảo mật cao cấp.
• Mức giá cho giải pháp này thường không quá cao so với các hệ thống quốc tế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp.
• Nhà cung cấp trong nước thường chú trọng đến việc hỗ trợ khách hàng, đưa ra giải pháp linh hoạt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi yêu cầu về tính năng và hỗ trợ đều được đáp ứng đầy đủ.

Về phần mềm BizMail, đây là giải pháp gửi Email hàng loạt và Email Automation được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia gần 20 năm kinh nghiệm của Bizfly, VCCorp. Ngoài gửi email, BizMail cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đăng ký email, "warm-up" domain email gửi marketing, tăng chất lượng để các email gửi đi tăng khả năng vào mục inbox của khách hàng.

Bạn quan tâm thêm về giải pháp BizMail có thể để lại thông tin dưới đây để được tư vấn miễn phí.

Tư vấn BizMail

2. Google

Tính tới thời điểm hiện tại, Gmail của Google đang có tới hơn 1.5 tỷ người dùng trên toàn thế giới. Sử dụng email doanh nghiệp của Gmail, chủ doanh nghiệp có thể tạo email cho đơn vị mình hoàn toàn miễn phí với 15 GB dung lượng lưu trữ. Hơn nữa, giao diện của Gmail khá tinh tế, dễ sử dụng. Nó còn có thể kết nối với nhiều ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Google.

Tuy nhiên, Gmail hiện không cho phép doanh nghiệp tạo tên miền tùy chỉnh miến phí. Nếu muốn, có email dạng sales@yourcompany.com bạn cần chi 6 USD/người dùng/tháng cho Google Workspace. Đây là bộ sưu tập các công cụ điện toán đám mây, cộng tác và năng suất của Google.

Ưu điểm của Gmail

• Độ tin cậy cao
• Tương tích trên mọi thiết bị
• Trang bị nhiều tính năng tiên tiến
• Ngăn chặn thư rác và các phần mềm độc hại
• Dung lượng lưu trữ email lớn
• Tích hợp với nhiều dịch vụ khác của Google.

Hạn chế của Gmail

Hầu hết các tên miền hay đã được sử dụng. Nếu muốn đặt tên miền tùy chỉnh sẽ phải chịu một khoản phí.

3. Microsoft 

Outlook là sản phẩm quen thuộc được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Nó là một phần của dịch vụ đăng ký Office 365 do Microsoft cung cấp, cung cấp quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của cả máy tính để bàn và ứng dụng Office trực tuyến. 

Gói Office 365 Business tiêu chuẩn có giá 8.25 USD mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm các ứng dụng Office cùng với tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây trên PC, Mac hoặc thiết bị di động. Tuy nhiên, nó không bao gồm email doanh nghiệp. 

Để mở khóa, doanh nghiệp phải chi 12.50 USD mỗi người dùng/tháng cho gói Office 365 Business Premium.

Ưu điểm

• Cho phép lưu trữ không giới hạn
• Tích hợp Office 365
• Giao diện người dùng đơn giản
• Hộp thư đến tập trung
• Độ tin cậy cao

Hạn chế

• Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế
• Bộ lọc thư rác, nội dung nhạy cảm hoạt động không quá hiệu quả

4. Server Mail từ Zimbra

Ngoài Google, Microsoft thì server mail của Zimbra cũng là nền tảng cung cấp email doanh nghiệp được nhiều đơn vị lựa chọn. Đây là một trong các nền tảng thích hợp với doanh nghiệp có mã nguồn mở. Nó được trang bị nhiều tính năng hiện đại.

Không chỉ vậy, nền tảng này còn được giới chuyên môn đánh giá cao về tốc độ hoạt động cũng như mức độ bảo mật. Đây sẽ là một trong những lựa chọn phù hợp đối với doanh nghiệp hiện nay.

5. Zoho Mail

Zoho Mail là dịch vụ lưu trữ email hoàn thiện không có quảng cáo với sự hỗ trợ cho tên miền tùy chỉnh, thời gian hoạt động được đảm bảo và tích hợp liền mạch với phần còn lại của Bộ Zoho.

Bộ Zoho bao gồm bộ ứng dụng văn phòng, bộ lưu trữ đám mây, các công cụ liên lạc nhóm và một loạt ứng dụng di động giúp bạn dễ dàng làm việc ở mọi nơi và mọi lúc. Điều tuyệt vời nhất là Zoho Workplace miễn phí cho tối đa 25 người dùng. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên nâng cấp lên gói tiêu chuẩn giá 2 USD mỗi người dùng/tháng để mở khóa hỗ trợ IMAP cũng như nhiều tính năng khác.

Ưu điểm

• Email doanh nghiệp không có quảng cáo
• Tích hợp với bộ ứng dụng văn phòng của Zoho
• Dễ dàng sử dụng 

Nhược điểm

• Dung lượng lưu trữ miễn phí  thấp, chỉ 5 GB
• Các tính năng nâng cao hơn yêu cầu đăng ký trả phí

Một số cách tạo email doanh nghiệp miễn phí và nhanh chóng

Tùy vào loại email doanh nghiệp bạn lựa chọn mà có các cách tạo email khác nhau. Vì Google Workspace là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất thế giới, cung cấp dịch vụ thiết lập tài khoản rất dễ dàng, nhiều tính năng và mức giá cạnh tranh nên chúng tôi sẽ lấy Google Workspace làm ví dụ.

Nếu bạn đã sử dụng Gmail cho email cá nhân thì quá trình học tập sẽ khá dễ dàng vì giao diện giống nhau. Nếu bạn chưa có tên miền, Google Workspace cũng sẽ giúp bạn mua tên miền. Dưới đây là cách tạo địa chỉ email doanh nghiệp bằng Google Workspace:

• Bước 1: Truy cập không gian làm việc Google.com và nhấp vào “Bắt đầu”.
• Bước 2: Nhập thông tin liên hệ của bạn chẳng hạn: Tên doanh nghiệp, nhân viên và quốc gia.
• Bước 3: Cho biết bạn đã có tên miền chưa, chẳng hạn như yourbusiness.com. Nếu bạn có một miền, bạn sẽ được nhắc kết nối nó. Nếu bạn không có tên miền, bạn sẽ được nhắc tìm kiếm một tên miền để mua.
• Bước 4: Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn như địa chỉ. Sau đó, chọn tên người dùng và mật khẩu của bạn. Cuối cùng, chọn một gói và hoàn tất quá trình thanh toán.
• Bước 5: Sau khi bạn đã tạo email doanh nghiệp của mình bằng Google Workspace, hãy tiếp tục thêm chữ ký email tùy chỉnh của bạn. Hoặc có thể thêm mọi tiện ích tích hợp hữu ích cho bạn và doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như Calendly hoặc DocuSign.

Lưu ý, khi tạo email doanh nghiệp bằng Google Workspace, bạn sẽ bắt đầu dùng thử miễn phí 14 ngày. Vì vậy, hãy dành thời gian để quyết định xem đó có phải là nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp với bạn hay không. Nếu không, hãy thử một trong những dịch vụ lưu trữ email khác.

Mong rằng, thông tin trong bài viết mà Bizfly vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu hơn về email doanh nghiệp cũng như các nền tảng email phổ biến. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ hotline hoặc gọi tới hotline để tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.