Mail Client là gì? Top 10 phần mềm mail client tốt nhất

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý chiến dịch email marketing, Mail Client sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Hãy cùng Bizfly khám phá Mail Client và trở thành người quản lý email chuyên nghiệp nhất.

Mail Client là gì? Các giao thức phổ biến trong mail client

Mail Client (Trình duyệt mail) là một phần mềm máy tính được sử dụng để truy cập và quản lý email của người dùng.

Để giao tiếp với máy chủ email, Mail Client sử dụng các giao thức sau:

POP3 (Post Office Protocol 3)

Là giao thức 1 chiều, cho phép người dùng tải xuống toàn bộ email từ máy chủ và lưu trữ chúng trên máy tính của mình thông qua ứng dụng email như Outlook, Thunderbird, Windows Mail,... 

Để dùng POP3, bạn cần biết port của nó. Đây là một số để máy tính biết nơi gửi và nhận dữ liệu. Port POP3 thường có 3 loại:

- Port 110: Không bảo mật, dữ liệu có thể bị đánh cắp

- Port 995 (hay POP3S): Bảo mật hơn, dữ liệu được mã hóa bằng SSL/TLS. 

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Tương tự như POP3, IMAP được dùng để kéo email về máy chủ, tuy nhiên khác biệt với POP3 là nó chỉ kéo headers về, còn nội dung email thì vẫn được lưu trữ trên server. 

Khác ở chỗ, thay đổi trên mail client sẽ được chuyển lên server (giao thức 2 chiều). 

Để dùng IMAP, bạn cũng cần biết port của nó. Port IMAP thường là:

- Port 143: Không bảo mật, dữ liệu có thể bị đánh cắp

- Port 993 (IMAPS): Bảo mật hơn, dữ liệu được mã hóa bằng SSL/TLS.

 IMAP là một trong các giao thức của mail clients và được dùng để kéo email về máy chủ

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Là giao thức chuẩn TCP/IP, được dùng để truyền tải email trên mạng Internet.  Các port mặc định của SMTP:

- Port 25: không mã hóa

- Port 465/587 – SSL/TLS port, cũng có thể được gọi là SMTPS.

Ưu điểm và hạn chế khi sử dụng phần mềm Mail Client

Mail client có nhiều ưu điểm và hạn chế mà bạn nên biết để lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình.

Ưu điểm nổi trội của Mail client

• Tiện lợi và dễ sử dụng

Mail Client cung cấp một giao diện trực quan và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác, như gửi, nhận, đọc, trả lời, chuyển tiếp,...trong quá trình quản lý email của mình. Ngoài ra, còn có các tính năng trợ giúp và hướng dẫn chi tiết, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.

• Có nhiều tính năng hữu ích

Cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp người dùng quản lý email dễ dàng hơn như lọc email, quản lý nhãn, tìm kiếm email,...

Ví dụ, tính năng lọc email giúp người dùng phân loại email theo chủ đề, người gửi,... giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý email. 

• Độ bảo mật cao

Tính năng bảo mật như mã hóa email, xác thực hai yếu tố,... giúp bảo vệ email của người dùng khỏi bị xâm nhập, tránh bị đánh cắp thông tin hoặc tài khoản.

Tính bảo mật của mail client được đánh giá cao, tránh tình trạng bị đánh cắp thông tin

Những hạn chế của Mail client

• Tốn tài nguyên máy tính

Hầu hết các phần mềm quản lý email đều có giới hạn dung lượng lưu trữ, thường là từ vài GB đến vài chục GB. Nếu bạn có một lượng lớn email, bạn có thể cần phải nâng cấp gói dịch vụ hoặc xóa các email cũ.

• Không linh hoạt

Không linh hoạt như webmail, vì người dùng không thể truy cập email của mình từ bất kỳ thiết bị nào.

• Cài đặt phức tạp

Một số phần mềm có giao diện phức tạp và khó sử dụng. Điều này có thể gây khó khăn cho người dùng mới bắt đầu.

10 ứng dụng mail client tốt nhất hiện nay

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết 10 ứng dụng Mail Client tốt nhất hiện nay, giúp bạn có thể lựa chọn được ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình: 

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất trên thế giới, được hàng triệu người dùng tin tưởng và sử dụng. Outlook không chỉ cho phép bạn gửi và nhận email một cách toàn diện và hiệu quả, mà còn:

• Giúp bạn quản lý lịch, nhiệm vụ và danh sách liên lạc một cách tiện lợi.
• Bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa Outlook với các tài khoản Microsoft Exchange và Office 365, cũng như kết nối với các dịch vụ email khác như Gmail, Yahoo và iCloud.  
• Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ Microsoft khác như Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint để tạo nên một môi trường làm việc liên kết và hiệu quả.

