Bounce email là gì? Nguyên nhân và cách giảm tỷ lệ email bị trả về

Vì nhiều lý do khác nhau mà doanh nghiệp sẽ gặp bounce email. Vậy bounce email là gì? Nguyên nhân nào dẫn tới tình trạng này, có cách khắc phục hay không? Bài viết sau đây của BIzfly sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề này.

Bounce Email là gì?

Bounce email là gì? Đây là thuật ngữ dùng để chỉ các email của doanh nghiệp không được gửi đi như dự định. Việc bị trả lại email có thể gây lãng phí thời gian, công sức đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng gửi email trong tương lai. Doanh nghiệp cần lưu ý, nếu tình trạng bounce email diễn ra quá thường xuyên, các máy chủ email sẽ nhận định rằng email của bạn không đáng tin cậy và chúng sẽ bắt đầu tự động chặn chúng. 

Đó là lý do vì sao cần nắm rõ về Bounce email cũng như theo dõi chúng thường xuyên.  

Phân loại Bounce email

Có hai loại bounce email là thư bị trả lại mềm (soft bounce) và thư bị trả lại cứng (hard bounce). Bạn chỉ cần hiểu đơn giản, một loại là tạm thời còn một loại là vĩnh viễn.

Email bị trả lại mềm - Soft bounce

Đây là những email hợp lệ và được gửi đến hộp thư của người nhận nhưng bị trả lại do:

• Hộp thư của đối phương đã đầy
• Máy chủ ngừng hoạt động
• Dung lượng email quá lớn so với hộp thư đến của người nhận.

Loại email này chỉ là tình huống tạm thời. Nó có thể khắc phục khi người nhận dọn dẹp hộp thư đến, sửa máy chủ hoặc do bạn chủ động rút ngắn nội dung, giảm dung lượng của email.

Email bị trả lại cứng - Hard bounce

Những email này bị từ chối do địa chỉ email không hợp lệ hoặc địa chỉ email không tồn tại. Đây là tình huống không thể khắc phục và địa chỉ này sẽ bị xóa khỏi danh sách email của doanh nghiệp.

Bounce email được chia thành 2 loại chính

Những nguyên nhân phổ biến gây ra bounce email là gì?

Tùy vào từng tình huống cụ thể mà nguyên nhân gây ra bounce email sẽ khác nhau:

Lý do email bị trả lại cứng (hard bounces)

• Địa chỉ email không tồn tại

Nếu email bị trả lại được đánh dấu là “địa chỉ email không tồn tại” thì đó có thể do lỗi đánh máy hoặc chủ sở hữu email đó đã không còn sử dụng hoặc email công ty và đã bị xóa.

Ngoài ra, rất nhiều khả năng khách hàng đã cung cấp địa chỉ email sai. Trường hợp này sẽ xảy ra khi doanh nghiệp thu thập data khách hàng dựa trên các cuộc khảo sát trực tuyến.

Với trường hợp này, bạn nên xem lại tính chính xác của địa chỉ email. Hãy chắc chắn rằng nó không có bất cứ lỗi chính tả nào trong địa chỉ email. Nếu không, bạn cũng có thể liên hệ với đối phương để xác nhận lại thông tin.

• Email bị vướng vào bộ lọc spam

Các máy chủ email có thể từ chối nhận nếu phát hiện ra dấu hiệu bất thường. Trong một số trường hợp, bộ lọc cũng có thể nhầm lẫn, loại bỏ cả các email hợp lệ.

Bạn cần xem lại các nguyên tắc của của các nền tảng như Google, Yahoo để đảm bảo email được gửi đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu. Ngoài ra, để cải thiện trải nghiệm người dùng, ISP cũng xem xét lịch sử của tài khoản email và xác định có nên đồng ý tiếp nhận hay không.

Nếu bạn tiếp tục gửi email mà người nhận không mở chúng thì máy chủ hoàn toàn có thể từ chối email trước khi tới hộp thư của người nhận để tránh gây cảm giác khó chịu.

• Tệp đính kèm sai kích cỡ hoặc nội dung không hợp lệ

Phần lớn các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email đều đưa ra các giới hạn về cả kích cỡ cũng như nội dung cho tệp đính kèm. Rất nhiều trường hợp bị bounce email là do tệp đính kèm quá lớn hoặc chứa nội dung không hợp lệ.      