Tuy nhiên, Outlook cũng có một số hạn chế như chi phí cao, khó cài đặt và có thể gặp lỗi khi đồng bộ hóa với các dịch vụ khác.

Thunderbird

Thunderbird là một ứng dụng mail client miễn phí và mã nguồn mở từ Mozilla, nhà phát triển nổi tiếng của trình duyệt Firefox.  Với thiết kế đơn giản nhưng tinh tế, Thunderbird không chỉ dễ sử dụng mà còn đảm bảo tính logic và hiệu quả trong việc quản lý email, thông tin cá nhân. 

Nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ như:

• Quản lý nhiều tài khoản email
• Bộ lọc thông minh, chặn thư rác
• Hỗ trợ các tiện ích mở rộng để tùy chỉnh chức năng như tùy chỉnh giao diện người dùng, quản lý lịch làm việc thông minh,...
• Thunderbird cũng rất an toàn và bảo mật, vì nó sử dụng các phương pháp mã hóa email và kết nối SSL/TLS. Điều này giúp bạn yên tâm khi gửi và nhận email, đảm bảo rằng thông tin cá nhân và email của bạn được bảo vệ một cách tốt nhất.

Mặc dù có nhiều ưu điểm, Thunderbird cũng không tránh khỏi một số nhược điểm, như:

• Dung lượng lớn, chiếm nhiều bộ nhớ máy tính làm chậm hoặc treo máy khi sử dụng.
• Không tương thích tốt với các dịch vụ Microsoft như: Exchange, Outlook, Office 365,… gây khó khăn khi trao đổi email với những người sử dụng các dịch vụ này.
• Không có tính năng quản lý lịch trình tích hợp, mà phải cài đặt thêm tiện ích mở rộng Lightning, gây phiền phức và mất thời gian cho người dùng.  

Đây là ứng dụng mail client mã nguồn mở và không thu phí của Mozilla

eM Client

Một trong những điểm đáng chú ý của eM Client là giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng. Với sự tập trung vào trải nghiệm người dùng, eM Client cho phép bạn:

• Quản lý nhiều tài khoản email từ các nhà cung cấp khác nhau trong một giao diện duy nhất.
• Bạn có thể dễ dàng xem, gửi, nhận và lưu trữ email một cách thuận tiện.
• eM Client cung cấp nhiều tính năng tiện ích để tăng cường hiệu suất làm việc, như tính năng tự động phân loại email, tích hợp công cụ tìm kiếm, tạo và quản lý lịch trình, tính năng bảo mật,...
• Ngoài ra, eM Client cũng cung cấp tính năng chống thư rác và chặn các email không mong muốn, giúp bạn giữ hòm thư sạch sẽ và an toàn.

Tuy nhiên, phiên bản miễn phí chỉ cho phép kết nối tối đa hai tài khoản email. Để truy cập đầy đủ các tính năng và khả năng của eM Client, bạn cần nâng cấp lên phiên bản trả phí.

MailBird

Mailbird là một ứng dụng mail client miễn phí và mã nguồn mở, được phát triển bởi công ty Mailbird. Nó cho phép bạn:

• Quản lý email và thông tin cá nhân một cách hiệu quả và tiện lợi. 
• Điểm nổi bật của Mailbird chính là tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh giao diện, bố cục và các chế độ hiển thị theo ý thích của mình. Điều này giúp bạn tạo ra một trải nghiệm sử dụng email cá nhân hóa và thú vị. 
• Ngoài ra, Mailbird có thể kết nối hiều tài khoản email khác từ các nhà cung cấp khác như Google Calendar, WhatsApp, Dropbox và Google Drive, giúp bạn xem, gửi, nhận và lưu trữ email trong một giao diện duy nhất. 

Mailbird cũng có một số nhược điểm như: 

• Phiên bản miễn phí chỉ có thể kết nối với 3 tài khoản email.
• Có thể xảy ra lỗi khi cập nhật phiên bản mới hoặc cài đặt các tiện ích mở rộng.

Zimbra Desktop

Zimbra Desktop là một ứng dụng mail client đa năng được phát triển bởi Zimbra, một công ty chuyên về giải pháp email và hợp tác. Với Zimbra Desktop, bạn có thể:

• Quản lý nhiều tài khoản email từ các nhà cung cấp khác nhau trong một giao diện duy nhất.
• Giao diện của Zimbra Desktop tương đối đơn giản và trực quan, giúp người dùng dễ dàng điều hướng và sử dụng ứng dụng một cách thuận tiện.
• Bạn có thể xem, gửi, nhận và quản lý email từ nhiều tài khoản khác nhau chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Zimbra Desktop cũng đi kèm với một số tính năng hữu ích khác như lịch trình, danh bạ và nhiều tính năng hợp tác khác. 
• Điểm đặc biệt của Zimbra Desktop là khả năng làm việc ngoại tuyến. Bạn có thể truy cập vào email và các dữ liệu liên quan mà không cần kết nối Internet. Khi bạn kết nối trở lại, Zimbra Desktop sẽ tự động đồng bộ hóa dữ liệu của bạn, đảm bảo tất cả các thay đổi được cập nhật đầy đủ trên tất cả các thiết bị của bạn.