• Chính sách lọc thư

Trong một số trường hợp, người nhận có thể đưa ra các tiêu chí, chính sách nhận thư. Nếu không may email bạn gửi vi phạm tiêu chí này sẽ tự động bị lọc bỏ. Ví dụ, họ sẽ đưa ra tiêu chí lọc bỏ các email gửi đến có thông tin liên quan tới thẻ tín dụng.

Lúc này, nhà cung cấp dịch vụ email sẽ tự động chuyển toàn bộ các email có thông tin liên quan vào danh sách đen.

• Cấu hình sai máy chủ

Khi tìm hiểu nguyên nhân bounce email là gì nhiều người thường bỏ qua lỗi này. Theo các chuyên gia, khi email bị trả về nhưng không có NDR xác nhận thì đây là lỗi do cấu hình sai SMTP.

Có nhiều nguyên nhân gây ra bounce email

Lý do soft bounce email là gì? (email bị trả lại mềm)

• Máy chủ tạm thời quá tải

Trường hợp email của bạn nằm trong danh mục “Không thể gửi được” có nghĩa máy chủ email đang tạm thời không khả dụng hoặc quá tải, xấu nhất là không thể tìm thấy do bị hỏng hoặc đang được bảo trì. Nếu thấy địa chỉ email này trả lại nhiều email thì có nghĩa máy chủ email đó đang ngừng hoạt động.

• Hộp thư đầy

Nếu người nhận có quá nhiều email trong hộp thư đến tới mức không thể nhận thêm email nữa thì bạn sẽ gặp phải bounce email. Trong một số trường hợp, tình trạng này có thể do người dùng không sử dụng địa chỉ email đó nữa.

Để xác thực, hãy kiểm tra mạng xã hội, điện thoại hoặc email để biết nó có hợp lệ hay không.

• Tự động trả lời

Một số người có thói quen cài chế độ tự động trả lại email khi họ đi nghỉ hoặc không thể kiểm tra email vì một lý do nào đó. Không giống các lý do bounce email thông thường, loại thư bị trả lại này có nghĩa là email của bạn đã được gửi thành công tới hộp thư đến.

Bạn cần theo dõi email để nắm bắt kịp thời tình trạng này. Nếu nhiều tháng trôi qua vẫn chưa có phản hồi thì có nghĩa địa chỉ email này không chất lượng.

• Bị người dùng chặn

Nếu địa chỉ email bị nằm trong danh mục “Bị chặn” có nghĩa máy chủ nhận đã chặn email đến. Điều này thường xảy ra tại các tổ chức chính phủ, trường học, nơi máy chủ được kiểm soát nghiêm ngặt khi nhận email.

Bạn cần liên hệ với đối phương để nhờ họ đưa email vào danh sách an toàn. Hoặc nếu gửi đến địa chỉ công ty, bạn cần yêu cầu quản trị viên hệ thống bỏ chặn địa chỉ IP của Constant Contact.

Một trong những lỗi bounce email có thể do email của bạn nằm trong danh mục "không thể gửi được''

Cách giảm tỷ lệ bounce email là gì?

Số bounce email có tác động tiêu cực đến khả năng gửi email và sự thành công của các chiến dịch email của bạn trong hiện tại và tương lai. Nếu một số địa chỉ liên tục bị trả lại, có lẽ đã đến lúc thực hiện theo các bước dưới đây.

Theo dõi tỷ lệ thoát

Tỷ lệ thoát không nên vượt quá 10%. Nếu thấy tỷ lệ này gần bằng hoặc cao hơn ngưỡng 10% thì đó là dấu hiệu cho thấy email của bạn đang có vấn đề.

Ngoài ra, nếu thấy tỷ lệ này thay đổi đột ngột hoặc số lần thoát tăng đột biến cũng là dấu hiệu của sự cố. Nếu phát hiện sớm, bạn có thể khắc phục chúng trước khi gây ra các thiệt hại nặng nề hơn.

Tìm lý do từ nhà cung cấp email

Trường hợp nhà cung cấp nói cho bạn biết rằng email bị trả lại mềm hoặc bị trả lại cứng, nhưng không cung cấp thông tin chi tiết về lý do tại sao việc trả lại đó xảy ra, thì việc khắc phục sự cố trở nên cực kỳ khó khăn.

Để xử lý thư bị trả lại dễ dàng hơn, hãy kiểm tra xem dịch vụ email của bạn có cung cấp thông tin chi tiết đầy đủ về lý do bị trả lại hay không.