Mặc dù có nhiều ưu điểm, Zimbra Desktop cũng không tránh khỏi một số nhược điểm, như:

• Không có nhiều lựa chọn để thay đổi giao diện Zimbra Desktop theo sở thích của mình.
• Không thể tích hợp Zimbra Desktop với một số ứng dụng phổ biến như WhatsApp, Dropbox, Google Drive,… mà phải mở riêng các ứng dụng này để sử dụng.

Người dùng Zimbra Desktop không có nhiều lựa chọn để thay đổi giao diện

Mailspring

Mailspring là một ứng dụng email client gọn nhẹ và dễ sử dụng. Nó cung cấp nhiều tính năng như gửi trễ, theo dõi email, chặn email theo từ khóa và tích hợp với các dịch vụ email phổ biến như Gmail, Yahoo, Outlook.

Ngoài ra, nó còn có thể tích hợp với các dịch vụ lưu trữ như Google Drive và Dropbox, cho phép bạn dễ dàng lưu trữ, chia sẻ dữ liệu.

Sylpheed

Sylpheed là một ứng dụng email client mã nguồn mở nhẹ nhàng và dễ sử dụng. Nó tập trung vào tính đơn giản và hiệu suất như:

• Không chiếm nhiều tài nguyên hệ thống
• Có thể hoạt động trên nhiều hệ điều hành khác nhau: Windows, Mac, Linux, UNIX,..
• Hỗ trợ các giao thức như: POP và IMAP
• Có bộ lọc, chống thư rác, bảo mật (GnuPG, SSL/TLSv1)

Tuy nhiên, một  số người dùng cho rằng giao diện của Sylpheed quá đơn giản và cổ điển, không có nhiều lựa chọn tùy chỉnh. 

WunderMail

Khác với các phần mềm mail client khác, WunderMail được xây dựng hoàn toàn trên nền tảng Gmail API. Điều này cho phép WunderMail hỗ trợ nhiều chức năng độc đáo của Gmail, như gán nhãn, thư mục, hội thoại,...

Phần mềm này cũng sử dụng thông báo đẩy để nhận thư trong thời gian thực (realtime), tích hợp hoàn chỉnh với Windows Action Center. 

Tuy nhiên, một số tính năng như tích hợp lịch, danh bạn,... không có sẵn trên WunderMail mà chỉ có thể sử dụng qua các plug-in. 

IncrediMail

Tuy IncrediMail không còn nhận được các bản cập nhật mới và việc phát triển của nó đã dừng lại, nhưng không thể phủ nhận rằng nó từng là một ứng dụng email client độc đáo và hấp dẫn.

• Với giao diện độc đáo, IncrediMail cho phép người dùng tùy chỉnh và làm nổi bật hộp thư đến của mình với hiệu ứng đặc biệt, hình nền tuyệt đẹp và sticker đáng yêu.
• Bạn có thể thêm những hiệu ứng tuyệt vời vào email của mình, tạo nên sự tươi sáng và sự độc đáo cho mỗi email được gửi đi.
• IncrediMail cũng cung cấp tính năng quản lý thư mục linh hoạt, giúp bạn tổ chức và sắp xếp email một cách thuận tiện. Bạn có thể tạo ra các thư mục riêng biệt để phân loại và tìm kiếm email một cách dễ dàng.  

IncrediMail cung cấp nhiều tính năng hữu ích hỗ trợ người dùng

Opera Mail

Opera Mail là một phần mềm mail client được phát triển bởi Opera Software, công ty nổi tiếng với trình duyệt web Opera. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cho phép bạn xem, gắn nhãn và lọc thư một cách dễ dàng. 

Tuy nhiên, Opera Mail không phải là phần mềm hoàn hảo. Một số người dùng cho rằng Opera Mail không còn được cập nhật thường xuyên và có thể gặp lỗi hoặc không tương thích với một số dịch vụ thư mới. 

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và sự gia tăng đáng kể của giao tiếp qua email, việc sử dụng một Mail Client đáng tin cậy đã trở nên cực kỳ quan trọng.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về phần mềm quản lý email và tìm được ứng dụng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có các câu hỏi khác liên quan đến email marketing, hãy liên hệ ngay với Bizfly qua website hoặc fanpage để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.