Hành động ngay lập tức

Có nhiều lý do khiến email có thể bị trả lại. Do đó, thay vì nhìn vào số lượng email, hãy chú ý tới loại email của bạn gửi đi bị trả lại. Mặc dù bạn có thể không có thời gian và nguồn lực để kiểm tra từng email nhưng có một số điều bạn nên ưu tiên:

• Theo nguyên tắc, các email bị trả lại cứng sẽ nghiêm trọng hơn các email bị trả lại mềm. Do đó, bạn cần phải chú ý tới loại email bị trả lại.
• Nghiêm túc xem xét lại nội dung email để tìm ra những lỗi mà có thể bạn đã gặp phải.
• Nếu một địa chỉ email luôn gặp phải tình trạng bounce email, bạn cần xóa địa chỉ đó khỏi danh sách gửi thư của bạn. Nếu bạn không làm vậy, máy chủ email cuối cùng có thể bắt đầu chặn thư của bạn ở phạm vi rộng hơn.

Cần có hành động ngay khi thấy email bị trả lại

Duy trì chất lượng data email

Bạn nên xem xét và dọn dẹp danh sách email thường xuyên để loại bỏ những người không còn sử dụng email hoặc không tương tác. Bằng cách này, bạn có thể cải thiện được số liệu tương tác, giảm nguy cơ thư rác.

Một số công cụ email marketing như Bizmail có tính năng lọc email giả, spam hoặc không hợp lệ ra khỏi tệp dữ liệu từ đó có thể cải thiện mức độ tương tác và giảm nguy cơ bị bounce email.

Ngoài ra, doanh nghiệp tuyệt đối không nên mua data email. Bên cạnh lý do đó là hoạt động bất hợp pháp, loại data này còn không đảm bảo hướng tới đúng khách hàng mục tiêu mà bạn mong muốn. Ngoài ra, khách hàng cũng sẽ không thích nhận được những email ở lĩnh vực mà họ không quan tâm.

Kiểm tra nội dung trước khi gửi

Hãy cung cấp những nội dung giá trị cho người nhận. Hãy nhớ rằng, những nội dung này phải đáp ứng nhu cầu của họ và giải quyết các vấn đề, cung cấp thông tin chi tiết cũng như lợi ích cho người nhận.

Khi người nhận thấy email của bạn có nội dung giá trị, họ sẽ tương tác nhiều hơn, ít có khả năng huỷ đăng ký hoặc đánh dấu email của bạn là email rác.

Sử dụng tính năng opt-in

Opt-in là việc người dùng tự nguyện đăng ký nhận email từ doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp gửi thông tin hoặc nội dung tiếp thị qua email. Do đó, hãy tích cực khuyến khích sự tham gia của người đăng ký bằng cách kết hợp các yếu tố tương tác trong email của bạn. Bao gồm lời kêu gọi hành động, nút, khảo sát hoặc liên kết mạng xã hội để nhắc người đăng ký thực hiện hành động. Những người đăng ký đã tương tác có nhiều khả năng mở email, nhấp qua và tương tác với thương hiệu của bạn hơn.

Giúp người đăng ký dễ dàng hủy đăng ký nhận email của bạn. Bao gồm liên kết hủy đăng ký hiển thị và thân thiện với người dùng trong mỗi email. Việc thực hiện kịp thời các yêu cầu hủy đăng ký không chỉ cải thiện chất lượng danh sách của bạn mà còn giúp bạn tuân thủ các quy định chống thư rác.

Giám sát việc gửi email của bạn

Thường xuyên theo dõi các số liệu email như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ thoát và tỷ lệ hủy đăng ký. Việc phân tích các số liệu này cung cấp thông tin chi tiết về mức độ tương tác của người đăng ký và tình trạng danh sách.

Xác định các mô hình, lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các quyết định dựa trên dữ liệu sẽ tối ưu hóa các nỗ lực tiếp thị qua email trong tương lai của bạn.

Trên đây là một số thông tin về bounce email là gì cũng như nguyên nhân và cách giảm tỷ lệ email bị trả lại. Bạn có thể đón đọc thêm các thông tin về kiến thức email marketing được Bizfly cập nhật mỗi ngày tại đây. Hoặc gọi tới hotline, gửi lại lời nhắn trên website để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất.